Bästa praxis för DAM: 5 tips om hur du taggar ditt innehåll
Hur viktigt är det för dig att få de resultat du söker när du använder Google? Det är lika viktigt för ditt team att hitta digitala tillgångar i ert verktyg för hantering av digitala tillgångar (DAM) när de söker efter digitalt innehåll. Därför tänkte jag att du kanske skulle vara intresserad av att lära dig mer om bästa praxis för taggning i DAM.
Jag har tidigare gått igenom vad DAM är och hur det skiljer sig från ett innehållshanteringssystem (CMS). Den här gången ska vi gå in mer i detalj på hur DAM-programvara fungerar under ytan och ta reda på om det finns ett rätt sätt att arbeta med taggning.
Vad är en tagg inom hantering av digitala tillgångar (DAM)?
En tagg är en etikett som du lägger till på medietillgångar för att hjälpa dig att identifiera vad som finns i objektet. Till exempel:
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Den här bilden, som kanske lagras i ett DAM-verktyg för fotografer, kan ha taggar som strand, palmträd, hav eller solnedgång. De kallas också beskrivande metadata. Det du ser i bilden hjälper dig att skapa dig en bild av vad den föreställer. Korrekt kategorisering av digitala filer med relevanta taggar förbättrar sökbarheten och den övergripande användarupplevelsen.
Varför är taggning viktigt i DAM?
Taggning av tillgångar är avgörande för att hålla ditt bibliotek med digitala tillgångar organiserat. Dessa taggar kommer så småningom att fungera som söktermer för dig och dina teammedlemmar. Därför gäller att ju fler taggar, desto bättre (potentiellt – jag förklarar strax). Låt oss återgå till vårt exempel: föreställ dig att någon på ditt företag arbetar med en ny kampanj för den resebyrå som är er kund. Personen vill återanvända varumärkestillgångar som utvecklades för några månader sedan till en pitchpresentation och skriver in ”strand solnedgång med palmer” i sökfältet. De taggar som vi tidigare lade till på bilden ovan skulle göra att den visas som svar på den sökningen.
När du taggar dina digitala filer på rätt sätt ökar du sannolikheten för att tillgången hittas. Du återanvänder och delar enkelt digitala tillgångar i olika marknadsföringskampanjer.
Läs mer: Använder du DAM som en del av din marknadsföringsstrategi för evenemang? Ta en titt på vår lista över verktyg för hantering av digitala tillgångar för evenemang.
Är taggning i DAM manuell eller automatiserad?
Taggning är inte helt och hållet en manuell process. Faktum är att automatisering spelar en viktig roll i hur system för hantering av digitala tillgångar (DAM) fungerar i dag. Artificiell intelligens (AI) har tagit över det mesta av våra samtal på jobbet, våra flöden i sociala medier och många av de uppgifter som vi trodde var omöjliga för bara några år sedan. Här är alltså ännu en anledning för dig att prata om AI-drivna verktyg på morgondagens möte!
De flesta moderna programvaror för hantering av digitala tillgångar använder AI-driven automatisering för att hjälpa till med taggningen av tillgångar som du laddar upp till systemet.
Så här fungerar det: när du laddar upp en bild analyserar programvarans integrerade AI innehållet, extraherar information från det och föreslår potentiella taggar som du kan lägga till på tillgången. Du kan sedan välja bland dessa förslag eller lägga till taggar manuellt för att komplettera det som AI:n missade.
Vem taggar digitala tillgångar i ett DAM-system?
Det är oftast den person som laddar upp innehållet som ansvarar för att tagga det. Alla medarbetare som laddar upp medietillgångar till DAM-plattformen bör använda relevanta taggar. Men handlar det bara om att tagga allt jag ser och lägga till så många taggar jag kan? Inte riktigt...
DAM-systemet är bara så bra som taggningskonfigurationen. Om människor inte följer processen kommer ingen att hitta innehållet, och de börjar säga ’det här systemet fungerar inte.’
Det är viktigt att ha rätt process på plats, eftersom du inte vill ha ett oändligt antal taggar. Detta är särskilt viktigt i större organisationer med team som arbetar i silos (t.ex. universitet som använder DAM-programvara, e-handelsteam som använder DAM-programvara), eftersom dessa team kanske inte kommunicerar nära med varandra. Det kan göra programvaran oorganiserad och försämra sökbarheten för tillgångarna. Det går att ha för många taggar, och konsekvensen av det är att tillgångar kan börja visas i irrelevanta sökfrågor. Att till exempel lägga till taggen ’sommarsemester’ på bilden i vårt exempel kan vara överdrivet, eftersom vi beskriver något som bygger på konsekvensen av en tankeprocess snarare än att beskriva vad som finns på bilden.
Detta kan bero på den livscykelprocess för digitala tillgångar som du har infört. Så hur håller vi saker under kontroll?
Så skapar du styrningspolicyer för konsekvent taggning i DAM
Innan du går för djupt in i taggningsarbetsflöden är det värt att ta ett steg tillbaka och tänka på helheten: vem som ansvarar för vad och hur du ska hålla allt konsekvent över tid. Det är här en omfattande strategi för hantering av digitala tillgångar blir avgörande. Det är där styrning kommer in.
En styrningspolicy för DAM är i grunden din regelbok. Den anger förväntningarna på hur ditt DAM-system används, hur användningen av tillgångar hanteras och hur taggar tillämpas i hela organisationen. Utan en sådan policy kan saker snabbt utvecklas till kaos, särskilt när fler användare laddar upp innehåll och försöker navigera i systemet. En korrekt skyddshantering av digitala tillgångar börjar med att dessa grundläggande policyer fastställs.
Om du vill implementera detta på bästa möjliga sätt bör du överväga att skaffa en certifiering inom hantering av digitala tillgångar. Men om du är mer av en YOLO-person och vill göra det själv, finns här några viktiga delar att tänka på när du skapar din styrningspolicy:
- Användaråtkomst och behörigheter: Definiera vem som får ladda upp tillgångar, vem som får tagga dem, vem som får ta bort eller arkivera objekt och vem som får godkänna ändringar.
- Taggningsregler och standarder för metadata: Definiera konsekventa namngivningskonventioner och strukturer för filnamn. Gör det tydligt vilka typer av taggar som ska användas, hur obligatoriska respektive valfria metadata ska hanteras och hur överdriven taggning ska undvikas.
- Versionshantering och utgångsdatum: Förhindra att inaktuellt innehåll visas i sökresultaten.
- Löpande tillsyn: Helst bör någon – till exempel en digital bibliotekarie eller DAM-administratör – äga policyn och genomföra regelbundna granskningar och översyner för att hålla policyn anpassad till hur teamet arbetar.
Även om ditt team är litet kan lite struktur göra stor skillnad. Att ha dessa policyer på plats stödjer en konsekvent användning av varumärket och säkerställer rättighetshantering. Det förbereder systemet för skalbarhet utan att du behöver reda ut en röra av inkonsekventa taggar och behörigheter.
Vilken roll har en digital bibliotekarie inom DAM?
Om du trodde att detta var ett utdöende yrke, överraskning! Låt mig presentera dig för utvecklingen av det yrke som ansvarade för att hålla alla böcker i en byggnad lätta att hitta med hjälp av det mest förvirrande systemet på jorden.
En digital bibliotekarie är någon som ansvarar för att hålla ordning på din lösning för tillgångshantering, hantera versionshantering, stödja skapandet av en DAM-taxonomi, övervaka databasen och genomföra de ändringar som krävs för att göra tillgångarna tillgängliga för alla.
Dessutom utbildar bibliotekarien medarbetarna i hur de ska använda DAM-systemet och välja lämpliga taggar, var de hittar dokumentation samt hjälper personer som behöver förtydliganden i efterhand.
Om du inte har budget för att anställa en bibliotekarie måste du införliva några av deras bästa metoder i den dagliga användningen av ditt DAM-verktyg.
Bästa praxis för tillgångshantering
1. Definiera riktlinjer för tidigare och framtida innehåll
Det är viktigt att veta hur du ska hantera de digitala tillgångar du har skapat tidigare. Bör du lägga till en tagg som ”gammalt innehåll”, ”ska sorteras” eller någon annan identifierare? Att hantera det som nytt innehåll kan vara för mycket arbete i början om du har skapat innehåll under en längre tid.
Nästa bästa praxis gäller ditt nuvarande och framtida innehåll.
2. Skapa en taxonomi
Fundera på hur du ska klassificera ditt innehåll framöver. Detta är ett mycket viktigt steg, eftersom du inte vill att alla ska tagga innehåll med vad som än faller dem in. Genom att definiera filtyp, innehållskategori och underkategori blir det enklare för dig att hitta innehåll i framtiden.
3. Utveckla en nomenklatur för manuell taggning av ditt innehåll
Fastställ namngivningskonventioner för taggning (t.ex. "PRJ-clientname-asset") för att förbättra sökbarheten. Informera medarbetarna exakt hur du vill att de manuella taggarna ska skrivas. Du kanske vill att de lägger till en tagg som innehåller projektets trebokstavskod, följd av ett bindestreck och kundens namn. Du kanske vill att allt ska skrivas med gemener, förutom kontonamn. Oavsett vilka regler du har bör du försöka vara så tydlig och konsekvent som möjligt.
4. Skapa utbildningsmanualer
När du är klar med dina riktlinjer är det dags att skapa dokument och/eller videor som hjälper dig att utbilda medarbetare i hela företaget. Utveckla utbildningar och handledningar för dina teammedlemmar. Dessa bör innehålla tydliga instruktioner om var information finns, vem de ska kontakta om de har frågor samt exempel på taggningssituationer som de kan stöta på och hur de ska hantera dem.
Kom ihåg att dessa manualer kommer att användas av både tekniskt kunniga och mindre tekniskt kunniga användare, så försök att hålla dem så enkla som möjligt. Eftersom du har fördjupat dig i information om DAM kan du drabbas av kunskapens förbannelse.
5. Be om återkoppling
Det här sista steget är lätt att glömma. När du har implementerat din lösning bör du planera in regelbundna granskningar och hälsokontroller tillsammans med berörda intressenter och be om återkoppling för att se om den fungerar för användarna. I slutändan finns det många användare som kommer att ladda upp innehåll, och vissa av de riktlinjer du har definierat kanske inte är de mest effektiva för alla användare. Att förstå hur människor upplever processen och ändra dina riktlinjer är bättre än att användare i hemlighet ignorerar hur de ska tagga och skapar kaos i ditt välfungerande system.
Hur DAM-integration påverkar taggning och arbetsflödets effektivitet
Om du bara använder ditt DAM isolerat är korrekt taggning redan viktigt. Men när ditt DAM är anslutet till andra system som ditt team använder varje dag – till exempel ditt CMS, CRM eller verktyg för produktinformation – blir dessa taggar avgörande för hur arbetet utförs.
Genom att integrera ditt DAM med andra plattformar kan digitala tillgångar flyttas sömlöst mellan systemen. Marknadsföringsteam som arbetar i ett CMS kan till exempel hämta godkända bilder direkt från DAM utan att behöva ladda upp dem igen eller söka manuellt. Säljteam som använder ett CRM kan få tillgång till det mest aktuella innehållet för kundpresentationer. Produktteam som är anslutna via ett PIM kan hålla bilder och dokument samordnade i flera kanaler.
Målet är att göra ditt DAM till den enda tillförlitliga informationskällan, vilket underlättar bättre innehållsskapande, snabbare arbetsflöden och konsekvent kommunikation i hela varumärket.
Därför handlar investeringar i konsekvent taggning inte bara om att hålla ordning i DAM. Det handlar om att få hela din teknikstack att fungera bättre tillsammans.
Fördelar med konsekventa metadata och taggar i DAM
Dessa metoder syftar till att säkerställa korrekt taggning. Att tagga ditt innehåll korrekt kan bidra till att:
- Förbättra återanvändningen av tillgångar
- Minska söktiden
- Förhindra duplicering av data
- Upprätthålla konsekvens i varumärket
- Optimera arbetsflöden för hantering av digitala tillgångar
- Minska kostnader relaterade till att återskapa innehåll
Vilken programvara för hantering av digitala tillgångar är bäst?
När du överväger att implementera DAM i din organisation rekommenderar jag att du tar fram en offertförfrågan för hantering av digitala tillgångar för att kunna jämföra dina alternativ. Överväg funktioner som ett användarvänligt gränssnitt, stark åtkomstkontroll, integrering med API:er samt autentisering och säkerhet. Dessa funktioner bidrar till att effektivisera verksamheten och förbättra funktionaliteten i hela ditt innehållsekosystem. Även om jag inte kan säga exakt vilken programvara som har bäst funktionalitet för din situation, finns här en lista över alternativ för programvara för hantering av digitala tillgångar som för närvarande finns på marknaden och som du kan börja med. Läs om dem, leta efter en provversion eller förbered dig inför en demonstration och ta reda på vilken som passar dig bäst!
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Avslutande tankar
Att märka dina tillgångar korrekt är en av grundpelarna i ett framgångsrikt system för hantering av digitala tillgångar. Med en genomtänkt DAM-strategi, konsekvent märkning och rätt DAM-lösning kan du skapa ett skalbart system som stöder allt från skapande av tillgångar till rättighetshantering.
Om du inte har hört talas om DAM-programvara tidigare kan du läsa mer om vad DAM är och vad avkastningen på investeringen i DAM-programvara är.
