30 60 90-dagarsplan för projektledare: En väg till framgång

Vecka 1

Den första veckan är enligt min ödmjuka mening en vacker tid av optimism. Människor uppför sig i allmänhet från sin bästa sida och det finns inget bagage mellan er. Vanligtvis är människor mycket nyfikna på vem du är. 

Så utöver att komma igång med all din utbildning och dina inloggningar kan du använda den första veckan som en möjlighet att skapa goda relationer med dina kollegor.

Här är några kommunikationstips och relationsskapande knep som hjälper dig att göra ett stjärnartat intryck:

• Var intresserad och ställ frågor.
• Notera vem som har tid och vem som inte har det. Att på ett smidigt sätt låta någon lämna ett samtal om personen verkar upptagen ger dig poäng direkt. För dessa personer kan du be din mentor att boka in ett uppföljande enskilt möte eller boka ett själv. 
• Ge alltid 100 % uppmärksamhet. Om du inte kan det, säg varför och erbjud dig att ta det vid ett senare tillfälle. 
• Boka enskilda möten. De är viktiga. Det är frestande att låta dem falla bort när möteskrockar oundvikligen uppstår och introduktionsmöten skjuts upp. Håll fast vid det och träffa alla! 
• Lär dig namn, lär dig organisationsschemat, lär dig avdelningarna och börja lära dig exakt hur avdelningarna samarbetar. 
• Om du arbetar på kontoret kan du ta reda på var snacksen finns och bli vän med den som ansvarar för beställningarna. Om du är på kontoret och har ett enskilt möte kan du också ta med ett snacks till den andra personen. Den här typen av gest kommer att bli ihågkommen. 

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Create Free Account

Have an account? Log In

Vecka 2

Nu börjar det riktiga arbetet. Det kommer mycket information i din väg. Under din första månad introduceras du till kunder, projekt och initiativ, nya team och statusrapporter för din projektportfölj. Du får tillgång till företagets mallar och relevant historisk kunskap. 

Överallt där du kan hitta genvägar för att snabbt komma åt ofta använda datakällor bör du skapa sådana. Det kan bland annat innebära att:

• Drar mappar som används ofta till sidofältet i Finder.
• Använder självhäftande lappar för koder som ofta efterfrågas.
• Sparar projekt- och e-postmallar.
• Fäster eller bokmärker webbappar och andra webbplatser som du ofta besöker. 

Bygg upp ditt mallbibliotek

Ett annat tidsbesparande tips är att börja spara dokument som du kan återanvända som mallar. Det kan till exempel handla om:

• Dokument för projektplanering 
• Tidsplaner
• Kalkyldokument
• Gantt-scheman
• Statusdokument
• Prisdokument
• Arbetsomfattningar

Mallarna du skapar och förfinar längs vägen blir verktyg för en snabb start som gör att du kan skapa projektplaner och andra dokument genom att uppdatera uppgifterna i befintliga dokument, i stället för att börja från noll varje gång. 

Det är också bra att se till att du enkelt kan hämta data från programvarukällor som Excel, Smartsheet, Harvest eller andra. På så sätt kan du, när du skapar din heltäckande arbetsomfattning (SOW), enklare hämta in mätvärden för sådant som Gantt-scheman, milstolpar för kritiska steg, prislistor organiserade efter radpost, prissammanfattningar eller övergripande beskrivningar av projektplanen. 

Du kan också skapa mallar för e-postmeddelanden som du skickar ofta. Utforma ett heltäckande och detaljerat e-postmallmeddelande och återanvänd det sedan när det behövs genom att byta ut de relevanta uppgifterna som gäller för den aktuella situationen. Du kanske till exempel ofta behöver dela information som:

• Inköpsordernummer (PO) 
• Arbetsnummer 
• Detaljer om faktureringsprocess och tidsplanering 
• Detaljer om mediedistribution, som införingsordrar, publikationer och datum

Vecka 3 och 4: Programvarusituationen

Du kommer sannolikt att upptäcka att din organisation har en anpassad uppsättning lösningar för projekthanteringsprogramvara, beroende på din bransch. De flesta projekthanteringsverktyg är ganska intuitiva och enkla att använda numera, men ju mer specialiserad programvaran är, desto mindre självförklarande kommer den att vara. 

När det gäller utbildning i projekthanteringsprogramvara behöver du inte oroa dig om esoterisk ekonomiprogramvara för rapportkörning fortfarande känns skrämmande, med sina ologiska egenheter i användargränssnittet, otydliga förkortningar och prefix samt förvirrande arbetsflöden. 

Förvänta dig inte att bli expert efter en enda utbildning, och se till att öva. Jag vet att det låter konstigt att öva inför arbetet, men gör det. Försök att logga in och köra en förbrukningsrapport. Lär dig genvägarna och fråga en projektledare på en annan avdelning eller din mentor om du kör fast. De kan sannolikt också hjälpa dig att skapa en anpassad vy eller ett anpassat fält som endast visar information som är relevant för dig.

Var uppmärksam under utbildningstillfällena. Om du missar ett steg kan resten av utbildningen förvandlas till en ständig ikappkörning om du inte säger till och ställer frågor. 

Kom ihåg att det faktum att teammedlemmar är experter på att använda sin dagliga programvara för sina specifika ändamål inte gör dem till lärare av naturen. De kanske inte förstår var de behöver förklara långsamt eller vad de ska betona. De kanske inte helt förstår vad du behöver att programvaran ska göra för dig, eller exakt varför. 

Om du fortfarande är förvirrad efter ett utbildningstillfälle kan du leta efter ytterligare resurser och instruktionsvideor, eller fråga andra på avdelningen om fler demonstrationer eller förklaringar. Tveka inte att sakta ner genom att ställa frågor. Kom bara ihåg att respektera allas tid.

Pivottabeller räddade mitt liv:

\u003cspan style=\u0022font-weight: 400;\u0022\u003eAtt filtrera kalkylblad efter specifika data kan vara klumpigt och tidskrävande, men pivottabeller kan göra uppgifter som att sammanställa timmar och kronor från arbetsbeskrivningen och jämföra dem med de timmar och kronor som använts hittills till en enkel sak. Det går också snabbt och ser professionellt ut. Om du inte redan vet hur man skapar pivottabeller kan du bli vän med din lokala kalkylbladsexpert och lära dig detta! Det är okej om det kräver extra ansträngning. Tidsinvesteringen är värd det. \u003c/span\u003e

Dag 30–60: Ta dig an projekt

Nu när du har träffat dina kollegor, fått dina inloggningsuppgifter och genomgått den obligatoriska utbildningen kan du hämta lite snacks, för det är dags att titta på blandningen av dina projekt i projektportföljen. Under din andra månad kan du bli tilldelad några nya projekt samt några som redan pågår och som du tar över.

Ärvda projekt 

Du kommer sannolikt att ärva ett stort antal projekt vars status hittills har legat utanför din kontroll. Använd den extra tiden mellan introduktionen och utbildningen (så länge den varar!) till att ligga steget före. Den här 30-dagars fristen kan vara ett bra sätt att få projekten tillbaka på rätt spår utan att förbruka alltför mycket goodwill i relationen till kunden och dina arbetsrelationer. 

Även om de här ärvda projekten inte var dina från början bör du se till att förstå dem som om de hade varit det. Här är några frågor du bör undersöka:

• Hur stödjer den nuvarande projektomfattningen det återstående arbetet? 
• Ger tidsplanen möjlighet att leverera arbetet framgångsrikt? 
• Finns det några problem med kommande kritiska steg? 
• Behövs ändringsorder? 

Ta fullt ansvar för dina projekt och påpeka problem, men inte på ett sätt som förskjuter framtida skuld, kastar tidigare medlemmar under bussen eller antyder att du bara påpekar saker för att skydda dig själv (CYA). Sådana taktiker avslöjas lika lätt som en BLT-macka gömd i ett rum fullt av blodhundar. 

Nya projekt 

För nya projekt som kommer i din väg är det här din chans att göra ett gott första intryck. Var inte rädd för att kontakta ditt team för att förstå vilka historiska förväntningar som kan finnas när det gäller kostnad, prissättning, teamstruktur och tidsplan. 

Det är mycket sannolikt att det har funnits liknande projekt tidigare, som kan fungera som bra referenspunkter. Detta är särskilt användbart eftersom du ännu inte känner till allas arbetssätt.  

Även om alla i allmänhet vill vara hjälpsamma vill ingen känna att de utför extraarbete. Formulera din begäran om historisk information strategiskt. Några saker att tänka på:

• Du kan prova en gruppkanal för kommunikation, men en riktad förfrågan ger vanligtvis bättre resultat. 
• Boka in lite tid och fråga en mentor. På så sätt vet du att du inte avbryter. 
• Fråga någon som specifikt har nämnt att de gärna svarar på frågor (dvs. någon som har sagt saker som ”fråga mig vad som helst”). Ta dem på orden!
• Fråga inte projektledaren som är helt inne i sitt arbete, som har GSD-ansiktet (få saker gjorda), vars kroppsspråk signalerar effektivitet och snabbhet snarare än avslappning och öppenhet. 

Om du får historiska insikter långsammare än du skulle vilja, vänta inte med att agera. Gå vidare och kontrollera uppgifterna mot andra källor senare. Kom ihåg att kontrollera alla antaganden med alla viktiga intressenter: prissättning, tidsplan och teamstruktur. Vill du effektivisera din planeringsprocess? Vår mall för projektplan innehåller allt du behöver för en tydlig och effektiv uppstart.

När du har färdigställt hela projektplanen presenterar du den för alla berörda. Var beredd på att förklara skälen bakom dina beslut om projektets omfattning. Om detta känns otydligt eller om det finns områden där du känner dig osäker, gör en förberedande genomgång med en betrodd samarbetspartner. 

Experttips:

Begränsa samtal om pengar till de intressenter som arbetar med kundernas budgetar. Det bredare teamet behöver bara förstå vilka timmar och vilken tid som finns tillgängliga för att utföra arbetet, inte de faktiska kostnaderna.

Dag 60–90: Förstå processen

Oavsett vilken organisation du befinner dig i finns det en företagskultur som styr den gemensamma förståelsen av hur saker görs, alltid har gjorts och bör fortsätta att göras. Detta är en stor del av din tredje månad på ditt nya jobb.

Ingen av de fyra reklambyråer där jag har arbetat hade samma process. Var och en hade olika jargong för projektledningstermer, nyanserade uttalade och outtalade gemensamma förväntningar samt olika vanor. Trots dessa variationer var den underliggande logistiken och de grundläggande principerna i stort sett desamma. 

Oavsett vilket projekt det handlar om kommer det att ha följande övergripande faser:

• Presentation av problemet som behöver en lösning
• Förstudie
• Projektplanering, där arbetets omfattning fastställs 
• Formellt beslut att gå vidare
• Teambemanning och genomgång 
• Arbetsfaser, inklusive konceptgenomgångar och revideringar
• Godkännande av koncept
• Produktion, utveckling och kvalitetssäkring
• Slutlig kvalitetssäkring samt granskning, revideringar och slutgiltiga godkännanden
• Leverans
• Support efter lansering, vilket är vanligast för digitala projekt

Hur teamen går från en fas till nästa är en viktig indikator på om projektet följer planen eller håller på att spåra ur. Det är här det blir tydligt om den ursprungliga projektplanen var ordentligt genomtänkt. 

Tidigt på en byrå hände till exempel det som kan hända: det begärdes att tidsplanen skulle tidigareläggas med en vecka på grund av schemakonflikter. Min lösning var att samla granskningarna så att alla tvärfunktionella team inkluderades. 

Det stred tydligt mot den formella processen, men jag tänkte: Vi är väl alla vänner här? Låt oss samarbeta, identifiera problem tillsammans och lösa dem på två möten i stället för fyra. Vad skulle kunna gå fel? 

Vid andra tillfällen, med andra teammedlemmar, hade detta fungerat för mig. Just den här gången fick det konsekvenser. Brist på förtroende, låg upplevd trygghet och bristande förståelse för arbetsstilar och behov skapade spänningar, försatte teamen i försvarspositioner och flyttade i allmänhet fokus från projektet till hur ”trasig” processen var. 

Det man ska komma ihåg är att det finns ett officiellt sätt att göra saker på, men också sätt som ibland kan anpassas för att få arbetet gjort. 

Att förstå var den gränsen går kommer med tiden och med förståelse för dina team och deras dynamik. Eftergifter för förändringar i processen ges först med tiden, och förtroende byggs när du visar ditt värde i ditt nya projektledningsjobb.

Dag 1–oändligheten: Sätt saker i sitt sammanhang

Jag har upptäckt att ju mer jag förstår mina kollegor, vad de gör och hur de samarbetar med andra, desto bättre kan jag framgångsrikt leda projekt. Det innebär också att förstå hur alla ser på sin egen roll i det bredare sammanhanget av företagets uppdrag, vision och värderingar.

På min tidigare byrå brukade vd:n och jag hålla introduktionsmöten för nyanställda, där vi gick igenom företagets historia, arbetet vi utförde, var våra specialområden låg och hur vi skiljde oss från andra byråer. Vi gick också igenom den aktuella organisationsstrukturen, våra processer och viktiga avsnitt i personalhandboken. Det är viktigt att förstå den bild företaget har av sig självt.

• Vad levererar vi? 
• Hur levererar vi? 
• Vem levererar? 
• Varför? 

Den här visionen skapar ett värdefullt sammanhang kring hur nyanställda och kollegor ser sina bidrag till helheten. 

90 dagar och framåt: prövotiden är över 

Även om vi gärna skulle vilja dela upp saker i tydliga, avgränsade ögonblick vet vi att livet, och särskilt livet inom projektledning, inte alltid utvecklas på det sättet. 

Handlingsplanen för 30, 60 och 90 dagar fungerar som hållpunkter för din introduktion. Det är ett sätt att tämja informationsflödet. Det informationsflödet stängs inte av efter 90 dagar, utan börjar bara kännas mer som en kran eller dusch när allt det nya blir integrerat. 

Om du vill ha mer hjälp under dina första 90 dagar som projektledare (och därefter), gå vår DPM School-kurs, Mastering Digital Project Management. Du får lära dig att leda projekt genom hela projektets livscykel med hjälp av en mängd olika projektmetoder.