Så bygger du din verktygslåda för projektledning (med Sally Woolston från Nzime)

Läs transkriberingen:

Vi provar att transkribera våra poddavsnitt med hjälp av ett datorprogram. Ha överseende med eventuella skrivfel eftersom boten inte har rätt 100 procent av gångerna.

Ben Aston:

Hur ser din process ut? Fungerar den effektivt? Och fungerar den bra tillsammans med dina verktyg för projektledning? Om du inte riktigt vet vad som händer med din verktygslåda för projektledning kan du fortsätta lyssna, eftersom vi i dagens poddavsnitt ska diskutera hur vi kan utveckla effektivare processer, hur vi kan välja rätt verktyg för våra projekt och införa dem i hela organisationen.

Tack för att du lyssnar. Jag heter Ben Aston och är grundare av The Digital Project Manager. Välkommen till DPM-podden. Vårt mål är att hjälpa projektledare att lyckas och att hjälpa personer som leder projekt att leverera bättre resultat. Vi vill hjälpa dig att ta ditt projektarbete till nästa nivå. Besök thedigitalprojectmanager.com för att läsa mer om utbildningarna och resurserna som vi erbjuder genom medlemskap. Den här podden presenteras av Clarizen, ledande leverantör av programvara för företagsomfattande projekt- och portföljhantering. Besök clarizen.com för att läsa mer.

I dag har jag Sally Woolston med mig. Sally är digital projektledare på Nzime. Uttalar jag det rätt?

Sally Woolston:

Nej.

Ben Aston:

Oj då.

Sally Woolston:

Det är ingen fara. Alla gör det.

Ben Aston:

Hur uttalar man det?

Sally Woolston:

Det uttalas Enzyme.

Ben Aston:

Enzyme. Det låter mer logiskt. Det är problemet med ett knepigt namn, eller hur?

Sally Woolston:

Vår chef är kreativ, så han kan inte stava saker korrekt. Det är bara Enzyme.

Ben Aston:

Jag gillar det. Enzyme är logiskt. Jag läste det som Enzeem. Men hur som helst, Sally arbetar på Enzyme, en byrå med fokus på beteendeinsikter, och hon har lett alla möjliga sorters projekt – inom fintech, e-handel, rekrytering och detaljhandel. Hej, Sally.

Sally Woolston:

Hej, Ben.

Ben Aston:

Och ursäkta att jag behövde korrigera uttalet av Enzyme, Enzeem.

Sally Woolston:

Det är ingen fara. Hur mår du?

Ben Aston:

Bra, tack. Du har uppenbarligen arbetat med många olika saker och på din LinkedIn-profil stod det att du har en bakgrund inom affärsutveckling och försäljning. Berätta hur du kom in på projektledning.

Sally Woolston:

Jag tror att det var ungefär som för många digitala projektledare: jag hamnade nästan av en slump i rollen. Jag arbetade som affärsutvecklingschef på ett försäkringsbolag inom en koncern med ett par olika försäkringsbolag. Det handlade om fastighetsmarknaden. I rollen som affärsutvecklingschef hade jag regelbunden kontakt med det interna utvecklingsteamet, och jag började märka att det saknades processer och struktur. Det var mer eller mindre först till kvarn – den som hann få utvecklarna runt vattenkokaren först fick in sitt projekt. Eftersom jag nästan var kund till det interna teamet sa jag: ”Hörni, vi behöver verkligen skapa struktur kring det här.” Min chef då svarade: ”Okej. Du är projektledare nu.” Och jag tänkte: ”Okej.” Jag fick lära mig en del under arbetets gång, men det var så jag hamnade där.

Ben Aston:

Trevligt. Var det en befordran eller ett straff?

Sally Woolston:

Lite av båda. Det var definitivt svårt. Det var mycket komplext och jag visste ingenting om programvaruutveckling eller kreativa processer. Vi arbetade enligt Scrum då och gjorde det faktiskt ganska bra i efterhand, vilket jag förstår nu. Men jag hade ingen aning, och thedigitalprojectmanager.com och Slack-kanalen var verkligen användbara verktyg för att lära mig saker under tiden. Det är en bra gemenskap där människor delar med sig av sina insikter, och det var väldigt värdefullt för mig.

Ben Aston:

Fantastiskt. Det är precis det vi vill höra. Det är därför den finns. Med allt du vet nu, vad skulle du säga till ditt yngre jag den dag du fick det där straffet eller den där befordran till projektledare? Vilket var det största misstaget du gjorde i början – det som du i dag tänker att du skulle ha gjort helt annorlunda?

Sally Woolston:

Jag kommer inte på ett enda stort misstag.

Ben Aston:

Bara en serie?

Sally Woolston:

Många små. Jag tror att man måste ha inställningen att man alltid kan lära sig av alla omkring sig. Man bör vara mycket uppmärksam på vad som har hänt tidigare, särskilt om man tar över ett projekt: vad hände innan, varför misslyckades det och vad behöver du göra annorlunda? Det handlar särskilt om att uppmärksamma människorna och situationen och låta det styra dig, i stället för att gå in med färdiga svar. Jag tror att jag kanske trodde att jag visste lite för mycket i början.

Ben Aston:

Ja, det är intressant. Intressentengagemang är så viktigt. I början av karriären fokuserar vi kanske på själva projektet och på att leverera saker, snarare än på intressenterna, teamet och vilket värde vi skapar. Ibland fastnar vi i tanken: ”Jag måste bara få ut det här.” Men vi måste också komma ihåg den mänskliga sidan och värdet vi skapar i slutändan.

Sally Woolston:

Precis. Och man måste också hantera olika karaktärer och personligheter som inte tänker på samma sätt som man själv och inte har samma behov. Som du säger kan man som projektledare missa en viktig del av processen om man bara fokuserar på budget, tidsplan och att få ut saker: ”Drar mina intressenter eller kunder nytta av processen, eller bockar jag bara av rutor och slutför saker?” Ja, intressenthantering är fortfarande en mycket komplex del av min roll, och något jag fortfarande utvecklar.

Ben Aston:

Kan du berätta vilka projekt du arbetar med just nu?

Sally Woolston:

Vi är som sagt en byrå och har kunder inom olika branscher. Vår kärnverksamhet är strategi och insikter. Det brukar leda till e-handel, webbplatsbyggen eller kampanjer, exempelvis ECRM eller sociala strategier. Så det är en blandning.

Ben Aston:

Berätta om ett typiskt strategiprojekt för dig. Arbetar ni med små nätbutiker eller större varumärken? Kan du beskriva strategiprocessen? Vi ska snart gå in på processen när vi pratar om verktyg, men kan du hjälpa oss att förstå sammanhanget kring dessa strategier, UX-design och utvecklingsprojekt inom e-handeln?

Sally Woolston:

Många av våra kunder finns inom handelssektorn – byggföretag, bygghandlare och liknande. Det är inte nödvändigtvis glamorösa varumärken eller sådant man tänker på som coolt, men handelssektorn är en enorm marknad. Det vi har blivit bra på, särskilt inom strategiarbetet, är att gå in i ett företag, prata med dem om deras faktiska erbjudande, hjälpa dem att förstå verksamheten bättre och sedan översätta det till ett digitalt ekosystem.

Är det en ny webbplats? Kommunicerar ni effektivt i sociala medier? Finns ni där ni behöver finnas? Strategiarbetet handlar ofta om mycket kommunikation. Vi håller workshoppar och möten. Det ligger lite utanför processerna när det gäller verktyg, eftersom det nästan är projektets inköpsfas. När strategin är fastställd och vi har ett projekt som resultat går vi vidare till UX, design och förhoppningsvis utveckling och leverans.

Ben Aston:

Jag vill ändå gå djupare in på strategins leveranser. Om man inte arbetar på en byrå som gör den här typen av strategiska insatser i början av projektet hör man ofta talas om workshoppar, strategier och digitala ekosystem. Men vilka leveranser tar ni fram? Gör ni kundresor, tjänsteblueprints eller en Lean Canvas? Vilka resultat får ni fram, och hur utvecklar ni ekosystemet?

Sally Woolston:

Det beror på vad kunderna hanterar och vilka problem de har. Ofta kommunicerar de inte sina tjänster eller produkter effektivt. Det kan bero på att företagsledningen eller styrelsen inte har kontakt med personalen på golvet. Den bristande kommunikationen innebär vanligtvis att den digitala strategin inte är helt rätt. Beslutsfattarna har inte rätt insikter eller återkoppling från dem som arbetar närmast verksamheten. Våra workshoppar kopplar ihop dessa grupper. Vi hjälper marknadschefer, varumärkesansvariga och personer som arbetar med webbplatsen eller sociala medier att förstå målgruppen, konsumenterna och deras beteenden på nätet bättre.

Projektets resultat kan variera kraftigt. På senare tid har vi till exempel identifierat att ett företag finns i sociala medier men på fel plattformar, eller att innehållet inte är rätt eftersom de pratar om fel saker. Kanske talar de inte till målgruppen på ett sätt som målgruppen förstår. Det är nästan som en workshop i affärs- eller marknadskonsultation, som förhoppningsvis leder till mer arbete för oss.

Ben Aston:

Vilka andra utmaningar möter du särskilt i år, och vad försöker du bli bättre på?

Sally Woolston:

En viktig sak för mig i år är kommunikation – att kommunicera effektivt. Det gäller inte bara kunder och intressenter utan även det interna teamet. Som projektledare är man ofta den enda person som har kontakt med alla olika avdelningar på en byrå. Man måste förstå olika personlighetstyper, hur de vill bli kommunicerade med och när man ska backa. Det hänger ihop med att jag försöker öka produktiviteten genom att hjälpa studioteamet att oftare komma in i ett bra arbetsflöde och minska avbrotten. Kommunikation är mitt huvudfokus i år, tillsammans med att förstå olika människor bättre.

Ben Aston:

Använder du några verktyg för att hjälpa dig med det?

Sally Woolston:

Jag läser en hel del om det och tittar på videor om produktivitet och om hur man förstår olika människor. Better Ideas och Matt D’Avella har bra material om produktivitet. Jag försöker mest läsa och bli bättre.

Ben Aston:

Har du läst några bra böcker nyligen?

Sally Woolston:

Jag håller på med en bok som heter ungefär Hur man har meningsfulla samtal. Jag minns inte författaren, men den är intressant. Den handlar om hur vissa människor kan ha stora diskussioner eller förstår när de behöver ta upp något viktigt, medan andra blir mycket rädda för konfrontation och undviker den. Boken tar upp vad som händer när man inte har samtalet. Det finns stora exempel, som ”Jag vill skilja mig men kan inte prata om det”, men idéerna kan översättas till vardagliga situationer med kollegor eller kunder – hur man närmar sig ett samtal.

Ben Aston:

Det låter intressant. Med det nya årtiondet som vi nu befinner oss i, har du upptäckt något som har gjort livet bättre? Du har nämnt några böcker och mål för året. Finns det något annat som du tycker att alla borde känna till?

Sally Woolston:

Vi är bara 22 dagar in.

Ben Aston:

Kom igen! Nästan en hel månad!

Sally Woolston:

Jag försöker anstränga mig lite mer för att läsa och inte hela tiden konsumera skräpinformation som Netflix. Så jag försöker bara...

Ben Aston:

Det var bra information.

Sally Woolston:

Ja. Jag avstår från kommentarer om Netflix-innehåll.

Ben Aston:

Bra. Låt oss återgå till ditt inlägg om att välja verktyg för projektledning för din byrå. Om du inte har läst inlägget vi ska prata om kan du läsa det på thedigitalprojectmanager.com. Det heter Hemligheter bakom byråtillväxt. Sally beskriver hur rätt verktyg kan vara en stark drivkraft för byråns tillväxt. När teamet stöder processerna, arbetsflödena och verktygen blir det mer engagerat och kan arbeta effektivare.

Jag vill börja med processen: hur man väljer nya verktyg, engagerar teamet, samlar in krav, skapar en kortlista, bestämmer vad som ska testas och fattar ett beslut. Många känner igen problemet: byrån fungerar inte riktigt, processen är otydlig och verktygen hjälper inte. Ofta har man en uppsättning specialiserade verktyg som är bra på varsin sak. Frågan blir då om man ska ha flera specialverktyg som fungerar bra tillsammans och integreras via API:er, eller ett enda verktyg som ska hantera allt.

Sally, du skrev att du hade arbetat med byrån ett tag och identifierat några mindre bra vanor. Vilka var de, och hur upptäckte du dem?

Sally Woolston:

För mig var det uppenbart vad som inte fungerade. Vi hade fem eller sex olika verktyg: Asana, Harvest, ett annat schemaläggningsverktyg, ett faktureringssystem och kalkylblad överallt. Kundserviceavdelningen och studion dubblerade en stor del av arbetet. Ett mejl kunde komma från en kund, eller så använde kunden Asana – ingen visste. Det fanns inget protokoll. Vi skickade informationen till studion för en offert, och den hamnade sedan som en uppgift med ett namn som liknade arbetsbeskrivningen. Kunderna återkopplade någon annanstans. Det var uppenbart att det inte fungerade och att det krävde enormt mycket arbete.

Om det inte är lika uppenbart brukar jag minst en gång per kvartal skicka ut en enkät i Google till studion. Det är ett bra sätt att få den konkreta information jag behöver: Har du alltid den arbetsbeskrivning du behöver? Har du alltid tillräckligt med tid? Kan du enkelt komma åt ditt schema? Nio gånger av tio visar svaren att sådant som kundservice eller jag tycker fungerar bra upplevs annorlunda av studion. Om du anar att något kunde vara enklare – fråga. Fråga teamet och kunderna: ”Är det enkelt för er att rapportera ett uppdrag till oss?” eller ”Har ni enkel tillgång till statusen?” Kommunikation är nyckeln.

Ben Aston:

Processer som fungerar när en byrå har fem till tio personer fungerar inte alltid när den har 30. Ibland hinner processerna och verksamhetsstyrningen inte med byråns tillväxt. Är det så hos er?

Sally Woolston:

Vi är ett team på tio personer, men ja, förr eller senare måste man skala upp processerna. För att kunna skala dem måste de dock finnas från början. Även ett team på två personer kan inte ha exakt samma processer som ett team på tio, eftersom avdelningar och roller förändras. Börja med en tydlig process och gemensamma regler för hur saker fungerar på byrån. En identitet för hur ni arbetar gör det enklare att skala upp. Vi utvärderar hela tiden om något fortfarande är effektivt eller inte, så processerna förändras ständigt. Om man redan har processer och har identifierat problemet innan man behöver skala upp blir uppgiften enklare.

Ben Aston:

Hur såg processen ut när du hittade ett nytt verktyg och matchade det mot era behov?

Sally Woolston:

Jag hade tur eftersom ledningen sa att detta var högsta prioritet och att jag skulle arbeta med det tills det blev rätt. Jag hade tid, vilket många byråer inte har. Från det att vi började överväga förändringen på allvar till att införa en betaversion tog det ungefär fyra och en halv, kanske fem månader. Det är en stor tidsinvestering. Utan ett tydligt mandat hade det varit lätt att fortsätta med alla olika verktyg eftersom de trots allt fungerade.

Ben Aston:

Hur fick du teamet att enas om hur ni skulle arbeta?

Sally Woolston:

Jag berättade inte bara för människor vad de skulle göra. Jag sa att jag trodde att detta var det bästa sättet för oss att gå vidare. Jag började med att fråga studion, kundservicen och ekonomiteamet vad de behövde göra i vardagen och om allt gick att samla i ett system. Sedan identifierade jag de gemensamma behoven: enkel samverkan mellan team och med kunder, användarvänlighet eftersom systemet var kundinriktat, tydlig status för projektets framsteg och budget samt viss schemaläggning. Genom att förenkla kraven blev processen mycket lättare.

Ben Aston:

Dokumenterade du det i ett dokument eller kalkylblad?

Sally Woolston:

Det var en iterativ process. Jag tog med mig synpunkter, presenterade dem igen för några teammedlemmar och justerade. Samtidigt testade jag fyra eller fem olika programvaror med exempeldata och olika användarprofiler. Det blev mycket försök och misstag. När jag blivit mest övertygad om Monday presenterade jag det för teamet, tog in återkoppling, gjorde ändringar och gick tillbaka igen. Under hela processen fokuserade jag på användarna, ungefär som när man planerar en webbplats och regelbundet stämmer av med intressenterna.

Ben Aston:

Hur skapade du kortlistan över verktyg?

Sally Woolston:

Genom DPM:s Slack-kanal. Där finns en kanal för verktyg. Monday dök upp ofta, liksom Wrike och Trello. Jag ville inte bara läsa vad leverantörerna själva sa utan höra hur verktygen fungerade i en byrå som liknade vår. Trello var bra, men lite för begränsat för våra behov och jag ville inte bygga ett alltför komplicerat system med många integrationer.

Ben Aston:

Om man vill se kortlistor över verktyg kan man besöka thedigitalprojectmanager.com/tools. När ni hade testat Monday, hur provade ni det i verkligheten innan ni införde det i alla projekt?

Sally Woolston:

Vi testade det internt i ungefär en månad. Under den perioden kopierade vi allt till Monday och lät studion hantera arbetet där, medan kundservicen gjorde allt två gånger. Vi ville vara säkra på att systemet fungerade innan vi involverade kunderna. När vi sedan införde det hade vi en tydlig plan för hur kunderna skulle utbildas och hur deras problem skulle lösas. Hela införandet tog ungefär en månad.

Ben Aston:

Hur fick ni med er kunderna och intressenterna?

Sally Woolston:

Vi har goda relationer med våra kunder och kunde prata öppet med dem: ”Vi har arbetat så här internt, men det fungerar inte riktigt för oss och kanske inte heller för er.” Den öppna kommunikationen gjorde att vi kunde komma till saken. Kunderna ser bara sitt eget projekt. I Monday kan man ändra statusbenämningar eller lägga till kolumner utan att det påverkar det interna arbetet särskilt mycket. Det gav kunderna mer kontroll och skapade värde för dem.

Ben Aston:

Sally, vilka är dina viktigaste lärdomar efter hela processen?

Sally Woolston:

Innan du börjar måste du veta vilket problem du försöker lösa. Om det är svårt att identifiera problemet, prata med alla som deltar i processerna. Du kan upptäcka att processerna behöver förändras utan att verktygen är problemet. Kanske behöver ni fler möten före, under och efter projekt. Identifiera huvudproblemet, fråga alla som använder processerna och ta reda på om de upplever samma problem. Om de gör det har du en bra utgångspunkt. Om de inte gör det kanske du inte har ett problem.

Ben Aston:

Om du funderar på att byta verktyg ska du inte göra det isolerat från processerna. Skapa samsyn kring hur ett projekt går från ny affär till fakturering, vilka steg som ingår och vilka kontaktpunkter som finns internt och med kunden. Det är bättre att skapa tydlighet kring behoven innan man kastar sig över ett verktyg bara för att det ser snyggt och nytt ut.

Sally Woolston:

Jag var faktiskt tveksam eftersom Monday satsar så hårt på sin PPC-marknadsföring.

Ben Aston:

Men du gillade det till slut.

Sally Woolston:

Ja, det gjorde jag. Och jag är glad att ni samarbetar med dem. Det finns ingen koppling eller ersättning från min sida.

Ben Aston:

Sally, tack så mycket för att du var med i dag. Det här har varit mycket intressant.

Sally Woolston:

Tack så mycket för att jag fick vara med.

Ben Aston:

Om du vill lära dig mer och utvecklas i ditt arbete kan du gå med i DPM:s medlemskap. Besök thedigitalprojectmanager.com/membership för tillgång till vårt Slack-team, mallar, workshoppar, erbjudanden, e-böcker och mer. Jag vill gärna veta vad du tycker om Monday, om att införa nya processer och verktyg och vad som fungerar för dig. Kommentera inläggen och berätta om dina metoder, tips och knep för att införa och välja nya verktyg. Jag vill gärna höra både dina misslyckanden och framgångar. Om du gillade dagens avsnitt kan du prenumerera och hålla kontakten på thedigitalprojectmanager.com. Tack för att du lyssnade.