Så väljer du rätt programvara för projektledning 2023

Läs transkriberingen:

Vi provar att transkribera våra poddar med hjälp av ett program. Ha överseende med eventuella stavfel eftersom boten inte är korrekt till 100 procent hela tiden.

Galen Low: Förra veckan fick du nog när du insåg hur många kalkylblad ditt företag använder för att få arbetet gjort. Du sa något i stil med: "Om jag öppnar ytterligare ett kalkylblad som innehåller data från fel rapporteringsperiod går jag ut och hittar ett bättre verktyg själv." Tyvärr sa du det högt. Och rätt personer hörde dig. Och nu är det du som har fått i uppgift att leda sökandet efter en bättre lösning.

Så du går igenom marknadsföringsmaterial, webbplatser med programvarurecensioner, jämförelsetabeller över funktioner och Reddit för att hitta rätt lösning för dig, dina kollegor och ledningsgruppen. Du vadar genom hundratals alternativ och sammanställer hundratals motstridiga åsikter. Din vägg börjar se ut som om du försöker lösa en konspiration – komplett med nålar och tråd.

Finns det inte ett bättre sätt att i vår tid göra processen för programvaruval mindre smärtsam? Om du har haft svårt att navigera i det enorma landskapet av projektledningsverktyg som finns på marknaden i dag, fortsätt lyssna. Vi kommer att dela branschinsikter och slå hål på myter om processen för programvaruval, så att den känns mer som en vinst och mindre som att rulla en sten uppför en brant backe med ena handen bunden bakom ryggen medan du, med ögonbindel, rider på en lama.

Hej allihop, tack för att ni lyssnar. Jag heter Galen Low och kommer från The Digital Project Manager. Vi är en gemenskap av digitala yrkesverksamma med uppdraget att hjälpa varandra att utvecklas, bli självsäkra och knyta kontakter, så att vi kan förstärka värdet av projektledning i en digital värld. Om du vill höra mer om det kan du gå till thedigitalprojectmanager.com.

Okej. I dag pratar vi om programvara för projektledning – inte om själva programvaran, utan om den resa som nästan alla organisationer måste göra från ihållande problem till hållbar effektivitet genom verktyg och teknik. Vi ska också prata om trender, modeord, fallgropar och de hinder som personer i den här processen oundvikligen kommer att möta samt hur man navigerar runt dem.

Med mig i dag har jag The DPM:s egen ledande programvarurådgivare och mångåriga kollega, Joe Ateya.

Joe, det är fantastiskt att ha dig med i programmet!

Joe Ateya: Hej Galen. Tack för att jag fick komma. Jag är verkligen glad över att vara med.

Galen Low: Jag är också glad. Joe, du har så många insikter. Jag vet att vi kommer att gå in på det, men du är verkligen djupt insatt i programvaruvärlden inom alla möjliga branscher, särskilt projektledning och projektbaserade organisationer.

Så jag ser verkligen fram emot att fördjupa mig. Jag är väldigt ivrig, och jag tror att du också är det, att nörda ner oss lite i programvara här. Men jag tänkte att vi kanske kunde börja med att lära känna dig lite. Hur blev du intresserad av programvaruverktyg och hur använder du den passionen för att hjälpa människor att begränsa det enorma utbudet av alternativ på dagens marknad?

Joe Ateya: Ja, jag tycker att det är en riktigt bra fråga. Jag har varit intresserad av programvara och teknik ända sedan jag gick på universitetet, egentligen ännu tidigare. Jag tänkte att jag verkligen ville arbeta inom teknikbranschen. Jag älskar den snabbrörliga miljö som den erbjuder. Både själva programvarusidan, men också de tekniska förändringar som människor möter, och hur programvara specifikt kan hjälpa människor att utvecklas och förbättra sina liv.

Jag har arbetat på DPM-sidan ganska länge nu. Jag tror att jag har varit en del av DPM-gruppen i nästan fyra år. Tidigare arbetade jag på ett företag som hette Crozdesk, som senare gick samman med The DPM Group och bytte varumärke till SoftwareSelect. Så jag har hanterat rådgivningstjänsten för programvara i nästan fyra år nu. Jag är delvis självlärd. I början hanterade jag projekten internt, så jag arbetade mycket själv med projektledning, programledning och produktledning. Det var en kombination av alla tre.

Projektledning i den meningen att jag steg för steg måste se vad vi behöver göra härnäst. Produktledning i den meningen att jag måste se hur produkten fungerar och driva den i olika sprintar, och programledning eftersom det är ett program med många olika projekt som pågår vid olika tidpunkter.

Men ja, jag har alltid varit mycket intresserad av programvara och av hur programvara kan hjälpa människor, både professionellt och privat. Det finns exempel överallt, som att bara använda en smarttelefon. Den innehåller så mycket teknik och våra smarttelefoner har mer datorkraft i dag än vad som krävdes för att ta människan till månen på 1960-talet.

Vi lever alltså i en värld där vi är så beroende av programvara, och jag tycker verkligen att det är viktigt att använda den på ett bra sätt. Programvarubranschen förändras så snabbt just nu. Jag tror att vissa människor kan behöva råd om detta. Själv älskar jag att prata med människor och hjälpa dem genom att använda min expertis inom programvara och projektledning, så att de förstår hur de specifikt kan använda programvara för att hantera projekt. Det har verkligen blivit något jag brinner för.

Galen Low: Jag älskar att du själv har gjort jobbet. Du kan relatera till alla dessa människor som försöker driva projekt och företag med hjälp av programvaruverktyg. Och jag tycker att det är en väldigt viktig poäng att jag ser framför mig hur du på universitetet laddade ner demoversioner av programvara, experimenterade och läste dokumentation. I dag pratar man med vem som helst och de säger: ja, jag ska prova den här appen. Och sedan säger de: okej, den fungerade inte för mig, jag tar bort den.

Det kostade bara två dollar, eller så var den kanske gratis. Men när man överför det tankesättet till företagsprogramvara fungerar det inte riktigt, eftersom man spenderar mycket mer pengar, genomför mycket mer förändringsarbete och beslutsprocessen blir så mycket viktigare.

I grunden är det samma idé: vi behöver få saker gjorda bättre med hjälp av teknik, precis som med appen i telefonen. Men komplexiteten i att välja programvara i ett affärssammanhang, särskilt i ett företagssammanhang, är enormt mycket större när det gäller själva resan, och det är just det jag vill fördjupa mig i.

Jag gillar tanken på att programvaruverktyg hjälper oss att få saker gjorda bättre. Det är lätt att tappa bort när man tittar på alla stora programvaruföretag och funderar på vilket man ska välja. Man påverkas av marknadsförings- och säljteam och lockas av funktioner som man kanske behöver – eller kanske inte behöver.

Men egentligen handlar det om vilket behovet är och var problemet finns. Hur kan vi få saker gjorda lite bättre? Men nu ligger jag före mig själv.

Joe Ateya: Jag tror att en viktig sak att påpeka är att många upplever den föråldrade metoden att använda kalkylblad som mycket tidskrävande.

Många som letar efter en lösning vill spara tid och samtidigt få mer struktur. Jag tror att människor märker att programvara verkligen hjälper dem att skapa struktur i det de försöker göra, strukturera sina projekt och tidslinjer samt visualisera vad som behöver göras.

Så det kommer jag absolut att gå igenom senare i samtalet.

Galen Low: Jag gillar det. Under de senaste tio samtalen jag haft i den här podden, oavsett om det varit i förberedelserummet eller under inspelningen, har vi alltid pratat om att det finns mycket stora organisationer som bokstavligen drivs med kalkylblad. Excel är ett kraftfullt program och Google Kalkylark är fantastiskt, men det är ändå lite som en blandning av allt de behövde registrera och hänvisa till. Strukturen är dock inte nödvändigtvis anpassad till det de försöker få gjort.

Joe Ateya: Precis, och jag tror att många helt enkelt inte vet vilken lösning som är rätt. De tänker kanske att de har använt något tidigare och att det fungerat ganska bra, men att de inte vill förändra något.

Besväret med att förändra kan ibland kännas överväldigande, och människor tänker ofta: om det inte är trasigt, varför laga det? Men sedan upptäcker de kanske att gräset faktiskt är grönare på andra sidan.

Galen Low: Absolut. Besväret med att förändra känns verkligen igen. Och det är kanske en bra utgångspunkt, eftersom du i din vardag pratar med många människor om deras behov av programvara. Du har ett unikt perspektiv på resan att välja programvara, motivera en förändring och undersöka om de grönare betesmarkerna verkligen är lika gröna som de ser ut på avstånd.

Vilka är de vanligaste typerna av projektledningsrelaterad programvara som människor frågar dig om i dag? Hur brukar de samtalen se ut?

Joe Ateya: Vanligtvis skulle jag säga att det finns ungefär fyra olika delområden. Jag skulle börja med uppgiftshantering och sedan dela upp det i generell projektledning, portföljhantering och resurshantering.

Det finns naturligtvis många underområden, men jag skulle säga att det är de fyra vanligaste teman man möter. Personer som söker uppgiftshantering vill oftast skapa mer struktur för sitt team. De fokuserar på vilka uppgifter som fortfarande är öppna, vad som har uppnåtts och hur det kan dokumenteras.

De som söker en mer övergripande lösning vill kunna hantera sina projekt, få en överblick över vad de arbetar med och bryta ned vilka uppgifter som är slutförda eller väntar. Många försöker använda ett verktyg som hjälper dem att organisera sig, och en av de viktigaste sakerna är att förbättra organisationsförmågan.

Detta gäller företag av alla storlekar, från en kreativ studio med fem personer till en biltillverkare med 20 000 anställda. Människor försöker bli mer organiserade och skapa mer struktur, samtidigt som de lämnar arvet av att dokumentera allt i kalkylblad.

Nästa område är portföljhantering, som vanligtvis passar större organisationer bäst. Det kan vara ett PMO-team inom en avdelning som försöker få en överblick över alla sina projekt. De tittar inte på den detaljerade informationen om hur ett projekt fortskrider, utan vill se om projekt A är samordnat med projekt B och C, om tidsplanerna hålls och om projekten ligger inom budget.

Det är mer analytiskt och vanligt i större företag som behöver mer struktur. De använder ofta kalkylblad eller äldre projektledningsprogram och letar efter en mer automatiserad och visuell lösning där de kan analysera projekt, visa dem på instrumentpaneler och skapa omfattande rapporter.

Rapportering är en mycket viktig funktion i programvara för portföljhantering. Människor vill ha detaljerad rapportering och analys så att de kan bryta ned vad som behöver göras vid en viss tidpunkt och även göra prognoser. Om de exempelvis vill prognostisera resultat på lång sikt kan de jämföra kvartal och utvärdera utvecklingen. Det är vanligtvis PMO-team som bygger upp dessa data och presenterar dem för ledningen för att göra projektledningsprocessen så effektiv som möjligt.

Jag nämnde kort generell projektledning. Där ser man allt oftare att människor vill ha ett verktyg där allt finns samlat på ett ställe. Det kan innehålla portföljhantering men även daglig uppgiftshantering. Det är vanligt hos små och medelstora företag som vill införa en lösning i hela organisationen.

Många vill ha en enda lösning eftersom de ofta använder ett verktyg och sedan upptäcker att de behöver något mer. Det finns verktyg på marknaden som täcker detta. När man hittar rätt verktyg sparar man tid och automatiserar mycket. Man kan följa portföljen, uppgifterna och den dagliga verksamheten samt hantera kontaktinformation.

Det finns ofta överlappningar mellan projektledningsprogramvara, CRM-system och produktledningsprogramvara. Därför kan man hitta en heltäckande lösning som inte heller behöver bli särskilt dyr.

Det sista delområdet är resurshantering. Det används vanligtvis av medelstora och större organisationer, även större koncerner. Det kan vara en PMO-avdelning eller en särskild resursansvarig funktion. Fokus ligger på personerna i projektet: hur de används, vilken kapacitet de har och när fler personer behöver tas in.

Det handlar om att placera rätt personer i rätt projekt och förhindra överlappningar. Jag pratar ofta med företag som säger att de inte vet när de behöver ta in mer resurser. De använder ett kalkylblad med en formel, men den visualiserar inte datan.

De kanske ser att ett projekt ligger på 90 procent och ett annat på 110 procent och undrar hur båda ska kunna fungera på 100 procent. I teorin kan man flytta en person från det ena projektet till det andra, men det är lättare sagt än gjort när man planerar i ett kalkylblad eller på papper.

När människor börjar använda programvara för resurshantering minskar tiden de behöver lägga på att planera personal. Projektplanering är ofta en av de mest tidskrävande delarna av projektledning.

Galen Low: Resurshantering är definitivt ett ämne som människor ofta diskuterar i vår gemenskap.

Joe Ateya: Även internt kan resurshantering vara svårt ibland. Vem är tillgänglig när någon är på semester, eller när designern är föräldraledig? Alla dessa faktorer kan tillämpas i vilken organisation som helst.

Galen Low: Många lyssnare skulle säga att det här är centrala affärsfunktioner. Men kan vi prata lite om trender? I alla kategorier har du nämnt behovet av struktur och synlighet eller visualisering. Finns det miljömässiga, ekonomiska eller affärsmässiga faktorer som driver människor mot mer specialanpassade lösningar och bort från kalkylblad?

Joe Ateya: Många företag försöker nu digitalisera allt de gör. De vill lämna den traditionella metoden med penna och papper. Kalkylblad är visserligen digitala, men kräver fortfarande mycket manuell hantering. Människor vill slippa lägga 70 procent av tiden på att ladda upp och följa upp saker och i stället använda hela sin tid till att genomföra projekt.

Jag har sett en stor förändring, särskilt inom byggbranschen. Många använde tidigare mer traditionella metoder, men när världen började arbeta mer på distans efter covid-19 ökade behovet av att digitalisera processen. Människor behövde ett system som fungerade oavsett var de befann sig.

Äldre verktyg kunde vara lokalt installerade och bara fungera på en stationär dator på kontoret. Nu går många över till molnbaserad programvara som kan användas från en bärbar dator var som helst i världen.

Det ger större flexibilitet och struktur oavsett plats. Det är också bra för dokumentation. En kreativ eller medial byrå kan använda programvaran för att planera projekt, hantera dokument och lagra olika versioner av designarbete.

Programvaran ger inte bara struktur utan också insyn i vad som händer i projektet. Om du snabbt behöver komma åt en fil kan du göra det med ett klick i stället för att be någon om åtkomst.

Galen Low: Jag skulle gärna vilja se en rapport över hur mycket tid människor lägger på att ge någon åtkomst till ett kalkylblad. När en ny person börjar och inte kommer in i kalkylbladet med portföljdata måste någon gå in och ge åtkomst. Med en specialanpassad programvara kan rollen automatiskt ge rätt behörigheter och skapa transparens.

Det handlar också om hur produktivitet och samarbete ser ut i dag. Tidigare kunde jag använda Microsoft Project på en stationär dator utan att dela det med någon. Jag skapade planen och exporterade den som PDF. Det var inte särskilt samarbetsinriktat.

Nu handlar det mer om att samarbeta och skapa insyn. Många team får mycket gjort i Google Dokument genom kommentarer där man kan tilldela uppgifter. Det är synligt arbete och lättare att lära sig.

Det finns naturligtvis en cynisk sida, där distansarbete och bristande fysisk närvaro leder till mer tidsregistrering och uppgiftshantering. Men den mer positiva sidan är att vi lär oss hur våra kollegor arbetar och angriper problem. Tiden är mer värdefull nu, eftersom den tid som tidigare gick åt till att ge åtkomst till ett kalkylblad kunde ha använts till något mer betydelsefullt.

Joe Ateya: Microsoft Project är fortfarande marknadsledande och många använder det varje dag. Men vissa använder det bara för att det är det enda de känner till. Det finns över 480 olika verktyg på marknaden och många skiljer sig avsevärt från Microsoft Project.

En vanlig invändning är att Microsoft Project är klumpigt och har ett föråldrat gränssnitt. Programvaran har knappt uppdaterats på 20 år. För programvara är det mycket lång tid.

Galen Low: De kan nästan inte ändra det.

Joe Ateya: Precis. Människor vill ha något som inte är lika manuellt. Många verktyg fokuserar nu på integrationer med annan programvara. På vår arbetsplats använder vi exempelvis Slack för kommunikation, och vissa verktyg kan integreras med det.

När man väljer programvara är det viktigt hur den känns att använda. Är den enkel? Sparar den tid? Gör den arbetet mer produktivt? Det är universella frågor oavsett bransch.

Man måste också fråga sig om andra medarbetare faktiskt kommer att använda den. Ledningen kan tycka att ett verktyg är fantastiskt, men om det är svårt att använda eller har funktioner som avskräcker teamet kommer det inte att få bred användning.

Jag talade nyligen med någon som hade använt en produkt i sex år. Den var inte brett införd i företaget eftersom medarbetarna inte tyckte om gränssnittet, trots att produkten hade alla funktioner de behövde.

När man väljer programvara bör man ta med flera personer från teamet i demonstrationerna, särskilt de som ska använda den dagligen. Då får man återkoppling och kan diskutera vad man tycker om och inte tycker om.

Galen Low: Det gör processen mer komplex, men perspektivet är mycket användbart. När du väljer programvara är du inte den enda användaren. Det är en förändring i tänkandet och i hela processen. Det handlar inte bara om att utvärdera, undersöka och fatta ett beslut själv, utan om att samordna ett beslut, skapa samsyn och driva förändringsledning.

Joe Ateya: Har du någon gång infört en programvaruplattform?

Galen Low: Ja, men jag har aldrig varit ensam ansvarig. Jag har däremot varit delaktig i processen, vilket i sig säger något eftersom jag deltog i ett samarbetsinriktat arbete.

Joe Ateya: Vilka är de största utmaningarna?

Galen Low: Att gå igenom alla funktioner utan att bli för entusiastisk över en funktion som vi inte har något användningsfall för. Analys och visualisering är exempel på områden där man måste stanna upp och fråga sig om man verkligen behöver en viss vy.

Man måste tänka på hur verktyget fungerar nu, hur det fungerat tidigare och hur det ska fungera senare. En annan utmaning är att samla alla användningsfall. När jag arbetade med sådana projekt hade vi inte alltid bra insyn i vad alla andra gjorde och behövde använda programvaran till.

På ytan kan det verka enkelt att ta fram en jämförelsetabell och fatta ett beslut samma eftermiddag, men det är det inte. Den största utmaningen var att förstå hur omfattande processen faktiskt är.

Joe Ateya: Det där hör jag varje dag. Man försöker begränsa alternativen och förstå vilka funktioner som verkligen behövs. Vad är nödvändigt och vad vore bara trevligt att ha?

Ibland är det mest användbara att prata med någon som kan hjälpa till att reda ut detta. Jag har kunskap inom alla delar av programvara för projektledning och hör ständigt människor säga att det finns för många alternativ och att de inte vet vilka funktioner som behövs.

En annan utmaning är själva införandet. Vissa programvaror kan ta månader att införa, och för stora företag kan ett affärssystem ta mer än ett år. Men det behöver inte alltid vara så. Många verktyg är färdiga lösningar som kan aktiveras snabbt, och leverantörerna erbjuder ofta individuell vägledning.

Om du oroar dig för införandeperioden behöver du inte göra det. Leverantörer försöker i dag lämna långa införandeprojekt bakom sig och erbjuder lösningar som är enkla att använda direkt.

Galen Low: Det är en viktig poäng. Du pratar varje dag med människor som har fått ansvaret och därför känner oro inför processen, utmaningarna och införandet. Det finns många myter om processen. Vilka saker oroar människor sig mest för?

Joe Ateya: Människor är framför allt oroliga för om programvaran kommer att användas och om den faktiskt kommer att förbättra produktiviteten. Något kan se elegant ut och ha en fantastisk marknadsföring, men om det inte fungerar som förväntat kommer det inte att få bred användning.

Ibland rekommenderar jag att man börjar med ett mindre team. Om det exempelvis gäller ett kreativt projektteam kan man testa lösningen där först. Om det fungerar kan man rulla ut den bredare. Det är bättre än att införa den i hela företaget och sedan upptäcka att den inte fungerar.

Galen Low: Förändringen behöver alltså inte ske överallt på en gång.

Joe Ateya: Precis. Ta det steg för steg, se till att du vet vad du gör, undersök saken och se till att både du och teamet känner er bekväma med verktyget.

Galen Low: Oron kring användningen är helt rimlig. Många tror fortfarande att programvaruföretaget eller leverantören säljer produkten och sedan försvinner. Men många företag har byggt om sina verksamheter så att introduktion och konfigurering omfattar rådgivning. De hjälper dig att förstå verksamheten, anpassa lösningen och komma igång snabbare.

Joe Ateya: Det stämmer. Leverantörerna vill att du ska kunna använda verktyget och att teamet ska ta det i bruk. Större företag har ofta särskilda kundansvariga, implementeringskonsulter och personer som hjälper till med utbildning.

Men alla vill inte ha samma typ av stöd. Anpassningsförmåga är viktigt. Testa i liten skala innan du inför lösningen brett.

Galen Low: Du nämnde tidigare mängden alternativ på marknaden. Hur håller du dig uppdaterad om allt? Vilka tips har du för personer som vill följa utvecklingen inom programvarans funktioner och trender?

Joe Ateya: Jag läser många olika bloggar, både internt och externt. Jag läser tekniska publikationer och pratar med människor om vad de har tittat på tidigare. Ibland nämner de produkter jag aldrig hört talas om, så då undersöker jag dem.

Jag läser också mycket på Reddit eftersom människor gärna berättar om sina erfarenheter där. Jag deltar i PMI-gemenskaper på LinkedIn och följer gemenskaper för projektledningsprogramvara. En stor del av mitt arbete består av att prata med projektledare, PMO-chefer och andra yrkesverksamma för att förstå vad som trendar.

En av de största utmaningarna är förändring. Alla gillar inte förändring, men programvara kan ofta minska administrationen. Om ett verktyg automatiserar uppgifter och sparar tid är det värt att testa.

Galen Low: Det jag gillar är att du sammanför information från funktionstabeller, samtal och analyser. Ett alternativ som är rätt för ett företag behöver inte vara rätt för ett annat. Din roll är att omvandla allt detta till råd.

Joe Ateya: Jag läser nyheter och följer programvarutrenden på LinkedIn. Jag följer företag som ofta nämns och försöker förstå varför. Ibland har ett företag blivit uppköpt eller slagits samman med ett annat, vilket förändrar produkten.

Ett exempel är Clarizen, som köptes upp av Planview. De kombinerade Clarizens rapportering med Planviews detaljerade funktioner och skapade en starkare produkt. Sådant händer ofta i programvarubranschen. Ju mer man vet, desto lättare är det att hjälpa människor.

Galen Low: Hur kan människor ta del av din expertis? Hur fungerar tjänsten?

Joe Ateya: Tjänsten är kostnadsfri. Vi hjälper företag över hela världen. Om du behöver stöd kan du boka ett samtal med mig så går vi igenom alternativen. Vanligtvis rekommenderar vi att man tittar på fyra eller fem leverantörer.

Vi hjälper dig att hitta verktyg som passar ditt användningsfall, dina problem och din budget. Vi rekommenderar bara programvara som faktiskt kan användas och få bred användning. Tjänsten är kostnadsfri och helt opartisk. Vi föredrar inget särskilt verktyg.

Vi hjälper dig också att få demonstrationer med relevanta leverantörer. Ett samtal på 15–20 minuter räcker ofta. Om du har specifika frågor kan du även mejla mig på Joe@softwareselect.com.

Galen Low: Fantastiskt. Det är mycket värdefullt för människor. Jag lägger till det i programbeskrivningen så att lyssnarna kan ta del av all kunskap du har samlat genom att följa programvara och de här branscherna.

Joe, tack så mycket för att du var med. Det har varit väldigt roligt att ha dig i programmet. Tack för att du delade med dig av dina kunskaper och insikter från alla samtal du har varje dag. Jag hoppas att lyssnarna fick stort värde av detta.

Joe Ateya: Det var ett nöje. Tack, Galen. Det var trevligt att prata med dig.

Galen Low: Då var det klart, allihop. Som alltid är ni välkomna att delta i samtalet med över tusen likasinnade projektledningsentusiaster genom att gå med i vår gemenskap. Besök thedigitalprojectmanager.com/membership för att läsa mer. Om du gillade det du hörde i dag får du gärna prenumerera och hålla kontakten på thedigitalprojectmanager.com.

Tills nästa gång – tack för att ni lyssnade.