Bästa praxis för projektledning: Vad du bör göra varje månad (med Joanna Leigh Simon från The Heads of State)

 

Läs transkriberingen:

Vi testar att transkribera våra poddavsnitt med hjälp av ett program. Ha överseende med eventuella stavfel eftersom roboten inte är korrekt till 100 procent hela tiden.

Ben Aston:

Tack för att du lyssnar. Jag heter Ben Aston och det här är podden Digital Project Manager. I dag har jag sällskap av den fantastiska Joanna Leigh Simon och vi ska prata om bästa praxis för projektledning. Det handlar om vad du bör göra varje månad. Det har varit en mycket populär artikel den här veckan, så jag ser verkligen fram emot att diskutera den.

Men först, Joanna, berätta lite om dig själv. Vi har egentligen inte träffats tidigare och jag vet faktiskt inte särskilt mycket om dig. Berätta lite om vad du gör. Var befinner du dig och vad håller dig sysselsatt?

Joanna Leigh:

Det är väldigt trevligt att träffas digitalt. Jag befinner mig i Philadelphia i Pennsylvania, på andra sidan kontinenten från dig, skulle jag tro. Jag bor i ett område som heter Kensington, ungefär i nordöstra Philadelphia, och arbetar i ett område som heter Callowhill, strax norr om centrum och nära vår Chinatown.

Ben Aston:

Trevligt. Du arbetar alltså på en byrå som producent. Berätta lite om ditt arbete.

Joanna Leigh:

Jag har arbetat i knappt två år på en grafisk designstudio som heter The Heads of State. Den har funnits här i Philadelphia i ungefär tolv–femton år. Det är en liten men kraftfull och mycket upptagen byrå, men med ett väldigt sammansvetsat team. Jag är producent, vilket jag nyligen hörde dig prata om i ett avsnitt när du diskuterade olika titlar inom projektledning. Vi vet alltså alla att det kan betyda många olika saker. Men vi gör egentligen samma sak: ser till att bra saker händer. Vi specialiserar oss främst på grafisk design, varumärkesbyggande och illustration – alla typer av visuella projekt – och arbetar med kunder av alla möjliga storlekar, från småföretag och konst- och kulturprojekt till stora företag. Du kan nämna nästan vad som helst.

Ben Aston:

Trevligt. Är det mer åt UX-design, utveckling och programmering?

Joanna Leigh:

Precis. Det är därför jag tvekar. Jag brukar nästan aldrig kalla mig digital projektledare och jag har på något sätt nästlat mig in i den här gemenskapen, eftersom digitalt naturligtvis är så utbrett inom kreativa tjänster. Många av mina kollegor och personer jag träffat inom projektledning är riktiga DPM:er, så jag har mer eller mindre tvingat mig in i de här grupperna för att hitta stöd. Men jag kommer egentligen från traditionella medier, reklam och varumärkesbyggande och arbetar nu i en studio som specialiserar sig på varumärkesbyggande och grafisk design.

Ben Aston:

Bra. Berätta lite om det arbete ni gör på Heads of State. Först och främst: vilka verktyg använder ni? Ni arbetar inte direkt med digitala projekt, så hur hanterar ni projekten?

Joanna Leigh:

Ett sätt som jag brukar skämta om när jag träffar andra projektledare som arbetar mer med utveckling är att jag faktiskt är digital projektledare eftersom många av våra verktyg är digitala, även om många av våra produkter inte nödvändigtvis är digitala. Vi använder många av samma verktyg för projektledning och processer som digitala byråer: e-post, Slack, Trello, Flow, Harvest och all fantastisk programvara som finns i dag för att hålla reda på dokument och processer. Det finns inte många jobb inom kreativa tjänster där verktygen inte är digitala, även om den fysiska produkten ibland är något som skapas med bläck på papper. Och det är tur.

Ben Aston:

Jag minns faktiskt när vi arbetade med projektmappar. Jag arbetade också på traditionella reklambyråer i början och där hade vi projektmappar. Creative director gick runt och det första han frågade var: ”Var är projektmappen för det här?” Det var ett enormt brunt kuvert med allt material, alla korrektur och allt annat som hörde till projektet. Även när vi arbetade digitalt behövde allt skrivas ut och läggas i ett stort brunt kuvert. Det var helt enkelt så vi arbetade.

Joanna Leigh:

Jag arbetar faktiskt väldigt analogt på många sätt. Jag försöker hålla mig så aktuell som möjligt för att göra livet enklare för alla andra. Men en projektmapp! Det tilltalar mig på ett märkligt sätt. Jag kanske måste införa det i praktiken. Här är din mapp.

Ben Aston:

Det är hemskt. Mängden papper och allt som måste skrivas ut är vansinnig. Tänk dig att skriva ut den senaste versionen inför varje möte. Man tillbringar hela dagen vid skrivaren. Gör inte så. Det finns säkert ett verktyg för det.

Finns det några verktyg, några riktigt bra verktyg, som du nyligen har börjat använda eller lagt till i din verktygslåda och tänkt: ”Herregud, det här är fantastiskt, alla borde använda det”?

Joanna Leigh:

Jag tror inte att jag har något som är särskilt okänt. Jag är entusiastisk över verktyg som många andra också använder. Trello var det första jag byggde in i mitt arbetssätt som jag känner att jag verkligen inte kan leva utan. Alla använder det förstås på olika sätt, och det är det som är så bra med dess enkelhet. Du kan göra det till ditt eget. Slack har naturligtvis förändrat mycket på vår byrå. Vi använder det bara internt; jag vet att vissa använder det med kunder, men det har vi ännu inte börjat med.

Jag kom faktiskt på en sak. Inget revolutionerande, men vi har nyligen börjat använda Dropbox Paper. Vi använder Dropbox väldigt mycket för att hantera våra digitala tillgångar och skicka arbetsversioner fram och tillbaka, särskilt stora filer.

Ben Aston:

Jag har sett att det finns, men jag har inte provat det än.

Joanna Leigh:

Jag var skeptisk, men en av delägarna på företaget, faktiskt en av mina creative directors, kom hem från en konferens där han träffat någon som lovordade Dropbox Paper. Vi har börjat införa det och det är fantastiskt. Jag var skeptisk eftersom jag gillar saker som de är och inte tycker om att införa ännu ett verktyg som alla måste lära sig. Men det är egentligen ett dokument, ungefär som ett Word-dokument eller ett Google-dokument, fast det är levande: alla kan redigera det, man kan lägga till filer och de visas direkt från Dropbox. Det är mycket enkelt att använda och dela, och jag rekommenderar det verkligen.

Ben Aston:

Så det är ungefär Google Dokument kombinerat med Dropbox. Hur använder ni det? För att dela och hålla ordning på allt ni delar med kunder?

Joanna Leigh:

Ja, vi använder det främst internt än så länge. Just nu använder vi det huvudsakligen på två sätt. Det ena är att skapa projektsammanfattningar eller rapporter, vilket väl är den digitala versionen av projektmappen. Huvuddokumentet, navet och kärnan i projektet: vad projektet handlar om, tidsplanen, teamet, verktygen och filerna du behöver för att komma i gång och vem som gör vad. Man kan också skapa checklistor där personer kan markera att de har gjort något, lägga till deadlines i en kalenderfunktion och tagga personer i dokumentet. ”@Steve, du måste göra detta före den här tiden.”

Vi använder dem som projektsammanfattningar och levande projektdokument som vi presenterar vid projektstarter. Vi använder dem också för att skriva sammanfattningar av kundmöten och samtal. Oavsett om det handlar om ett nykundsmöte eller om feedback och revideringar är det enkelt att dela med alla och uppdatera under arbetets gång.

Ben Aston:

Det är alltså ungefär som en projekt-wiki.

Joanna Leigh:

Ja, det är ett väldigt bra sätt att beskriva det. Nästa gång säger jag bara så.

Ben Aston:

Bra. Låt oss gå vidare till artikeln du skrev. Om du inte har läst den kan du gå in på theDigitalProjectManager.com. Den heter Bästa praxis för projektledning: Tio saker du bör göra varje månad. Den har varit mycket populär, faktiskt fått fler visningar än startsidan den här veckan, och dessutom många delningar. Det är uppenbart något som människor är intresserade av, kanske särskilt eftersom det är början av månaden och folk tänker: ”Vänta, vad ska jag göra den här månaden?”

Joanna Leigh:

Det var bra tajming av dig.

Ben Aston:

Om du inte har läst den, gör det. Där finns mycket bra råd om vad du bör göra varje månad. Mycket handlar om att trycka på återställningsknappen för att hålla saker på rätt spår på övergripande nivå. Det är lätt att uppslukas av projektledningens dagliga arbete: dagliga avstämningar, briefar, projektdokumentation och en mängd saker med motstridiga prioriteringar. För mig var en viktig lärdom att verkligen avsätta tid för sådant som är viktigt men inte nödvändigtvis brådskande. I artikeln tar Joanna upp allt från personlig administration och projektadministration till att uppmuntra och stödja teamet. Låt oss prata om några av de tio sakerna.

En av dem var inkorg noll. Du föreslår att man ska få inkorgen tom, vilket jag inte har lyckats med. Jag gav upp för ungefär tio år sedan när sökfunktionen blev användbar. Jag tänkte: ”Jag har så många e-postmeddelanden att det inte finns någon chans.” Jag brukade arkivera allt och försöka hålla inkorgen tom, men nu söker jag bara. Så hur gör man om man har 9 000 meddelanden i inkorgen och vill börja vägen mot en tom inkorg?

Joanna Leigh:

Du kanske inte går att rädda. Du kanske har nått vägs ände. Men jag har sett alla möjliga typer av inkorgar. Jag har en naturlig benägenhet att hålla min ganska tom. Under en hektisk vecka kanske jag har tjugo eller tjugofem trådar, men mitt främsta tips är att arkivera. Om du sorterar allt i olika mappar och har mappar för olika typer av e-post är det utmärkt. Jag har inte kommit riktigt så långt. Jag arkiverar när något är klart. När det inte längre kräver svar eller någon åtgärd från mig arkiverar jag det. Om jag senare behöver hitta det igen använder jag sökfunktionen. Tack och lov för sökfunktionen.

Mina två råd är egentligen enkla: ett meddelande ska bara ligga i inkorgen om du behöver svara någon eller om det påminner dig om en åtgärd. När du inte längre behöver det ska du arkivera det. Säg adjö. Jag känner mig så nöjd när jag når den svårfångade inkorg noll. Det händer inte ofta, men jag försöker göra det ungefär en gång i månaden. Hitta kanske en lugn eftermiddag eller en timme utan möten och samtal och fokusera. Det handlar inte bara om att arkivera, utan om att utföra åtgärderna: svara på meddelanden som blivit liggande eftersom de inte var särskilt viktiga eller för att du inte visste hur du skulle hantera dem. Säg: ”Okej, ta dig igenom detta, du kommer att må bättre.” Och sedan blir det nästan beroendeframkallande. När du har fått undan tre eller fyra tänker du: ”Jag klarar det här, nu kör vi hela vägen.”

Ben Aston:

Jag kommer aldrig att få den känslan, men jag beundrar dig. Jag brukade också ha den känslan och försökte faktiskt nå inkorg noll varje fredag. Det innebar dock nästan alltid att jag stannade väldigt sent på fredagar. Till slut tänkte jag: ”Skitsamma, jag går hem.”

Joanna Leigh:

Aldrig i livet.

Ben Aston:

Nästa punkt i artikeln är att göra en inventering. Du pratar om att granska omfattningsbeskrivningar eller projektöversikter för att se hur projekten utvecklas. Kan du berätta mer om hur en sådan genomgång ser ut och vad man ska leta efter?

Joanna Leigh:

Det beror verkligen på. Något som gäller för alla de här tio tipsen är att jag tror att det finns lika många typer av projektledare som det finns människor. Alla har sin egen stil och sitt eget arbetssätt. Det skiljer sig också mycket mellan projektledare och producenter när det gäller hur många projekt man hanterar samtidigt. Mellan externa kundprojekt och interna byråprojekt kan jag ha mellan trettio och femtio projekt som jag håller ett öga på samtidigt, i olika faser.

Jag har en magisk lista som jag kallar huvudlistan över projekt. Den är mycket enkel och innehåller bara alla projekt. Den går inte in på detaljer utan listar projekten efter namn. Minst en gång i veckan – helst oftare – försöker jag gå igenom den. Om du inte har vanan inne föreslår jag att du gör det en gång i månaden. Gå igenom listan och ägna projektet en tanke, kontrollera hur det går. Det är kanske lite nyandligt, men gör en magkänslokontroll. ”Okej, allt är bra, jag behöver inte oroa mig för det.”

Gå igenom inventeringen och säg: ”Det där är i gott skick, det där är också i gott skick, oj, det här har några varningssignaler – jag skriver ner dem.” Sedan går du djupare: ”Hur ska jag hantera det här?” Du behöver inte ta itu med allt på en gång. Det handlar bara om att låta projekten komma in i tankarna och fundera på vilket skick de befinner sig i. Det skapar en bekantskap med projekten som vi annars lätt tar för given. Ge dig själv tid att tänka på listan.

Ben Aston:

Det tycker jag är bra. Ofta rapporterar vi varje vecka och fortsätter att producera samma rapporter. På onsdag kanske det är dags för veckans statusrapport, så man uppdaterar siffrorna och tidsplanen snabbt utan att egentligen se projekten ur ett bredare perspektiv. Därför tycker jag att det är viktigt att regelbundet ta ett steg tillbaka och fråga: Uppfyller vi verkligen projektets strategiska mål? Går projektet i rätt riktning? Vilka justeringar behöver jag göra i tidsplanen eller processen för att säkerställa att projektet levererar det vi hoppades på från början?

Joanna Leigh:

Absolut. En viktig faktor är hur många projekt det handlar om. Jag känner personer som arbetar med ett projekt i taget, men projektet kan vara enormt och innehålla många rörliga delar. Om du bara har ett eller två större, mer komplexa och längre projekt kan du dela upp dem i delar eller faser och stämma av varje fas i stället för att bara se på helheten. Jag har projekt som inte behöver mycket uppmärksamhet varje vecka eller ens varje månad. Ibland kan det räcka att konstatera: ”Nej, fortfarande ingen förändring där” eller ”Det ser bra ut”, och sedan gå vidare.

Ben Aston:

Nästa punkt är att hålla koll på lärdomar. Du pratar om att dokumentera lärdomar varje månad så att man inte gör samma misstag om och om igen. Vad gör du med lärdomarna? Hur dokumenterar du dem och ser till att du faktiskt lär dig av dem i stället för att bara skriva ner dem?

Joanna Leigh:

Jag försöker hela tiden identifiera sådant vi kan lära oss. Det är viktigt att formulera lärdomarna och jag förlitar mig också mycket på teamet. Det är inte bara en individuell uppgift som jag gör ensam. Jag tycker om att påpeka för projektteamet: ”Det här är ett bra exempel på något vi kan lära oss av. Nästa gång kan vi göra så här i stället.” Jag vill också höra hur andra upplevde situationen och vad de lärde sig av ett visst ögonblick i projektet.

Mycket handlar om att skriva ner det och föra en mental och kanske fysisk, även om den är enkel, lista över saker du vill återkomma till. Jag är verkligen en person som gillar penna och papper. Jag tror att många projektledare är sådana. Vi gillar listor och liknande. Om det kommer naturligt för dig, använd det. Om jag fick en dollar för varje lista …

Ben Aston:

Du fortsätter i artikeln med att prata om att hantera problem. Det finns alltid problem och underliggande frågor som projektledare måste hantera. Hur prioriterar du dem eller väljer vilket pågående problem du ska ta itu med, så att du inte blir överväldigad eller distraherad?

Joanna Leigh:

Jag ser det som två faser: att välja ett problem och sedan lösa det. När jag väljer ett problem utgår jag oftast från det som orsakar mig mest bekymmer och som påverkar andra i teamet, arbetet eller kunderna. Ju större påverkan, desto viktigare är det för mig att lösa problemet. Ingen kan lösa alla problem samtidigt, så man måste prioritera.

Jag försöker identifiera ett par saker varje kvartal som jag vill förbättra. Jag delar upp året i 90-dagarsperioder och säger: ”Det här kvartalet vill jag effektivisera projektstarterna, hitta ett bättre sätt att lagra filer och skaffa en bättre penna.” Det ger dig något konkret att fokusera på. Det är lättare än att varje dag tänka: ”Herregud, det kommer hela tiden något nytt.” Du ger dig själv och teamet tillåtelse att fokusera på några få saker under perioden och sätter inte orealistiska mål.

När det gäller att lösa problemen handlar det ofta om försök och misstag. Vissa saker i mitt arbetssätt har jag kämpat mycket med och det enda sättet att förbättra dem har varit steg för steg. Många projektledare har svårt att hitta bra programvara för resursfördelning och prognoser. Den magiska Gantt-schema-lösningen som alla önskar fanns, men som inte riktigt gör det. Det finns bra program, och jag har provat många, men inget gör allt man vill. Att prova olika saker och avsätta tid för problemlösning räknas som arbete, även om du inte vet exakt hur du ska lösa problemet. Att undersöka och utbilda sig bidrar till att du blir bättre och starkare för teamet och kunderna.

Ben Aston:

Och att misslyckas är en del av processen.

Joanna Leigh:

Ja, väldigt mycket misslyckande.

Ben Aston:

Det tar lång tid att hitta, konfigurera och prova ett prognosverktyg som fungerar. Det krävs många misslyckanden innan man inser att man måste bygga ett eget eller råkar hitta ett som faktiskt gör allt man behöver.

Joanna Leigh:

Absolut.

Ben Aston:

När du pratade om problem trodde jag att du skulle nämna pennan. Har du hittat en penna som gör allt du behöver?

Joanna Leigh:

Det har jag verkligen. Jag skulle inte kalla mig kontorsmaterialfetischist, även om jag arbetar med designers och känner många som är fullständiga fanatiker. De kan gå in i en kontorsbutik och bara andas in luften för att de älskar den så mycket. Jag är inte riktigt där. Jag är lätt att göra nöjd. Jag gillar en svart Bic Clic Stic-kulspetspenna med mjukt grepp. Jag gillar inte blått bläck. Jag använder det i nödfall, men helst vill jag ha en Bic Clic Stic med mjukt grepp och fin spets. Det är min favoritpenna. Om någon som lyssnar aldrig har haft nöjet att skriva med den, skicka mig en tweet så skickar jag en till dig.

Ben Aston:

Vänta lite. Vår första utlottning hos Digital Project Manager. Det finns pennor.

Joanna Leigh:

Ja, jag har ungefär tio miljoner. Jag knäpper av hållaren, den del som ska sitta i fickan. Det är en ovana, jag kan inte låta bli. Därför kan man alltid se vilka pennor på kontoret som är eller har varit mina.

Ben Aston:

Och det är de pennorna som lottas ut.

Joanna Leigh:

Jag knäpper av hållaren i förväg och skickar den till dig i ett kuvert. Förhandsavmonterad.

Ben Aston:

En äkta Joanna-penna. Vilket erbjudande. Det leder oss faktiskt elegant till nästa punkt: att rensa arbetsytan. Är det här egentligen ett sätt för dig att rensa bort pennor?

Joanna Leigh:

Ja, jag ska skicka ut och dela ut mina pennor. Det är viktigt för alla att rensa sin arbetsyta. Det gäller inte bara producenter och projektledare. Jag tycker att det är viktigt både hemma och på arbetet. Jag är inte nödvändigtvis särskilt renlig eller ordningsam, men jag försöker åtminstone en gång i månaden rensa min plats. Det känns väldigt bra, tar fem minuter och gör stor skillnad.

Ben Aston:

Det håller jag med om. Jag städar hellre skrivbordet varje vecka. Jag älskar att komma till kontoret på måndagsmorgonen och känna: ”Nu är jag redo.” Det hjälper verkligen. Låt oss prata om att stämma av med teamet. I artikeln har du en bra lista med frågor. En av dem är: ”Vad ser du fram emot?” Jag vill ställa samma fråga till dig. Finns det något du ser fram emot personligen eller yrkesmässigt?

Joanna Leigh:

Personligen kan jag kombinera de två just nu, eftersom en kollega som jag tycker mycket om ska gifta sig nästa vecka. Jag ser verkligen fram emot festen, där alla från kontoret kommer att vara med. Det ska bli roligt att träffas utanför arbetet och fira vår kollega och hans vackra brud.

Ben Aston:

Fantastiskt.

Joanna Leigh:

Jag ser verkligen fram emot det.

Ben Aston:

Nästa punkt är att säga tack. Det tycker jag är viktigt, och jag är själv dålig på det. Jag fokuserar alltid på nästa sak och glömmer att tacka. Det är bra att uppmärksamma framgångar, även små sådana. Att låta teamet veta att du uppskattar dem och det de gjort är fantastiskt för moralen och ger teamet en känsla av framåtrörelse. Jag tycker om idén att ha en hög med kort på skrivbordet redo att användas.

Joanna Leigh:

För oss som älskar kontorsmaterial och saknar tiden innan datorn ersatte mappar, kort och kuvert är det en ursäkt att köpa fint skrivmaterial. Alla tycker om att få ett handskrivet meddelande. Jag skriver inte så ofta som jag önskar, men jag försöker verkligen låta människor veta att jag uppskattar dem. Arbete handlar om människor.

Även om du arbetar ensam finns det människor du skapar eller gör saker för, eller saker som andra har arbetat med och som du inte skulle kunna använda utan dem. Alla de små sakerna räknas. Det är viktigt att låta människor veta att du uppskattar dem, oavsett om de är kollegor, chefer eller kunder. Kunder kan ibland få oss att vilja slita vårt hår, men utan dem skulle vi inte kunna göra det vi gör. Det finns alltid något man kan tacka någon för.

Ben Aston:

Det är en lysande poäng. Som projektledare klagar vi ofta på att arbetet är otacksamt och att kunder aldrig säger tack. Men när tackade du senast en kund?

Joanna Leigh:

Precis.

Ben Aston:

Det är en utmanande fråga som vi också borde ställa oss själva.

Joanna Leigh:

Och det är inte helt osjälviskt. Jag tror att jag nämnde det i artikeln, eller kanske i nästa: Man måste samla karmapoäng. Du vill bli ihågkommen som den generösa personen som tackade, eftersom det kan leda till ett nytt uppdrag eller att någon ställer upp för dig nästa gång. Man får samla karmapoäng där man kan.

Ben Aston:

Kunder vill arbeta med människor de tycker om och känner igen sig i. Det blir en vinst för alla. För den som tycker att handskrivna kort är svårt kan munkar vara ett utmärkt alternativ. Det är kanske inte lika innerligt, men de flesta uppskattar dem.

Joanna Leigh:

Jag skriver helt under på munkar.

Ben Aston:

En annan punkt är att hjälpa till. Jag gillar verkligen tanken att vi som projektledare ibland fastnar i: ”Det där är inte mitt jobb, varför ska jag hjälpa till?” Men du beskriver tjänande ledarskap: som projektledare gör vi det möjligt för teamet att utföra sitt bästa arbete och leder genom att ge vision, men vi finns ytterst till för att tjäna och hjälpa människor. Vi ska undanröja hindren framför dem och bana väg. Har du några exempel på hur du nyligen har hjälpt ditt team?

Joanna Leigh:

Jag vet inte om jag har några specifika exempel. Jag försöker verkligen vara så hjälpsam som möjligt. Säkert har tidigare och nuvarande kollegor många berättelser om hur jag varit mer till hinder än hjälp, eftersom en producent får rykte om sig att vara den som får saker att hända – men ibland också den som måste hindra saker från att hända. Jag har inget särskilt exempel, men det här är min favoritdel av arbetet och anledningen till att jag vill fortsätta på den här karriärvägen.

Projektledare förväntas göra så många olika saker att det är lätt att få tunnelseende och säga: ”Det där är inte mitt ansvar.” Jag försöker påminna mig om att jag är här för att göra vad som än behöver göras för att projektet ska lyckas. Mina huvudsakliga ansvarsområden är kanske planering, trafik, resursfördelning och kundkontakt. Men om någon behöver att jag hämtar fotografier från internet, ringer en leverantör eller löser något annat, och jag kan göra det, vill jag göra det för att hjälpa människor att få bra saker att hända.

Ben Aston:

Jag håller helt med om att söka bilder. Det är alltid någon som säger: ”Vi hittar ingen bild som representerar det här.”

Joanna Leigh:

Är det inte lustigt vad man ibland måste söka efter? Jag borde börja skriva ner det: ”I dag letar jag efter grillsåser.” Det finns alltid något märkligt.

Ben Aston:

Grillsåser fotograferade underifrån eller något sådant.

Joanna Leigh:

Och det måste vara ett panorama – eller grillsås.

Ben Aston:

Med massor av tom yta. Så sant. Det kan också vara så enkelt som att teamet har problem som är lätta för oss att lösa om vi förstår dem. Kanske saknar någon rätt programvara eller behöver uppgradera sin dator. Om ett verktyg för 20 dollar i månaden sparar timmar varje månad, låt oss prenumerera på det. Skaffa en ny dator och få saker att hända så att människor kan arbeta bättre. Var deras hejarklack och personliga assistent.

Joanna Leigh:

Absolut.

Ben Aston:

En annan punkt är att tänka på framtiden. Vilka färdigheter försöker du lära dig och vilka mål sätter du upp? Jag vet att målsättning för projektledare har diskuterats i Slack, men finns det färdigheter eller mål som kan inspirera andra?

Joanna Leigh:

Ett av mina mål för 2017 var att vara med i en podcast.

Ben Aston:

Det här är alltså din …

Joanna Leigh:

Tack för att du förverkligar alla mina drömmar. Det är allt jag hoppades på och mer därtill. För mig handlar framtiden mycket om att förstå alla olika roller som finns. Projektledning är ett så brett paraply. När folk frågar vad jag gör och jag svarar ”jag är producent” känns det ibland som om jag är en figur i en Dilbert-serie: en slumpmässig kontorsarbetare.

Jag försöker förstå vilka roller inom det stora projektledningsområdet jag är bäst på, var mina färdigheter gör störst skillnad och vad jag tycker bäst om. Jag har gjort mer strategiskt arbete på sistone och tycker verkligen om det. Jag vill göra mer och bli bättre på det. Och naturligtvis vill jag fortsätta kampen för att få planering och resursfördelning att fungera vetenskapligt. Det kan vara ett livslångt projekt, men jag vill bli bättre på det i år.

Ben Aston:

Den sista punkten i artikeln är att unna sig något. Har du köpt något spännande till dig själv nyligen?

Joanna Leigh:

Det senaste jag …

Ben Aston:

Något du unnat dig.

Joanna Leigh:

Något jag unnat mig.

Ben Aston:

Det är en ny månad, så det borde ha hänt nyligen.

Joanna Leigh:

Du har rätt, tack för påminnelsen. Vi har precis flyttat till ett nytt kontor, en ny lokal, och det är underbart. Det är spännande att redan se vad den nya lokalen gör för teamet. Jag försöker se till att vi alltid har roliga drycker och snacks på kontoret. Jag försöker unna mig genom att se till att det alltid finns åtminstone en låda citron-lime-seltzer i kylskåpet som alla kan ta av. När jag säger det låter det förstås lite tråkigt.

Ben Aston:

Jag trodde att du skulle prata om att köpa en ny bil.

Joanna Leigh:

Nej, jag har inte kommit dit än.

Ben Aston:

En stor semesterresa. Det blev burkdrycker.

Joanna Leigh:

Burkdrycker.

Ben Aston:

Det är de små sakerna.

Joanna Leigh:

Det är de små sakerna. Jag tror att jag behöver en massage. Jag kanske unnar mig en massage under de kommande veckorna. Det har jag att se fram emot. Men tills vidare blir det burkdrycker.

Ben Aston:

En bra början. Av allt vi har pratat om, vad tycker du är mest värdefullt?

Joanna Leigh:

Jag håller med om inventeringen. Ur teknisk synvinkel är den viktigast för att göra jobbet konsekvent och bra. Jag rekommenderar att man gör det varje månad, men ärligt talat gör jag det nog dagligen. Det är så mycket jag lutar mig mot den vanan. På en mer övergripande nivå tycker jag däremot att det viktigaste är att stämma av med människorna i mitt team. Ingen människa är en ö. Genom att fråga direkt, småprata eller bara göra en snabb avstämning kan jag förstå hur människor mår och vad de tänker på. Som projektledare har vi tur som får tillgång till alla teammedlemmar på ett sätt som inte alla andra får. Jag vill aldrig ta det för givet. Jag känner mig privilegierad som får befinna mig i projektets centrum och vill ge tillbaka genom att se till att jag vet vad som händer med mina människor.

Ben Aston:

Om någon redan är överbelastad och ser listan med tio saker, vilken ger bäst avkastning på investeringen? För mig är det att städa skrivbordet: fem minuter och plötsligt får man ett nytt perspektiv.

Joanna Leigh:

Definitivt att unna sig något.

Ben Aston:

Om det bara är en burk kanske du har rätt. Det kanske är det nya perspektivet du behöver.

Joanna Leigh:

Om du bara har trettio sekunder och behöver känna kontroll, öppna en kall burk seltzer. Du blir en helt ny människa.

Ben Aston:

Är du alltid så här entusiastisk?

Joanna Leigh:

Jag behöver få in lite mer spänning i mina dryckesval. Jag tycker att man ska unna sig något och acceptera att man behöver en paus på fem minuter. Sedan kan man återgå till arbetet.

Ben Aston:

Joanna, tack så mycket för att du var med. Det har varit fantastiskt att ha dig här i dag.

Joanna Leigh:

Herregud, tack så mycket.

Ben Aston:

Om du vill bidra till samtalet kan du kommentera inlägget och gå till community-sektionen på theDigitalProjectManager.com för att gå med i vårt Slack-team. Där pågår alla möjliga intressanta diskussioner. Men fram till nästa gång: tack så mycket för att du lyssnade.