Sluta inte med att ”göra projektdisken” (med Patrice Embry)

Läs transkriberingen:

Vi testar att transkribera våra poddar med hjälp av ett program. Ha överseende med eventuella stavfel eftersom roboten inte är korrekt till 100 procent hela tiden.

Ben Aston:

Välkommen till DPM-podden, där vi går bortom teorin för att ge expertråd till projektledare som vill leda bättre digitala projekt. Tack för att du lyssnar. Jag heter Ben Aston och är grundare av The Digital Project Manager. Nu undrar jag om något av det här låter bekant för någon av er: ”Hej, kan du bara boka ett möte åt oss?” eller ”Hej, kan du bara ordna en konferenslinje åt mig?” eller ännu bättre: ”Hej, kan du bara boka mina flyg och mitt hotell åt mig?”

Frågan är alltså: hur svarar du? ”Eh, visst.” Men borde du verkligen gå med på det? Borde du göra allas smutsjobb? Det är vad dagens poddavsnitt handlar om. Hur och var drar vi gränsen mellan legitim projektledning och sådant administrativt arbete för projektet eller privatlivet som andra helt enkelt borde göra själva?

Det här avsnittet sponsras av Resource Guru, verktyget för resursplanering som används av team på företag som Apple, Ogilvy, Deloitte och Publicis. DPM-lyssnare får 20 procent rabatt under hela kontots livstid med rabattkoden DPM2018.

Läs mer på resourceguru.io/dpm

Här är dilemmat för oss projektledare: vi är väldigt bra på att få saker att hända och människor känner igen det. De vet att det är till oss de ska vända sig. Vi är fantastiska och organiserade, men om vi inte är försiktiga kan alla börja tro att de kan använda oss som sina personliga assistenter. Men utnyttjar de oss? Och vad kan vi göra åt det? Därför pratar jag i dag med Patrice Embry. Patrice är en distansarbetande projektledare, certifierad Scrum Master och en av våra DPM-experter på Digital Project Manager. Patrice har starka åsikter om det här med projektadministration, så vi ska prata om hur vi kan hantera oss själva och våra team bättre, så att vi får teamen att ta ansvar för sin egen administration. Låter bra, eller hur? Hej, Patrice.

Patrice Embry:

Hej!

Ben Aston:

Det är roligt att ha dig med oss igen i dag.

Patrice Embry:

Alltid ett nöje.

Ben Aston:

Patrice och jag pratade precis utanför inspelningen. Patrice ska snart framföra – jag tror att vi kan kalla det framföra – sitt korta föredrag på DPM Summit. Patrice, kan du ge oss en förhandsvisning av vad du ska prata om?

Patrice Embry:

Jag ska prata om efteranalyser. Jag kallar dem efteranalyser trots att alla fortsätter säga att det låter för makabert och att man borde kalla dem retrospektiv. Så där har ni förhandsvisningen. Jag vägrar anpassa mig och kommer att kalla dem efteranalyser.

Ben Aston:

Finns det någon särskild anledning till att du föredrar den makabra termen?

Patrice Embry:

Jag vet inte. Jag tycker faktiskt att den passar. Folk tycker att den är makaber, men det handlar ju om att dissekera –

Ben Aston:

… projektet är dött, eller hur?

Patrice Embry:

Projektet är dött och du måste ta reda på vad som dödade det, så ja, jag tycker att det är träffande.

Ben Aston:

Det finns ju en projektlivscykel. Projektet föds, kommer till liv, mognar och sedan …

Patrice Embry:

Dör.

Ben Aston:

Ja, så jag tycker att det är rimligt. Bortsett från ditt ganska makabra föredrag, kan du berätta om något annat du arbetar med just nu?

Patrice Embry:

Jag befinner mig lite i den där märkliga situationen som frilansare verkligen kan känna igen sig i, där några större projekt håller på att ta slut och jag försöker lista ut hur resten av året ska se ut. Jag tror att frilansare verkligen förstår vad det gör med en. När man dessutom är lite nervös inför att hålla ett föredrag på Digital Project Management Summit och undrar om det kommer in mer arbete blir det en ganska stressig period för mig.

Ben Aston:

Betyder det att det snart finns en digital projektledare att anlita?

Patrice Embry:

Kanske, kanske, kanske.

Ben Aston:

Där hör ni. Om ni vill anlita Patrice kan ni gå till hennes webbplats och kontakta henne. Det är Patrice-Embry.com, eller hur?

Patrice Embry:

Ja, Patrice bindestreck Embry punkt com.

Ben Aston:

Då så. Okej, vilken typ av projekt tycker du om att arbeta med? Vad känns som din specialitet? Jag är nyfiken på vad du är bäst på som distansarbetande projektledare, vilka typer av projekt du tycker mest om och hur du avgör om du ska tacka ja till ett uppdrag även om det inte riktigt passar din specialitet.

Patrice Embry:

Jag tror att jag kanske nämnde det förra gången vi gjorde en podd tillsammans, men utan att själv anstränga mig särskilt mycket har jag börjat arbeta mer med ideella organisationer, vilket jag verkligen tycker om eftersom det får mig att känna att jag gör något bra för världen. Så ideella organisationer och akademin. Det är som att man skickar ut något i universum och sedan kommer det tillbaka, antar jag. Jag har gjort mycket av det på sistone. Projekten har förstås inte samma budgetar som vissa andra projekt, vilket sätter mig i ett lite sämre läge, men jag tycker verkligen om arbetet och känslan av att göra något meningsfullt. Det betyder inte att jag aldrig skulle göra något annat, men det är där jag befinner mig just nu. Vad projektet handlar om är därför ganska oväsentligt för mig, eftersom jag verkligen tycker om slutkunderna jag arbetar med. Så jag gör lite av allt.

Ben Aston:

Förutom budgetarna – det finns ju en budgetutmaning när man arbetar för ideella organisationer eller inom akademin – hur hanterar du de andra utmaningarna? Vad har du lärt dig när du gör dina efteranalyser? Vilka lärdomar från akademin och ideella organisationer kan andra dra nytta av om de tar sig an ett liknande projekt?

Patrice Embry:

Jag tror att de flesta projektledare alltid letar efter sätt att förenkla arbetet och skapa effektivitet. Det blir bara ännu viktigare när man arbetar med ett projekt med liten budget. Man måste hitta alla möjliga effektivitetsvinster och hela tiden säga till dem man arbetar med, som utför jobbet: ”Du har bara så här mycket tid, och om du inte hinner behöver jag veta det inom den här tidsramen.” Om du inte kan göra en viss liten uppgift på tre timmar behöver du säga till mig inom femton minuter att du inte kan göra den. Det är mycket noggrant.

Ben Aston:

Det är bra, eller hur? Det tvingar oss att bli mer disciplinerade i hur vi leder och styr projekten. Man måste ha koll på detaljerna, annars faller saker snabbt samman. Låt oss prata om din artikel och verkligheten: vi slutar med att göra småjobb åt våra team. Projektledare verkar alltid vara de som får i uppgift att boka mötesrum, städa mötesrum, ordna vatten till möten och till och med ringa upp konferenslinjen. Vi tar anteckningar och hämtar munkar. Vi smörjer hjulen så att arbetet kan utföras runt omkring oss. Men borde vi göra det? Ingår det verkligen i vår roll som projektledare?

Patrice har skrivit en riktigt bra artikel om detta som ni alla borde läsa. En av poängerna är om vi gör det här på grund av vårt kön. Jag är uppenbarligen man och du är kvinna. Eller gör vi det bara för att vi är för snälla? Det här är något du brinner för, och du känner uppenbarligen att kvinnor oftare hamnar med sådana uppgifter. Som man kan jag definitivt säga att jag också har gjort sådant. Men låt oss börja med de här förfrågningarna. Vilken är den värsta förfrågan du har fått från någon som bara antar att det är din roll att göra något?

Patrice Embry:

Inget som jag har blivit ombedd att göra har varit särskilt grovt, vad jag kan minnas. Jag tror att det snarare är den enorma mängden gånger som jag har blivit ombedd att göra samma sak.

Ben Aston:

Ja.

Patrice Embry:

Du förstår vad jag menar?

Ben Aston:

Ja.

Patrice Embry:

Det är alltså inte så att någon har sagt: ”Herregud, den här personen bad mig klippa tånaglarna.” Det är inget sådant. Men antalet gånger jag blir ombedd att göra vissa av de här sakerna är verkligen häpnadsväckande.

Ben Aston:

Ja, för mig handlar det definitivt om mängden och upprepningen. Om vi inte är försiktiga kan vi bidra till en kultur där vi blir utnyttjade, eller hur?

Patrice Embry:

Ja.

Ben Aston:

När vi går med på en förfrågan som ”Hej, kan du bara boka en taxi som hämtar mig och kör mig till flygplatsen inför mitt kundmöte?” tänker vi kanske: ”Visst. Jag hjälper dig den här gången eftersom du är upptagen och jag inte vill att du missar flyget.” Men var går gränsen? Handlar det om att definiera vår arbetsbeskrivning bättre eller om att inte vara så lätt att köra över?

Patrice Embry:

Jag tycker att mycket av det du sa stämmer. Vårt jobb – även om det inte står i arbetsbeskrivningen – är att undanröja hinder så att andra kan utföra det arbete vi behöver att de gör och så att projektet kan gå framåt. Vi ska röja vägen för att arbetet ska kunna utföras. Den avgörande gränsen är om de ber om hjälp för att de faktiskt behöver den och fortfarande respekterar din roll, eller om de gör det för att de inte respekterar din roll och tror att det är ditt jobb. Då blir jag lite mer motvillig.

Ben Aston:

Berätta om dina metoder. Hur skulle du svara om jag sa: ”Patrice, jag är lite sen till mötet. Kan du se till att konferensrummet är klart och att linjen är uppkopplad så att vi kan börja direkt när jag kommer?”

Patrice Embry:

Jag skulle antagligen säga: ”Jag kan hjälpa dig den här gången, inga problem. Jag har inget inplanerat precis innan, så det är goda nyheter – jag kan hjälpa till.” Då markerar jag att jag kanske inte kan göra det i framtiden. Om jag hade haft något annat fram till mötet hade jag inte kunnat hjälpa till, och det är sanningen. När man gör det diskret går budskapet fram för de flesta. Det kan behöva upprepas flera gånger, men de förstår att man gör det för projektet och inte för att man är deras springpojke.

Ben Aston:

Vad säger du till personer som har varit springpojke i flera år och nästan har gjort det till en del av sin roll?

Patrice Embry:

Om det gör dig arg och du känner att du vill be dem fara åt skogen behöver du stanna upp och fråga dig om du gör det för att du känner dig utnyttjad eller för att du är osäker på hur mycket ledarskap du har i projektet, på byrån eller i företaget. Om det du gör hindrar dig från att få ditt eget arbete gjort är det en tydlig varningssignal. Du kan också tänka på värdet av din tid. Om det kostar företaget mer att låta en senior person utföra uppgiften än en junior person bör den juniora personen göra jobbet.

Ben Aston:

Det är ett bra sätt att dra gränsen. Om vi är de enda som har åtkomst till något, till exempel ett företagskort, kan det vara rimligt att vi beställer smörgåsarna. Men vi bör fråga oss om det här verkligen är det mest värdefulla sättet att använda vår tid.

Patrice Embry:

Precis. Och om du bokstavligen är den enda som kan göra det är det en annan sak. Anteckningar är en vanlig diskussion. Vem som helst kan anteckna under ett möte, så det finns sällan brist på personer som kan göra det. Jag antecknar alltid för min egen skull, men det betyder inte automatiskt att jag antecknar åt projektet. Jag kan säga: ”Jag antecknar för egen del, men jag antecknar inte åt projektet.” Eller så börjar jag mötet med: ”Jag kommer att prata mycket under det här mötet. Skulle du som inte pratar lika mycket kunna föra anteckningar?”

Ben Aston:

Det är vettigt. Men ibland kanske projektledaren skriver bättre och mer strukturerade anteckningar.

Patrice Embry:

Visst, men det viktigaste är att det du gör bidrar till din ledarroll. Du vill inte att anteckningar, resebokningar eller liknande ska göra det svårare för dig att säga till någon: ”Du gör inte det arbete jag har bett dig göra, och jag behöver att du gör det annorlunda.” Om det känns konstigt för dig att tala om för någon vad de ska göra har du kanske gått för långt åt det administrativa hållet. Om du inte kan säga till någon att de har gjort något fel har du troligen varit för tillmötesgående.

Ben Aston:

Ja. Patrice, tack så mycket för att du var med. Det har varit fantastiskt att ha dig här i dag.

Patrice Embry:

Tack.

Ben Aston:

Som en av våra DPM-experter kommer Patrice inte bara att medverka på den kommande digitala PM-konferensen och hålla ett kort föredrag där, utan också medverka i vår kommande kurs som börjar i september. Den heter Millstream digital projektledning. Om du inte vet vad jag talar om men verkligen behöver utbildning i projektledning kan du ta en titt. Det är en intensivkurs på sju veckor med interaktiva videolektioner, uppgifter, gruppdiskussioner och möjlighet till handledning.

Gå till DPM-skolan och anmäl dig. Vi har några platser kvar innan kursen blir full. Om du vill bidra till den här diskussionen – var drar vi gränsen och hur drar vi gränsen mellan våra roller som projektledare och projektadministratörer? – kan du kommentera inlägget. Besök också resurssektionen på thedigitalprojectmanager.com för att gå med i vårt Slack-team. Där pågår många intressanta samtal. Tack för att du lyssnade, så hörs vi nästa gång.