Proposta de Projeto: Guia Completo e Como Elaborar Uma

A proposta deve indicar ao leitor quem fará o quê, até quando e, inclusivamente, porquê e como.

Qual é o objetivo de uma proposta de projeto?

O objetivo de uma proposta de projeto é ajudar alguém a compreender por que razão a sua equipa deve ser responsável pela execução do trabalho. Por isso, é muito importante que uma proposta seja bem elaborada e conte uma história convincente.

Além de ajudar o público externo a compreender o projeto, a criação da proposta é uma oportunidade para a equipa interna alinhar-se quanto ao âmbito do trabalho e ao plano para o concretizar.

Saiba mais sobre a importância das propostas de projeto aqui.

Quem cria as propostas de projeto?

A pessoa ou equipa responsável pela redação das propostas de projeto dependerá em grande medida da organização e do público-alvo da proposta. Se trabalhar internamente, em vez de numa agência, poderá ser responsável por criar a proposta e partilhá-la com o seu gestor ou com a pessoa responsável pela aprovação do projeto (ou poderá sê-lo a pessoa que lidera o projeto).

Num contexto de agência, o processo de elaboração da proposta de projeto é frequentemente da responsabilidade da equipa de desenvolvimento de negócio ou da equipa de liderança da agência.

O gestor de projetos e os principais membros da equipa do projeto poderão ser consultados para determinar a viabilidade e contribuir para questões como o número estimado de horas ou as restrições que devem ser abordadas na proposta, de modo a garantir o sucesso global do projeto.

Proposta de projeto vs. documento de constituição do projeto vs. plano do projeto

No ciclo de vida típico de um projeto, a proposta de projeto, o documento de constituição do projeto e o plano do projeto podem ser desenvolvidos sequencialmente, mas também podem sobrepor-se. A proposta de projeto poderá ter de incluir o documento de constituição e o plano do projeto propostos, mas estes documentos poderão ser aperfeiçoados antes do início oficial do projeto.

Depois de todas as partes terem concordado com o documento de constituição do projeto, o plano do projeto pode ser confirmado (ou desenvolvido, caso ainda não exista). O documento de constituição do projeto é a referência orientadora do projeto e define como será medido o seu sucesso. No final do projeto, a equipa garantirá que o que foi estabelecido no documento de constituição foi concretizado.

O plano do projeto dividirá o trabalho necessário para executar o que foi definido no documento de constituição e documentará quem realizará o trabalho e quando este será concluído. O plano do projeto ajudará a manter a equipa alinhada com o calendário geral do projeto e poderá também ajudar a garantir que o orçamento do projeto é utilizado corretamente ao longo do projeto.

Dois tipos de propostas de projeto

Propostas de projeto solicitadas (RFP)

Em alguns casos, uma proposta de projeto é solicitada por uma organização que procura um fornecedor ou parceiro para realizar um conjunto específico de trabalhos. 

Neste caso, a organização poderá enviar-lhe a si ou à sua equipa um documento formal denominado pedido de proposta (RFP). Dependendo da sua relação com a organização solicitante, este processo poderá não ter de ser tão formal e poderá consistir num e-mail ou até num pedido de informação através do seu website.

Ao responder a um RFP, é importante compreender que a organização que enviou o pedido poderá ter enviado o mesmo pedido a várias (ou muitas) outras organizações.

Em alguns tipos de projetos, como projetos governamentais ou municipais, o RFP poderá ter de ser publicado para consulta pública durante um determinado período. Isto permite que quaisquer partes interessadas respondam ao pedido.

O seu potencial cliente poderá ter definido formatos e entregáveis específicos necessários para aceitar a sua proposta. Siga cuidadosamente todas as instruções, pois este não é o momento para agir por conta própria.

A falta de um documento importante ou a utilização de um formato diferente poderá desqualificá-lo, a si e à sua equipa, do processo de proposta.

Pode utilizar software para RFP para ajudar a gerir o processo de criação e envio de respostas a RFP.

Propostas de projeto não solicitadas

O outro tipo de proposta de projeto que você ou a sua equipa podem criar é o que se designa por proposta de projeto não solicitada. Isto acontece quando cria proativamente uma proposta com base numa necessidade percebida (ou expressa informalmente).

Embora seja mais provável que as propostas não solicitadas sejam ignoradas ou rejeitadas, existem algumas vantagens em criar uma proposta não solicitada. Em primeiro lugar, poderá enfrentar menos concorrência do que num processo formal de RFP. Isto deve-se simplesmente ao facto de ter abordado primeiro o potencial cliente.

A outra vantagem de uma proposta não solicitada é a possibilidade de desenvolver uma solução em conjunto com o seu potencial novo cliente.

Uma vez que não existe uma RFP formal e que não está a ser avaliado com base num conjunto específico de requisitos do projeto ou de entregáveis do projeto, terá melhores condições para desenvolver uma solução que alcance os objetivos do projeto e responda diretamente às necessidades e ao orçamento do projeto do cliente.

Por vezes, isto é designado por “chegar antes da RFP” e pode constituir uma vantagem para a sua equipa ou agência.

Como pode fazer isto? Através de uma combinação de criação de uma rede de contactos e pesquisa. Por exemplo, se estiver num evento ou conferência do setor e estiver a falar com potenciais clientes, poderá ouvir alguém num grupo mencionar casualmente que está a considerar redesenhar o seu sítio Web. 

Contactar essa pessoa com uma proposta (ou começar a recolher informações para redigir uma) antes de a equipa ter enviado uma RFP formal pode colocá-lo numa posição vantajosa.

Outra forma de fazer isto é analisar sítios Web ou projetos digitais nos quais a sua equipa possa querer trabalhar. Imagine que adoraria redesenhar a estratégia de marketing digital de uma determinada empresa. Analise o que estão atualmente a fazer e identifique algumas oportunidades de melhoria. 

Em vez de esperar para ver se estão à procura de uma equipa de estratégia, envie a sua proposta com ideias e inspiração sobre como poderia ser se esta empresa avançasse com a sua equipa.

O que deve incluir uma proposta de projeto?

Não existe um formato universal, uma solução milagrosa ou uma lista definitiva de elementos para uma proposta de projeto eficaz, mas apresentamos aqui uma lista das secções mais comuns necessárias para garantir que aborda todos os aspetos essenciais:

Exemplo de estrutura de uma proposta de projeto

Resumo executivo

Apresente uma breve introdução (no máximo, 1 a 2 parágrafos) que resuma o desafio, a solução e a abordagem que adotaria para as partes interessadas no projeto.

Esta secção deve ser adaptada a um líder sénior que possa ser responsável pela aprovação do projeto global, mas que não precise de conhecer todos os detalhes minuciosos sobre a forma como o trabalho será realizado ou quem estará envolvido. Por isso, mantenha uma visão geral e inclua as informações mais importantes de forma sucinta.

A nossa compreensão

Reformule o desafio e o contexto do projeto de uma forma que demonstre que compreende as realidades, as limitações e o valor inerente à resolução desse desafio.

Se a sua equipa já teve conversas preliminares com o potencial cliente ou equipa, utilize parte da linguagem que ouviu nessas conversas para mostrar que esteve atento e compreende o que procuram.

A nossa solução e abordagem proposta

Esta será uma das maiores secções da proposta e conterá grande parte do seu conteúdo substancial. Deve incluir o seguinte:

• Descrição da solução e da abordagem propostas
• A metodologia que utilizará para gerir o projeto
• A forma como comunicará com as partes interessadas
• O âmbito do projeto e os entregáveis que irá produzir,
• As métricas que utilizará para medir o sucesso do projeto
• O valor global que a conclusão do projeto trará à organização

Plano do projeto e principais marcos

Demonstre que possui um plano de projeto e um calendário realistas para concluir o trabalho no contexto da atividade do seu potencial cliente. 

Antes de apresentar este calendário ao seu potencial cliente ou parceiro, certifique-se de que alguns dos membros da sua equipa responsáveis pela realização do trabalho consideram que o calendário é exequível e que os marcos foram corretamente identificados. A gestão de recursos só é tão boa quanto o realismo e a exequibilidade do calendário e do plano do projeto.

Custos do projeto

Apresente o custo da obtenção dos resultados pretendidos. O seu preço deve incluir honorários de serviço, custos adicionais, contingência e impostos (se aplicável). Sempre que possível, descreva-o no contexto do valor: o que obterá o seu potencial cliente em termos de resultados e impacto? Se conhecer o orçamento-alvo do seu potencial cliente, explique de que forma o teve em consideração. 

Se o valor parecer irrealista, aborde essa questão na sua proposta. Recomendo que apresente dois conjuntos de custos do projeto. Um que mostre o que pode fazer dentro do orçamento-alvo e outro que mostre os custos realistas de tudo o que foi solicitado. 

No caso desta última, certifique-se de que apresenta a proposta de valor para explicar por que razão gastar fundos adicionais neste trabalho agora será benéfico a longo prazo.

Membros da Equipa Propostos

Se trabalha para uma agência mais pequena ou se sente confiante de que sabe como irá formar a equipa para o projeto proposto, adicione esta secção à sua proposta. Isto ajudará a provar que tem pessoas qualificadas para realizar o trabalho e a entusiasmar o seu potencial cliente com a possibilidade de trabalhar com uma equipa de projeto específica. 

Deve explicar de que forma cada membro contribuirá para o sucesso do projeto e que competências ou conhecimentos especiais cada pessoa trará para a equipa. 

Estudos de Caso ou Prémios 

É aqui que pode gabar-se um pouco! Prove que tem as competências e a experiência necessárias para realizar projetos bem-sucedidos desta natureza. Sempre que possível, mostre que já o fez anteriormente a uma escala comparável. 

Embora o foco da sua proposta deva estar naquilo que fará para beneficiar o cliente específico, apresentar alguns testemunhos, estudos de caso ou prémios que demonstrem a sua experiência pode ajudá-lo a conquistar o negócio. 

Se tem alguns clientes anteriores satisfeitos que estejam dispostos a servir de referência para a sua equipa, considere partilhar essa informação na proposta (com autorização), para que o seu potencial cliente possa saber mais sobre como é trabalhar consigo.

Pressupostos e Necessidades

Explique os pressupostos que serviram de base à sua estimativa e seja claro quanto ao que precisará do seu comprador ao longo do projeto para cumprir os objetivos acordados. Por exemplo:

• Esta proposta parte do pressuposto de que o cliente fornecerá os textos para a página de destino e para as novas páginas do website até à data X.
• O preço apresentado nesta proposta inclui três rondas de comentários e revisões de design.
• Todas as partes interessadas participarão nas reuniões de revisão do design e enviarão os seus comentários no prazo de cinco dias úteis.
• A equipa do projeto terá acesso de edição ao back-end do website e aos plug-ins relevantes.
• O calendário do projeto está dependente de o SOW ser assinado até à data X.

Informação Complementar

Forneça quaisquer informações ou recursos adicionais que queira ou precise de partilhar. Isto pode incluir uma apresentação geral da empresa/equipa, informação técnica, descrições detalhadas da funcionalidade da solução, fluxos de trabalho de aprovação propostos, o software de gestão de projetos e as ferramentas de comunicação que irá utilizar, quaisquer formulários, acordos de prestação de serviços ou cláusulas contratuais preliminares.

Quanto à sequência, a ordem pela qual apresenta esta informação (e se a inclui ou não) dependerá inteiramente do seu público e daquilo que é importante para ele.

Leia novamente: isto diz respeito àquilo que é importante para o seu público, não à forma como quer estruturar a proposta. Pense nisto como contar uma história que desperta emoção e convicção, mesmo que não seja lida do princípio ao fim. 

Dica profissional

Se quiser analisar um exemplo de uma proposta de projeto vencedora e a lógica por detrás da sua estrutura, participe no nosso workshop \u003ca href=\u0022https://thedigitalprojectmanager.com/mini-course-master-project-proposals/\u0022\u003eDomine as Propostas de Projeto\u003c/a\u003e!

Qual é o Aspeto de uma Proposta de Projeto?

Existem muitos tipos diferentes de formatos de propostas, mas, em vez de tentarmos abranger todos, iremos analisar duas extremidades do espectro: apresentações de diapositivos curtas e documentos longos.

A Apresentação de Diapositivos Curta

Quando tem a oportunidade de se apresentar perante um público sénior, mas dispõe de pouco tempo para o convencer de que a sua abordagem é a mais adequada, a melhor opção é uma apresentação concisa e dinâmica que promova o diálogo. Pense nela como o seu discurso de apresentação. 

Embora provavelmente tenha mais de 2-3 minutos, deve garantir que não esconde o mais importante e que apresenta os pontos mais relevantes e convincentes, sem conteúdo desnecessário!

Normalmente, trata-se de uma apresentação de 5-15 diapositivos que se concentra exatamente naquilo que é importante para o seu público. Isto significa que precisa de dedicar tempo a colocar-se verdadeiramente na perspetiva do seu comprador:

• Sentem que precisam de uma equipa que compreenda profundamente os desafios e a política da sua empresa para ser eficaz? 
• Procuram uma abordagem à prova de falhas, adaptada às suas necessidades, em vez de uma metodologia pré-definida? 
• Procuram provas de que consegue produzir resultados tangíveis, evitando os riscos que não os deixam dormir?

Este formato mantém-se deliberadamente afastado dos pormenores, normalmente dando prioridade ao impacto empresarial em detrimento de minúcias sobre a sua metodologia e o trabalho diário do projeto. Procura também responder às questões essenciais, deixando algum mistério para estimular uma conversa mais aprofundada. 

Quando ensaiar a sua apresentação, esta deverá demorar menos de metade do tempo que tem disponível para a reunião, de modo a permitir alguma discussão em tempo real durante a apresentação. E, embora este tipo de proposta de projeto possa ser partilhado fora da reunião e valer por si só, a sua finalidade é servir de guia para a conversa dos executivos quando estes procuram obter o apoio das suas equipas.  

Vantagens:

• Mais rápido de criar
• Excelente para um público executivo
• Eficaz para estimular uma conversa

Desvantagens:

• Requer muita síntese
• Pouco espaço para pormenores

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O Documento Longo

Quando lhe pedem para apresentar uma imagem detalhada da sua abordagem a um painel de decisores de várias áreas funcionais, que valorizam aspetos muito diferentes, é provável que seja necessário um documento mais longo.

Este documento pode ter praticamente qualquer extensão (já fiz documentos de 30 e de 220 páginas, bem como de todas as extensões entre estes valores), mas o essencial é que esteja bem organizado em capítulos que tenham significado para os seus leitores.  Esta é a sua oportunidade para convencer o arquiteto empresarial de que a sua abordagem comprovada à integração de sistemas antigos poderá acompanhar as necessidades da empresa durante muitos anos.

Esta é a sua oportunidade para reiterar o valor das suas filosofias de design centrado nas pessoas junto do diretor de experiência do cliente. Esta é a sua oportunidade para mostrar como planeia colaborar com a equipa de inteligência empresarial da empresa para criar um motor de análise que tire partido da aprendizagem automática e da inteligência artificial de nova geração.

Este formato utiliza o seu conteúdo para se dirigir diretamente a decisores específicos, reforçando simultaneamente os principais argumentos vencedores ao longo do documento. Conta uma boa história quando é lido na íntegra, mas também prevê que possa ser lido fora de sequência ou que alguns dos seus leitores leiam apenas as secções que lhes interessam.

Procura responder a um amplo conjunto de questões, dando vida ao projeto para os seus leitores. Em alguns casos, contém pormenores suficientes para que partes do documento possam ser utilizadas para fundamentar o SoW.

Vantagens:

• Permite incluir mais pormenores
• Partes do documento podem ser utilizadas no SOW
• Excelente para um painel de avaliadores com valores e prioridades diversos

Desvantagens:

• Corre o risco de substituir a conversa
• Requer um processo intensivo de redação da proposta

Modelo e Exemplo de Proposta de Projeto

Para os membros da comunidade DPM, disponibilizamos vários modelos e exemplos de propostas de projeto que pode utilizar ou que o podem inspirar a criar propostas vencedoras.

Ter um modelo, bem como consultar exemplos de outras propostas, pode ajudá-lo a perceber o que funciona e o que não funciona. Ao analisar exemplos de outras propostas, coloque-se no lugar de um potencial cliente. O que irá pensar? Que aspetos irão ter impacto junto dele?

Consultar outras propostas, mesmo fora do seu setor, pode proporcionar muita inspiração. Veja aquilo de que gosta e procure perceber se existem tendências que possa aproveitar ao redigir as suas próprias propostas.

Como Criar Uma Proposta de Projeto

Criar propostas de projeto não tem de ser uma tarefa avassaladora; utilizando um modelo como o que acabámos de analisar, pode começar proativamente por criar o seu próprio modelo (ou modelos, se disponibilizar vários serviços), para que estejam prontos a ser personalizados.

Quando estiver pronto para criar uma proposta para um novo cliente, eis um processo simples, passo a passo, para facilitar a colaboração entre si e a sua equipa e para os impressionar!

1. Determine quais os serviços que irá propor
2. Escolha o modelo de projeto adequado na sua biblioteca de modelos
3. Esboce a proposta, a equipa do projeto e quaisquer informações importantes específicas deste projeto
4. Adicione todos os detalhes relevantes à sua proposta, garantindo que está 100% personalizada. Poderá ter de remover algumas informações que não sejam relevantes para esta oportunidade.
5. Peça a elementos da equipa do projeto ou a colegas que revejam a proposta. Existe algo de pouco razoável ou pouco claro? Os prazos e os preços parecem adequados ao âmbito do trabalho?
6. Responda a quaisquer comentários recebidos no passo anterior.
7. Envie novamente a proposta para revisão e aprovação finais.
8. Envie a proposta ao seu potencial cliente (ou apresente-a numa reunião)
9. Reze para que tudo corra bem e aguarde as boas notícias de que a sua proposta foi aceite!

Criar modelos de propostas é agora mais fácil do que nunca. Existem muitas opções de software para propostas que permitem criar propostas comerciais e de projeto apelativas e interativas. Entre elas incluem-se o Qwilr, o PandaDoc, o Proposify e até o Canva e o Google Slides podem ser utilizados para este fim.

Independentemente da ferramenta que escolher para criar e distribuir as suas propostas, é importante manter a sua biblioteca de modelos atualizada, para que as propostas possam ser criadas de forma rápida, rigorosa e eficiente.

Os modelos desatualizados podem originar trabalho adicional ou levar ao envio de serviços antigos aos clientes ou, pior ainda, de preços antigos, o que significa que está a perder dinheiro.

Obtenha aqui mais detalhes sobre o processo de criação de uma proposta de projeto.

Próximos Passos

Agora que dispõe de exemplos, modelos e de um processo claro para criar boas propostas de projeto, há mais uma competência que poderá querer aperfeiçoar para levar as suas propostas ao nível seguinte.

Trata-se da capacidade de estimar o trabalho de um projeto. Fazer com que um cliente aceite uma proposta de trabalho que não foi estimada corretamente pode ter custos elevados para a sua equipa ou agência.

É por isso que ser capaz de estimar com precisão e indicar uma quantidade razoável e realista de horas e um orçamento adequado para o projeto é fundamental! Se precisar de dicas e estratégias para obter estimativas mais rigorosas em cada fase do ciclo de vida do projeto, consulte o nosso guia para criar estimativas.

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