Gestor de Projetos e Educador com IA Partilha um Fluxo de Trabalho Simples com IA que Altera Fundamentalmente a Forma como os Projetos Funcionam
Mashhood Ahmed é um gestor de projetos, orador e educador apoiado por IA. No seu trabalho, identifica consistentemente oportunidades transformadoras para a execução assistida por IA.
Transformar reuniões em dados estruturados: A maior descoberta de Mashhood não foi um sistema complexo — foi a transcrição de reuniões combinada com instruções para a IA. Converter cada conversa em dados pesquisáveis e estruturados permite obter resumos mais rápidos, itens de ação mais claros, uma deteção antecipada de riscos e uma documentação de projeto mais alinhada.
A IA funciona agora como um “membro silencioso da equipa”: Com ferramentas como o Copilot, o ChatGPT e fluxos de trabalho autónomos, Mashhood passou da documentação manual para um modelo de execução leve e assistido por IA. A IA elabora rascunhos de âmbitos, documentos de definição, registos RAID e até sinaliza riscos em várias transcrições de reuniões.
A IA acelera a execução: A IA pode reunir informações de várias reuniões, destacar contradições e elaborar rascunhos de documentos, mas não consegue interpretar jogos políticos, nuances culturais ou sensibilidades das partes interessadas. Mashhood salienta a importância de uma salvaguarda com “intervenção humana” para evitar uma dependência excessiva.
Na nossa entrevista, Mashhood partilhou um fluxo de trabalho em particular que está a mudar o jogo, e é simples. Eis os detalhes.
Como a IA está a redefinir o papel do gestor de projetos moderno
Sou consultor e formador de gestão de projetos com recurso a IA. Nos últimos dois anos, conduzi mais de 60 apresentações e masterclasses sobre IA. Também ajudo equipas a integrar a IA generativa nos fluxos de trabalho diários dos projetos, para melhorar a rapidez, a clareza e a tomada de decisões.
Inicialmente, esperava que a IA ajudasse em pequenas tarefas de eficiência, como a formatação ou a criação de resumos, mas o verdadeiro impacto surgiu da forma como liga pontos entre reuniões, e-mails, documentos de fornecedores e muito mais. Quando comecei a tirar partido das transcrições com comandos do Copilot, percebi que a IA pode identificar padrões, contradições, riscos e decisões que até a própria equipa do projeto tinha interpretado mal ou já não se lembrava de ter discutido.
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Por este motivo, o meu papel enquanto gestor de projetos e programas mudou, passando a centrar-se na coordenação da tomada de decisões, do planeamento e da execução com o apoio da IA. Em vez de compilar manualmente dados provenientes de reuniões, documentos e sistemas, utilizo agora ferramentas de IA como o Copilot e o ChatGPT para automatizar o fluxo de informação e gerar informações em tempo real (existem também muitas vantagens específicas das ferramentas de gestão de projetos com IA).
Enquanto líder de projetos, lido com muitas reuniões e tarefas de acompanhamento. Faz parte do meu trabalho melhorar a precisão e o alinhamento na execução dos projetos — reduzindo, ao mesmo tempo, o número de reuniões. Isso requer um modelo de execução apoiado por IA.
Em vez de compilar manualmente dados provenientes de reuniões, documentos e sistemas, utilizo agora ferramentas de IA como o Copilot e o ChatGPT para automatizar o fluxo de informação e gerar informações em tempo real.
Como transformar reuniões em dados estruturados permite uma execução de projetos mais rápida e clara
As funcionalidades mais subestimadas e impactantes da IA na gestão de projetos têm sido as transcrições de reuniões e os assistentes de IA, como o Microsoft Copilot — utilizados em conjunto. Parece simples, mas muda fundamentalmente a forma como os projetos funcionam.
Ao transformar cada reunião em dados estruturados e pesquisáveis, esta informação torna-se a base de quase todas as atividades subsequentes do projeto. Assim que a transcrição existe, posso fazer magia em tempo real.
Em termos de impacto, esta abordagem:
Poupa cerca de duas horas por dia em documentação e acompanhamento — tempo e energia que agora dedico ao planeamento estratégico, ao alinhamento das partes interessadas e à governação da IA e dos projetos.
Melhora o alinhamento do projeto, porque todos têm acesso à mesma fonte de verdade.
Identifica riscos e lacunas no âmbito mais cedo, antes de afetarem o âmbito, o prazo ou o orçamento.
Reduz as reuniões desnecessárias, porque a documentação é mais clara e completa.
Reforça a transparência e a responsabilização em toda a equipa.
Por exemplo, durante uma implementação na área da saúde, uma série de cinco reuniões sobre requisitos, realizadas em clínicas diferentes, parecia não estar interligada. No entanto, com um único comando, a IA reuniu as cinco transcrições para criar:
Um conjunto unificado de requisitos
Uma lista clara do que estava incluído e excluído do âmbito
Diferenças nos fluxos de trabalho entre as clínicas
Avisos precoces sobre processos em conflito
Este nível de informação teria demorado dias a obter manualmente e, honestamente, parte dela teria passado completamente despercebida. Voltarei a este exemplo com mais detalhe dentro de momentos.
Como um modelo de execução apoiado por IA acelera a execução
Isto levou-me a afastar-me da gestão de projetos tradicional e fortemente dependente de documentos, adotando um modelo de execução de projetos com IA mais simples. Este modelo não substitui os princípios fundamentais da gestão de projetos; simplifica a forma como os aplicamos.
Abordagem antiga:
Redigir manualmente as atas das reuniões
Manter documentos separados em Word/Excel
Solicitar esclarecimentos às pessoas
Reescrever os relatórios de estado de raiz
Novo sistema simplificado:
Todas as reuniões são transcritas através do Microsoft Teams ou do Google Meet.
Estes resultados são armazenados automaticamente no SharePoint ou no Drive.
Documentos como cartas de projeto, RACI, comunicações e registos RAID são gerados a partir dos mesmos dados de transcrição.
Resultado: As reuniões de início do projeto geram agora automaticamente metade da documentação do projeto, reduzindo o esforço manual em 40–60 por cento.
Como a IA está a transformar os rituais dos projetos e a reduzir o trabalho manual
No que diz respeito aos rituais, esta utilização da IA transformou-os completamente. Passámos de processos manuais orientados por reuniões para fluxos de trabalho contínuos e orientados por dados.
Em vez de depender das notas ou da memória das pessoas, tratamos agora a IA como um membro silencioso da equipa que ouve, sintetiza e destaca o que é importante. Eis um exemplo de elaboração do âmbito e dos documentos da carta do projeto, que são fundamentais para qualquer projeto.
Abordagem antiga: O âmbito era elaborado manualmente após uma série de reuniões, muitas vezes com base em notas fragmentadas.
Nova abordagem com IA:
Introduzo várias transcrições de reuniões, e-mails e discussões sobre requisitos no Copilot ou no ChatGPT.
A IA elabora a primeira versão do âmbito, incluindo o que está dentro e fora do âmbito, os pressupostos e as dependências.
Revejo-a com especialistas no assunto, em vez de a criar de raiz
Utilizo a capacidade de raciocínio da IA para elaborar o âmbito e a carta do projeto em poucas horas, em vez de dias
Dica do Mashhood
Em vez de depender das notas ou da memória das pessoas, tratamos agora a IA como um membro silencioso da equipa que ouve, sintetiza e destaca o que é importante.
Como a IA agêntica está a automatizar os fluxos de trabalho dos projetos e a reduzir a repetição
Ao longo dos últimos seis meses, também tenho experimentado intensivamente fluxos de trabalho agênticos e plataformas do tipo orquestração, para reduzir tarefas repetitivas de gestão de projetos e criar padrões de entrega mais consistentes. O Microsoft Agent 365, lançado em meados de novembro, tem um potencial especialmente forte para a orquestração de vários agentes em ambientes de projeto reais.
Um exemplo é um Agente de Reuniões personalizado que utilizo nos fluxos de trabalho das reuniões que mencionei acima. O agente participa automaticamente nas chamadas, gera resumos das reuniões e produz tabelas estruturadas de itens de ação com responsáveis e prazos. Esses itens de ação podem depois ser enviados diretamente para o Jira, o Asana ou outras ferramentas de gestão do trabalho, eliminando a transcrição e o acompanhamento manuais.
Também configurámos um Agente de Riscos que analisa as transcrições das reuniões para sinalizar novos riscos imediatamente após as discussões. Permite ao gestor de projeto simular cenários, avaliar potenciais impactos e decidir se o risco precisa de ser escalado ou de ser partilhado com a equipa.
Estes fluxos de trabalho agênticos pequenos, mas poderosos, já estão a reduzir a carga de trabalho administrativa e a ajudar as equipas a trabalhar com maior consistência, transparência e consciência precoce dos riscos.
Um exemplo real de alinhamento orientado por IA em projetos complexos
Vamos aprofundar esse exemplo das clínicas de saúde em várias localizações. O projeto tinha prazos apertados, vários fornecedores e partes interessadas frustradas devido à inconsistência dos requisitos.
O desafio
Tínhamos cinco localizações, cada uma com fluxos de trabalho diferentes, e muitas reuniões com profissionais de saúde e partes interessadas de vários níveis. Os requisitos não eram consistentes de uma localização para outra, e a equipa estava a perder o alinhamento porque as decisões relativas a cada localização estavam dispersas — sobretudo nas notas das reuniões e, por vezes, em e-mails e mensagens de chat.
A abordagem orientada por IA
Como primeiro passo, configurámos uma inteligência centralizada para as reuniões. Ativámos a transcrição do Microsoft Teams em todas as reuniões e utilizámo-la como fonte única de verdade.
Depois, criámos automações simples de IA na colaboração em equipa para armazenar as transcrições numa unidade partilhada ou no SharePoint. E demos acesso a toda a equipa, para que qualquer pessoa pudesse interagir com várias transcrições de reuniões e criar instruções para as mesmas em simultâneo.
Por exemplo, eu costumava escrever:
"Com base na transcrição desta reunião, ajuda-me a gerar um resumo da reunião com menos de 200 palavras e uma tabela de itens de ação, para que, enquanto gestor de projeto, possa acompanhar os itens de ação, os recursos e os prazos acordados."
"Com base nesta reunião, ajuda-me a identificar algum risco novo ou a elaborar um plano de mitigação de riscos, conforme proposto pelo arquiteto técnico."
Ao ativarmos a transcrição das reuniões e utilizarmos instruções simples como estas, eliminámos a necessidade de tomar notas manualmente e de rever notas manuscritas desorganizadas. Também estabilizámos os requisitos das diferentes clínicas e os respetivos fluxos de trabalho.
Por exemplo, consigo identificar as reuniões de recolha de requisitos e, em seguida, escrever simplesmente: "Ajuda-me a redigir requisitos de alto nível para documentar e finalizar o âmbito do projeto; certifica-te de que incluis separadamente o que está dentro e fora do âmbito, conforme discutido nestas reuniões."
E pronto. Tenho aqui um rascunho do âmbito do projeto pronto, com base nestas cinco reuniões de cada clínica. Além disso, uma instrução de seguimento como "Realça as diferenças nos fluxos de trabalho entre as cinco clínicas e sugere como podemos simplificá-los" ajudaria a identificar diferenças que podemos discutir com os profissionais de saúde para as simplificar e acompanhar.
As vantagens
É importante referir que, inicialmente, as partes interessadas tinham algumas reservas. Mas, depois de realizarmos o projeto-piloto e demonstrarmos o seu valor, quase todos aderiram. Além disso, os membros da equipa tornaram-se mais cuidadosos com aquilo que diziam nessas reuniões, o que acabou por ser positivo para o projeto e para a empresa. Eis os comentários que mais se destacaram:
A IA na gestão das partes interessadas ajudou a identificar casos-limite e variações nos fluxos de trabalho que normalmente nunca eram documentados nem discutidos nas reuniões iniciais. Estes aspetos tornaram-se imediatamente visíveis porque escrevíamos instruções com base nas transcrições, em vez de depender da memória ou de notas manuscritas. Em alguns casos, isto até alargou ou clarificou o âmbito do projeto.
As partes interessadas apreciaram dispor de uma única fonte de informação fidedigna. Em vez de procurarem em emails, conversas de chat ou notas pessoais, podiam consultar um único local e ver claramente organizadas as decisões, os acompanhamentos e as ações.
As equipas de negócio e técnicas observaram que a IA identificava riscos e lacunas nos processos mais cedo do que os nossos métodos tradicionais. Itens como fluxos de trabalho em falta, funções inconsistentes, responsabilidades pouco claras ou possíveis atrasos eram assinalados de imediato com base nos dados das reuniões.
As equipas apreciaram o facto de os resumos e itens de ação gerados por IA reduzirem o tempo de preparação. Entravam nas reuniões com maior clareza e menos mal-entendidos.
Sem discernimento humano, a IA é rápida… mas não necessariamente certa.
Como manter uma base de conhecimento de elevada qualidade com a transcrição por IA
Atualmente, as transcrições são muito precisas, mas continuam a surgir desafios com sotaques marcados, pessoas que falam depressa, conversas sobrepostas ou uma ligação à Internet instável. Eis como asseguro a precisão na prática:
Defina as expectativas desde o início. Informamos a equipa de que as transcrições são uma ferramenta de apoio, não um registo legal literal. Isto reduz a pressão e incentiva a participação aberta.
Inclua um "ciclo de clarificação" no nosso processo. Depois de cada reunião, incentivamos os membros da equipa a rever o resumo ou a tabela de itens de ação e a assinalar correções. Se alguma afirmação parecer incorreta, ambígua ou contraditória, validamo-la durante os acompanhamentos ou na reunião seguinte. Isto demora apenas um ou dois minutos e melhora significativamente a precisão.
Escreva instruções corretas para a IA. Pedimos sempre às ferramentas de IA que interpretem o contexto, em vez de assumirem que tudo é literal. Por exemplo: "Com base na transcrição, resume os pontos principais. Se algo não for claro, realça-o em vez de fazer suposições."
Incentive melhores hábitos nas reuniões. Uma alternância clara entre os participantes, evitar que várias pessoas falem ao mesmo tempo e abrandar um pouco ao discutir decisões ajudam a melhorar a qualidade da transcrição e a qualidade geral das reuniões.
Porque é que os conjuntos de ferramentas de IA da Microsoft e da Google estão a tornar-se essenciais para a execução de projetos
Eis os dois conjuntos de tecnologias que utilizei com clientes:
Ecossistema Microsoft: Utilizamos o Teams, o Outlook, o Copilot (empresarial), o SharePoint, o OneDrive e o MS Office. Também utilizamos algumas Power Apps e o Power Automate para criar integrações com ferramentas de gestão de projetos com IA, como o Smartsheet ou o Asana.
Ecossistema Google: Google Meet, Gmail, Calendar, Gemini, Drive, Google Docs e Sheets. Neste caso, utilizamos o Zapier para a integração de ferramentas de gestão de projetos e software de automatização de fluxos de trabalho. Nos últimos meses, o ecossistema Google tornou-se muito mais capaz no domínio da IA, especialmente com a implementação do Gemini para o Workspace e das integrações com o Vertex AI.
Como a Microsoft e a Google competem no espaço empresarial, as suas capacidades de IA evoluíram significativamente no último ano. Poderíamos utilizar várias outras ferramentas de produtividade; no entanto, por enquanto, estou a apostar na Google e na Microsoft.
Porque é que a dependência excessiva da IA é um novo risco para os projetos
Fiquei surpreendido com a mudança cultural que observei ao implementar a IA na análise de projetos. Assim que a equipa percebeu até que ponto os resultados da IA podiam ser fiáveis, as pessoas tornaram-se mais disciplinadas na articulação clara das decisões durante as reuniões, porque sabiam que a transcrição seria utilizada como fonte de verdade. Isto melhorou a disciplina do projeto sem que eu tivesse de a impor.
Além disso, os membros da equipa que inicialmente tinham algumas reservas começaram a utilizar o Copilot nas tarefas do dia a dia. Na verdade, assim que as equipas percebem o valor da IA, a dependência excessiva torna-se o novo risco. Atualmente, mitigo este risco com mecanismos de controlo humanos — ou seja, com uma pessoa envolvida para fazer a revisão.
Como decidir que trabalho de projeto automatizar com IA — e o que requer avaliação humana
A IA generativa ajuda definitivamente a acelerar o trabalho. No entanto, a avaliação humana continua a ser necessária — não pode dizer ao comité de direção que "O âmbito do projeto foi escrito pela IA generativa." O seu nome está associado ao documento, pelo que deve assumir a responsabilidade e aplicar a sua avaliação humana.
Eis os aspetos do trabalho de entrega que considero mais adequados para a IA:
Informação sobre reuniões
Elaboração da documentação do projeto
Identificação antecipada dos riscos do projeto
Análise de documentos, como SoW e SLA de fornecedores, e da forma como estes documentos estão ou não alinhados
Recentemente, também tivemos algum sucesso na elaboração de documentos utilizando o modelo de documento do cliente, pelo que a resposta gerada pela IA generativa apresenta uma estrutura documental adequada.
A IA na tomada de decisões de projeto não compreende a política, as nuances culturais ou as sensibilidades das partes interessadas. É aqui que a experiência humana se torna essencial. Temos de avaliar:
A opinião de que parte interessada tem mais peso
Onde poderá surgir resistência
De que forma as decisões afetam outros programas ou departamentos
Que compromissos são aceitáveis
Sem avaliação humana, a IA é rápida... mas não é necessariamente correta.
dica do mashhood
A IA está a caminho de se tornar a camada de gestão de projetos predefinida, reformulando fundamentalmente a forma como os projetos são planeados, monitorizados e entregues num futuro próximo.
Porque é que a IA está a tornar-se a nova camada de gestão de projetos das organizações modernas
A IA no planeamento de projetos veio para ficar. Com ferramentas como o Copilot e o Gemini agora profundamente integradas no e-mail, nos calendários, nos documentos e nas aplicações empresariais essenciais, a IA está a caminho de se tornar a camada de gestão de projetos predefinida, reformulando fundamentalmente a forma como os projetos são planeados, monitorizados e entregues num futuro próximo.
A IA agentiva também tem um potencial enorme e, embora seja demasiado cedo para prever o seu impacto total, poderá tornar-se um fator de disrupção significativo para muitas empresas tradicionais.
O que é claro é que as organizações que se adaptarem cedo obterão uma grande vantagem em termos de velocidade, eficiência e tomada de decisões.
Porque deve começar já com um projeto-piloto de IA de pequena escala
O meu conselho é simples: não espere por uma clareza perfeita; comece já a fazer experiências com um projeto-piloto de pequena escala.
Eis algumas recomendações práticas:
Comece por algo pequeno, mas comece já. Ative a transcrição das reuniões. Peça à IA para resumir uma atualização de estado. Utilize a IA generativa (Copilot ou ChatGPT) para elaborar colaborativamente um documento de projeto. Pequenas experiências criam confiança e dinamismo.
Veja a IA como um membro da equipa, não como uma ameaça. A IA não substituirá os líderes de entrega, mas os líderes de entrega que utilizam IA terão melhores resultados do que aqueles que não a utilizam. Use a IA para tratar do trabalho pesado, para que se possa concentrar no alinhamento, na orientação, na negociação e na estratégia.
Invista no discernimento humano e na governação. A IA pode revelar informações importantes, mas continuam a ser os seres humanos a tomar as decisões. Reforce as suas competências em gestão de riscos, envolvimento das partes interessadas, considerações éticas e governação de projetos. Estas competências serão mais importantes do que nunca.
O meu conselho é simples: não espere por uma clareza perfeita; comece já a experimentar com um projeto-piloto de pequena escala.
Mashhood terá todo o gosto em estabelecer contacto com qualquer pessoa que queira dar continuidade à conversa ou aprofundar os conhecimentos sobre a entrega de projetos orientada por IA. Pode contactá-lo no LinkedIn. Ou consulte a M1 Consultants e a PMAssistant.ai.
Haverá mais entrevistas com especialistas no The Digital Project Manager!
