Presidente do PMBOK afirma que os líderes de projetos devem deixar de perseguir ferramentas de IA e começar a reduzir a complexidade
Jesse Fewell, educador de gestão de projetos, afirma que os líderes de projetos devem utilizar a IA para simplificar o trabalho dos projetos e reduzir a complexidade, mantendo as relações com as partes interessadas e a liderança firmemente humanas.
Facilidade de utilização das ferramentas: As ferramentas de IA variam em termos de facilidade de utilização; as plataformas integradas oferecem frequentemente uma experiência mais simples.
Prioridade à simplicidade: Simplifique os conjuntos de tecnologias para gerir a complexidade de forma eficiente, aumentando a produtividade e reduzindo a sobrecarga mental.
Impacto da IA: A IA melhora a gestão de projetos ao tratar de tarefas repetitivas, permitindo que os profissionais se concentrem na estratégia.
Competências humanas: O envolvimento das partes interessadas continua a ser um domínio humano, uma vez que a interação pessoal cria confiança e comunicação essenciais.
Repensar o papel: Os gestores de projetos têm de se adaptar aos avanços da IA, à medida que as organizações integram a IA na dinâmica da força de trabalho.
Jesse Fewell é um educador de gestão de projetos que ajuda as organizações a orientar-se em iniciativas de transformação complexas. É também o autor de Agilidade não explorada e presidiu à 8.ª edição do Guia PMBOK®.
Falámos com Jesse para discutir a forma como a IA está a mudar a execução de projetos, a liderança e o futuro papel dos gestores de projetos. Eis o que tinha para dizer.
A moldar o futuro da gestão de projetos
Olá, sou o Jesse. Ajudo líderes de todos os níveis a promover mudanças duradouras. O meu trabalho de consultoria vai desde o reforço das competências de liderança nas Escolas Públicas de Washington, D.C., até à condução da transformação digital da Frontier Communications, uma empresa de 4 mil milhões de dólares que foi recentemente vendida à Verizon.
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Também partilho os meus conhecimentos com a comunidade em geral através de livros e artigos especializados, e presidi à 8.ª edição do Guia PMBOK®, a norma global para a gestão de projetos.
Sou o autor de Agilidade não explorada e escrevo há mais de dez anos uma coluna, "O gestor de projetos ágil", na revista PM Network.
A mudança mais significativa que a IA trouxe ao meu trabalho é a minha capacidade de gerar mais impulso e confiança no meu próprio pensamento.
No passado, passava horas a pesquisar ideias e a criar estruturas para uma apresentação, um workshop ou uma reunião de equipa. Agora, começo a escrever numa mensagem de chat — uso sobretudo o Copilot e o Gemini — e a ideia que tenho na cabeça é posta à prova com uma boa pergunta ou validada por uma sugestão que já tinha descartado.
Tal como toda a gente, fiquei surpreendido com o enorme volume de resultados da IA generativa quando surgiu. No entanto, nos poucos anos que se seguiram, fui regressando ao conselho secular de que menos é mais. Quer se trate dos meus pontos principais, da minha formatação ou dos meus conhecimentos, a IA ajuda-me a ser mais eu próprio, e essa é a coisa que mais valorizo.
No trabalho diário de projetos, delego à IA tarefas administrativas enfadonhas de gestão de projetos, como atas de reuniões, resumos executivos e rascunhos de agendas. Infelizmente, agora passo todo o tempo livre que ganhei a experimentar novas ferramentas de gestão de portefólios e projetos que prometem demasiado e entregam pouco.
Por exemplo, experimentei uma nova ferramenta de IA para melhorar os resultados da análise de cronogramas de Monte Carlo, mas não funcionou. A IA fiável poupa-me tempo, mas depois desperdiço esse tempo com IA não fiável.
O que a IA deve tratar e o que deve permanecer explicitamente humano
As atividades que considero serem mais adequadamente tratadas pela IA são tarefas táticas baseadas em dados facilmente acessíveis: gerar um roteiro a partir de um cronograma principal, preencher o registo de riscos com base no resumo do projeto e condensar o caso de negócio num parágrafo para um modelo de estado.
Em contrapartida, o envolvimento das partes interessadas continua a ser totalmente humano. Apesar de toda a inovação atual, considero que ouvir mantendo o contacto visual continua a ser a forma mais credível de recolher contributos para o projeto e para o produto.
Vejo no mercado muitas novas ferramentas de descoberta baseadas em IA que prometem poupar-me tempo ao eliminar reuniões "desperdiçadoras". Mas, enquanto líder de projeto, os meus colegas precisam de saber que os ouço e compreendo.
Recentemente, uma patrocinadora queixou-se de ter tido de se repetir "três vezes a mais". De forma alguma lhe pediria que ditasse novamente as mesmas coisas para benefício da minha ferramenta de IA para reuniões. Em vez disso, ouço as suas preocupações, pelas suas próprias palavras. Depois da reunião, utilizo uma sessão de chat para redigir um resumo do projeto, para futura conceção do contexto; obtenho muito mais boa vontade da minha patrocinadora e continuo a conseguir os dados necessários para tarefas futuras. No fim, os projetos continuam a ser trabalho de pessoas, porque são conduzidos por pessoas.
Pensamentos de Jesse
O envolvimento das partes interessadas continua a ser totalmente humano. Apesar de toda a inovação atual, considero que ouvir mantendo o contacto visual continua a ser a forma mais credível de recolher contributos para o projeto e para o produto.
Gerir calendários complexos com IA
Um fluxo de trabalho simples que me ajuda é a gestão do meu calendário. Como giro vários projetos de clientes e de voluntariado em simultâneo, tenho vários eventos e calendários que exigem validação e coordenação.
No passado, contratava um assistente virtual, mas hoje posso tirar partido de algumas automatizações para garantir que não tenho conflitos nem compromissos esquecidos. É certo que foram necessárias muitas tentativas e erros para navegar pelas várias políticas e firewalls implementadas nas diferentes organizações com que trabalho. Mas, utilizando alguns prompts simples, acelerei o meu ciclo de aprendizagem e aperfeiçoei uma solução de calendário que funciona para a minha situação específica.
A realidade da usabilidade das ferramentas de IA
A variação na usabilidade das ferramentas de IA foi surpreendente para mim. Recentemente, tentei utilizar o LLM proprietário interno de uma empresa para analisar um projeto; simplesmente não conseguia fazer cálculos de datas, por exemplo: "Quantos dias de calendário faltam no meu calendário?"
O engenheiro disse-me que o meu prompt era fraco, mas, enquanto utilizador, esperava que inferisse a minha intenção enquanto PM. Além disso, o Copilot e o Gemini oferecem casos de utilização muito limitados na minha suite de produtividade. Não deveria ser surpreendente, mas cada ferramenta tem a sua própria experiência de utilização.
A variação na usabilidade das ferramentas de IA foi surpreendente para mim. Não deveria ser surpreendente, mas cada ferramenta tem a sua própria experiência de utilização.
Como uma pilha tecnológica evolui com ferramentas orientadas por IA
As plataformas integradas são mais úteis hoje em dia. Com muitas aplicações e ferramentas diferentes no escritório e no meu telemóvel, simplifico sempre que possível. Por exemplo, recentemente abandonei os meus adorados quadros do Trello em favor dos gestores de tarefas integrados no Microsoft Outlook que o meu cliente utiliza e no Google Workspace que a minha empresa de consultoria utiliza. Ao longo dos anos, experimentei o Zapier de forma intermitente para integrar as melhores ferramentas de PM através de fluxos de trabalho automatizados, mas ter tudo num só lugar é mais convincente num mundo tecnológico cada vez mais complexo.
O ChatGPT Plus é a minha primeira opção para a maioria das coisas. Gosto da forma como o Gemini consegue aceder a todos os meus Google Docs. Experimentei literalmente dezenas de ferramentas de PPM exclusivamente orientadas por IA, mas continuo a voltar a estas duas.
Porque é que a simplicidade é fundamental na escolha da pilha tecnológica
A investigação demonstra que a humanidade enfrenta um crescimento exponencial da mudança e da complexidade. Primeiro, uma dúzia de serviços de streaming substituiu a minha única subscrição de televisão por cabo e, agora, escrever um e-mail implica utilizar três plug-ins de IA.
A ciência demonstra que o cérebro humano só consegue lidar com uma quantidade limitada de complexidade de cada vez, pelo que temos de dominar a capacidade de aproximar e afastar o foco, em vez de saltarmos a nossa atenção entre uma dúzia de coisas diferentes em simultâneo.
O antigo argumento a favor das plataformas tecnológicas centrava-se na eficiência de custos, tanto nas taxas de licenciamento como nos custos associados à adoção. No entanto, a simplicidade será uma recompensa por si só à medida que entramos num mundo tecnológico cada vez mais fragmentado na década de 2030.
Como a IA ajuda a simplificar a gestão de projetos
No meu trabalho com as Escolas Públicas de DC, observei duas tendências importantes.
Todos os gestores precisavam de competências de PM, porque as limitações orçamentais e de pessoal impediam a contratação de gestores de projetos profissionais. Isto significa que os PM profissionais acrescentam mais valor quando não só executam tarefas de PM, mas também ensinam e distribuem responsabilidades de PM pelos seus colegas.
Um departamento ou agência de operações beneficia de políticas simples de gestão de projetos. Noventa por cento do trabalho da equipa envolve manutenção de instalações, registo de famílias e distribuição de alimentos. Consequentemente, a equipa não tem capacidade para adotar uma estrutura formal de PM como o Scrum. Em vez disso, emitimos documentos de uma página sobre políticas de PM (por exemplo, todos os projetos utilizam a folha de trabalho do termo de abertura de uma página) e competências de PM (por exemplo, como fazer um acompanhamento diplomático de tarefas atrasadas).
Para criar esses documentos de uma página, comecei por analisar os princípios subjacentes ao processo de gestão de projetos. Perguntei ao GenAI quais eram os objetivos e a dinâmica de um termo de abertura do projeto e, depois, comparei a resposta com a minha própria experiência e formação. Em segundo lugar, pedi-lhe que gerasse um rascunho de uma política de uma página. No caso do termo de abertura, este incluía uma folha de trabalho que as equipas podiam utilizar para explorar os 5Ws de um projeto (por exemplo, Porque devem os pais preocupar-se com este projeto de uma escola pública? Quem são as principais partes interessadas?). Em terceiro lugar, partilhei a folha de trabalho com membros das equipas e gestores, recolhendo o seu feedback. Em quarto lugar, introduzi esse feedback e a minha própria análise no GenAI para aperfeiçoar a folha de trabalho. Considero que tanto os suplementos de IA como os chatbots de GenAI funcionam melhor com tarefas simples. Muitas vezes, o primeiro passo consiste em pedir à ferramenta que decomponha conceitos complexos de gestão de projetos em tarefas acionáveis.
Pensamentos de Jesse
Os profissionais de gestão de projetos acrescentam mais valor quando não se limitam a executar tarefas de gestão de projetos, ensinando também os seus colegas e distribuindo por eles responsabilidades de gestão de projetos.
Quando as ferramentas de IA não pertencem ao local de trabalho
Muitas vezes, os líderes tecnológicos sentem-se pressionados a implementar ferramentas de fornecedores que simplesmente ainda não oferecem os controlos de segurança necessários para evitar danos reais. Trabalho com muitas organizações avessas ao risco, como as dos setores das infraestruturas, da educação e da defesa. Incentivo esses líderes a vangloriarem-se sem pudor das capacidades que já têm implementadas e que, muitas vezes, conseguem superar a nova e reluzente IA que todos querem.
Por exemplo, uma organização com a qual trabalho proíbe atualmente todas as plataformas de agentes e, do meu ponto de vista, fá-lo pelas razões certas. Em vez disso, a mesma organização iniciou uma revisão profunda da sua governação que reduzirá a burocracia dos projetos, permitindo-lhe utilizar as automatizações de fluxo de trabalho existentes.
Os primeiros indícios apontam para uma aceleração das aprovações de projetos, que passarão de meses para dias, sem adotar as compras de tecnologia por imitação que vemos nas notícias.
Repensar a gestão de projetos numa força de trabalho orientada por IA
Já estamos a assistir à concretização da previsão mais preocupante: os responsáveis pelo recrutamento utilizam cada vez mais trabalhadores baseados em IA em vez de contratarem novos funcionários. Isto é especialmente verdade no setor tecnológico.
Há três anos, vivíamos na era do engenheiro de software de nível intermédio milionário. Hoje, isso só é verdade no caso dos engenheiros de IA, e o resto da força de trabalho tecnológica enfrenta uma concorrência acrescida. É certo que ainda estamos no ciclo de entusiasmo em torno da IA e que, eventualmente, ocorrerá uma correção da bolha. Mas todos os profissionais de gestão de projetos devem repensar imediatamente o seu lugar numa força de trabalho orientada por IA.
Já estamos a assistir à concretização da previsão mais preocupante: os responsáveis pelo recrutamento utilizam cada vez mais trabalhadores baseados em IA em vez de contratarem novos funcionários. Todos os profissionais de gestão de projetos devem repensar imediatamente o seu lugar numa força de trabalho orientada por IA.
