As ferramentas de gestão de projetos que os gestores de projetos tiveram de deixar de utilizar
Plataformas de gestão de projetos: Nem todas as plataformas de gestão de projetos correspondem às expectativas, o que provoca frustração e o abandono das ferramentas.
Desafios na afetação de recursos: As ferramentas específicas de afetação de recursos ficam frequentemente aquém das expectativas, demonstrando a necessidade de soluções flexíveis e adaptáveis.
Preferências dos clientes: As exigências dos clientes podem obrigar as equipas a abandonar as ferramentas preferidas em favor das que são preferidas pelos clientes.
Limitações da inteligência artificial: A diminuição da qualidade em ferramentas de inteligência artificial como o ChatGPT levou alguns profissionais a procurar alternativas.
É necessária capacidade de adaptação: Saber quando abandonar ferramentas com um desempenho insuficiente é uma competência essencial para uma gestão de projetos eficaz.
Todos os gestores de projetos têm um cemitério de ferramentas — software que prometia simplificar os fluxos de trabalho, centralizar a comunicação ou finalmente resolver o quebra-cabeças da alocação de recursos, mas que acabou por criar novas dores de cabeça. Desde plataformas de nível empresarial a assistentes de escrita com IA, até as adoções de ferramentas mais bem-intencionadas acabam por vezes abandonadas. Perguntámos a gestores de projetos no ativo sobre as ferramentas das quais tiveram de desistir e porquê.
Plataformas de gestão de projetos que não cumpriram o prometido
Nem todas as plataformas de gestão de projetos estão à altura das suas promessas e, para os gestores de projetos experientes que gerem trabalhos complexos, as lacunas tornam-se impossíveis de ignorar. Julia Rajic, Diretora de Operações da Point Blank, descobriu isso em primeira mão quando a sua agência mudou para o Monday.com e acabou por ter de voltar atrás. «Grande parte da discussão sobre o motivo para abandonar o Monday estava relacionada com a alocação de recursos», explica. «Não era realmente bom nessa área. Se tiver gestores de projetos que sabem utilizar dependências e querem ver coisas como a Cascata... não gostam dele.»
Se tiver gestores de projetos que sabem utilizar dependências e querem ver coisas como a Cascata… não gostam dele [Monday.com].
O Basecamp recebeu críticas igualmente duras de Matthew Fox, Gestor de Projetos Sénior e Especialista de Operações na Fox Consulting, que o considerou totalmente inadequado para as operações internas de projetos. «O Basecamp não é bom para a gestão interna de projetos, independentemente do que a 37signals possa dizer», afirma. «É simplesmente uma plataforma terrível para gestores de projetos. É quase como utilizar uma ferramenta Fisher Price quando é necessária uma ferramenta de nível profissional.»
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O Basecamp não é bom para a gestão interna de projetos, independentemente do que a 37signals possa dizer.
Por vezes, uma ferramenta falha não no conceito, mas na execução. Kayla Keizer, Gestora de Projetos na Northern, tinha anteriormente recomendado o Teamwork.com, até encontrar uma situação em que não funcionava assim tão bem. «Recentemente, tive de utilizar o Teamwork e retiro-o da minha lista inicial», afirma. «Funciona de forma muito semelhante ao Productive.io, mas não gosto da interface... acho que o contraste entre o que é uma tarefa e uma subtarefa é demasiado pouco claro.»
[No Teamwork.com] considero que o contraste entre o que é uma tarefa e uma subtarefa é demasiado pouco claro.
Nem mesmo as plataformas amplamente adotadas estão imunes ao esgotamento. Ryan Gilbreath, Gestor Técnico de Projetos na RTS Labs, descreve um padrão que já viu repetir-se mais do que uma vez: equipas que abandonam o Jira devido ao cansaço organizacional, apenas para acabarem por voltar a utilizá-lo. "Algumas pessoas simplesmente ficaram saturadas do Jira por trabalharem em grandes empresas, onde há muita burocracia à sua volta", explica. "Aconteceu-me exatamente o mesmo com o GitHub Projects, na verdade. Utilizámo-lo durante algum tempo e percebemos que gostávamos do Jira. Por isso, andámos muito a alternar entre os dois."
Algumas pessoas simplesmente ficaram saturadas do Jira… Aconteceu-me exatamente o mesmo com o GitHub Projects. Utilizámo-lo durante algum tempo e percebemos que gostávamos do Jira. Por isso, andámos muito a alternar entre os dois.
Ferramentas de gestão de recursos e controlo de tempo que ficaram aquém das expectativas
A gestão de recursos e o controlo de tempo são problemas recorrentes na gestão de projetos, e as ferramentas concebidas para os resolver nem sempre estão à altura. Rajic deparou-se com esta situação ao utilizar o Resource Guru, uma plataforma dedicada à gestão de recursos que acabou por se revelar demasiado rígida para as necessidades da sua equipa. "Existem ferramentas exclusivamente para a gestão de recursos. E, em tempos, utilizámos uma chamada Resource Guru. Não funcionou para nós", afirma.
Explica por que motivo não funcionou no seu caso de utilização: "Precisávamos da possibilidade de solicitar recursos. Por exemplo, se precisar de um programador no meu projeto durante 40 horas ao longo de duas semanas, isso corresponde basicamente a um programador a 50%, certo? Mas não conseguíamos fazer isso.”
As soluções desenvolvidas à medida para um determinado caso de utilização também nem sempre são a resposta. Marissa Taffer, Fundadora e Presidente da M. Taffer Consulting, trabalhou com um cliente que tinha desenvolvido o seu próprio sistema interno de controlo de tempo e acabou por ajudá-lo a convencê-lo a abandoná-lo. "Um dos meus clientes tinha um sistema de controlo de tempo caseiro. Funcionava, mas não era excelente. Era simplesmente muito pouco prático e um pouco difícil de utilizar para criar relatórios", afirma. "Desde então, foram persuadidos a abandoná-lo." As ferramentas proprietárias podem exigir muita manutenção interna, um custo que as equipas não percebem que terão de suportar a longo prazo, o que faz com que as soluções prontas a utilizar sejam frequentemente preferíveis.
Um dos meus clientes tinha um sistema caseiro de controlo de tempo. Funcionava, mas não era excelente. Desde então, foram persuadidos a abandoná-lo.
Quando as exigências de um cliente obrigam a mudar de ferramenta
Por vezes, a decisão de abandonar uma ferramenta não tem nada a ver com a própria ferramenta. Alexa Alfonso, Executiva de Contas Sénior na Caylent, defende que as preferências dos clientes irão sempre prevalecer, mesmo quando isso significa afastar-se da pilha tecnológica cuidadosamente escolhida pela própria agência. «A melhor ferramenta a utilizar é aquela que os seus clientes irão utilizar», afirma. «Mesmo que seja o software deles, já vi casos de sucesso em que abandonámos de certa forma as ferramentas que estávamos a utilizar porque o cliente estava tão convicto da sua suíte. E dissemos: está bem, deixem-nos entrar... deem-nos um lugar.»
A melhor ferramenta a utilizar é aquela que os seus clientes irão utilizar.
Ferramentas de IA e produtividade que ficaram aquém
O crescimento das ferramentas baseadas em IA introduziu uma nova categoria de software para os gestores de projetos avaliarem — e potencialmente abandonarem. Yonelly Gutierrez, Gestora de Programas Sénior na Palo Alto Networks e autoproclamada utilizadora diária de IA, acabou por se desiludir com o ChatGPT depois de notar uma diminuição significativa da qualidade. «Costumava utilizar o ChatGPT a toda a hora. Notei uma enorme quebra de qualidade, apesar de antes o utilizar o dia inteiro, todos os dias», afirma. «Sinto simplesmente que alucina demasiado para aquilo que preciso de fazer. Por isso, nem renovei a minha subscrição profissional do ChatGPT; agora só utilizo o Gemini.»
Até as ferramentas de produtividade de menor importância podem acabar por perder a sua utilidade. Varun Anand, CEO da EduHubSpot, foi direto ao explicar por que motivo deixou de utilizar o Grammarly: «Utilizei bastante o Grammarly, mas, passado algum tempo, começou a irritar-me, por isso desliguei-o.»
Utilizei bastante o Grammarly, mas, passado algum tempo, começou a irritar-me, por isso desliguei-o.
Para Michael Gold, Fundador e Responsável Fracionário pela Entrega, o problema com o seu CRM resumia-se a uma questão económica simples. Em vez de continuar a pagar pelo Close, decidiu tratar do assunto pelas próprias mãos. «Construí o meu próprio CRM com o Replit porque estava a utilizar o Close. Custava-me cerca de $100 por mês», explica. «Construir o meu próprio CRM tem sido bastante divertido. Quer dizer, não vou mentir dizendo que é melhor do que o Close, mas é gratuito — ou, pelo menos, custa $25 por mês pelo Replit.»
Construí o meu próprio CRM com o Replit porque estava a utilizar o Close. Custava-me cerca de $100 por mês.
A disponibilidade para desistir é uma competência
Nenhuma ferramenta é universalmente adequada. O contexto, a dimensão da equipa, a complexidade do fluxo de trabalho, as expectativas do cliente e até as limitações orçamentais determinam se uma plataforma conquista um lugar permanente no conjunto de ferramentas de um gestor de projetos — ou acaba no cemitério. O que estas histórias têm em comum é que a decisão de abandonar uma ferramenta, longe de ser um fracasso, é muitas vezes a decisão mais pragmática que um gestor de projetos pode tomar. Saber quando algo não está a funcionar e ter a convicção para avançar é, por si só, uma forma de discernimento profissional que, a longo prazo, serve bem os projetos e as equipas.
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