Um Guia Sem Stress para Gestores de Projetos Aproveitarem a Sua Folga

Eis como fazê-lo.

Antes de partir: prepare-se para o sucesso

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Duas semanas antes

Idealmente, deve informar a sua equipa e as partes interessadas assim que possível de que está a planear tirar algum tempo de descanso. Mas, no mínimo, precisa de pelo menos duas semanas para garantir que todos estão alinhados e cientes da sua próxima ausência. Nesta fase, o foco está em informar os outros e em preparar-se para o sucesso quando regressar. 

• Marque o seu calendário — e o de todos os outros. Certifique-se de que o seu período de descanso está no seu calendário e, igualmente importante, nos calendários do seu gestor, da sua equipa e de quaisquer colegas importantes. Quanto mais cedo estiver no radar de todos, melhor.
• Reserve tempo para o regresso. Não se esqueça de reservar tempo no seu calendário para o primeiro dia de regresso. Reserve pelo menos a manhã (ou até mesmo o dia inteiro) para recuperar o atraso nos emails, nas atualizações dos projetos e para se inteirar novamente de quaisquer desenvolvimentos ocorridos durante a sua ausência.
• Articule-se com os recursos do projeto. Fale com a sua equipa para discutir os projetos ativos e aquilo de que poderão precisar enquanto estiver ausente. Se houver prazos críticos durante o seu período de descanso, veja se é possível concluir o trabalho antecipadamente ou entregá-lo quando regressar. Se isso não for possível, certifique-se de que tem um plano de ação claro. 
• Designe um ponto de contacto (POC). Escolha alguém para ser a pessoa de referência para pedidos dos clientes e questões da equipa enquanto estiver ausente. Certifique-se de que essa pessoa também não está a planear ausentar-se durante a sua ausência e alinhe com ela o tipo de apoio esperado.
• Comunique com as partes afetadas. Seja proativo a comunicar com as suas principais partes interessadas e clientes sobre o seu período de descanso. Isto dá a todos tempo suficiente para planearem tendo em conta a sua ausência e evita criar stress desnecessário relativamente ao impacto nos projetos. 

Uma semana antes

À medida que as suas férias se aproximam, o seu foco deve estar nos lembretes e na gestão de riscos. Pode sentir que está a ser inconveniente, mas a repetição é fundamental. Toda a gente está envolvida nas suas próprias vidas e trabalho — é muito provável que não esteja a pensar nas suas próximas férias (ou nos desafios que podem surgir enquanto estiver ausente). Eis algumas coisas que deve fazer uma semana antes da sua ausência:

• Criar um relatório de estado. Forneça um relatório de estado detalhado de todos os projetos ativos. Este deve incluir prazos, marcos importantes e quaisquer dependências críticas. Reveja o estado com a sua equipa e esclareça quaisquer dúvidas para evitar confusões durante a sua ausência. Se já estiver a utilizar software de gestão de projetos, isto será muito simples.
• Lembrar toda a gente. Envie um lembrete sobre a sua próxima ausência, sobre quem será o ponto de contacto e quaisquer notas importantes. Isto garante que não haverá surpresas de última hora.
• Avaliar os riscos. Antecipe potenciais riscos ou desafios que possam surgir enquanto estiver ausente. Trabalhe com a sua equipa para desenvolver planos de contingência que permitam responder a esses riscos, para que o projeto continue a avançar sem interrupções.

No âmbito do planeamento de riscos, também é importante definir com o seu POC o que constitui uma emergência que justifique contactá-lo. Isto dá ao seu POC limites claros sobre o que deve ser escalado para si (e como contactá-lo) e sobre o que a equipa pode tentar resolver por conta própria. 

Por exemplo, podem concordar que, se surgir alguma das seguintes emergências, devem contactá-lo:

• Um cliente ameaça rescindir um projeto. 
• Um recurso fica inesperadamente OOO e isso tem um impacto significativo num projeto. 
• O site de um cliente fica indisponível.

Dia da partida: preparação de última hora

Nesta altura, provavelmente já está tão em modo de férias que a ideia de fazer qualquer outra coisa parece impossível. Resista à tentação de desistir mais cedo! Com apenas mais alguns minutos de preparação antes de se desligar, manterá os seus projetos a funcionar sem problemas e desfrutará ainda mais das suas férias. 

• Enviar um lembrete final. No dia anterior às suas férias, envie um lembrete final a todas as pessoas afetadas, reiterando o estado dos projetos em curso, o período da sua ausência e os dados do POC. Anexe o seu relatório de estado do projeto e o plano de contingência de riscos para facilitar a consulta.

• Reserve tempo para desligar. Reserve a última hora do seu dia para resolver assuntos pendentes antes de sair. Esta margem evita que fique até mais tarde ou que volte a ligar-se quando já estiver oficialmente offline. 
• Defina a sua resposta de ausência (OOO). Configure a sua resposta de ausência por e-mail para começar algumas horas antes do final do seu dia de trabalho. Isto dá-lhe uma margem para se concentrar no trabalho crítico antes de sair e deixar tudo o que não é crítico para quando regressar. Não se esqueça também de atualizar o estado do chat com o período das suas férias.

Durante o seu período de ausência: estabelecer limites

Todos somos culpados de espreitar o e-mail e as mensagens de trabalho enquanto estamos de férias. Esta vontade vem de um bom lugar — apenas queremos garantir que tudo está a correr bem sem nós. Mas estas pequenas verificações podem, na verdade, ter um enorme impacto na sua capacidade de recarregar verdadeiramente energias. Em vez disso, concentre-se em desligar-se e em confiar na sua equipa. 

• Desligue-se para se reconectar. Idealmente, deverá permanecer completamente offline durante a sua pausa. Se possível, desligue as notificações do e-mail e do telefone. Se continuar a achar demasiado tentador verificar o que se passa, pode até eliminar quaisquer aplicações de trabalho do seu telefone durante o período em que estiver ausente. 
• Confie na sua equipa. Como é normalmente a pessoa responsável, pode ser muito fácil querer intervir quando vê surgir um problema. Mas não saberá o que a equipa está a fazer para resolver esse problema nos bastidores e, ao interferir, não lhes dará a oportunidade de assumir responsabilidades e trabalhar para encontrar uma solução sem a sua orientação. Quanto mais confiar na sua equipa, mais bem-sucedido será a construir uma equipa de pessoas capazes de resolver problemas. 
• Se tiver de verificar o que se passa, estabeleça limites. Se precisar mesmo de acompanhar o trabalho, estabeleça limites rigorosos para si próprio. Por exemplo, limite essas verificações a 30 minutos de manhã ou à noite. O objetivo é manter-se presente e não deixar que o trabalho se infiltre novamente no seu tempo de descanso.

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Depois do seu período de ausência: um regresso tranquilo

Depois de umas férias divertidas e relaxantes, a última coisa que deve fazer é regressar a toda a velocidade e esgotar-se no momento em que volta. Já passei por isso — é fácil convencer-se de que tirar férias foi, na verdade, mais stressante do que não tirar férias. Concentre-se em gerir o seu ritmo e em retomar gradualmente o fluxo de trabalho. 

• Envie uma breve mensagem quando regressar. Envie uma mensagem à sua equipa, às principais partes interessadas e aos clientes a informar que regressou. Diga-lhes que ainda está a analisar os e-mails e, por isso, se houver algo que exija uma ação imediata, peça-lhes que o assinalem para evitar atrasos.  
• Trate dos e-mails de forma estratégica. Antes de responder a qualquer mensagem, passe rapidamente em revista todos os seus e-mails e mensagens do chat. Muitas vezes, os problemas terão sido resolvidos durante a sua ausência e evitará o erro de responder a algo que já foi tratado. Também terá uma ideia mais clara do que precisa de uma resposta imediata e do que pode esperar um ou dois dias. Muito poucas mensagens precisam de uma resposta no momento em que regressa. 
• Fale com o seu POC. Marque uma breve reunião com o seu ponto de contacto designado para obter um resumo de tudo o que aconteceu enquanto esteve ausente. Desta forma, ficará a par da situação e poderá tratar de quaisquer tarefas pendentes. Alguns tópicos importantes a abordar: quaisquer prazos falhados (internamente ou do lado do cliente e o impacto no calendário do projeto), eventuais frustrações de qualquer uma das partes ou quaisquer vitórias que possa celebrar com a equipa. 
• Expresse a sua gratidão. É provável que o seu ponto de contacto tenha tido de assumir responsabilidades adicionais enquanto esteve ausente, por isso não se esqueça de lhe agradecer o apoio. Um pequeno gesto — seja uma nota de agradecimento ou um cartão-oferta para um café — pode contribuir muito para demonstrar o seu reconhecimento. 
• Faça um ponto de situação com as equipas do projeto. Prolongue a sua reunião habitual para permitir tempo para discutir tudo o que foi realizado enquanto esteve ausente e quaisquer problemas que tenham surgido e que ainda precisem de ser resolvidos. 

Em suma: planeie, proteja-se e recarregue energias

Qual é a conclusão mais importante de tudo isto? O seu tempo de descanso é importante. Fazer uma pausa não é apenas um luxo — é essencial para a sua produtividade e bem-estar.

Se não cuidar de si, o esgotamento é inevitável, e isso terá um impacto negativo tanto na sua vida pessoal como no seu desempenho profissional. Umas férias destinam-se a proporcionar-lhe o espaço necessário para descansar, recuperar e recarregar energias. Com o planeamento adequado e limites claros, pode ter a certeza de que os seus projetos continuam a decorrer sem problemas na sua ausência. Dedicar algum tempo a preparar a sua ausência não o beneficia apenas a si — também prepara a sua equipa para o sucesso.

Por isso, respire fundo, siga estes passos e desfrute da pausa que tão bem merece. Regressará ao trabalho a sentir-se mais revitalizado, concentrado e pronto para enfrentar o que vier a seguir.