Porque é que os gestores de projeto precisam de um sistema pessoal de organização em 2026
Porque estamos a falar de um sistema de organização pessoal?
Bem, tive a sorte de ter, no início da minha carreira, uma mentora que era incrivelmente organizada. Perguntava-me constantemente como é que ela se lembrava dos mais pequenos detalhes de reuniões que tinham acontecido meses antes. Toda a gente queria trabalhar com ela porque sabia que podia contar com ela.
À medida que fui evoluindo na minha carreira, percebi que era esse o tipo de gestora de projetos que queria ser. Fiável, atenta aos detalhes e constantemente a surpreender as pessoas com a quantidade de informação que consigo guardar na minha memória.
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Acontece que o segredo é não depender do cérebro de todo.
Porque é que os gestores de projetos precisam de um sistema de organização pessoal — e como criar o seu
Quando está a gerir vários projetos, clientes e equipas, pode dar por si constantemente bombardeado por tudo o que chega. Isto inclui e-mails, notificações do Slack, lembretes do calendário ou simplesmente uma “pergunta rápida” quando passa por um colega a caminho da saída do escritório.
Ser organizado tem tudo que ver com a forma como lida diariamente com todas essas tarefas, pedidos, conversas e alertas pontuais (etc.), para que possa olhar para o seu trabalho e saber que está a trabalhar estrategicamente nas atividades que o aproximam dos seus objetivos.
Como se mantém organizado no trabalho? Precisa de desenvolver o seu sistema de organização pessoal.
Ferramentas vs. sistemas
Vamos esclarecer isto desde já. Existem algumas ferramentas excelentes, como aplicações de produtividade e software de gestão do tempo, que podem ajudá-lo a organizar as suas tarefas e o seu tempo, mas as ferramentas não são sistemas. O Google Calendar é uma excelente ferramenta para gerir a sua agenda, mas a forma como o utiliza determinará a sua eficácia. A forma como o utiliza é o seu sistema.
Pense nisto da seguinte forma: mesmo que tenha todas as ferramentas necessárias na sua cozinha para organizar o jantar perfeito, se não planear estrategicamente como vai utilizar cada ferramenta, vai acabar por ter alguns convidados com fome.
Conclusão principal: Um sistema de organização pessoal é um conjunto de regras que cria para si próprio para lidar com os muitos dados e solicitações que terá de gerir na sua vida.
Algumas ferramentas úteis de organização pessoal
Todoist
Esta é uma aplicação poderosa, mas simples de utilizar, para criar listas de tarefas. Pode categorizar os itens das listas em projetos, atribuir níveis de prioridade e definir tarefas recorrentes.
Boomerang for Gmail
Gosto de descrever esta ferramenta como uma “ferramenta de responsabilização”, porque ajuda a responsabilizar outras pessoas por responderem aos e-mails. Pode criar definições personalizadas para cada e-mail que envia, de modo que, se, por exemplo, ninguém responder no prazo de 2 dias, o e-mail volte para o topo da sua caixa de entrada.
Google Calendar
Esta ferramenta não precisa de apresentação, mas vale a pena mencioná-la porque, embora seja simples, quando utilizada corretamente é uma das ferramentas de organização mais poderosas ao seu dispor. Uma parte importante do meu sistema de organização consiste em decidir como e quando quero receber alertas do Google Calendar.
Focus booster
Esta ferramenta de organização pessoal foi concebida para ajudar os utilizadores a criar hábitos de trabalho produtivos, minimizando as distrações e mantendo a concentração através do bloqueio do tempo. Baseia-se na técnica Pomodoro (uma técnica de divisão do tempo em blocos). Pode utilizá-la para estruturar os seus ciclos de trabalho, bem como para registar e analisar o seu tempo de trabalho.
Taskful
O Taskful é uma ferramenta de produtividade semelhante ao Todoist. O aspeto interessante desta ferramenta de listas de tarefas é permitir-lhe criar subtarefas para concluir tarefas maiores, além de apresentar uma simples barra de progresso que mostra o quão perto a tarefa está de ser concluída. Esta aplicação também tem um design intuitivo e funcionalidades simples, muito fáceis de utilizar, mesmo para novos utilizadores.
Toggl
O Toggl é uma ferramenta de registo do tempo com um design muito elegante e simples. Pode utilizá-lo para registar o tempo que passa em cada tarefa e categorizar o seu tempo com etiquetas e projetos. Se não tiver a certeza de como está a utilizar o seu tempo ao longo do dia, utilizar uma ferramenta gratuita de registo do tempo, como o Toggl, pode ajudá-lo a ter uma visão realista de como passa os seus dias.
IFTTT
O IFTTT (“se isto, então aquilo”) é uma aplicação que pode utilizar para sincronizar atividades entre as suas outras aplicações e em diferentes dispositivos.
Incluo-a nesta lista de ferramentas de organização pessoal porque pode ajudá-lo a automatizar muitas das pequenas tarefas de organização que poderá realizar ao longo do dia, como fazer cópias de segurança de ficheiros, introduzir dados em folhas de cálculo e centenas de outras tarefas.
Leva algum tempo a perceber qual é a melhor forma de o utilizar, mas, assim que encontrar os fluxos automatizados que funcionam para si, pode poupar bastante tempo e libertar a sua capacidade mental para pensamentos mais importantes.
Criar o seu sistema pessoal de organização
Gosto de abordar o meu sistema pessoal partindo do princípio de que me vou esquecer de algo no minuto em que deixar de o ter à vista. Se alguém me disser algo importante que precise de fazer mais tarde, tenho de o colocar no Todoist, mesmo que não tenha tempo para o documentar devidamente. Por exemplo:
Por vezes, quando tem reuniões consecutivas, não tem tempo para transformar as suas notas da reunião em itens de ação. Pode começar a sentir-se como na imagem clássica de Lucy e Ethel, enquanto tentam desesperadamente acompanhar uma linha interminável de chocolates.
Exceto que, em vez de deliciosos chocolates, está a lidar com uma linha de montagem repleta de pedidos urgentes. Quando isso acontecer, reserve 5 segundos para se lembrar de voltar mais tarde às suas notas. Utilizar estratégias eficazes para tomar notas também pode ajudar a reduzir a limpeza e a organização necessárias posteriormente.
Esta é apenas uma regra que funciona bem para mim, mas terá de criar o seu próprio conjunto de regras para determinar como e quando utiliza cada ferramenta do seu conjunto de ferramentas de gestão de projetos.
Crie o seu próprio conjunto de regras para a organização pessoal
1. Faça uma lista das suas entradas.
Comece por pensar nos tipos de entradas que fazem parte da sua vida. Alguns exemplos incluem:
- Notificações do Slack
- Emails de clientes
- Itens de ação das reuniões
- Contas em papel recebidas pelo correio (uff)
- Conversas junto à máquina de café
- Alertas do calendário
2. Pergunte: de quanto tempo de antecedência precisa para tratar destes assuntos atempadamente?
Digamos que quer lembrar-se de enviar uma atualização do orçamento ao seu cliente. Precisa de a enviar na quarta-feira de manhã, mas também precisa de pelo menos 30 minutos para preparar esse relatório orçamental e tem de garantir que o responsável pela conta o aprovou antes de o enviar ao cliente.
Definir o lembrete para quarta-feira de manhã é simplesmente demasiado tarde, por isso terá de configurar um lembrete para terça-feira à tarde, para terminar o relatório e enviá-lo ao responsável pela conta. Depois, precisará de um segundo lembrete para quarta-feira de manhã, para garantir que foi aprovado e, em seguida, enviá-lo.
Não dependa do Google Calendar para definir automaticamente lembretes por si. Quando estou a embarcar num voo, recebo frequentemente uma notificação do calendário (gerada automaticamente) relativa ao meu voo. Acho isso hilariante. Se dependesse apenas do Google Calendar para se lembrar do seu próximo voo, perderia o voo sempre.
3. Determine o nível de alerta ou lembrete de que vai precisar.
Precisa de uma buzina de ar ou de um lembrete subtil? Alguns itens da sua lista de tarefas são mais urgentes do que outros. O seu lembrete para sair a horas para uma reunião com um cliente deve ser muito mais intrusivo do que o seu lembrete para pedir dias de férias para o próximo mês.
Para lembretes subtis, gosto de definir lembretes recorrentes no Todoist. Vejo o item de ação na minha caixa de entrada e sei que é algo que tenho de fazer em algum momento do dia. Outra boa opção é utilizar o Boomerang ou a funcionalidade “lembrar-me” do Slack. Pode continuar a adiar o lembrete até ter efetivamente tempo para tratar do assunto.
Para itens verdadeiramente urgentes, deverá garantir que vê o alerta independentemente do que estiver a fazer. Certifique-se de que verá estes lembretes no computador e no telemóvel. Quando tenho algo que não posso mesmo perder, defino um alarme no telemóvel como cópia de segurança redundante do alerta do Google Calendar.
4. Reserve regularmente algum tempo para se organizar.
A melhor forma de garantir que utiliza efetivamente o seu sistema pessoal de organização é reservar tempo para ele. Gosto de ser uma das primeiras pessoas a chegar ao escritório. Está tudo tranquilo e não há reuniões, por isso é o momento perfeito para me orientar para o dia.
Se isso não for uma opção para si, coloque tempo para a organização no seu calendário. Reserve esse período, caso contrário provavelmente não acontecerá. Dependendo do sistema de calendário que utiliza na sua organização, pode simplesmente definir esse período como “ocupado”, para que ninguém tente agendar algo nesse horário.
Melhor ainda, assinale este período de uma forma mais visível. É um excelente exemplo para a sua equipa, mostrando que dedica tempo a organizar a sua vida. Afinal, os gestores de projetos também são humanos.
O benefício de um sistema de organização pessoal = confiança
Obviamente, muitos de nós queremos ser mais organizados porque sabemos que isso nos pode ajudar a ser mais produtivos no trabalho. Mas existem outros benefícios, mais subtis, em ter um sistema sólido de organização pessoal: sempre que o seu sistema de organização funciona, está a causar uma boa impressão.
Os seus colegas, funcionários, clientes e chefe estão todos a aprender a confiar em si. Do mesmo modo, saber que as pessoas com quem trabalha são organizadas ajuda-o a confiar nelas. Ninguém gosta de trabalhar num local de trabalho desorganizado ou com alguém em quem não pode confiar.
Sempre que supervisionei um funcionário em início de carreira, adotei esta política: não me importa qual é o seu sistema, desde que funcione.
Mesmo que não tenha subordinados diretos, pode causar impacto em toda a sua organização liderando pelo exemplo. Da próxima vez que alguém lhe atribuir uma tarefa, experimente responder algo como: “Percebi. Vou definir um lembrete para tratar disso na quinta-feira de manhã e dou-lhe seguimento nessa altura.”
Ao dar uma resposta detalhada, está a mostrar que tem um plano para tratar do assunto e a indicar quando essa pessoa pode esperar receber notícias suas. Não só aumenta a confiança que essa pessoa deposita em si, como também reforça a sua confiança em si próprio à medida que cumpre consistentemente os seus compromissos.
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