O Que É Um Registo RAID (E Como Integrá-lo no Seu Fluxo de Trabalho do Projeto)

Leia a transcrição:

Estamos a experimentar transcrever os nossos podcasts através de um programa de software. Perdoe quaisquer gralhas, pois o bot não está correto a 100% do tempo.

Galen Low: Está novamente a procurar freneticamente na sua caixa de entrada. Desta vez, está à procura daquele e-mail do seu chefe a confirmar uma decisão sobre o seu projeto. Qual era o nome dele? Qual foi a decisão? Tudo está parado até encontrar esse e-mail, por isso põe uma cafeteira ao lume e continua a procurar. Vai ser uma noite longa.

Vamos explorar os aspetos práticos dos registos RAID e a forma de os integrar no seu fluxo de trabalho do projeto, para que possa conduzir conversas com as partes interessadas, comunicar facilmente o estado do seu projeto e nunca mais ter de passar horas à procura daquele e-mail do seu chefe.

Olá a todos, obrigado por nos acompanharem. O meu nome é Galen Low, do Digital Project Manager. Somos uma comunidade de profissionais digitais com a missão de nos ajudarmos mutuamente a adquirir competências, confiança e ligações, para podermos amplificar o valor da gestão de projetos num mundo digital. Se quiser saber mais, visite thedigitalprojectmanager.com.

Hoje vamos falar sobre registos RAID e sobre a delicada arte de acompanhar riscos, ações, problemas e decisões para conduzir os projetos ao sucesso.

Kim Essendrup: Olá, Galen! Obrigado pelo convite.

Galen Low: Obrigado por estar connosco. Meu Deus, este é um momento de celebridade para mim. O PM Happy Hour é muito divertido. Todos os episódios que ouvi foram absolutamente hilariantes.

Sou um grande fã do vosso podcast. Para quem ainda não o conhece, recomendo que o procure. Tem uma dinâmica excelente. Posso começar com uma pergunta de verdadeiro fã: o que vos levou a começar o podcast PM Happy Hour?

Kim Essendrup: Antes de mais, tenho de dizer que também sou um grande fã seu, por isso somos fãs mútuos. Eu fazia muito coaching de gestores de projetos e percebi que repetia constantemente os mesmos conselhos. Pensei que podia colocá-los num blogue e que as pessoas o leriam. Depois descobri que as pessoas não gostam assim tanto de ler publicações de 10 000 palavras sobre gestão de projetos.

Não é particularmente divertido. Entretanto, tinha uma pequena empresa em fase inicial sobre outro tema e o consultor disse-me que devia fazer um podcast. Passei por todo o processo, aprendi a fazê-lo e comprei um microfone. Fiz isso para a outra empresa, que não chegou a avançar, mas acabou por me introduzir no mundo dos podcasts.

Depois pensei que talvez pudesse pegar em algumas dessas publicações do blogue e torná-las interessantes. E pensei: qual seria a única pessoa que eu poderia convidar para um podcast e que conseguiria tornar a gestão de projetos interessante?

Era, sem dúvida, a Kate. Contactei-a e perguntei-lhe se queria fazer aquela coisa maluca. A Kate aceitou imediatamente. Desde então, tem sido cada vez mais divertido.

Galen Low: Adoro. A dinâmica é excelente. Quase sinto que estou a ouvir rádio matinal, mas rádio matinal de qualidade. É uma troca de piadas hilariante, mas sobre projetos.

Sou um grande fã. Por isso, se ainda não conhecem o PM Happy Hour, ou Project Management Happy Hour, está disponível, penso eu, em praticamente todas as aplicações de podcasts.

Kim Essendrup: Em todas as que conseguimos encontrar.

Galen Low: Exatamente. Muito bem. Vamos então começar.

Hoje vamos aprofundar os registos RAID. Para contextualizar os nossos ouvintes, pode definir o que é, para si, um registo RAID e explicar por que razão é importante?

Kim Essendrup: Sim. Da forma mais simples possível, RAID é um acrónimo para Riscos, Ações, Problemas e Decisões. Algumas organizações preferem pressupostos e dependências em vez de ações e decisões, mas podemos falar disso dentro de momentos.

A ideia principal é reunir num único local todos estes registos que aprendemos a criar, especialmente quando seguimos uma metodologia como a do PMI. Acompanhar estes elementos numa única folha de cálculo é a forma como historicamente temos trabalhado. Quando comecei na gestão de projetos, há décadas, isto já era uma abordagem antiga.

Por isso, existe há muito tempo e é uma ferramenta operacional indispensável para ajudar os gestores de projetos a conduzir os seus projetos. Nos nossos inquéritos, cerca de metade a dois terços dos gestores de projetos já a utilizaram ou conhecem-na, e é uma ferramenta fundamental. É por isso que estamos a promovê-la.

Galen Low: Muito interessante. Eu era uma dessas pessoas. Numa sessão, estava a falar com algumas pessoas sobre o nosso registo RAID e fui ensinado a utilizar o modelo de riscos, pressupostos, problemas e dependências. Alguém levantou a mão e perguntou se eu tinha a certeza de que não era o outro modelo. Então perguntámos: qual prefere e porquê?

Kim Essendrup: Eu prefiro ações e decisões porque, se pensarmos num pressuposto, trata-se de um pressuposto de planeamento. Vou realizar este projeto; quais são os pressupostos que temos relativamente ao âmbito ou ao desenvolvermos o plano? Um pressuposto é algo que funciona mais como um contributo inicial.

Por isso, um pressuposto transforma-se realmente num risco, porque, se for inválido, representa um risco. Assim, para mim, os pressupostos enquadram-se naturalmente no R de risco. As dependências também. Se tiver uma dependência externa no seu projeto, ela é um risco ou talvez pertença ao próprio cronograma do projeto, porque está associada a prazos, predecessores e sucessores.

Normalmente, será colocada num desses dois locais. Por vezes, as dependências externas são tão preocupantes que podem justificar um separador específico, caso em que teríamos RAIDD. Mas sinto que, se mantiver o foco nos itens de ação e nas decisões, estes são elementos mais operacionais. São as coisas que precisa de acompanhar durante a execução do projeto, mantendo o registo RAID como uma ferramenta operacional que utiliza diariamente para se gerir e manter organizado.

Galen Low: Gosto disso. Gosto dessa ideia de impulso para a frente e concordo consigo. Eu continuava a ter dificuldades com a ideia de que todos os meus pressupostos e dependências eram, na realidade, riscos. Nos meus projetos, todos eram apresentados como riscos e eu pensava que talvez não estivesse a fazer aquilo corretamente.

Kim Essendrup: Talvez a melhor forma de começar o seu registo de riscos seja precisamente começar por todos os pressupostos e dependências nos quais se baseia o seu plano.

Galen Low: E, à medida que invalida ou valida alguns desses pressupostos, eles podem simplesmente desaparecer. Gosto disso. Falámos sobre a importância de um registo RAID e valorizo particularmente a componente das decisões.

Ter tudo reunido, sobretudo num único registo, em vez de ter oito documentos diferentes que as pessoas precisam de consultar, atualizar e, francamente, normalmente não consultam ao longo do projeto.

Kim Essendrup: Caso contrário, tem de pesquisar no Outlook: meu Deus, onde está aquele e-mail? Eu sei que estava aqui algures.

Galen Low: Sou o rei das pesquisas no Outlook porque também sou o rei de não organizar a minha caixa de entrada. Mas isso faz todo o sentido. Uma das coisas de que falámos anteriormente é que, embora seja obviamente sobre riscos, o registo RAID pode impedir que o projeto entre em cenários catastróficos. Não quero torná-lo demasiado assustador, mas ajuda realmente a manter as coisas no caminho certo. Pode explicar-me como utilizaria um registo RAID para fazer isso, na prática?

Kim Essendrup: Gosto de pensar nele como uma ferramenta para conduzir ou recuperar qualquer projeto. A parte de conduzir é muito importante, porque, se não a fizer, provavelmente acabará por ter de recuperar o seu próprio projeto.

Se pensar nas ferramentas que utiliza para gerir os seus projetos, terá o seu plano ou backlog, todas as coisas que precisa de fazer e os itens que contribuem diretamente para os seus resultados. Isso é ótimo. É assim que trabalhamos. Mas o papel do registo RAID é garantir que essas coisas são realmente concluídas.

O registo RAID não é o plano; é a forma de garantir que o plano é executado. Inevitavelmente, quem tem um projeto que corre na perfeição? Se tem, é uma pessoa muito sortuda. Vai ter problemas e desafios. As coisas podem correr mal e, de facto, correm mal.

O que utiliza para os gerir? Não utiliza o cronograma; utiliza o registo RAID para identificar o que pode correr mal, quais são os pequenos itens de ação que precisa de acompanhar para não ficar para trás e para garantir que a sua equipa também não fica para trás. Quais são os problemas que surgiram e como os resolve da forma mais rápida possível para manter o projeto no caminho certo?

E quais são as decisões que precisa de antecipar, planear, implementar ou às quais precisa de responder, incluindo aquelas que não tinha previsto no início do projeto? São estas as coisas que precisamos de fazer para manter os planos dos projetos no caminho certo e entregá-los com sucesso.

Quando não fazemos isso, quando não pensamos nos riscos, não planeamos nem obtemos decisões e não as registamos, é aí que o plano começa a desmoronar-se. No fundo, trata-se de gerir os aspetos básicos. É aí que os projetos correm mal: quando não prestamos atenção ao essencial e não o acompanhamos devidamente. Para mim, essa é a magia de um registo RAID. É extremamente simples, mas muito importante para nos ajudar a manter o controlo do essencial.

Galen Low: Referiu a sua experiência de coaching. Tem alguma história em que as coisas estivessem a descarrilar e tenha pensado que, na realidade, poderiam ser resolvidas com algo tão básico como um registo RAID?

Kim Essendrup: Sim. Há alguns anos, assumi a direção de um PMO sediado na Europa, o que foi excelente porque tive viagens à Europa pagas pela empresa. Eu continuava a viver na região de Phoenix, por isso ia lá talvez uma vez por mês, e era uma organização muito interessante.

Mas, quando assume o cargo de gestor de um PMO, passa também a ser responsável por todos os incêndios. Era sexta-feira e, quando recebe uma chamada sobre um projeto numa sexta-feira, nunca é uma boa chamada. Era meio-dia para mim e fim da tarde ou início da noite no Reino Unido.

Disseram-me que o projeto estava a correr tão mal que o cliente ameaçava cobrar-nos os prejuízos e cancelar o contrato. Na segunda-feira de manhã, já não estava em Phoenix; estava nas Midlands, no Reino Unido. Tinha de pôr o projeto sob controlo. Quando cheguei, o cliente estava absolutamente furioso.

Estava lá com toda a nossa equipa e eles explicaram todos os problemas. Pensei que as queixas eram legítimas e que também estaria zangado. Depois olhei para o meu lado da mesa e perguntei se tinham problemas.

Todos começaram a falar: o cliente não nos tinha dado isto, vocês não nos tinham dado aquilo, não podíamos ter sucesso porque não nos tinham fornecido tudo o que precisávamos. O cliente respondia que nunca lhe tinham dito isso e que não sabia de nada. Esperei que todos ficassem em silêncio e perguntei se me podiam mostrar o registo RAID.

Ficou tudo em silêncio. Não sabia se não conheciam o termo ou se estavam demasiado envergonhados para admitir que não tinham um registo RAID. Então disse: vamos fazê-lo. Abri o portátil e tinha um registo RAID preparado.

Comecei a registar todos os problemas. Pedi-lhes que os apresentassem e deixei todos desabafar, incluindo o lado do cliente. Tinha o documento projetado e escrevi tudo. Consegui reconhecer cada uma das preocupações e problemas. Eles sentiram que, finalmente, estavam a ser ouvidos, porque conseguiam ver tudo a ser registado.

Depois olhei para a minha equipa e perguntei quais eram os seus problemas. Eram os mesmos. Registei tudo e começámos a perceber que muitos daqueles elementos eram dependências: cada lado esperava determinadas coisas do outro sem que isso tivesse sido explicitado.

Foi interessante porque, ao longo da tarde, em vez de cada lado da mesa de conferência discutir com o outro, fomos gradualmente virando as cadeiras para o projetor. Já não estávamos a lutar uns contra os outros; estávamos a lutar contra os problemas.

É uma história longa, mas demonstra que utilizar um registo RAID para resolver um problema é uma excelente forma de criar alinhamento, garantir que todos se compreendem e criar uma fonte comum de problemas que a equipa pode resolver em conjunto. Pode realmente transformar esse tipo de situação ou, pelo menos, ajudar a colocá-la sob controlo.

Galen Low: Adoro essa história e também adoro a linguagem corporal. Em vez de estarem frente a frente, de forma confrontacional, começaram a inclinar-se para a colaboração.

Porque uma coisa que subestimamos constantemente em todas estas técnicas, táticas e processos de gestão de projetos é que tudo serve para facilitar a comunicação e a colaboração. Gostei do que disse sobre as dependências. Podem funcionar nos dois sentidos.

Se não fizer isto, não podemos fazer aquilo. Mas, de muitas formas, é: faça isto para podermos fazer aquilo. Se as pessoas não tiverem visibilidade sobre isso, será difícil compreenderem por que razão precisam de executar uma tarefa. Podem adiá-la, ninguém dizer nada e, de repente, o projeto estar muito longe de onde deveria estar.

Por vezes, trata-se simplesmente de deixar um registo das coisas que precisamos de acompanhar. Sei que pode parecer documentação excessiva, mas não há vergonha nenhuma em não conseguir acompanhar as centenas de coisas que provavelmente precisa de controlar ao longo do projeto.

Kim Essendrup: É verdade. Uma coisa é estar numa reunião e falar com as pessoas sobre uma decisão, dependência ou risco; outra é colocá-lo num documento partilhado, num ecrã do Zoom ou num projetor, escrevê-lo e associar-lhe os nomes das pessoas. De repente, passa a ser algo concreto.

Se o meu nome estiver associado, começo imediatamente a prestar atenção. Por isso, é uma excelente ferramenta de comunicação e responsabilização. Quando começo a trabalhar num novo ambiente ou assumo um projeto, uma das primeiras coisas que recomendo é criar um registo RAID, caso ainda não exista.

É preciso começar a compreender como se vai conduzir e gerir o plano. Um dos meus ditos preferidos, sobretudo quando se trabalha em projetos relacionados com o setor público, é: trate o seu registo RAID como se pudesse ser alvo de uma intimação judicial, porque um dia poderá sê-lo. Pode vir a desejar ter mantido esse registo atualizado.

Galen Low: Sem dúvida. Já participei em alguns projetos que foram auditados por várias razões. Não ter a documentação correta prontamente disponível, mesmo quando os dados existem algures, pode obrigar-nos a perder muito tempo a procurá-los. Ter um registo claro do que aconteceu, onde existiam riscos e como falámos sobre eles pode ser extremamente útil.

Kim Essendrup: Imagino que isso o tenha despertado rapidamente na manhã em que soube que havia uma auditoria.

Galen Low: Meu Deus, sim. Abram todos o controlo de tempos.

Penso que levantou uma questão muito importante sobre a utilização prática de um registo RAID. Muitas pessoas pensam que é demasiado trabalho. Como é que o mantemos como fonte de verdade depois daquele momento de alinhamento?

Kim Essendrup: Penso que o gestor de projetos tem realmente de o viver. Pode olhar para ele e pensar que é mais acompanhamento e gestão para fazer. E, honestamente, é. Também pode não fazer um registo RAID e esperar que tudo corra bem, tal como pode atravessar um sinal amarelo de olhos fechados, acelerar e esperar não ter um acidente.

Pode ter sucesso dessa forma muitas vezes. Mas, nos projetos falhados que tive de recuperar, sempre que pergunto se me podem mostrar o registo RAID, a resposta é não.

Quando os meus projetos começam a sair do caminho, percebo que talvez não tenha mantido o registo RAID atualizado ou que nem sequer tenha criado um para aquele projeto. Depois de passarmos por essa situação vezes suficientes, percebemos que temos mesmo de o fazer.

Se recuarmos e olharmos para o panorama geral, muitos analistas estudaram as taxas de falha e de sucesso dos projetos. As estatísticas variam, mas é frequente verificar-se que cerca de 70% a 80% dos projetos não atingem os seus principais objetivos. E cerca de 19% ou 20% falham completamente.

Todos sabemos que os problemas acontecem, que as coisas são adiadas e que os custos podem ser superiores ao previsto. Se sabemos que é provável ocorrer um problema no projeto, estaremos a prejudicar-nos a nós próprios e ao projeto se não dedicarmos algum tempo a tentar evitá-lo?

É esse o nosso trabalho. Somos gestores de projetos e os heróis que fazem estas coisas acontecer. O registo RAID é uma espécie de arma de super-herói que precisamos de utilizar para manter os projetos no caminho certo.

Galen Low: Também acho as estatísticas curiosas. Quando ouvimos que uma em cada três pessoas vai ter determinado problema, pensamos que não nos vai acontecer. E, quando acontece, dizemos que era inevitável. Isso dá-nos margem para não enfrentarmos o problema diretamente e não sermos proativos.

Por outro lado, também podemos ficar completamente paralisados. Mas, quando descreveu o registo, pareceu-me que se trata de assumir o controlo. Tem um plano, que é como um mapa com uma linha desenhada. Mas o volante que permite conduzir o projeto e evitar que ele saia da estrada é algo como um registo RAID.

Adoro o facto de estar consolidado e ser claro. As pessoas podem consultá-lo e colaborar nele numa sala de reuniões. No entanto, isso faz-me pensar noutra coisa: para si e para mim, o registo RAID sempre foi uma folha de cálculo. Muitas pessoas dizem que não precisam de mais uma folha de cálculo. Que ferramentas existem para gerir um registo RAID que não sejam o Excel ou o Google Sheets?

Kim Essendrup: É engraçado. Existem, naturalmente, muitas ferramentas de gestão de projetos no mercado. Na Kolme Group, a nossa consultora de gestão de portefólios e projetos, a equipa implementou ferramentas de gestão de projetos em mais de 650 organizações.

É muito interessante ter criado uma consultora capaz de realizar esse trabalho em empresas de diferentes dimensões e setores. O que descobrimos é que as ferramentas existentes não fazem um bom trabalho com os registos RAID.

Muitas não fazem sequer algo semelhante, o que é perfeitamente aceitável. Algumas querem ser o melhor software de gestão de tarefas. Outras são dedicadas ao planeamento de recursos empresariais, à previsão ou à gestão de recursos. São casos de utilização importantes para as organizações.

Mas as ferramentas tendem a dirigir-se para a perspetiva executiva ou empresarial, ajudando no planeamento ao nível da empresa ou do portefólio, ou vão para o extremo oposto, com ferramentas simplificadas destinadas às equipas.

O que acontece é que o gestor de projetos fica de fora. Algumas ferramentas permitem gerir parte dos riscos ou problemas, ou criar um quadro Kanban com riscos e problemas, mas perde-se a simplicidade e parte do valor de um registo RAID básico.

Por isso, decidimos criar um registo RAID baseado em SaaS, raidlog.com. Ainda estamos numa fase inicial, mas a nossa missão é criar a ferramenta definitiva para ajudar os gestores de projetos a ter sucesso.

Galen Low: Adoro isso. É fascinante que o software esteja a seguir duas direções: a perspetiva empresarial e a equipa que apenas tenta concluir o trabalho. E, no entanto, é o gestor de projetos que fica esquecido.

Pode explicar-me como funciona? Integra-se com outro software ou funciona de forma independente?

Kim Essendrup: É um software autónomo. Tem o seu registo RAID e uma interface semelhante a uma folha de cálculo, rápida, simples e eficiente. Se já está habituado a registos RAID, não vai abrandá-lo.

Também temos uma interface mais visual e intuitiva para quem está a começar ou precisa de apresentar um problema crítico a um executivo. Os componentes visuais permitem abrir uma vista detalhada do problema ou da decisão e apresentá-la de uma forma adequada a uma conversa de negócio com as partes interessadas ou com o patrocinador.

Estamos a acrescentar funcionalidades mais fáceis de utilizar para orientar os utilizadores nos diferentes processos. Por exemplo, se conhece um gráfico em T, pode apresentar os benefícios, as desvantagens e as opções de uma decisão. Incorporámos isso no módulo de decisões.

Também vamos adicionar mapas de calor e outras funcionalidades, como análises avançadas ou análise de Monte Carlo. Mais tarde, teremos funcionalidades baseadas em inteligência artificial.

O registo RAID não é a única ferramenta necessária para gerir um projeto, por isso estamos a criar integrações. Já temos uma integração com o Planview AdaptiveWork, vamos trabalhar com o Jira e integrar-nos com o maior número possível de ferramentas.

Também estamos ligados ao Zapier. A nossa visão é tornar obsoleto o registo RAID baseado em folhas de cálculo, oferecendo uma solução melhor. Teremos uma versão gratuita muito poderosa para quem quiser um registo RAID simples e fácil de utilizar, bem como funcionalidades avançadas para utilizadores experientes.

Galen Low: O que mais gosto é que, na minha perspetiva, vai muito além de um registo. Um registo parece-me apenas uma forma de capturar algo que aconteceu ou pode acontecer. Mas vocês permitem fazer análises e utilizar gráficos em T.

É mais uma gestão RAID do que simplesmente um registo RAID.

Kim Essendrup: É ainda mais do que isso. Chamamos-lhe raidlog.com porque o registo RAID é uma ferramenta operacional primária. Mas os registos RAID não evoluíram muito nas últimas décadas, porque estamos limitados pela ferramenta que utilizamos.

Queremos ajudar os gestores de projetos e dar-lhes as ferramentas definitivas para conduzir um projeto. Não vamos ficar apenas pelos itens RAID. Vamos incluir lições aprendidas e outros elementos. Também vamos incluir atas de reunião, para que possa atualizar o seu registo RAID enquanto regista a reunião e poupar horas todas as semanas.

O nosso objetivo é ser a ferramenta principal que se liga à ferramenta de calendarização, planeamento ou backlog utilizada pelo gestor, como um complemento. Queremos retirar a complexidade da gestão de projetos.

Galen Low: Adoro a forma como se integra com outras soluções e como é aberta. As integrações com o Zapier permitem importar e exportar informação. É quase uma camada de colaboração para a análise de riscos e a gestão de decisões.

Kim Essendrup: Queremos ser mais do que uma ferramenta. Como fazemos formação e coaching, não queremos simplesmente dizer: aqui está a ferramenta, boa sorte. Queremos incorporar conhecimento, formação e educação.

Se é novo na gestão de riscos, queremos que seja intuitivo. Queremos ajuda contextual e funcionalidades avançadas, como a análise de Monte Carlo e o valor monetário esperado.

Em vez de ter de configurar tudo numa folha de cálculo, o sistema fará o trabalho por si. Poderá calcular uma contingência e perceber o que deve realmente planear, bastando introduzir os dados e clicar num botão.

Galen Low: Adoro isso. Já criei vários registos de riscos de raiz e são necessárias muitas fórmulas. Preferia não ter de o fazer.

Kim Essendrup: Chega a uma determinada altura e pensa que já está suficientemente bom, porque precisa de avançar com o projeto e não pode continuar a aperfeiçoar a ferramenta.

Galen Low: Vamos simplesmente considerar uma contingência de 15% e avançar.

A minha última pergunta é a seguinte: alguns instrumentos não têm funcionalidades para gestores de projetos, como os elementos RAID. Mas será que o RAID se destina apenas aos gestores de projetos?

E, se não, como pode qualquer pessoa utilizá-lo para criar uma cultura de equipa com responsabilização relativamente a riscos, ações, problemas e dependências, tornando-o mais num esforço coletivo?

Kim Essendrup: A origem do RAID está num instrumento esotérico de gestão de projetos, mas, na realidade, trata-se de concluir o plano. Esse plano não tem necessariamente de ser um projeto no sentido tradicional de cascata.

Pode ser um produto ágil. Se for proprietário de um produto, pode utilizar o RAID para gerir os riscos do produto e as decisões que precisam de ser tomadas. Depois de uma decisão ser tomada, precisa de a documentar e acompanhar.

Se for um mestre Scrum a gerir uma equipa ágil, pode utilizá-lo para garantir que a equipa consegue trabalhar eficazmente. O registo RAID não se concentra apenas no produto, mas também na equipa: como ajudá-la a ter sucesso e como prestar-lhe apoio.

Do ponto de vista de um gestor de PMO, pode pedir aos gestores de projetos que mostrem os seus registos RAID para perceber como estão a gerir os projetos e oferecer sugestões. Para gerir a relação com a organização, pode filtrar o registo e apresentar apenas os três ou quatro pontos principais aos patrocinadores ou às partes interessadas.

Por isso, é muito mais do que uma ferramenta operacional de projeto. É uma forma de trabalhar e colaborar, não apenas uma forma de me manter organizado, mas também de manter a equipa organizada, motivada e informada.

Galen Low: Gosto muito desses pontos. Quase todas as pessoas lidam com riscos, ações, problemas ou decisões no seu trabalho.

Pode ser qualquer tipo de ferramenta de colaboração. E é importante filtrar a informação. Enquanto gestores de projetos, desenvolvemos uma grande capacidade para lidar com quantidades enormes de informação, mas não podemos apresentar tudo aos outros.

É essencial apresentar o registo num formato que permita ter uma conversa com uma parte interessada do negócio, que não é necessariamente outro gestor de projetos. Pode utilizá-lo para gerir uma equipa de gestores de projetos ou para gerir expectativas com os superiores. É uma fonte de verdade que, se for mantida com disciplina, pode ser utilizada para muitos fins e tornar o trabalho muito mais fluido.

Kim Essendrup: É mesmo isso. E, como disse, o RAID é apenas o início. Muitas vezes, é alargado às lições aprendidas. É mau ter problemas, mas é ainda pior ter o mesmo problema repetidamente. Adicionar lições aprendidas ao registo RAID pode ajudar a resolver esses problemas e melhorar a situação no futuro.

Galen Low: Adoro isso e também estou entusiasmado com as funcionalidades de inteligência artificial. Onde é que as pessoas podem saber mais sobre o RAID log?

Kim Essendrup: Em raidlog.com. É um domínio fácil de memorizar. Gostaria que as pessoas experimentassem o produto e nos dessem feedback, porque queremos criar uma excelente ferramenta para gestores de projetos. Também podem contactar-me no LinkedIn.

Se forem novos nos registos RAID e quiserem saber mais, escrevi um livro porque, de forma surpreendente, não existia nenhum livro sobre registos RAID. Se procurarem na Amazon por "Ultimate Guide to RAID Log", encontrarão o meu livro.

Galen Low: Isso é incrível. Não fazia ideia. Vou incluir todas essas ligações nas notas do programa. Também vou consultar o livro, porque é um tema fascinante e algo em que nunca tinha pensado dessa forma.

Kim Essendrup: Excelente.

Galen Low: Kim, muito obrigado por estar connosco hoje. Agradeço muito as suas perspetivas. Gosto sempre de aprofundar estes temas de gestão de projetos, especialmente estas partes da tradição da gestão de projetos, como os registos RAID e os registos de riscos, que podem parecer impenetráveis. Mas, quando começamos a falar sobre eles, percebemos que são coisas muito básicas e sensatas.

Agradeço muito a sua perspetiva. Foi excelente.

Kim Essendrup: Muito obrigado pelo convite, Galen.

Galen Low: Muito bem, é tudo por hoje. Como sempre, se quiser juntar-se à conversa com mais de mil profissionais de gestão de projetos com interesses semelhantes, venha fazer parte da nossa comunidade. Visite thedigitalprojectmanager.com/membership para saber mais.

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