Lições Aprendidas & Histórias de um Gestor de Projetos Remoto (com Natalie Semczuk, da Talkanatalk)

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Ben Aston:

Obrigado por nos acompanharem. Eu sou Ben Aston e este é o podcast do Gestor de Projetos Digital.
Hoje estou acompanhado por Natalie Semczuk. Natalie, obrigado por vires ao programa. Esta é, na verdade, a primeira vez que o primeiro convidado reaparece na história do podcast de gestão de projetos, por isso hoje é um dia especial.
Vamos falar sobre o fracasso de projetos. Vamos falar sobre lições aprendidas, sobre a fantástica newsletter DPMish da Natalie e sobre tudo o que mais surgir.
Natalie, já te conhecemos um pouco da última vez. Se estão a perguntar-se quem é a Natalie, deixem-me ler a sua biografia. Acho sempre embaraçoso quando as pessoas fazem isto, por isso peço desculpa. Foi isto que alguém — talvez a própria Natalie — escreveu sobre ela: «A Natalie é uma gestora de projetos digitais de consultoria que trabalha remotamente. Vive no sudoeste dos EUA e trabalha sobretudo com agências de pequena e média dimensão que têm departamentos internos de Web, gerindo projetos digitais e implementando processos que ajudam as equipas de design e desenvolvimento. Também se especializa na implementação de sistemas de projetos em equipas remotas.»
A Natalie escreveu muitos artigos sobre gestão de projetos remotos, por isso consultem-nos se forem gestores de projetos remotos. Também gere o blogue PM Reactions. Gosta de ficção distópica, ioga e de beber demasiado café. Regressou recentemente de férias, por isso é muito especial tê-la connosco hoje.
Na verdade, o sudoeste dos EUA parece um pouco o tipo de lugar onde alguém se esconderia. Estás a esconder-te de alguém?

Natalie:

Não. Estou no Arizona. Mudei bastante de lugar nos últimos anos e tornou-se cansativo atualizar biografias e dizer às pessoas: «Na verdade, já não estou nesse estado. Mudei-me na semana passada.» Por isso, tenho tentado ser um pouco mais abrangente relativamente à minha localização geográfica.

Ben Aston:

Sim, assim poupas trabalho a atualizar isso. Muito bem.
E como está o Arizona nesta altura do ano?

Natalie:

Está lindo. Esta semana atingimos um marco: já não temos temperaturas superiores a 100 graus, por isso estamos oficialmente no outono.

Ben Aston:

Frio, frio de rachar.
Estive em Atlanta esta semana. Em Vancouver, onde estou agora, estão cerca de 40 e tal graus. Estou a tentar usar a temperatura americana. Diria que estão 8 graus. Mas em Atlanta estavam 80 e tal, cerca de 30 e tal graus, e estava calor e muito abafado. Foi uma loucura. Ao voltar para Vancouver, estou agora a congelar.
Mas, na verdade, tenho curiosidade: sendo do Arizona, chama-se «arizoniana» a uma pessoa do Arizona?

Natalie:

Creio que sim.

Ben Aston:

Então, onde vais de férias? Parece que vives numa parte muito agradável do mundo. Para onde vai de férias alguém do Arizona?

Natalie:

Vivo numa zona agradável. Estou a cerca de três horas do Grand Canyon, o que é fantástico. Na sua maioria, as pessoas encontram forma de sair daqui no verão, porque fica muito quente. Não me lembro da conversão, mas em Fahrenheit são cerca de 120 no verão, 115 na maior parte do tempo. Por isso, as pessoas vão para as montanhas ou saem completamente do estado, algo com que concordo plenamente.

Ben Aston:

São 46 graus Celsius, para todos os que estão no resto do mundo e usam Celsius. 46 graus: metade do caminho até à ebulição.
Fala-me disso. Sei que és gestora de projetos remotos e que já o fazes há algum tempo, mas qual é a história? Por que escolheste a gestão de projetos remotos? Ou foi ela que te escolheu?

Natalie:

Foi um pouco das duas coisas. Adoro. Trabalhei a tempo inteiro em escritórios nos locais onde vivi durante muito tempo e comecei a trabalhar como freelancer em paralelo. A única forma de isso funcionar realmente era trabalhar como freelancer com empresas remotas. Na sua maioria, os primeiros contratos que tive eram remotos e descobri que gostava muito desse estilo de vida. Posso escolher o meu horário e decidir muito mais livremente o que faço com o meu tempo, porque não estou presa a um escritório, a deslocações ou a coisas desse género. Além disso, não sei se as pessoas percebem isto, mas a gestão de projetos remotos é fantástica: conseguimos fazer o trabalho muito facilmente e ninguém nos interrompe. Também tenho a vantagem de falar e comunicar profissionalmente, por isso nunca me sinto realmente sozinha.

Ben Aston:

Parece uma vida bastante agradável.
Com toda esta eficiência e a possibilidade de gerir o teu próprio tempo, o que fazes então no teu tempo livre? Não abordámos realmente este tema da última vez. Além de ser gestora de projetos, o que faz uma gestora de projetos no tempo livre?

Natalie:

Por vezes tenho certamente alguns problemas com o equilíbrio entre a vida profissional e pessoal. Acho que a parte de trabalhar como freelancer também contribui para isso. Quando não estamos a trabalhar, pensamos no que poderíamos estar a fazer com o nosso tempo. Mas gosto de explorar a região. Como disseste, vivo numa zona fantástica do país. Sedona fica perto, assim como o Grand Canyon, montanhas e trilhos incríveis. Gosto de ir para lá, fazer caminhadas, conduzir fora de estrada, explorar e tirar fotografias. Ainda não me aventurei a acampar, porque há muitos insetos assustadores por aqui, mas lá chegarei.

Ben Aston:

Só precisas de um mata-moscas, spray ou uma arma.

Natalie:

Então acho que me integraria.

Ben Aston:

Muito bem.
Há uma coisa que queria perguntar-te: o que aconteceu ao teu blogue PM Reactions? Parece que ficou parado. Já acabou e se transformou no DPMish? Qual é a situação?

Natalie:

Não, continua lá. Os GIF e os memes continuam todos lá. Todos-

Ben Aston:

Última atualização: 2 de abril.

Natalie:

Eu sei.
Tenho uma pasta inteira de GIF prontos. Etiqueto-os com base na emoção. Costumava carregar cerca de 50 de cada vez e programar a publicação automática, mas já passou demasiado tempo. Agora tenho vergonha.

Ben Aston:

Talvez possas incluir isso na tua newsletter. É apenas uma ideia.

Natalie:

Gosto da ideia.

Ben Aston:

Já passaram alguns meses desde a última vez que falámos. Além de ir de férias, o que há de novo? Em que tens estado a trabalhar? Encontraste alguma ferramenta nova e interessante? O que há de novo?

Natalie:

Tenho feito algumas coisas novas. Terminei alguns projetos neste verão. Comecei outro logo depois das férias, com uma agência de Nova Iorque; antes disso, tinha trabalhado com uma agência de Montreal, e tem sido ótimo. Tenho trabalhado com vários projetos de clientes e, entre isso e o trabalho com agências mais estruturadas, que trabalham todas no mesmo local mas apoiam o trabalho remoto, sou a única pessoa que trabalha remotamente a tempo inteiro. Tem sido muito bom observar os processos, perceber como organizam as coisas e contribuir para essas mudanças.
Recentemente não utilizei muitas ferramentas novas. Comecei a utilizar bastante o TeamGantt e os gráficos de Gantt. Já o tinha utilizado num projeto há muito tempo, parei durante algum tempo e voltei agora, reaprendendo a utilizá-lo. Estou a tentar lembrar-me de outras ferramentas interessantes. Tenho usado o MeisterTask, que é semelhante ao Trello. Não sei como funciona com uma equipa, mas com uma equipa muito pequena de freelancers tem funcionado bastante bem.
Acho que é tudo.

Ben Aston:

Muito bem.
Nunca tinha ouvido o termo «sou uma pessoa remota». É assim que te descreves na biografia?

Natalie:

Às vezes, sim. Não sei se é oficial, mas costumo dizer isso.

Ben Aston:

E, para quem nos ouve, talvez seja interessante abordar isto. Trabalhas como gestora de projetos digitais remotamente. Trabalhas com agências em vários locais: Nova Iorque, Montreal e outras partes dos Estados Unidos. Como consegues estes trabalhos remotos de gestão de projetos?

Natalie:

É uma grande pergunta. Acho que é uma das maiores questões para os freelancers em geral. Quando comecei, procurei pessoas que quisessem contratar o seu primeiro gestor de projetos, porque não tinham bem a certeza de como fazê-lo. Normalmente, quando se contrata alguém pela primeira vez para uma função, não se sabe ao certo quanto trabalho haverá para lhe atribuir. Foi aí que encontrei o meu espaço. Quanto ao trabalho remoto de gestão de projetos para agências e empresas maiores, grande parte veio através de recomendações. Conhecer uma pessoa que muda para outra agência e que depois conhece alguém que está à procura de ajuda. Ou simplesmente estar presente, falar em conferências, escrever artigos e coisas desse género.
Normalmente, não começo por comunicar com a pessoa que precisa de trabalhar comigo. É muitas vezes outro gestor de projetos que precisa de muita ajuda, identificou essa necessidade e quer perceber como fazê-la funcionar. Ou é um proprietário de uma empresa que compreende que poderá precisar de espaço para contratar alguém para a sua equipa. É uma mistura de situações.

Ben Aston:

Bem-vindos de volta ao podcast de Gestão de Projetos Digitais para a segunda parte, depois de a Natalie e eu — sobretudo eu — termos sofrido uma trágica falha de Internet. Esta é a beleza da vida.
Natalie, obrigado por nos explicares como consegues os teus trabalhos remotos de gestão de projetos. Vou ter de ouvir o podcast para descobrir o que disseste, mas-

Natalie:

Espero que seja algo interessante.

Ben Aston:

Porque desapareci. Mas vamos falar do teu artigo. Se ainda não tiveram oportunidade de ler o artigo mais recente da Natalie no theDigitalProjectManager.com, consultem-no. Chamámo-lo «Porquê e como documentar as lições aprendidas». O fantástico é que não se trata apenas de teoria aborrecida: incluímos — ou melhor, a Natalie criou — alguns modelos úteis de lições aprendidas que podem descarregar. E, se estão a tentar descarregá-los e têm um bloqueador de anúncios, terão de o desativar, caso contrário não funcionará.
Mas não detestam quando encontram um modelo e pensam: «Sim, parece interessante», mas não fazem ideia de como o utilizar? O bom é que, em vez de ser apenas um modelo vazio, incluímos inspiração para gestores de projetos — e sim, acho que em breve será uma hashtag válida — com algumas lições aprendidas já preenchidas, para poderem começar a preencher o modelo. Falemos um pouco sobre lições aprendidas. Natalie, por que razão existem sequer as lições aprendidas? Não são simplesmente o mesmo que uma retrospetiva do projeto? Qual é a diferença?

Natalie:

Sei que existe uma estrutura oficial do PMI para isto. Não tenho formação formal nessa área, mas vejo as coisas assim: as retrospetivas de projetos são ótimas para fazer com a equipa no final de um projeto. No entanto, para promover mudanças e compreender onde as coisas correm continuamente mal ou bem, e como aplicar esse conhecimento a vários projetos — sobretudo se trabalharmos numa agência a longo prazo ou com as mesmas pessoas durante muito tempo — é muito importante acompanhar e compreender essas situações e evoluir com base nas nossas experiências.

Ben Aston:

Exatamente. Acho que é mesmo verdade.
Por que achas que isso acontece? Como trabalhas com agências e equipas diferentes, deve ser interessante. Descobres que cometem consistentemente os mesmos tipos de erros? Dás por ti a escrever as mesmas lições aprendidas em cada ocasião, enquanto trabalhas com agências diferentes, ou como funciona?

Natalie:

Na minha experiência, são sempre os mesmos erros e os mesmos problemas. Há aspetos comuns a toda a gente. Acho que isso se percebe em qualquer conferência da nossa área: ouvimos palestras sobre como ultrapassar este ou aquele problema de projeto ou de processo de design. Por isso, penso que todas as agências têm aquele erro, problema ou dificuldade geral e recorrente nos seus processos. É sempre interessante ver como equipas diferentes ultrapassam ou resolvem essa situação, quando ainda não descobriram como corrigi-la. Para mim, tem sido muito importante acompanhar aquilo que aprendo e observo e perceber como isso pode mudar a minha perspetiva quando passo para projetos diferentes com empresas diferentes.

Ben Aston:

Quais dirias que são as três áreas problemáticas mais comuns que os gestores de projetos enfrentam?

Natalie:

Penso que há sempre problemas relacionados com a estimativa, o arranque do projeto e as expectativas relativas ao projeto. É muito difícil. Provavelmente já foram escritos livros sobre estimativas e é sempre complicado encontrar uma forma de calcular ou planear projetos com precisão, se não forem feitas estimativas antecipadas. Penso também que os prazos e os obstáculos que não são previstos constituem sempre um problema. Por exemplo, se um cliente tiver de adiar algo por uma determinada razão. Mesmo com o processo mais sólido, é muito difícil planear o desconhecido. Tenho observado problemas semelhantes nesse âmbito.
Por exemplo, um cliente pode precisar de adiar o projeto durante seis semanas. Podemos ter um processo relativo às obrigações contratuais ou à forma de o reorganizar, mas não existe uma forma verdadeiramente eficaz de lidar com isso do ponto de vista da capacidade ou dos recursos. E penso que o terceiro problema é gerir as expectativas de todos. Existem muitas formas excelentes de documentar e atualizar as pessoas em reuniões, mas haverá sempre algum tipo de gestão de expectativas, sobretudo em equipas mais ágeis e colaborativas. É mais difícil porque nem sempre existe uma única fonte de informação verdadeira; torna-se mais difícil garantir que todos os assuntos são encerrados e tratados de forma adequada.

Ben Aston:

Sim, sem dúvida. Acho que é uma excelente observação.
Para quem está a ouvir o podcast, estou neste momento a trabalhar num artigo enorme sobre estimativas, que a Natalie identificou como uma das coisas com que temos frequentemente dificuldades. Será lançado nas próximas semanas, por isso fiquem atentos.
Para mim, uma das áreas problemáticas mais comuns está relacionada com a responsabilidade pelos requisitos. Nas diferentes equipas, isso funciona de formas diferentes, mas existe sempre alguma incerteza sobre quem é exatamente responsável pelos requisitos técnicos. Começa com o arquiteto de experiência do utilizador? Que papel desempenha o analista de negócio? E o diretor técnico? E o gestor de projetos? Quem define exatamente como a solução funciona e quais são os requisitos? Sobretudo à medida que trabalhamos em projetos cada vez mais técnicos, não basta ser responsável pelos requisitos; é também necessário geri-los à medida que evoluem durante o processo. Parece-me um problema que surge repetidamente. Penso que parte da razão é que a forma como essa responsabilidade muda ao longo de um projeto depende do grau de colaboração da equipa, das pessoas que a compõem e do tipo de projeto. Por isso, é muito difícil criar um processo único que funcione para todos os projetos e equipas. Não sei se também encontraste essa situação.

Natalie:

Sim. Não poderia ter dito melhor. Isso é sempre uma grande dificuldade para mim. Tens razão: a raiz do problema é não ser possível criar um processo que funcione perfeitamente para todas as pessoas e para cada etapa da colaboração. É um problema muito real para mim. Sinto que estou a passar por isso neste momento.

Ben Aston:

Qual dirias que foi a lição mais importante que aprendeste até agora na tua carreira?

Natalie:

É uma lição geral: nunca, nunca, nunca faças suposições. Houve muitas ocasiões em que guardei para mim aquilo que achava ser uma pergunta estúpida. Ou estava numa reunião, era tomada uma decisão e eu não a compreendia totalmente, mas evitava pedir esclarecimentos. Sempre que fiz isso, arrependi-me. Quer porque a situação acabou por voltar para me prejudicar, quer porque outra pessoa fez a pergunta e isso desencadeou uma enorme discussão, pois todos os outros também tinham essa dúvida.
Por isso, tento esforçar-me para nunca presumir que as outras pessoas sabem alguma coisa, quer esteja a comunicar com elas enquanto cliente ou não. Também não presumo que não devo fazer uma pergunta ou esclarecer algo. Tudo se torna muito mais fácil se trabalhar a partir de uma base comum: não presumir nada, perguntar tudo, dizer tudo e esclarecer o que for necessário. Pelo menos, o assunto fica exposto e há algo sobre o qual falar, o que tem ajudado muito.

Ben Aston:

Acho isso excelente. Os gestores de projetos mais juniores ou as pessoas com menos experiência podem sentir-se tentados a não fazer aquilo que consideram uma pergunta estúpida, porque não querem parecer que não sabem do que estão a falar. Não querem parecer estúpidos, mas é um ótimo conselho ser a pessoa que faz perguntas estúpidas e sentir-se confortável com isso. Provavelmente, nem sequer é uma pergunta estúpida e, ao colocá-la, podemos frequentemente desencadear questões em que as outras pessoas não tinham pensado. Além disso, não vamos aprender se não fizermos perguntas, por isso fazer perguntas e não presumir nada é muito útil.
Para mim, a maior lição que aprendi aconteceu no início da minha carreira, quando trabalhávamos com uma grande marca de eletrónica de consumo. Tínhamos um cliente muito peculiar. Recusava-se a aprovar os custos e trabalhava sempre com base na ideia: «Façamos apenas um acordo de cavalheiros e resolvamos tudo de forma justa depois.» Naturalmente, nunca era justo. Tivemos alguns problemas. Acabámos por despedir o cliente, mas ficámos muito prejudicados, porque pensámos: «Estamos em modo de pânico. Só precisamos de terminar isto e cumprir este prazo. Há uma grande campanha de comunicação que vai ser lançada em breve. Vamos fazer o trabalho e resolver os custos depois.»
Isto aconteceu algumas vezes, inclusive com pessoas que eu geria. Nunca aceitem fazer o trabalho antes de acordarem quem vai pagar por ele, sobretudo se o cliente achar que a culpa é vossa e vocês acharem que a culpa é do cliente. Certifiquem-se de que acordam os custos antecipadamente. Caso contrário, terão grandes problemas. Aqui está a minha lição aprendida da semana.
Muito bem. Para terminar, Natalie, queres falar-nos um pouco sobre o DPMish? Já o mencionámos, mas conta-nos mais sobre esta nova newsletter que criaste.

Natalie:

É uma newsletter semanal. É enviada todas as sextas-feiras de manhã e centra-se na gestão de projetos. Tentei olhar para a gestão de projetos de uma forma diferente. Como é uma newsletter mais pessoal, tento partilhar as minhas experiências, aquilo que é relevante para mim nessa semana e alguns links interessantes para ler. Talvez alguns temas não estejam diretamente relacionados com gestão de projetos, mas podem ser interessantes para todos nós, pois tocamos em muitas áreas diferentes nos nossos projetos. Esta semana lancei uma nova rubrica com Patrice Embry, do blogue PM Advice. De poucas em poucas edições, fazemos uma rubrica de perguntas a uma gestora de projetos: os leitores podem enviar as suas perguntas e ela responde. É fantástico. Estou muito entusiasmada com o tema desta semana, que foi enviado esta manhã. Em breve estará disponível uma ligação para a newsletter em DPMish.com.

Ben Aston:

Excelente. Vamos terminar por aqui. Natalie, muito obrigado por te juntares a nós no segundo podcast que gravámos contigo hoje. Espero que tudo se conjugue de forma fantástica. Se quiserem contribuir para a conversa ou descarregar o modelo de lições aprendidas, visitem theDigitalProjectManager.com e consultem-no. Não se esqueçam também de aderir à nossa equipa no Slack, onde encontram todo o tipo de conversas interessantes, especialmente na equipa ou no canal de gestores de projetos remotos. De entre todos os canais disponíveis, se forem gestores de projetos remotos, encontrarão muitas pessoas a conversar constantemente sobre o que estão a vestir e sobre se vão ou não buscar café. É sempre divertido acompanhar a discussão, mesmo que não sejam gestores de projetos remotos. Falam sempre de coisas interessantes. Consultem também esse canal. Até à próxima, obrigado por nos ouvirem.