Gerir um Projeto de 2 Semanas (Com Jenna Trunzo da Globant)

Leia a transcrição:

Estamos a experimentar transcrever os nossos podcasts através de um programa de software. Perdoe eventuais erros ortográficos, pois o sistema automático não está correto a 100% do tempo.

Ben Aston:

Bem-vindos ao podcast do DPM, onde vamos além da teoria para apresentar conselhos especializados de gestão de projetos para liderar melhores projetos digitais. Obrigado por nos acompanharem. Sou Ben Aston, fundador do The Digital Project Manager. No oeste selvagem digital a que chamamos casa, não é totalmente surpreendente recebermos um projeto com um orçamento reduzido, um âmbito pouco claro e um prazo apertado. Mas o que fazer quando esse prazo minúsculo é de apenas duas semanas? No podcast de hoje, vamos analisar como pode planear e executar eficazmente um projeto quando, honestamente, não há tempo suficiente para o fazer corretamente. Continue a ouvir se quiser descobrir o que pode cortar e que tipo de atalhos podem afundar o seu projeto.

Ben Aston:

Hoje estou acompanhado por Jenna Trunzo. Jenna é ScrumMaster certificada, também é Product Owner certificada e é gestora de projetos na Globant — pelo menos penso que é assim que se diz. É uma empresa em Raleigh, na Carolina do Norte. Vamos falar um pouco sobre o percurso que a levou a tornar-se gestora de projetos, algo que descreve como um feliz acaso. Vamos descobrir qual foi esse acaso. Atualmente, utiliza as suas competências para impulsionar equipas nesta agência, que fala muito sobre Agile. Também quero falar sobre isso, mas olá, Jenna. É um prazer tê-la hoje no programa.

Jenna Trunzo:

Olá, Ben. Muito obrigada pelo convite e bom trabalho: pronunciou corretamente. É Globant.

Ben Aston:

Globant. Sabe o que significa Globant? É apenas um nome relacionado com global ou algo do género?

Jenna Trunzo:

Gostava de inventar uma história sofisticada que o tornasse interessante, mas, honestamente, não sei.

Ben Aston:

Eu costumava trabalhar numa agência chamada FCV e as pessoas queriam sempre saber o que significava FCV.

Jenna Trunzo:

Pois.

Ben Aston:

Na realidade, não significava nada. Antes significava False Creek Ventures, mas isso não soa… Em primeiro lugar, não soa bem e, em segundo, não soa propriamente a uma agência.

Jenna Trunzo:

Pois, então inventava histórias?

Ben Aston:

Era FCV. Sim. Bem, infelizmente, quando se diz FCV ao telefone, pode soar a todo o tipo de coisas, incluindo uma doença sexualmente transmissível.

Jenna Trunzo:

Pois, o que não é agradável.

Ben Aston:

Sim, é preciso ter cuidado.

Jenna Trunzo:

Claro.

Ben Aston:

Enfim, chega de falar de nomes. Conte-nos um pouco sobre o que faz na Globant.

Jenna Trunzo:

Claro. Sou gestora de projetos na Globant. Fazemos tudo, desde migração de dados até inteligência artificial. É tudo baseado em projetos e depende realmente da situação. Já trabalhei em projetos muito pequenos e no projeto em que estou atualmente, que é bastante grande. Existe uma grande variedade de projetos. Temos cerca de 8 000 pessoas no total na empresa. Estou localizada aqui em Raleigh. Temos cerca de 150 pessoas neste escritório.

Ben Aston:

Ótimo. Conte-nos primeiro um pouco da sua história. Descreve-a como um feliz acaso. Qual foi o acaso, considerando que passou de designer gráfica a gestora de marketing e depois a gestora de projetos? O que aconteceu? Conte-nos.

Jenna Trunzo:

Claro. Tenho a certeza de que existem pessoas nas áreas criativas que passaram por algo semelhante no início. Quando trabalhava nessa área, muito trabalho estava a ser subcontratado e não havia muitas oportunidades de emprego. Sou originalmente de Pittsburgh, na Pensilvânia, e foi nessa área que trabalhei. Simplesmente não havia muito trabalho. Quando me mudei para a Carolina do Norte, aceitei um emprego como gestora de marketing de uma equipa imobiliária e passei a maior parte de 10 anos a fazer isso. Gostava bastante do trabalho, mas, essencialmente, o que fazia era gestão de projetos; simplesmente não lhe chamávamos assim.

Ben Aston:

Pois.

Jenna Trunzo:

Conhecia algumas pessoas que trabalhavam nesta empresa e tinha-lhes dito que estava algo insatisfeita com o lugar onde estava nessa altura. Disseram-me: «Devias mesmo conhecer esta empresa. Estamos a contratar gestores de projetos neste momento. Parece muito semelhante ao que já fazes.» Eu respondi: «Não tenho experiência no mundo tecnológico. Não sei, não sei.» Adiei a decisão durante algum tempo, mas, finalmente, convenceram-me e candidatei-me. Acabou por ser uma das melhores decisões que tomei, por isso foi um feliz acaso.

Ben Aston:

Fantástico. Disse que já fazia gestão de projetos, na prática, mas quando foi para a Globant, o que descobriu numa grande agência? Quais foram as principais coisas às quais teve de se adaptar ou fazer a transição relativamente à forma como trabalhava?

Jenna Trunzo:

Bem, a um nível muito básico, eu trabalhava a partir de casa. Já trabalhava remotamente. Neste emprego passei a vir para um escritório, o que também tem sido ótimo, mas houve muitos processos diferentes aos quais tive de me adaptar e muitos tipos diferentes de trabalho com os clientes com quem passei a trabalhar, desde o tipo de exigências que tentava satisfazer até esse género de questões. Houve definitivamente uma transição ao passar do setor imobiliário para a tecnologia. Acredite ou não, existem algumas semelhanças, mas também há muita terminologia nova a um nível básico, muitos processos novos e novas formas de trabalhar num projeto. Foi uma transição considerável, mas muito positiva.

Ben Aston:

Sim. Vi que a Globant fala muito sobre equipas Agile. Muitas pessoas falam sobre Agile e tentam implementá-lo de diferentes formas. As equipas são uma dessas formas que parecem funcionar. Explique-nos como funcionam. Em que tipo de equipa está e como é que isso funciona? Como gere a sua equipa?

Jenna Trunzo:

Claro. A um nível muito geral, a Globant funciona com vários tipos de equipas. Por exemplo, pode existir uma equipa de desenvolvimento ou uma equipa de estratégia. Penso que existem cinco no total. Para esta conversa, faço parte de uma equipa híbrida. Essencialmente, encontramos talento adequado em cada função para o projeto em que estamos a trabalhar e, a partir daí, desenvolvemos uma equipa. É, de certa forma, uma equipa de projeto, mas a diferença é que avaliamos continuamente os nossos próprios objetivos e a nossa responsabilidade. A partir daí, criamos os nossos próprios métodos e métricas para os alcançar. À medida que a equipa amadurece, a ideia é que os membros mais fortes, que tenham mantido estes padrões, desenvolvam novas equipas para o projeto seguinte. São eles que lideram a equipa seguinte.

Ben Aston:

Está bem. Quantas pessoas existem no total na equipa?

Jenna Trunzo:

Pode variar. Pode ter entre 3 e 20 pessoas. Na equipa em que estou agora, somos oito.

Ben Aston:

E como é feita a alocação de recursos? Surge um projeto e este é atribuído a uma equipa, que depois tem de perceber quando o entrega, ou como funciona?

Jenna Trunzo:

O projeto determina quando e o que vamos entregar. A equipa é criada para esse projeto, a menos que essa equipa específica esteja a trabalhar de forma tão eficaz que passe diretamente de um projeto ou cliente para outro. Nem sempre acontece assim, mas seria o cenário ideal. Permaneceria na equipa até esta amadurecer e se dividir, mas a ideia é fazer a transição de projeto para projeto.

Ben Aston:

Portanto, as equipas estão constantemente a evoluir.

Jenna Trunzo:

Estão.

Ben Aston:

Falou que está numa equipa híbrida. Normalmente, dentro do Agile ou, em particular, do Scrum, o gestor de projetos não é uma função.

Jenna Trunzo:

Certo.

Ben Aston:

Qual é a sua função nessa equipa? Que tarefas desempenha?

Jenna Trunzo:

Existe muito da gestão de projetos tradicional. Penso que, por vezes, o Agile é utilizado de forma pouco rigorosa.

Ben Aston:

Sim.

Jenna Trunzo:

Faço muito do trabalho tradicional, desde o orçamento ao âmbito e às entregas, entre outras coisas. Mas, em relação às equipas, trata-se mais da saúde da equipa e do projeto, de ser responsável por manter essa equipa, as suas avaliações, a sua maturidade e esse tipo de características.

Ben Aston:

Fale-nos sobre as avaliações e a maturidade. São testes que as pessoas fazem?

Jenna Trunzo:

Não são propriamente testes. É algo mais colaborativo, em que nos reunimos e discutimos: «Alcançámos os objetivos que definimos para nós próprios no início desta equipa?» Quando desenvolvemos a constituição enquanto grupo e equipa, a cada três a seis meses, mais ou menos, avaliamos: «Estamos a cumprir isto? Estamos a fazê-lo corretamente? Precisamos de ajustar alguma coisa?» Devo esclarecer que este é um conceito relativamente novo para nós, porque a Globant adquiriu-nos há relativamente pouco tempo e estamos a fazer a transição para a sua forma de trabalhar.

Ben Aston:

Então, são tempos entusiasmantes.

Jenna Trunzo:

Sim.

Ben Aston:

Pergunto sempre às pessoas que ferramentas utilizam, se é que utilizam alguma, porque penso que os gestores de projetos estão sempre interessados em descobrir ferramentas novas e interessantes. O que tem no seu conjunto de ferramentas de gestão de projetos de que gosta particularmente?

Jenna Trunzo:

Advil, sem dúvida. Estou a brincar. Tenho muita sorte. Trabalho num ambiente muito colaborativo. Na verdade, os meus colegas de trabalho são a minha melhor ferramenta. Estamos constantemente a discutir situações e trabalho de projetos uns com os outros, à procura de uma segunda opinião. «Isto funcionou no teu projeto? E aquilo, funcionou no teu?» Mas, falando apenas de ferramentas, utilizamos sobretudo soluções bastante tradicionais. Usamos muito o Jira. Usamos o Confluence. O Google Drive é o nosso principal centro de trabalho e depois existem outras coisas que os designers enviam ou com as quais precisamos de trabalhar. Mas essas três são realmente as nossas ferramentas principais.

Ben Aston:

Os clássicos.

Jenna Trunzo:

Sim, os clássicos.