Como participar numa comunidade online pode ajudá-lo a crescer enquanto gestor de projetos

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Michael Mordak: Olá, sou o Michael, do The Digital Project Manager, e sejam bem-vindos ao Destaque de Membro de hoje. Conseguimos reunir uma das maiores e melhores coleções de gestores de projetos que estão a criar mudanças e a desafiar os paradigmas existentes nos projetos atuais. É por isso que partilhamos as suas histórias, as reviravoltas pessoais e profissionais que enfrentamos enquanto tentamos responder à velha pergunta — O que quer ser?

Hoje estamos a falar com a estimada membro da comunidade, CEO e fundadora da Chingona Coach, Nicolassa Galvez. A Niko foi muitas vezes a única gestora de projetos a trabalhar na sua organização. Por isso, procurou uma comunidade não só como forma de obter conhecimento coletivo, mas também para ter acesso a mentoria e estabelecer contacto com pessoas que compreendem a função e as frustrações que a acompanham.

Nicolassa, gostava de ouvir a sua opinião. Pode dar-me uma visão geral de algumas das comunidades em que está atualmente envolvida?

Nicolassa Galvez: Estou envolvida em muitas comunidades online. Naturalmente, a comunidade do The Digital Project Manager. Sou uma coach anti-carreira, por isso também participo em muitos grupos de coaching, não só para coaches que estão a desenvolver os seus negócios, mas também para pessoas que querem receber coaching.

Assim, estou em alguns grupos para latinas que estão a desenvolver os seus negócios ou interessadas no crescimento pessoal. Outro grupo é o Community-Centric Fundraising. É um grupo de pessoas ligadas a organizações sem fins lucrativos que procuram mudar a forma como estas organizações são financiadas.

Michael Mordak: Excelente. Reparei que mencionou vários grupos.

Gostava de saber como encontra tempo para garantir que dedica algum esforço a cada uma destas comunidades e lhes dá o tempo de que precisam?

Nicolassa Galvez: Bem, não tenho notificações ativas em nenhum dos meus dispositivos. Não consigo lidar sequer com notificações silenciosas ou pontos vermelhos. Por isso, tenho de as procurar ativamente.

Também filtro bastante os meus e-mails. Muitos dos grupos que frequento arquivam automaticamente as mensagens e eu nem chego a vê-las. Mas, nos cinco a dez grupos em que quero participar ativamente, normalmente visito-os através dos e-mails. Quando penso em alguma coisa ou tenho uma pergunta, procuro-os ativamente.

Michael Mordak: Portanto, não bloqueia cinco minutos por dia para passar tempo nesta comunidade. Vai lá quando o assunto está presente na sua mente e utiliza-a conforme precisa.

Nicolassa Galvez: Sim. Ou através dos e-mails. Faço questão de receber os e-mails dos grupos. Eles enviam resumos das conversas, ou o The Digital Project Manager envia algo sobre inteligência artificial e esse tema interessa-me. Assim, vou visitar o grupo para ver o que as pessoas estão a dizer, porque li o e-mail.

Michael Mordak: Basicamente, faça com que funcione de acordo com o seu horário e encontrará tempo para todas essas coisas.

Fiquei muito interessado no que mencionou sobre coaching anti-carreira, porque não é imediatamente intuitivo perceber o que isso significa. Pode explicar o que é coaching anti-carreira?

Nicolassa Galvez: Sim. Tenho tido muitas dificuldades no trabalho. Mal consigo permanecer num emprego durante mais de 18 meses e, seja por causa da minha origem cultural ou do facto de ter TDAH, enfrento muitas dificuldades no trabalho com a política do escritório.

Não tanto com as tarefas, mas sou muito má na política do escritório. Por isso, não encontrei coaching que abordasse essa questão. Encontrava apenas coisas como “refaça o seu currículo” ou “eis como enviar e-mails politicamente corretos”. O coaching anti-carreira destina-se a pessoas socializadas como mulheres para quem os ambientes de trabalho tradicionais e os conselhos de carreira tradicionais não funcionam verdadeiramente. Há algo mais a acontecer, e queremos falar sobre isso e apoiá-las nesse processo.

Michael Mordak: Isso é incrível. É um espaço muito nobre e necessário, do qual muitas pessoas poderão beneficiar. É uma excelente forma de ocupar o seu tempo e de lhe dar tanta importância.

Mencionou várias comunidades em que está envolvida. Gostava de saber um pouco mais sobre a razão pela qual sente necessidade de participar nestas comunidades e o que obtém dessa participação.

Nicolassa Galvez: Em todos os empregos que tive, fui a única pessoa a desempenhar essa função.

Isso acontece frequentemente em organizações sem fins lucrativos, mas também trabalhei como gestora de projetos em pequenas agências de marketing. As agências eram tão pequenas que eu era a única gestora de projetos. Por isso, não tinha necessariamente colegas com quem falar e não é como se existissem grupos de networking para gestores de projetos digitais em todas as cidades.

Procuro realmente estas comunidades para obter respostas coletivas, desabafar e perguntar simplesmente: “Porque é que isto está a acontecer? O que se passa?” É muito frustrante quando as pessoas não cumprem prazos ou instruções. Também procuro ajuda, porque não faz sentido reinventar a roda.

Porque não haveria de querer ver o que outras pessoas que já fizeram isto estão a fazer? Também não sinto que a mentoria seja algo que exista muito na minha geração. Tenho 45 anos e ouvimos falar de pessoas que tiveram mentores, mas não sinto que muitos de nós tenham tido mentores. Fazer parte destas comunidades é uma oportunidade para nos orientarmos uns aos outros e termos mentoria quando precisamos dela.

Michael Mordak: É quase uma palavra de ordem que ganhou força e que também é uma forma interessante de incentivar as pessoas a oferecer conhecimento e a disponibilizar o seu tempo gratuitamente, contribuindo para a próxima geração de pessoas que entram no sistema.

Outra razão pela qual gostei do que disse é que, na comunidade do DPM, temos grupos de mastermind e oportunidades para as pessoas participarem em pequenos grupos e passarem por muitos dos processos que mencionou, como obter informação coletiva e modelos para facilitar a vida e o trabalho.

Penso que um dos maiores exemplos é o canal de eventos no nosso Slack. É um dos canais mais movimentados: as pessoas libertam o que têm guardado e partilham as suas frustrações com outras pessoas que compreendem e que já passaram por situações semelhantes.

Gostava também de saber se, por estar envolvida nestas comunidades, houve mudanças significativas na sua carreira ou oportunidades que se tornaram disponíveis e que talvez não tivesse podido aproveitar de outra forma.

Nicolassa Galvez: Para mim, foi sobretudo a confiança. Entrei na gestão de projetos sem obter oficialmente a certificação, penso que era a do PMI ou...

Michael Mordak: A PMP, sim.

Nicolassa Galvez: Sim, a certificação. Era algo de que precisavam e que me pediram para fazer, e contrataram-me como gestora de projetos. Por isso, procurei recursos e encontrei o The Digital Project Manager. Fui muito intencional ao decidir não avançar imediatamente para a certificação PMP oficial.

Fazer parte da comunidade deu-me confiança para sentir que pertencia à área, que sabia o que estava a fazer e que podia aprender com os outros aquilo que ainda não sabia. Ajudou a minha carreira de muitas formas. A confiança de estar com os meus pares e poder participar nas conversas, nos webinars, nos grupos de mastermind e nas diferentes chamadas comunitárias foi o que mais ajudou a minha carreira. Não tanto numa candidatura a um emprego, mas enquanto estava no emprego, para continuar e pensar: “Será que estou louca ou isto é mesmo absurdo?”

Michael Mordak: Adoro isso. A confiança é especialmente importante para quem está a entrar na função. A empresa pagou a PMP ou pediu-lhe que a obtivesse para começar a trabalhar?

Nicolassa Galvez: Sim. E eu pensei: se não vão pagar, também não vou pagar. Como queria perceber se gostava de gestão de projetos, possivelmente por causa do meu TDAH, sempre fui extremamente estruturada e organizada no papel. Se visse o meu quarto, não diria o mesmo, mas precisava de muita estrutura na forma como organizava o meu trabalho, a minha educação e a minha aprendizagem.

Com base na experiência que tinham comigo e sabendo o quanto organizo as coisas, quiseram contratar-me para essa função na agência de marketing. Mas nunca se ofereceram para pagar. Eu própria paguei a minha subscrição do DPM, porque sabia que precisava desse sistema profissional de apoio e valia a pena pagá-lo do meu bolso.

Michael Mordak: Uma forma interessante de ver a situação é que, na comunidade, há muitas pessoas que obtiveram a certificação PMP. O conhecimento está todo lá. Se quisesse, poderia perguntar sobre diferentes partes do trabalho, e o conhecimento que lhe dariam basear-se-ia no tempo que investiram a estudar e a passar no exame.

É uma parte importante da comunidade e está alinhada com o que está a dizer. Adquire-se muito conhecimento e perspetiva com pessoas que já passaram por todos esses aspetos da função durante anos. É quase como acelerar a carreira e chegar ao passo seguinte sem ter de passar por todo o processo de tentativa e erro que outras pessoas já enfrentaram.

Nicolassa Galvez: Sim, e apreciei isso. Adoro a metodologia da gestão de projetos e as competências interpessoais. O que me custava era a gestão intermédia, com os líderes da agência de um lado e as pessoas responsáveis pela implementação do outro, e tentar gerir tudo isso. Não fazia naturalmente parte das minhas características.

Apesar de ter sido gestora de projetos durante quase oito anos, nunca quis tornar isso oficial obtendo a certificação, porque sabia que não era uma carreira que me interessasse. Mas continuava a gostar muito do trabalho e da comunidade. Ter um lugar para onde ir que não fizesse parte dessa linha oficial teve um grande impacto, porque podia manter-me ligada. Mesmo quando não fui gestora de projetos durante alguns anos, por estar concentrada na minha certificação de coaching, geri o meu próprio negócio de coaching como um projeto.

Por isso, era importante continuar a fazer parte do grupo. A comunidade é muito mais do que gestão de projetos e valia a pena manter-me envolvida.

Michael Mordak: Excelente. E, mudando um pouco de assunto, entre todas as comunidades em que participa, quem é a pessoa mais interessante ou influente que conheceu através de uma comunidade?

Nicolassa Galvez: Ia dizer o Ben. Sei que disse que podia ser de qualquer grupo, mas faço parte do DPM há tanto tempo.

Desde a primeira vez que estiveram no Slack, depois passaram para a plataforma online e voltaram ao Slack, ele esteve sempre muito envolvido. Foi intimidante entrar no grupo sem ter a certificação. Ter um dos líderes ou fundadores do grupo tão presente, envolvido e acessível, sem criar uma cultura de gatekeeping, foi algo que se manteve em toda a comunidade durante todos estes anos.

Continua a ser uma comunidade muito acolhedora. Para mim, ele é a grande estrela: alguém que define o tom. A Patrice também sempre foi muito prestável, verificando se está tudo bem e garantindo que todas as perguntas têm resposta. Destacou-se para mim porque tinha algumas perguntas sobre organizações sem fins lucrativos e ela conseguiu responder sobre gestão de projetos e organizações sem fins lucrativos. Garante sempre que nenhuma pergunta fica esquecida e que ninguém fica isolado.

Michael Mordak: Gosto muito disso nas comunidades. É quase uma porta de entrada para a empresa ou para o grupo. Os líderes e as pessoas no topo da área estão envolvidos e podemos falar com eles e perguntar-lhes sobre as suas experiências.

Muitas vezes estão disponíveis porque fazem parte da comunidade, gostam dela e dedicam-lhe o seu tempo.

Nicolassa Galvez: Não era uma comunidade fechada.

Michael Mordak: Exatamente. Sinto que temos um grupo de pessoas muito especial, apaixonadas por partilhar conhecimento e ajudar os outros a compreender aquilo que aprenderam ao longo das suas carreiras. É raro uma pergunta ficar sem resposta.

Nicolassa Galvez: Adoro isso. Outra coisa é o sentido de humor da comunidade. É raro, sobretudo em comunidades online, porque estamos no Slack e há muito texto, o que dificulta transmitir humor. Mas, desde que entrei, existe sempre um sentido de humor em tudo.

Não é um humor que goza com as pessoas por não saberem determinadas coisas. É um humor sobre a nossa condição humana enquanto grupo que aprende em conjunto. É um humor caloroso que derruba algumas barreiras. Quando os gestores de projetos estão stressados, podem falar das suas famílias, dos filhos e de outras coisas. É uma comunidade leve, sem deixar de levar a profissão a sério. Não é stressante entrar na comunidade nem parece que temos de provar o nosso valor.

Michael Mordak: Esse ambiente também é comum nas outras comunidades em que participa?

Nicolassa Galvez: Não.

Michael Mordak: E como é que essa diferença afeta o tempo que quer passar nessas comunidades ou a forma como interage com as pessoas?

Nicolassa Galvez: Sinto que temos de estar sempre a representar um papel. Muitas pessoas com TDAH ou neurodivergentes falam da necessidade de mascarar o seu comportamento e de como isso é desgastante.

Tenho um sentido de humor muito seco, que nem sempre é transmitido através de texto, mas que resulta muito bem na comunidade DPM, porque essa componente já faz parte da cultura. As pessoas não interpretam cada frase de forma excessivamente séria. A interação é mais humana.

Trabalho remotamente desde antes da pandemia, por isso estou habituada a interagir online e quase prefiro isso ao contacto presencial. Algumas comunidades podem ser muito impessoais. Ainda assim, a informação é útil e posso entrar para colocar uma pergunta ou ler o resumo das conversas.

Mas, no que diz respeito ao ambiente de convívio, o DPM tem comunidades onde pensamos: “Quero passar tempo com estas pessoas. Quero ir tomar um café ou uma bebida com elas.” Isso não é comum em muitas comunidades online.

Michael Mordak: Gosto muito disso.

À medida que nos aproximamos do fim desta conversa, gostava de saber: quando trabalhava em gestão de projetos, qual era a sua parte menos favorita da função?

Nicolassa Galvez: Na verdade, estou a introduzir a gestão de projetos na organização sem fins lucrativos onde trabalho atualmente. Mesmo não fazendo parte da minha função, penso: “Não consigo sobreviver se não tivermos um sistema de gestão de projetos.” Neste momento, querem que trabalhe com o Trello e eu estou habituada ao ClickUp. Não sei se consigo trabalhar com o Trello, mas estou a fazer um esforço. Acho que vou levar a função de gestora de projetos para todos os empregos que tiver.

Michael Mordak: Depois de vermos a luz da gestão de projetos, já não conseguimos apagá-la.

Nicolassa Galvez: Até no meu próprio negócio de coaching subscrevo o ClickUp. Pago por ele e nem sequer utilizo a conta gratuita. Para mim, isto é oficial e muito importante.

O mais frustrante para mim era a falta de autonomia inerente à função de gestor de projetos. Um gestor de projetos pode criar as condições para ter mais autonomia, mas eu não percebia o quanto esta é uma função centrada nas pessoas. Somos como diplomatas da agência. Temos de saber ouvir, comunicar e traduzir muito bem.

As nossas competências interpessoais têm de estar no ponto. Nunca consegui desenvolvê-las completamente. Não sei se as pessoas percebem o quanto esta é uma função centrada nas pessoas. Se gosta de colaborar e de ajudar dois grupos que têm o mesmo objetivo, mas formas diferentes de lá chegar, então a gestão de projetos não consiste apenas em distribuir tarefas.

Eu podia distribuir tarefas o dia inteiro, mas não conseguia fazer com que as pessoas as executassem, porque tudo depende da construção de relações e das competências interpessoais. É preciso saber gerir para cima e para baixo. Gerir para cima era definitivamente o mais difícil.

Michael Mordak: E qual era a sua parte favorita da gestão de projetos?

Nicolassa Galvez: Consigo perder-me para sempre em software e processos de gestão de projetos. Para mim, é como um puzzle ou um labirinto. Adoro tarefas, subtarefas, estimar o tempo e planear. Gosto de organizar tudo, mesmo sabendo que nunca irá correr exatamente como planeado. Adoro aperfeiçoar processos e gosto muito de software de gestão de projetos.

Michael Mordak: É como um puzzle que está constantemente a mudar enquanto tentamos montá-lo.

Nicolassa Galvez: Exatamente. É como um puzzle feito de uma massa em constante mudança. Adoro software, folhas de cálculo e tudo o que tenha a ver com organização. Embora antes gostasse muito de folhas de cálculo, agora que temos todo este software de gestão de projetos, especialmente nas organizações sem fins lucrativos, penso que estão a perder uma grande oportunidade.

Adoro folhas de cálculo, mas quando mostro software de gestão de projetos às pessoas, ficam completamente surpreendidas.

Michael Mordak: É preciso trazê-las para a luz e mostrar-lhes que existem formas melhores de fazer as coisas. Quero agradecer-lhe por ter reservado tempo para falar sobre comunidades e sobre a sua experiência. Sei que nem sempre é fácil entrar numa comunidade ou envolvermo-nos.

Mas existe realmente muito valor e conhecimento. Se encontrarmos a comunidade certa, ou uma comunidade com a qual nos identifiquemos, haverá pessoas dispostas a ajudar, partilhar o seu tempo e receber-nos de forma inclusiva.

Vale sempre a pena dar o primeiro passo, tentar apresentar-nos ou envolver-nos de alguma forma. Talvez entremos numa comunidade e não digamos nada.

Nicolassa Galvez: Alguém fez isso hoje — ficou apenas a observar. Por isso, sim: entre na comunidade e observe durante o tempo que quiser.

Esta manhã, alguém da comunidade DPM disse: “É a primeira vez que faço uma pergunta.”

Michael Mordak: É verdade.

Nicolassa Galvez: E isso é perfeito. Podemos fazer uma pergunta quando quisermos. Não temos de entrar imediatamente a apresentar-nos. Às vezes entro em comunidades e não faço a apresentação. Penso: “Ainda não estou preparada para me apresentar.”

Por vezes nunca me apresento e, mesmo assim, considero a comunidade valiosa. Outras vezes, passados alguns meses, faço a apresentação. É perfeitamente aceitável entrar numa comunidade e ficar a observar. Continuamos a ser bem-vindos.

Michael Mordak: Claro. Obrigado novamente pelo seu tempo. Agradeço muito ter respondido a todas estas perguntas. Continuaremos em contacto no Slack do DPM.

Obrigado por acompanhar o nosso Destaque de Membro com a Nicolassa. Ela tem muito mais conhecimento e perspetivas para partilhar consigo. Venha conversar connosco no canal do Slack, juntamente com toda a nossa comunidade de gestores de projetos digitais. Pode saber mais sobre a adesão no nosso website, em thedigitalprojectmanager.com/membership.

Até à próxima e obrigado por nos ouvir!