Autor de best-sellers e líder de PMO Peter Taylor sobre a revolução da comunicação através da IA
Peter Taylor, Diretor Global de PMO na Dayforce, explica como a IA está a transformar a gestão de projetos numa função mais estratégica ao automatizar o trabalho rotineiro. Qual é a sua maior área de foco? Usar a IA para melhorar radicalmente a comunicação, a coordenação e a tomada de decisões entre equipas globais.
Peter Taylor
Autor de best-sellers, orador experiente e Diretor Global de PMO na Dayforce
Foco profissional: Peter Taylor salienta a comunicação como uma área fundamental para a implementação da IA na gestão de projetos.
Transformação através da IA: A inteligência artificial está a transferir a gestão de projetos da execução para funções de liderança estratégica.
Princípios de automação: Dez princípios estão a orientar a integração da IA, incluindo projetos autogeridos e visibilidade para as partes interessadas.
Ganhos de eficiência: A IA está a melhorar a gestão de projetos através da automatização de tarefas e do aperfeiçoamento dos processos de tomada de decisões.
Preparar-se para a mudança: Os gestores de projetos são incentivados a apostar na formação e na experimentação para um futuro impulsionado pela IA.
Peter Taylor é um autor de êxitos de vendas, orador experiente e Responsável Global pelo PMO na Dayforce. Foi literalmente ele quem escreveu o livro sobre como ser um gestor de projetos «preguiçoso» — mas bem-sucedido. E não há melhor forma de o fazer do que com IA.
Sentámo-nos com ele para perceber onde está a concentrar os esforços de IA na sua organização global. A resposta curta: comunicação. Foi isto que nos disse.
Uma carreira na preguiça produtiva
Liderei alguns dos maiores PMO do mundo. Atualmente, sou o Responsável Global pelo PMO, Transformação e Gabinete do Cliente na Dayforce, onde supervisiono a entrega de centenas de projetos voltados para clientes em todo o mundo. Também supervisiono e possibilito muitos projetos internos de transformação.
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Sou orador internacional sobre tudo o que esteja relacionado com «projetos» e «preguiça produtiva». Dei mais de 500 palestras em 28 países e fui descrito como «talvez o orador mais divertido e inspirador do mundo da gestão de projetos na atualidade».
A IA para interpretar e agir sobre a informação sem código previamente escrito
Os sistemas para monitorizar e coordenar o trabalho automaticamente
A preparação cultural para confiar na automatização na gestão de projetos
Como resultado, a IA está a transformar tanto a gestão de projetos como a gestão de produtos, passando de funções centradas na execução para posições de liderança estratégicas e orientadas por conhecimentos.
A IA está a transformar tanto a gestão de projetos como a gestão de produtos, passando de funções centradas na execução para posições de liderança estratégicas e orientadas por conhecimentos.
Responsável Global pelo PMO na Dayforce e autor de êxitos de vendas
Embora haja sempre lugar para o discernimento e as relações humanas, tarefas de rotina como a elaboração de relatórios, o planeamento, o acompanhamento, a análise de riscos e o feedback dos clientes podem ser realizadas sem a intervenção de um gestor de projetos humano. Além disso, a IA fornecerá informações preditivas valiosas e apoio à tomada de decisões, ajudando os gestores a antecipar problemas e a definir prioridades de forma eficaz.
Dez princípios estão a definir esta mudança:
Os projetos podem e devem gerir-se a si próprios. A IA gere, os seres humanos pensam. E o pensamento necessário deve ser mínimo.
O controlo está ultrapassado; a visibilidade é o caminho. As partes interessadas devem ter visibilidade contínua sobre o estado do projeto através de painéis.
A governação deve estar integrada, em vez de ser imposta. Deve existir na automatização, em vez de depender de revisões e aprovações.
As equipas devem liderar-se a si próprias.Uma liderança distribuída é possível com a estrutura, a clareza e as ferramentas adequadas.
As reuniões devem ser vistas como um sintoma de insucesso. Compensam fluxos de trabalho deficientes e responsabilidades pouco claras.
Os resultados são mais importantes do que a atividade. Deve haver menos microgestão e mais impacto.
O esforço humano é necessário, mas deve centrar-se na inovação. A administração fica a cargo dos algoritmos.
O envolvimento centrado nas partes interessadas é mais importante do que nunca. A comunicação deve ser proativa. Deve também ser personalizada e ajustada automaticamente para maximizar o impacto.
O progresso é impulsionado por um planeamento dinâmico e adaptativo. Os planos devem ser constantemente atualizados pela IA de acordo com as condições do projeto.
Os PMOs e a IA devem estar sempre a aprender e a evoluir. Os PMOs evoluem para centros de aprendizagem, em vez de torres de controlo. A IA aprende com o desempenho de cada projeto.
No que diz respeito à comunicação, a IA oferece uma oportunidade significativa de poupança de tempo na elaboração de atas de reuniões, ações e recomendações para todos os membros da equipa do projeto. E, pessoalmente, considero que as capacidades de tradução linguística representam um enorme ganho em termos de compreensão partilhada e de redução dos problemas de comunicação dos projetos, graças à tradução em direto de áudio e/ou às transcrições no idioma local — especialmente porque temos uma comunidade mundial de profissionais de projetos.
A IA oferece uma oportunidade significativa de poupança de tempo na elaboração de atas de reuniões, ações e recomendações para todos os membros da equipa do projeto.
Diretor Global do PMO na Dayforce e autor de livros mais vendidos
Onde a IA proporciona os maiores ganhos de automatização na gestão de projetos
No local onde trabalho, o GPMO é uma das muitas equipas que procuram formas de adotar a IA e extrair valor do investimento nela realizado. Trabalhamos no setor das pessoas — Gestão do Capital Humano — e, por isso, seguimos sempre uma abordagem que coloca as pessoas em primeiro lugar. Mas temos um foco claro nas oportunidades de IA que nos permitem melhorar e progredir rapidamente.
As nossas principais áreas de foco são:
Ganhos de comunicação através da automatização, da análise de relatórios, das reuniões de equipa e do suporte linguístico
Coordenação dos muitos canais de discussão sobre as necessidades e expectativas dos clientes numa única fonte de verdade sobre essas necessidades
Recolha dos requisitos do projeto
Partilha de conhecimento e informações através de uma plataforma comum de inteligência, baseada nos milhares de projetos e retrospetivas
Conteúdos de formação para utilização interna
A comunicação e a recolha de requisitos são as áreas mais importantes.
E a definição do âmbito é um ritual fundamental onde é possível obter ganhos. A IA permite-nos assimilar centenas de horas de conversas, discussões, notas, sessões de definição do âmbito e muito mais num único resultado coerente.
Como a IA está a melhorar a eficiência e a tomada de decisões na gestão de projetos
Concluímos recentemente uma investigação sobre a eficiência da gestão de projetos. A IA foi utilizada para ajudar na análise de dados e na identificação dos principais pontos do ciclo de vida da gestão de projetos onde poderiam ser obtidos ganhos através da automatização de processos, do suporte tecnológico e de uma melhor conceção dos processos e formação das nossas equipas de projeto.
Nem tudo foi feito com IA. Existiam componentes manuais, como a recolha de estatísticas de acompanhamento de muitos projetos para identificar os "pontos críticos" que consumiam mais recursos, e entrevistas com gestores de projeto para identificar pontos de mudança que pudessem proporcionar benefícios de produtividade.
Depois de compilados, utilizámos uma implementação interna do ChatGPT para realizar avaliações das variáveis dos processos, validar as melhorias propostas e hierarquizar as atividades de investimento.
Esta foi uma investigação muito recente, por isso não tenho resultados para partilhar, mas parece promissora.
Como a IA está a reformular os principais rituais de entrega para PMOs modernos
Estamos a reformular os nossos principais rituais de entrega em torno da IA, enquanto participante de pleno direito da equipa:
A IA elabora agora os âmbitos iniciais, identifica riscos e alinha os contributos antes de os seres humanos sequer se reunirem.
Durante a execução, sintetiza atualizações, assinala desalinhamentos e prevê problemas, para que as nossas conversas se concentrem em decisões — e não na recolha de dados
Para a validação, a IA cria modelos de cenários e testa pressupostos numa fase inicial, dando-nos mais rapidamente a confiança necessária para mudar de rumo ou avançar.
Estamos a reformular os nossos principais rituais de entrega em torno da IA, enquanto participante de pleno direito da equipa.
Responsável global pelo PMO na Dayforce e autor de best-sellers
Em última análise, a IA elimina o ruído do sistema, para que as nossas equipas se possam concentrar no valor, nos resultados e numa liderança inteligente. E o resultado é que os projetos do futuro poderão começar a gerar resultados muito mais rapidamente.
Como é um conjunto tecnológico simples de gestão de projetos preparado para a IA
A maioria das organizações gere projetos em que a tecnologia acrescenta pouco valor aos PMs. A tecnologia não funciona como um parceiro digital. Um mundo com IA deverá ser diferente.
Os PMs trabalham no seu melhor quando os sistemas que utilizam são simples, estão alinhados e lhes oferecem orientação, em vez de serem apenas sistemas de elaboração de relatórios.
Eis o nosso conjunto tecnológico simples de gestão de projetos:
Certinia (PSA) com Smartsheet
EnterpriseGPT — uma implementação interna do ChatGPT
MS Teams Premium
A maioria das organizações gere projetos em que a tecnologia acrescenta pouco valor aos PMs. A tecnologia não funciona como um parceiro digital. Um mundo com IA deverá ser diferente.
Responsável global pelo PMO na Dayforce e autor de best-sellers
Como os PMOs podem coordenar experiências com IA em organizações globais
Fiquei agradavelmente surpreendido com o entusiasmo geral de muitas pessoas relativamente ao potencial de obter benefícios através da IA. A resistência a esta mudança foi mínima, o que não era a expectativa inicial.
Um fator fundamental para isto foi o investimento significativo da empresa na educação sobre IA. E o que daí resultou foi a necessidade de coordenar as experiências com IA de muitas pessoas em toda a organização, para que possamos identificar onde e quando os investimentos de tempo e esforço serão mais benéficos.
Para tal, o GPMO criou um registo de todas as ideias relacionadas com IA no nosso domínio de responsabilidade. Aprovamos e investimos em pequenas experiências. Depois, realizamos análises comparativas dos dados históricos dos projetos com os novos processos e automatizações.
Como preparar-se para um futuro centrado na IA na gestão de projetos
Eis o meu conselho para os PMs: mantenham uma mente aberta e preparem-se através da educação. Leiam, ouçam, conversem, experimentem e, de um modo geral, envolvam-se!
Eis o meu conselho para os PMs: Tenham uma mente aberta e preparem-se através da formação. Leiam, ouçam, discutam, experimentem e, de um modo geral, envolvam-se!
