Gestão do Valor Agregado Definida: Fórmulas & Exemplos
A vantagem da GVA: A GVA avalia o desempenho do projeto através da análise do âmbito, do cronograma e dos recursos. Proporciona clareza sobre o orçamento e os prazos ao utilizar um valor monetário como unidade de base.
Para além das métricas simples: Basear-se apenas nas percentagens do orçamento e do tempo gastos pode ocultar o verdadeiro desempenho do projeto — a GVA revela se os gastos estão alinhados com a conclusão efetiva do projeto.
Mantenha as partes interessadas alinhadas: Ao utilizar a GVA e a ferramenta de software de gestão de projetos adequada, pode responder com maior precisão às perguntas das partes interessadas sobre o cumprimento do orçamento e os prazos.
A Gestão do Valor Agregado (EVM) é uma técnica de gestão de projetos que avalia o desempenho e o progresso de um projeto através da avaliação de medições relativas ao âmbito, ao cronograma e aos recursos.
Pode ajudá-lo a responder com maior precisão a perguntas das partes interessadas, tais como:
- Estamos dentro do orçamento?
- Vamos terminar dentro do orçamento?
- Estamos a gastar conforme esperado?
- Estamos dentro do prazo?
O que é a Gestão do Valor Agregado?
A EVM permite-lhe comunicar tanto o cronograma como os custos utilizando um valor monetário como unidade-base. Fornece um guia para a elaboração de relatórios de estado do projeto que permite uma comparação direta.
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Agora sei o que está a pensar: A minha ferramenta de gestão de projetos diz-me até que ponto avancei no projeto e sei até que ponto avancei no orçamento. Não é suficiente?
Nem sempre.
Suponhamos que está no Projeto ABC. O orçamento é de $100,000 e o projeto deverá demorar seis meses. Acabámos de concluir o segundo mês.
A lógica simples diria que deveríamos ter gasto 33% do orçamento e que deveríamos estar 33% concluídos nesta altura. Mas isso não representa necessariamente o quadro completo.
Por exemplo:
- Uma equipa de projeto poderia utilizar 33% de um orçamento sem que o projeto estivesse 33% concluído. Por exemplo, talvez estivesse a trabalhar com uma tecnologia nova e tivesse gasto 33% do orçamento e do tempo em I&D, ficando atrasada relativamente ao progresso planeado.
- Talvez um projeto não devesse ter gasto 33% do seu orçamento durante o primeiro terço do cronograma do projeto. Se os primeiros 33% do plano do projeto fossem constituídos por investigação e recolha de requisitos realizadas por uma equipa de três pessoas, mas os 66% finais exigissem uma equipa de 18 designers e programadores, então o orçamento do projeto estaria em risco.
Por isso, o que precisamos de fazer é compreender melhor o valor que criámos no contexto do tempo e do orçamento que investimos.
O que preciso para calcular o valor agregado?
Para realizar a EVM e todos os cálculos necessários, precisamos dos seguintes conjuntos de dados:
Também terá de criar algumas tabelas para reunir estes dados.
Valor planeado
O valor planeado (PV) corresponde à despesa do projeto distribuída ao longo do tempo. Divide o orçamento para mostrar como será gasto durante o projeto. A soma total de todo o trabalho planeado deve corresponder ao custo total orçamentado (TBC).
Eis um exemplo de uma tabela de PV para um projeto de exemplo:
Alguns aspetos a ter em conta:
- De acordo com o Conjunto de conhecimentos de gestão de projetos (PMBOK), os seus itens de linha devem corresponder à lista detalhada da sua estrutura de decomposição do trabalho (WBS). Enquanto DPM, pode ou não dispor desta estrutura. Considero melhor utilizar os mesmos itens de linha que constam da estimativa, pois isso ajudá-lo-á a relacionar tudo.
- As fases temporais podem ser meses, semanas ou trimestres.
- No exemplo acima, os custos de gestão do projeto correspondem a uma percentagem do trabalho realizado. Assim, a estimativa do gestor de projeto representa 20% da soma das horas das outras tarefas. A despesa mensal corresponde, portanto, a 20% da soma do orçamento desse mês.
- Por exemplo: Março
Custos do trabalho planeado = $660 + $3300 + $6600 + $1980 = $12540
Tempo do gestor de projeto = $12540 x 20% = $2508
- Por exemplo: Março
- O valor planeado acumulado tem o (PV) ao seu lado. Sempre que falarmos de PV nas fórmulas mais abrangentes, estaremos a referir-nos ao montante acumulado.
Custo real
O custo real (AC) é o orçamento gasto até à data no projeto, agrupado nos mesmos períodos temporais. É importante que os períodos sejam iguais, para garantir que estamos a comparar elementos equivalentes.
Eis um exemplo da tabela do AC para o mesmo projeto de exemplo:
Tenha em atenção:
- Tal como acontece com o PV, é o valor acumulado que iremos utilizar nos cálculos.
- O ideal é conseguir obter estes dados diretamente do seu software de orçamento de projetos ou ferramenta de controlo de tempo. Isto está relacionado com outra das minhas boas práticas: configurar os meus orçamentos da mesma forma em todas as ferramentas. A estimativa, o relatório orçamental e o relatório de valor agregado devem ter todos os mesmos itens de linha.
- É muito improvável que o seu AC corresponda diretamente ao seu PV, porque as pessoas não são perfeitas — e não há problema nisso.
Valor agregado
O valor agregado (EV) é o elemento que articula todos os cálculos. Permite atribuir um valor monetário ao progresso alcançado ao longo do projeto, nos mesmos períodos temporais, o que possibilita comparar o progresso e os gastos monetários utilizando a mesma unidade de base.
Na sua essência, o EV é o produto da percentagem de conclusão pelo custo orçamentado de uma tarefa.
É calculado através desta fórmula: Valor agregado EV = (PV)(%Concluído)
Exemplo de EV
Se a descoberta e investigação tiverem um orçamento de $13,200 e estiverem 60% concluídas no final do mês, multiplicamos 13,200 x 60% = 7,920.00
| Nome da tarefa | Orçamento | % Concluído | EV |
|---|---|---|---|
| Descoberta e investigação | $13,200.00 | 60% | $7,920.00 |
Mais abaixo, explicarei como determinar o EV de um item de linha, mas eis um exemplo da tabela do EV para esse projeto de exemplo.
Tenha em atenção:
- Mantivemos os mesmos períodos temporais para garantir a consistência.
- Quando um item é concluído, mantém-se a 100% durante o restante do projeto.
- Tal como acontece com o PV e o AV, é o valor acumulado que precisamos para os cálculos.
O que são o CPI e o SPI?
O índice de desempenho dos custos (CPI) e o índice de desempenho do cronograma (SPI) são ambos indicadores do estado do seu projeto.
Ambos os índices, como vimos na secção anterior, envolvem dividir o EV pelo AC ou pelo PV. O resultado da divisão pode situar-se entre 0 e 1 ou ser superior a 1.
Quanto mais próximos de 1 forem os resultados, mais próximos estamos do planeamento. Quanto mais afastado de 1 estiver o resultado, maior é a discrepância entre o planeamento e o estado atual.
No caso do CPI, dividimos o valor agregado pelo custo real. Isto permite-nos analisar o que alcançámos e se corresponde aos valores monetários que gastámos efetivamente. Um índice inferior a 1 indica que o projeto está a ultrapassar o orçamento. Se for superior a 1, o projeto está abaixo do orçamento.
Exemplo de CPI
- Se o resultado for inferior a 1, significa que o seu projeto está acima do orçamento.
- Se o resultado for superior a 1, significa que o seu projeto está abaixo do orçamento.
- Se o resultado for 1, então o seu projeto está dentro do orçamento.
Valor agregado: 93,192.00
Custo real: 121,225.00
CPI: 0.768752 (acima do orçamento)
Exemplo de SPI
- Se o resultado for inferior a 1, significa que o seu projeto está atrasado.
- Se o resultado for superior a 1, significa que o seu projeto está adiantado.
- Se o resultado for 1, significa que o seu projeto está dentro do prazo.
Valor obtido: 93,192.00
Valor planeado: 100,500.00
SPI: 0.926686 (atrasado)
Passo a passo: como calcular o valor obtido
Como referi acima, o valor obtido é EV = (PV)(% concluída), mas como sabe qual é a percentagem concluída?
Isto pode ser difícil, especialmente se os itens do seu orçamento não corresponderem exatamente à sua lista de tarefas.
Ao planear um projeto e elaborar um cronograma, considero sempre útil garantir que as tarefas de nível principal correspondem ao orçamento. Embora a sua lista de tarefas seja mais detalhada e lhe permita acompanhar a conclusão em quantidades fáceis de gerir, também pode consolidar a percentagem concluída na tarefa principal.
Num cenário ideal, dispõe de uma ferramenta (como o Microsoft Project) que pode fazer isto por si. A percentagem concluída da tarefa principal pode então ser utilizada para calcular o EV associado a esse item.
| Itens do orçamento | Lista de tarefas do projeto |
|---|---|
Planeamento | Reunião inicial Configuração |
| Conceção | Guia de estilos Esboços estruturais Ronda de conceção 1 Ronda de conceção 2 |
| Desenvolvimento | Iteração 1 Iteração 2 Iteração 3 |
| Garantia de qualidade | Planeamento de testes Iteração 2 Iteração 3 Testes de aceitação do utilizador |
Vejamos, por exemplo, a conceção:
| Valor planeado | % concluída | Valor obtido |
|---|---|---|
| Conceção $20,000 | Conceção (62.5%) Guia de estilos (100%) Esboços estruturais (100%) Ronda de conceção 1 (50%) Ronda de conceção 2 (0%) | $20,000*62.5%= $12,500 |
Pode ser difícil determinar a percentagem concluída de uma tarefa. É por isso que geralmente é útil associá-la a entregáveis específicos, mas esse é um tema para outra publicação sobre planeamento de projetos e estruturas analíticas do trabalho (WBS).
Haverá momentos em que terá de confiar na sua intuição. Enquanto gestor de projeto, saberá se concluiu 50% ou 75% de uma tarefa da sua lista. É aqui que estar próximo da equipa e promover conversas transparentes e honestas trará muitos benefícios.
6 fórmulas para a gestão do valor obtido
Eis uma folha de consulta rápida com todas as fórmulas de que precisa para calcular, comunicar e compreender o seu valor obtido.
1. Valor obtido
Utilizado para: avaliar o progresso do projeto com base no valor estimado do trabalho realizado
Fórmula: EV = (PV)(%Concluída)
Como interpretar os resultados:
- Um componente no valor de $2,000 que esteja 75% concluído representa $1,500 de valor obtido $2,000 x 75% = $1,500
2. Desvio do cronograma
Utilizado para: determinar se o seu projeto está atrasado, adiantado ou dentro do prazo (em termos monetários)
Fórmula: SV = EV – PV
Como interpretar os resultados:
- Se este resultado for negativo, significa que o seu projeto está adiantado em relação ao prazo
- Se o resultado for positivo , significa que o seu projeto está atrasado
- Se o resultado for zero, significa que o seu projeto está dentro do prazo
3. Variação de custos
Utilizada para: compreender se o projeto está acima, abaixo ou dentro do orçamento (em valor monetário)
Fórmula: CV = EV – AC
Como interpretar os resultados:
- Se o número for negativo, significa que o seu projeto está acima do orçamento
- Se o número for positivo, significa que o seu projeto está dentro ou abaixo do orçamento
- Se o resultado for zero, significa que o seu projeto está dentro do orçamento
4. Índice de desempenho dos custos
Utilizado para: determinar se o seu projeto está acima ou abaixo do orçamento (em percentagem de esforço)
Fórmula: CPI = EV ÷ AC
Como interpretar os resultados:
- Se o resultado for inferior a 1, significa que o seu projeto está acima do orçamento.
- Se o resultado for superior a 1, significa que o seu projeto está abaixo do orçamento.
- Se o resultado for 1, então o seu projeto está dentro do orçamento.
5. Índice de desempenho do prazo
Utilizado para: compreender se um projeto está atrasado ou adiantado em relação ao prazo (em percentagem de esforço)
Fórmula: SPI = EV ÷ PV
Como interpretar os resultados:
- Se o resultado for inferior a 1, significa que o seu projeto está atrasado.
- Se o resultado for superior a 1, significa que o seu projeto está adiantado.
- Se o resultado for 1, então o seu projeto está dentro do prazo.
6. Custo estimado no final do projeto
Utilizado para: estimar a variação entre os custos planeados e reais quando o projeto chegar ao fim
Fórmula: EAC = TBC ÷ CPI
Como interpretar os resultados:
- Se o resultado for superior ao orçamento planeado no final do projeto, essa é a derrapagem prevista que deve planear corrigir ou preparar-se para suportar.
Ferramentas úteis de gestão do valor agregado
Eu sei o que está a pensar: está a pensar «Mackenzie, tenho de memorizar todas estas fórmulas? Não existem ferramentas que façam isto?»
A resposta é sim, mas ainda não encontrei nenhuma que o faça particularmente bem.
O meu método preferido para realizar cálculos de EVM é utilizar uma folha de cálculo, como o Google Sheets ou o Excel. Eis como pode começar a utilizar o meu método hoje:
- Configure vários separadores no Google Sheets ou no Excel para alojar os dados e executar o relatório. Recomendo um separador por cálculo. Exemplo: um separador para o valor planeado, um para o valor agregado e um para os custos reais.
- Bónus: consulte o meu modelo para calcular o EVM.
- Se ainda não o fez, aprenda a utilizar e a gostar das tabelas dinâmicas! : )
- Exporte os dados adequados da sua ferramenta de gestão de projetos — isto pode fornecer a percentagem de conclusão ao nível da tarefa ou do projeto
- Exporte os dados adequados da sua ferramenta de registo de tempo — isto pode fornecer os custos reais
- E pronto: tem os dados de EVM na ponta dos dedos!
Porque é importante a gestão do valor agregado nos projetos digitais?
Introduzir a gestão do valor agregado no meu departamento e na minha prática de gestão de projetos permitiu-me finalmente obter relatórios consistentes em todos os projetos. Deixei de fazer relatórios baseados numa sensação pessoal.
A minha opinião é que a transparência é a melhor política e que os dados nos dão algo por que trabalhar. Se o seu projeto estiver 20% abaixo do seu SPI ideal, então o problema a resolver é saber como poderemos avançar 20% mais depressa para recuperar o atraso, e a resposta a essa questão é aquilo que está a comunicar ao seu cliente.
Não precisa de muitos dados para fazer estes cálculos, mas precisa de alguns pontos de dados para medir. Se tiver uma estimativa do projeto (por mais genérica que seja), um cronograma do projeto (por mais aproximado que seja) e algum tipo de dados sobre os custos reais, pode elaborar relatórios sobre o valor agregado do seu projeto.
O que se segue?
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