Taxa de Conclusão do Projeto: O Que É e Como Calculá-la
Acompanhar os Resultados É Importante: Acompanhar as taxas de conclusão de projetos ajuda a avaliar o desempenho, tomar decisões informadas e destacar tanto os sucessos como as áreas que necessitam de melhorias.
Os Pontos Altos e Baixos: Uma taxa de conclusão elevada pode indicar um desempenho de qualidade, enquanto uma taxa baixa pode resultar da gestão de projetos complexos — o contexto é importante para avaliar o sucesso.
Muitos Desafios: Inúmeros fatores externos podem distorcer as taxas de conclusão de projetos — o contexto e a adaptabilidade são essenciais na gestão de projetos.
Acompanhar a taxa de conclusão dos projetos é crucial para os gestores de projetos.
Depois de ter gerido centenas de projetos ao longo da minha carreira e de compreender os KPIs que cada um precisa de alcançar para ser considerado concluído, esta é uma competência que continuo a aperfeiçoar todos os dias.
Eis por que motivo as taxas de conclusão dos projetos são importantes, quais são os principais desafios e como calculá-la.
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O que é a taxa de conclusão de um projeto?
A taxa de conclusão de um projeto é um indicador-chave de desempenho (KPI) que ajuda as organizações a compreender o desempenho dos seus gestores de projetos.
A taxa de conclusão do projeto analisa o número de projetos entregues dentro do prazo e do orçamento.
Porque é importante a taxa de conclusão de um projeto?
Tal como acontece com qualquer outro KPI que seja medido, a taxa de conclusão de um projeto é importante porque pode fornecer informações sobre o desempenho de um gestor de projetos.
Dito isto, uma taxa de conclusão elevada nem sempre significa que um gestor de projetos é bom, e uma taxa de conclusão baixa não significa que um gestor de projetos seja mau.
Por exemplo, assumir um projeto complexo e arriscado pode significar que este não é concluído dentro do prazo ou do orçamento. Suspender o projeto e renegociar o prazo e o orçamento pode ser a decisão certa.
Um gestor de projetos que pressiona e intimida a sua equipa, prejudicando o equilíbrio entre a vida profissional e pessoal e a harmonia, pode concluir mais projetos. Mas é esse o tipo de ambiente em que quer trabalhar ou ter a sua equipa a trabalhar diariamente?
Enquanto gestor de projetos, promover um ambiente tóxico e de elevada pressão é realmente a forma como quer conduzir a sua equipa?
Assim, embora a taxa de conclusão de um projeto possa fornecer informações valiosas sobre o desempenho de um gestor de projetos, não é o único KPI a considerar. Ao avaliar um gestor de projetos, a sua explicação das taxas de conclusão revela mais do que o próprio número.
Desafios relacionados com a taxa de conclusão de um projeto
A razão pela qual recomendo cautela na utilização da taxa de conclusão de um projeto como métrica para medir as capacidades de um gestor de projetos é o facto de existirem muitos elementos que a podem afetar e que estão fora do controlo do gestor de projetos.
Estes podem incluir, entre outros:
- Perda de financiamento durante o projeto (por exemplo, perda de financiamento governamental ou de uma subvenção)
- Saída de partes interessadas fundamentais da organização ou retirada do seu apoio
- Problemas de pessoal
- Projetos com orçamentos insuficientes
- O âmbito ou as expectativas são, desde o início, irrealistas
- Software a atingir o fim do seu ciclo de vida
Os gestores de projetos recebem frequentemente trabalho sem participarem nas discussões sobre o âmbito ou o orçamento, o que pode tornar injustas as avaliações da taxa de conclusão.
Por exemplo, um gestor de projetos numa agência governamental com orçamentos congelados pode ser altamente competente, mas não conseguir concluir projetos.
Como calcular a taxa de conclusão de um projeto
O cálculo da taxa de conclusão de um projeto pode ser feito através de uma fórmula simples. É a seguinte:
Número de projetos concluídos/número total de projetos iniciados * 100 = taxa de conclusão do projeto
Por exemplo, se este ano assumi 10 projetos e concluí 8 deles dentro do prazo e do orçamento, teria uma taxa de conclusão de projetos de 80%.
Se acompanhar as taxas de conclusão anualmente, faça este cálculo no final de cada ano. Mesmo que não seja obrigatório, pode ser uma boa métrica a incluir numa avaliação de desempenho. Se nada mais houver, é um ponto de discussão interessante.
Como a gestão de recursos influencia a conclusão de um projeto
A gestão de recursos pode determinar o sucesso ou o fracasso da taxa de conclusão do seu projeto. Embora existam muitos fatores que determinam se um projeto pode ou não ser concluído, os recursos são um dos elementos mais importantes.
Os recursos que precisa de gerir incluem o tempo, o orçamento, a equipa disponível para trabalhar no projeto, o hardware e o software necessários e até a energia da sua equipa.
Se gere projetos há algum tempo, sabe que é bastante raro ter uma abundância de todos os recursos necessários para o projeto. Poderia facilmente alcançar taxas de conclusão muito elevadas se houvesse sempre tempo e dinheiro ilimitados disponíveis para os projetos. Mas esse raramente é o caso, especialmente na economia atual.
Assim, a melhor alternativa é gerir proativamente os recursos. No que diz respeito à gestão de recursos, eis algumas das alavancas mais comuns de que disporá.
Tempo
Uma boa gestão do tempo pode ajudá-lo a otimizar o calendário, mesmo quando o seu prazo é apertado. Isto pode significar agendar proativamente revisões de design com as principais partes interessadas ou limitar o número de pessoas que irão dar feedback. Pode também incluir a criação de períodos para revisões, para que o designer tenha tempo suficiente para implementar o feedback antes da próxima ronda de revisões.
Energia
Tal como o tempo, a energia não é um recurso ilimitado. Ter uma equipa completamente esgotada não irá ajudar a sua taxa de conclusão do projeto. Trabalhar com o cliente ou com as partes interessadas para definir prioridades e minimizar situações de emergência pode evitar que a sua equipa se esgote.
Certifique-se de que os membros da equipa trabalham horários razoáveis e têm tempo fora do trabalho para descansar e recuperar energias. Se notar que um membro da equipa apresenta sinais de esgotamento ou está a demorar mais tempo a concluir tarefas que normalmente realiza rapidamente, incentive-o a fazer uma pausa para recuperar energias.
Membros da equipa
Ter os membros certos na equipa é uma das alavancas mais importantes para atingir a sua taxa de conclusão. Uma equipa inexperiente ou que não trabalhe bem em conjunto pode facilmente prejudicar o progresso do projeto.
Outros problemas comuns incluem ter uma equipa subdimensionada ou membros da equipa com demasiadas tarefas agendadas. Ambas as situações podem causar grandes perturbações na conclusão do projeto.
Orçamento
Preste muita atenção à forma como o orçamento do projeto é gasto, incluindo horas da equipa, reuniões, hardware e despesas de software. Se o trabalho restante for significativo e o orçamento estiver apertado, certifique-se de que a equipa e as partes interessadas compreendem os riscos potenciais.
Pergunte sobre a possibilidade de uma alteração contratual ou de um aumento do orçamento, para saber se poderão estar disponíveis fundos adicionais mais tarde.
Na minha experiência, este pode ser um dos recursos mais difíceis de gerir, especialmente quando o orçamento do projeto é inferior ao necessário, porque a agência ou organização aceitou realizar o projeto por um orçamento fixo, apesar de saber desde o início que o orçamento era reduzido.
Já vi isto acontecer durante períodos de menor atividade, ao desenvolver novos serviços ou porque a equipa de liderança queria poder dizer que tinha trabalhado com um cliente específico.
Equipamento & software
Ter o equipamento e o software certos para concluir qualquer projeto é um recurso essencial que deve ser sempre gerido cuidadosamente. Mesmo ao criar um website numa plataforma de código aberto, continua a precisar de plugins, subscrições e ferramentas de otimização, como o Google Analytics, para garantir o funcionamento adequado.
No caso de aplicações móveis, tenha vários telemóveis para testar. Disponibilizar à equipa o equipamento necessário durante as fases críticas do projeto pode acelerar o progresso e garantir uma conclusão bem-sucedida.
Se estiver a adquirir software, tente prever no orçamento licenças suficientes para o número de utilizadores que tem. As credenciais de acesso partilhadas podem, por vezes, atrasar o progresso.
Ferramentas para gerir a taxa de conclusão do projeto
Já não precisa de acompanhar manualmente as taxas de conclusão do seu projeto. Existem muitas ferramentas de gestão de recursos que pode utilizar para acompanhar o ritmo e o orçamento do projeto à medida que o trabalho é concluído. Pode utilizar estas informações do projeto para apoiar a tomada de decisões que, em última análise, ajudarão a aumentar a sua taxa de conclusão geral.
Eis algumas das melhores ferramentas de software de gestão de recursos atualmente disponíveis:
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