Registos RAID: Definição, Modelo, Exemplos e Guia Prático
Um registo RAID é um documento utilizado por gestores de projetos, analistas de negócio, gestores de riscos, líderes de equipa e executivos para ajudar na gestão dos riscos do projeto, resumindo as seguintes informações essenciais:
- Riscos
- Pressupostos ou ações
- Incidentes
- Dependências ou decisões
Enquanto gestor de projetos, pode utilizar um registo RAID para manter as partes interessadas — e a si próprio — a par dos detalhes mais recentes do projeto. Quando é bem executado, este registo pode funcionar como um documento estratégico fundamental para resumir o estado do projeto ao nível da liderança.
Os registos RAID são frequentemente utilizados em conjunto com software de gestão de riscos.
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O que é um registo RAID e o que significa “RAID”?
RAID significa: riscos, pressupostos (ou ações), incidentes e dependências (ou decisões).
| Definição do componente do registo RAID | Exemplos |
|---|---|
| Riscos. Identificar e categorizar riscos e oportunidades, a sua probabilidade de ocorrência, o seu impacto/grau de gravidade caso ocorram e o plano e as ações de mitigação | -Risco: condições meteorológicas adversas atrasam o calendário de recolha de dados |
| Pressupostos ou Ações. Documentar os parâmetros do projeto para evitar o alargamento descontrolado do âmbito; manter uma lista de tarefas baseada no trabalho contínuo do projeto | -Pressuposto: os recursos necessários estão disponíveis para executar o trabalho do projeto -Ação: contactar a equipa financeira para obter uma discriminação dos custos dos fornecedores terceiros existentes |
| Incidentes. Documentar eventos ocorridos que tenham impacto no progresso do projeto e explicar o caminho para a resolução | -Incidente: uma falha de segurança compromete a integridade dos dados dos clientes |
| Dependências ou Decisões. Enumerar as atividades que não podem ser iniciadas ou concluídas sem que outra atividade seja iniciada ou concluída; documentar os cursos de ação previamente acordados e a justificação para os seguir ou não | -Dependência: realizar uma análise de alternativas antes de adquirir um novo sistema de gestão de fornecedores -Decisão: desenvolver internamente um sistema de gestão de talentos para manter o foco numa cultura de elevado desempenho, embora tal seja mais dispendioso a curto prazo |
Verá que a definição de RAID inclui alguns acrónimos duplos: pressupostos ou ações, dependências ou decisões. Eis a minha opinião sobre a melhor forma de abordar estes elementos:
- Pressupostos vs. ações. Não consigo dizer-lhe quantas vezes uma lista de pressupostos travou o alargamento descontrolado do âmbito. Se pretender manter o seu registo orientado para um público sénior, recomendo manter os itens de ação num documento separado, focado na execução tática.
- Decisões vs. dependências. Na minha experiência, ninguém se lembra alguma vez do motivo pelo qual as decisões foram tomadas: especificamente, das alternativas consideradas mas rejeitadas e das respetivas razões. Para evitar um pensamento circular ao longo de um compromisso prolongado, recomendo documentar as decisões no seu registo RAID, além das dependências.
Quando deve criar um registo RAID?
Deve ser criado um registo RAID no início de um projeto, durante a fase de iniciação ou planeamento, assim que houver informação suficiente sobre o âmbito, as partes interessadas e os objetivos para identificar os riscos e pressupostos iniciais. A partir daí, deve ser revisto nos principais marcos, sempre que o âmbito sofrer alterações ou quando surgir um risco ou problema significativo. Em projetos Agile, uma cadência natural de atualização é o início de cada sprint.
Registo RAID vs Registo de Riscos
Embora exista alguma sobreposição entre estes dois documentos, a diferença é que um registo RAID é mais abrangente do que um registo de riscos. Para além de documentar os riscos, um registo RAID também inclui pressupostos ou ações, um registo de problemas e dependências ou decisões.
Modelo de Registo RAID
Incluí um ficheiro para descarregar com um modelo de registo RAID em Microsoft Excel (terá de ser membro do DPM para obter o modelo). Pode utilizar este modelo para documentar riscos, pressupostos, problemas e dependências. As colunas M e N registam as decisões e a data da decisão.
Amostra e Exemplos de Registos RAID
Para além do modelo de registo RAID, incluí também um exemplo de registo em Excel para que possa ter uma ideia do resultado final (também terá de ser membro para lhe poder aceder).
Eis outro exemplo, que mostra como os registos RAID podem ser aplicados num projeto de uma viagem de campismo.
Como Criar um Registo RAID
Agora que já tem o seu modelo pronto, como pode exatamente preenchê-lo? Durante a fase de planeamento do projeto, poderá obter conteúdo para os seguintes componentes do seu registo RAID:
- Riscos
- Pressupostos
- Dependências
As ações, os problemas e as decisões só entram em jogo depois do início do projeto.
Para cada item que registar, inclua, no mínimo, estes campos:
- Descrição — um breve resumo do risco, pressuposto, problema ou dependência
- Responsável — a pessoa responsável por gerir ou resolver a situação
- Prioridade — alta, média ou baixa
- Estado — aberto, em curso ou fechado
- Data-alvo — a data até à qual deve ser resolvido ou revisto
- Plano de mitigação/ação — as medidas que estão a ser tomadas para o resolver
A utilização de campos consistentes em todas as entradas torna o registo fácil de consultar pelas partes interessadas e mais simples de manter ao longo do tempo.
Possíveis Fontes de Conteúdo para um Registo RAID
Pode obter conteúdo para o seu registo a partir de vários canais:
- Entrevistas com partes interessadas
- Documentação atual ou anterior do projeto
- Exemplos: modelo de lições aprendidas, retrospetivas, análises pós-incidente, termos de abertura do projeto, planos de projeto, calendários de projeto
- Experiência anterior na execução de projetos semelhantes
- Materiais de código aberto disponíveis online
- Pensamento crítico baseado nas informações que recolheu das fontes acima (por exemplo, as suas partes interessadas não estão a dizer explicitamente que algo é um ponto problemático, mas a sua relutância em abordar o tema sugere que esta área beneficiaria de uma análise adicional.)
Boas práticas
Assim que o seu projeto começar e tiver o rascunho do registo RAID pronto, tenha em consideração estas boas práticas sobre como utilizar o registo enquanto gere o seu projeto:
- Ajuste o nível de detalhe adequado ao público. As partes interessadas dependem do registo RAID para compreender o contexto deste projeto e quaisquer riscos ou problemas que possam ameaçar o sucesso do projeto. Mantenha o foco nos impactos empresariais, em vez de atualizações táticas que podem não ser significativas para alguém que não esteja envolvido no dia a dia.
- Monitorize e atualize o registo ao longo do ciclo de vida do projeto. Este artefacto é inútil se não o atualizar e integrar noutra documentação, como um registo de decisões. Esse é outro motivo para manter o conteúdo conciso, para que o documento não seja difícil de manter. A maior parte do seu tempo deve ser dedicada a desbloquear problemas, em vez de os documentar.
Benefícios
Os registos RAID beneficiam as partes interessadas, os membros da equipa do projeto, a empresa e o próprio gestor de projeto.
- São uma fonte única de informações relevantes sobre o projeto, disponibilizando prontamente informações em tempo real sobre o estado do projeto
- Permitem acompanhar os riscos antes de estes se transformarem em problemas e, depois, fazer rapidamente a triagem dos problemas caso os riscos se concretizem
- Os gestores de projeto podem documentar pressupostos e decisões para reduzir o risco de terem de retomar discussões que possam atrasar o projeto.
Como são utilizados os registos RAID na metodologia ágil?
Normalmente, os projetos ágeis tendem a evitar a documentação em favor do desenvolvimento de um produto funcional. Dito isto, defendo que desenvolver um registo RAID vale o esforço adicional.
A razão? Os projetos ágeis seguem normalmente uma abordagem iterativa à execução de projetos, que incentiva uma maior experimentação. Esta abordagem é excelente para falhar rapidamente e gerar aprendizagens mais depressa.
No entanto, desestigmatizar o fracasso introduz riscos adicionais que podem fazer descarrilar o seu projeto. Além disso, uma organização só pode aprender com o fracasso se documentar os pressupostos e o processo de tomada de decisões que fundamentaram cada experiência.
E agora?
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