Que ferramentas de gestão de projetos utilizam realmente as grandes empresas?
As ferramentas de gestão de projetos empresariais ajudam as grandes empresas a simplificar processos distintos e a reduzir os obstáculos na recolha de informações.
Mas, com tantas ferramentas de gestão de projetos disponíveis, pode ser difícil encontrar o software adequado para a sua organização. As empresas precisam de considerar vários fatores ao escolher uma ferramenta de gestão de projetos, incluindo o custo, a escalabilidade, a integração e a segurança, entre outros.
Neste artigo, ficará a conhecer diferentes ferramentas de gestão de projetos que as grandes empresas podem utilizar e como implementá-las, para que possa otimizar a utilização de software de gestão de projetos na sua empresa.
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10 ferramentas de gestão de projetos utilizadas por grandes empresas
Eis alguns exemplos de ferramentas de software de gestão de projetos empresariais utilizadas por grandes empresas.
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Porque é que as grandes empresas utilizam ferramentas de gestão de projetos?
Existem três razões principais pelas quais as grandes empresas precisam de ferramentas de gestão de projetos para acompanharem eficazmente as suas carteiras de projetos.
Em primeiro lugar, as grandes empresas podem ter centenas de departamentos e localizações diferentes em todo o mundo. Com este nível de alcance e dimensão, a utilização de ferramentas de gestão de projetos pode ajudar a evitar falhas de comunicação e prazos não cumpridos. O software de gestão de projetos ajuda as equipas a manterem-se focadas nas suas tarefas.
Em segundo lugar, o software de gestão de projetos pode ajudar as organizações a manterem-se dentro do orçamento. Quando um projeto sofre atrasos, as grandes empresas acabam por gastar mais dinheiro do que o inicialmente previsto. Isto cria um efeito dominó, uma vez que os fundos destinados a outros projetos podem esgotar-se.
A utilização de ferramentas de software não só reforça a responsabilização dos membros da equipa pelas suas tarefas individuais, como também o software de gestão de projetos fornece informações sobre dependências. Quanto melhor as equipas trabalharem em conjunto, maiores serão as probabilidades de concluir os projetos dentro do prazo e menor será o risco de perdas de lucro.
Por fim, as grandes empresas dependem frequentemente da criação de relações de confiança com partes interessadas externas, como acionistas ou conselhos consultivos. Para conquistar e manter essa confiança, as empresas têm de apresentar dados atualizados e relatórios sobre projetos anteriores e atuais. As ferramentas de gestão de projetos disponibilizam relatórios em tempo real, facilitando a partilha do progresso dos projetos por parte das grandes empresas.
Que funcionalidades procuram as grandes empresas nas ferramentas de gestão de projetos?
Considere as seguintes funcionalidades ao avaliar ferramentas de gestão de projetos para a sua organização:
- Planeamento de projetos: As grandes empresas supervisionam e concluem vários projetos em simultâneo. O planeamento de projetos é uma etapa essencial para garantir que os membros da equipa cumprem as especificações e respeitam o orçamento. A implementação de uma ferramenta de gestão de projetos a nível empresarial pode ajudar as grandes empresas a iniciar novos esforços e a monitorizar continuamente o progresso dos projetos. Procure funcionalidades de diagramas de Gantt, estruturas de decomposição do trabalho e gestão de riscos.
- Gestão de recursos: A utilização de software de gestão de projetos pode ajudar as empresas a redirecionar fundos para diferentes projetos. O software de gestão de projetos empresariais apresenta frequentemente a utilização em tempo real dos orçamentos atribuídos. Esta é outra forma de as grandes empresas evitarem derrapagens de custos.
- Comunicação: As grandes empresas têm vários departamentos internos, pelo que a comunicação entre equipas é importante ao concluir projetos de grande escala. Com ferramentas de colaboração empresariais, os departamentos podem atribuir tarefas, partilhar ficheiros e comunicar dados de forma rápida e eficaz. Também podem colaborar com partes interessadas externas, conforme necessário.
- Acompanhamento de projetos: Os sistemas de gestão de projetos são excelentes ferramentas de gestão de tarefas. Os dados e as métricas dos projetos em tempo real mostram claramente que trabalho foi concluído e o que ainda falta fazer. Os membros da equipa também podem consultar as tarefas uns dos outros e fornecer atualizações assíncronas sobre o estado, reduzindo a necessidade de reuniões de acompanhamento aborrecidas e melhorando a produtividade.
- Relatórios de projetos: As grandes empresas rodam frequentemente os membros das equipas entre projetos em resposta à variação da procura. As ferramentas de gestão de projetos oferecem resumos úteis dos projetos, permitindo que os membros das equipas compreendam rapidamente o âmbito e os objetivos dos projetos e se familiarizem com as suas novas tarefas.
Tenha também em mente que as ferramentas empresariais de gestão de projetos normalmente oferecem amplas capacidades de personalização, para que as grandes empresas e os membros individuais das equipas possam adaptar a aplicação de gestão de projetos de modo a responder tanto aos objetivos do portefólio de projetos como aos estilos de trabalho pessoais. Isto pode tornar o software de gestão de projetos difícil de utilizar, mas, a longo prazo, a personalização fará com que tudo funcione de forma mais fluida.
Muitos fornecedores oferecem uma versão gratuita e uma versão paga do software, com diferentes funcionalidades ou níveis de acesso. Certifique-se de que o plano que escolher inclui todos os requisitos da sua lista de verificação de ferramentas de gestão de projetos.
Escolher uma solução de software empresarial de gestão de projetos
As organizações empresariais lidam normalmente com projetos complexos e de grande dimensão, que exigem vários membros da equipa, fluxos de trabalho complexos e uma colaboração abrangente. É importante encontrar uma solução de gestão de projetos capaz de lidar com a dimensão de um projeto de grande escala, mas que também esteja alinhada com as prioridades e os objetivos da sua empresa.
Antes de chegar ao momento de escolher uma ferramenta específica, identifique primeiro o que a sua empresa pretende alcançar ao implementar software de gestão empresarial. Eis algumas questões a considerar:
- Que tipos de projetos gere a sua empresa? São estes os tipos de projetos que espera gerir no futuro?
- Quais são as suas funções operacionais mais importantes?
- Que problema(s) operacional(is) pretende resolver?
- Tem o apoio da liderança e da equipa para utilizar e manter a ferramenta de gestão de projetos?
Em seguida, considere as tarefas diárias da sua empresa no contexto dos objetivos da empresa e da composição do portefólio. Por exemplo, se for uma empresa de marketing de conteúdos, provavelmente preferirá uma apresentação visual da gestão de projetos para comunicar conceitos de design às partes interessadas externas. Se for uma empresa financeira, poderá preferir uma vista de folha de cálculo para facilitar a análise.
Os tipos de projetos e tarefas que a sua empresa conclui diariamente, em conjunto com o seu modelo empresarial de gestão de projetos existente, ajudarão a definir a prioridade de diferentes capacidades de software.
Depois de avaliar as necessidades da sua empresa, pesquise e analise diferentes programas de software para determinar quais as ferramentas de gestão de projetos que funcionariam melhor para si. Como parte da sua pesquisa, considere também quais as opções de software de gestão de projetos que funcionam bem para os seus concorrentes.
Ferramentas de gestão de projetos em pequenas e médias empresas (SMBs)
Por definição, as SMBs têm menos departamentos, gestores de projetos e membros de equipa, e tendem a trabalhar em menos projetos do que as grandes empresas. Além disso, como as grandes organizações têm vários departamentos, podem supervisionar vários projetos de grande escala em simultâneo. As pequenas empresas que gerem projetos muitas vezes não têm necessidade nem recursos para executar vários projetos em simultâneo.
Como resultado, as SMBs não precisam de tantas capacidades de software como as grandes empresas. Enquanto as ferramentas de gestão de projetos para grandes empresas se concentram na gestão de portefólios e nas capacidades de elaboração de relatórios, muitas ferramentas de gestão de projetos para empresas em fase de arranque ou SMBs dão prioridade à produtividade e à organização das equipas.
Recursos adicionais
Implementar software de gestão de projetos é uma excelente forma de otimizar a produtividade da sua empresa. As ferramentas de gestão de projetos foram concebidas para ajudar as grandes empresas a planear projetos, atribuir recursos, elaborar relatórios de dados e colaborar.
Depois de identificar os objetivos da sua empresa, enquanto gestor de projetos pode escolher uma ferramenta de gestão de projetos personalizada de acordo com as necessidades da sua equipa de projeto. Mesmo depois de reduzir as opções, pode continuar a ser difícil selecionar um sistema para a sua empresa.
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