Previsão de Recursos: Melhores Práticas, Passos e Exemplos

Normalmente, é realizada com recurso a software de gestão de recursos. 

Que fatores afetam a previsão de recursos?

Ao planear um novo projeto, comece por compreender claramente o seu tipo, âmbito e estrutura de execução. Estas informações orientarão as suas decisões de planeamento da capacidade relativamente aos recursos disponíveis. As métricas de utilização de recursos que apoiam a tomada de decisões ideais sobre recursos incluem:

• Orçamento: Conhecer o seu orçamento permite-lhe dar prioridade ao retorno do investimento no projeto, atribuindo recursos estrategicamente a diferentes atividades. Um orçamento saudável define claramente as prioridades estratégicas e inclui uma margem de risco adequada (entre 10 e 20 por cento).
• Âmbito: Um âmbito bem definido informa e orienta a identificação e seleção dos recursos do projeto. É a bússola de referência para o alargamento descontrolado do âmbito, que pode afetar negativamente a precisão da previsão de recursos.
• Competências e nível de experiência dos membros da equipa: São atribuídas tarefas diferentes aos membros da equipa e o nível de esforço (LOE) necessário para concluí-las varia. Para garantir uma previsão de recursos saudável, associe membros da equipa com competências e experiência elevadas a tarefas críticas, membros com competências e experiência reduzidas a tarefas menos essenciais e atribua-lhes tarefas redundantes ou recorrentes adequadas.
• Períodos de férias e ausências inesperadas: A assiduidade influencia significativamente a precisão da previsão de recursos quando não são incluídos os períodos de ausência planeados ou as percentagens estimadas de ausências não planeadas. Para reduzir o impacto das ausências inesperadas, estabeleça relações sólidas baseadas numa comunicação positiva e consistente, confiança, transparência e práticas de liderança que promovam a segurança psicológica. 
• Membros da equipa a tempo inteiro vs. independentes ou a tempo parcial: A sua estratégia de previsão de recursos pode ser otimizada através da avaliação estratégica da melhor forma de utilizar os recursos internos existentes (colaboradores a tempo inteiro) e de quando é necessário recorrer a serviços externos (contratações a tempo parcial ou de profissionais independentes). Os colaboradores a tempo inteiro são uma opção económica para tarefas de longa duração. Um membro da equipa a tempo parcial ou um profissional independente é uma boa opção para tarefas que exigem competências especializadas durante um período curto. 
• Projetos futuros e inesperados: Ter clareza sobre o que é e não é crítico e integrar flexibilidade na sua previsão de recursos permite-lhe antecipar futuras necessidades de recursos para apoiar os calendários dos projetos do portefólio. Mantenha a sua equipa flexível, atribuindo-lhe trabalho suficiente para preencher 80% da semana. Se os membros da sua equipa estiverem a 100% da capacidade, a sua capacidade de se manter ágil perante riscos ou exigências concorrentes é inexistente e a sua previsão de recursos tornar-se-á irrelevante. 80% é o novo 100% para evitar o esgotamento.
• Ferramentas e tecnologia organizacionais determinam o seu acesso, visibilidade e capacidade para planear recursos e tomar decisões estratégicas que otimizem o desempenho dos projetos. As ferramentas adequadas de gestão de recursos permitem-lhe reduzir os riscos e garantir a rentabilidade.

Porque é importante a previsão de recursos?

A previsão de recursos é um esforço de planeamento crítico, diretamente ligado à saúde do projeto e à sua conclusão bem-sucedida. Otimizar a forma como planeia os projetos permite-lhe controlar os resultados dos projetos de forma mais eficaz.

Uma previsão precisa de recursos conduz a resultados de projeto bem-sucedidos, como entregas atempadas e um forte desempenho financeiro. A previsão de recursos irá ter em conta as necessidades de recursos ao nível do portefólio, reduzindo os atrasos provocados pelo agendamento. 

Repetir esta boa prática dar-lhe-á acesso a referências de conhecimento para projetos futuros, de modo a garantir a saúde do projeto. Uma previsão de recursos fornece às partes interessadas e aos gestores de projeto aquilo de que necessitam para tomar decisões informadas.

Como prever os recursos de um projeto em 7 passos

Eis como prever os recursos de um projeto e tornar esta uma prática regular de gestão de recursos do projeto:

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

1. Reveja o fluxo do seu projeto (o programa e portefólio de projetos) 

Rever o seu portefólio de projetos irá clarificar quais os recursos partilhados que estão a ser utilizados noutros projetos. Deve comunicar com outros gestores de projeto para colaborar sobre como integrar eficazmente o seu projeto no portefólio sem perturbar os outros projetos. 

Fazer isto dar-lhe-á uma noção de quando o seu projeto pode decorrer e de uma duração realista, com base na capacidade dos recursos humanos partilhados. Depois de rever o fluxo ou portefólio, pode determinar os requisitos completos de recursos e as competências necessárias para o projeto, de modo a estimar o tempo e o orçamento.

Itens de ação:

• Utilize o seu software de gestão de projetos para mapear o fluxo do seu projeto.
• Agende reuniões com outros gestores de projeto para discutir a alocação de recursos.
• Ajuste os prazos dos projetos com base na disponibilidade dos recursos partilhados.

2. Determine os requisitos de recursos e as competências necessárias para o projeto

Aplique os seus conhecimentos práticos sobre os recursos e as competências necessários, criando uma estrutura analítica de recursos (RBS). Pense no âmbito do projeto e enumere as competências, os níveis de experiência, o tipo de vínculo laboral, o equipamento, o software e os materiais necessários para o seu projeto. Inclua todos os custos, diretos e indiretos, para criar uma previsão abrangente do orçamento de recursos. Não se esqueça de considerar custos como despesas de deslocação, licenças, ferramentas e outras taxas.

Depois de determinar os requisitos de recursos e as competências necessárias para o seu projeto, pode analisar dados de projetos semelhantes para fundamentar o seu planeamento da gestão de recursos.

Itens de ação:

• Crie uma RBS detalhada na sua ferramenta de gestão de recursos.
• Enumere todas as competências, recursos e custos necessários.
• Utilize dados de projetos anteriores para fundamentar as suas estimativas orçamentais.

3. Reveja dados de projetos anteriores semelhantes 

Em seguida, compare as semelhanças entre os dados históricos do projeto e o seu projeto atual. O que correu bem na alocação de recursos de projetos anteriores? O que precisava de ser melhorado? Registe quais as estimativas de recursos do projeto que mais variaram em relação aos valores reais.

Depois de rever os dados de projetos anteriores semelhantes, documente a forma como irá, enquanto gestor de projeto, implementar melhorias no seu projeto. Certifique-se de que tem em conta potenciais riscos em pontos cruciais do cronograma do projeto.

Ao analisar dados de projetos anteriores, pode determinar a disponibilidade de recursos e as competências necessárias, acrescentando uma estrutura fiável à sua previsão de recursos.

Itens de ação:

• Utilize o seu software de gestão de projetos ou o software de relatórios para agências de marketing para obter relatórios sobre projetos semelhantes anteriores.
• Identifique padrões na utilização de recursos e ajuste as suas previsões em conformidade.
• Documente melhorias e estratégias de mitigação dos riscos relacionados com os recursos.

4. Determine a disponibilidade de recursos & as competências da sua equipa

Explore os perfis existentes dos membros da equipa no seu software de gestão de fluxos de trabalho. Identifique quem possui as competências de que o seu projeto necessita e verifique a sua disponibilidade.

Se determinados membros da equipa não estiverem disponíveis, discuta a possível flexibilidade dos seus horários. Assim que souber quais os membros da equipa que possuem as competências necessárias e tiver confirmado a sua disponibilidade, poderá associá-los a tarefas do projeto. 

Para todos os outros recursos, o tempo, o preço e o processo necessários para lhes aceder irão variar. É essencial documentar estas variáveis na sua previsão de recursos para acompanhar a aquisição e utilização de todos os recursos num projeto. Depois de determinar a disponibilidade e as competências dos recursos, poderá associar formalmente os membros da equipa às tarefas. 

Ações:

• Atualize os perfis dos membros da equipa no seu software com as respetivas competências e disponibilidade.
• Confirme a disponibilidade dos recursos com a sua equipa.
• Ajuste as tarefas do projeto com base na capacidade dos membros da equipa.

5. Associe os recursos às tarefas

Assim que compreender as competências necessárias para o seu projeto, pode começar a distribuir as tarefas pela sua equipa. É importante falar com os membros da sua equipa para compreender melhor a complexidade das diferentes tarefas do projeto. Estes poderão fornecer informações sobre a duração das tarefas, os recursos necessários e os intervalos de tempo. Depois de associar os recursos às tarefas, poderá estimar o esforço e o tempo necessários para cada tarefa. 

Ações:

• Utilize um software de gestão de projetos para associar recursos a tarefas.
• Comunique com os membros da equipa para aperfeiçoar as estimativas das tarefas.
• Ajuste as tarefas conforme necessário para garantir uma alocação ideal dos recursos.

6. Tenha em conta ausências inesperadas, rotatividade de pessoal & tendências de contratação

Na previsão de recursos, é imprescindível ter em conta ausências inesperadas ou planeadas, a rotatividade de pessoal e as tendências de contratação. Ao fazê-lo, garantirá a saúde do projeto, mitigando proativamente o potencial impacto destes fatores no calendário e no orçamento do projeto. 

Os gestores de projeto podem utilizar técnicas de criação de margens e planeamento de contingência para ter em conta as ausências. O planeamento de sucessão é uma forma interna útil de lidar com a rotatividade de pessoal, além de ser importante ter uma estratégia proativa de contratação.

Ações:

• Inclua planos de contingência no seu calendário do projeto.
• Proporcione formação cruzada aos membros da equipa e documente os processos essenciais.
• Mantenha-se atualizado sobre as tendências de contratação do setor e ajuste os planos em conformidade.

Eis algumas técnicas que o ajudarão a preparar-se: 

• Preencha as lacunas correspondentes às ausências planeadas durante a fase de planeamento (designe um gestor de projeto de substituição para receber informações sobre o projeto se tiver uma ausência planeada)
• Contrate antecipadamente e dedique tempo a este esforço
• Resolva atempadamente as lacunas de competências dos recursos (pode identificá-las através de uma análise das lacunas de recursos)
• Garanta uma comunicação frequente e com objetivos claros entre si e a equipa
• Proporcione formação cruzada aos membros da equipa do projeto que estejam interessados nessa área de competências e que possam prestar apoio em caso de ausência
• Tire partido das ferramentas de automatização de fluxos de trabalho
• Adote o trabalho flexível sempre que possível, uma vez que permite às pessoas trabalhar a partir de qualquer lugar, de acordo com as suas necessidades

7. Monitorize & ajuste conforme necessário

Uma previsão de recursos é apenas um dos componentes de um excelente plano de gestão de recursos do projeto. Deve monitorizar continuamente o seu projeto e ajustar a previsão de recursos conforme necessário, utilizando dados em tempo real e ferramentas de comunicação avançadas para se manter flexível e responder às mudanças.

Recomendo a utilização de software de gestão de recursos para monitorizar e ajustar as atividades do projeto conforme necessário. Estas ferramentas são os seus companheiros de confiança para obter visibilidade sobre as pessoas, os prazos e o estado das atividades. Os benefícios da colaboração multifuncional tornam-se simples e acessíveis. 

Com comunicações centralizadas e melhoradas, pode manter-se flexível e responder rapidamente às mudanças.

Itens de ação:

• Utilize o seu software de gestão de projetos para acompanhar o progresso e efetuar ajustes.
• Agende reuniões regulares com a sua equipa para discutir a alocação de recursos.
• Atualize a sua previsão de recursos com base em dados e feedback em tempo real.

Melhor software de gestão de recursos

As melhores ferramentas para agendar, acompanhar e otimizar os recursos do projeto.

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. Dayshape — Best AI powered Resource Management for Professional Services firms
2. 2. Productive — Best resource planning and capacity forecasting
3. 3. Retain — Best for multi-departmental complex organisations
4. 4. Scoro — Best for forecasting team utilization
5. 5. Float.com — Best for resourcing with financial visibility
6. 6. Saviom — Best for resource planning & capacity management
7. 7. Runn — Best for real-time team capacity planning
8. 8. Kantata — Best for people-centric resourcing
9. 9. Teamhood — Best for capacity planning on a low per-seat cost
10. 10. Resource Guru — Best for resource visibility with heatmaps

O software de previsão de projetos também é útil para prever de forma abrangente os recursos, os prazos e os orçamentos dos projetos.

Exemplo de previsão de recursos

Eis um exemplo de como poderia fazer uma previsão de recursos para um projeto de exemplo. 

1. Visão geral do projeto

• Nome: A Aplicação Divertida
• Duração: 4 meses

2. Visão geral dos recursos

Com base na definição do âmbito, terá uma ideia do que será necessário. No entanto, esta informação apenas permitirá definir parcialmente a lista de recursos. Deve decompor o âmbito numa estrutura analítica do projeto (WBS). Pode fazê-lo utilizando um quadro branco digital, software específico para WBS ou um modelo de WBS.

Na sua WBS, verá as tarefas e atividades necessárias para concluir o projeto. Poderá então perguntar a si próprio o que é necessário para cada entrega e realizar uma análise de competências. Com uma ideia clara do que é necessário, poderá estimar os recursos para cada tarefa. 

Em seguida, calcule a duração de cada tarefa na WBS. Com esta informação, verifique a disponibilidade dos membros da sua equipa e de outros recursos. Surgem alguns riscos?

Identifique os potenciais riscos para fundamentar o seu plano de gestão de riscos—considere ausências, mercados e tecnologia. Avalie o impacto que estes fatores podem ter no projeto e faça os ajustes necessários. 

Estabeleça o seu plano de previsão de recursos, descrevendo claramente como todos os recursos do projeto serão alocados e geridos ao longo da duração do projeto. Defina as funções e responsabilidades de forma clara e aberta e tenha o seu plano de contingência preparado—é a ferramenta mais próxima de uma bola de cristal.

Eis o resultado deste exercício:

Equipa do projeto: composta por colaboradores internos e um redator independente

• Gestor de projeto x1: responsável pela saúde do projeto, pela entrega e pela identificação das necessidades do cliente
• Designer de aplicações x1: responsável pela jornada do utilizador, pela criação de estruturas de arames, pelo design necessário para o código e pelo protótipo visual completo
• Programador de aplicações x1: responsável pelo funcionamento bem-sucedido do âmbito da aplicação, por um protótipo completo e totalmente funcional e pelo lançamento bem-sucedido do produto
• Criativo visual x1: responsável por todo o conteúdo visual
• Redator independente x1: responsável por todo o conteúdo escrito
• Testador de garantia de qualidade x1: responsável por testar e resolver problemas e erros na aplicação

Outros recursos: 

• Licenças de software de design e desenvolvimento x2 @100 por licença
• Honorários de freelancer x1 @ $50 por hora
• Equipamento: existente, sem novos custos diretos
• Materiais: espaço de escritório existente, sem novos custos diretos

3. Distribuição dos recursos

• Fase 1: Design
  • Designer, Gestor de projeto
• Fase 2: Criação de conteúdos
  • Criativo visual & Redator freelancer, Gestor de projeto
• Fase 3: Desenvolvimento
  • Desenvolvimento, Gestor de projeto
• Fase 4: Testes & Revisões
  • Testador de garantia de qualidade, Gestor de projeto
• Fase 5: Lançamento
  • Programador, Gestor de projeto

4. Plano de contingência

• Ausências:
  • Uma lista de contactos contratuais para substituir um redator ausente.
  • Colaboradores internos com competências sobrepostas que podem substituir um designer, programador ou gestor de projeto ausente 
  • O cliente pode fornecer feedback uma vez no início e no final de cada fase.

5. Monitorizar e ajustar

• Analise o progresso do projeto no software de automatização do fluxo de trabalho (gestão de projetos) e ajuste as tarefas, os modelos de distribuição ou o tempo, conforme necessário, para garantir a saúde do projeto.
• Utilize as margens de tolerância ao risco para fazer ajustes com base em circunstâncias imprevistas.

Boas práticas de previsão de recursos

As boas práticas de previsão de recursos na gestão de projetos ajudam a otimizar e uniformizar os procedimentos, garantindo a conclusão bem-sucedida de muitos projetos. 

• Planeie antecipadamente: Analise o que é necessário, quando e durante quanto tempo, utilizando os passos mencionados acima. 
• Otimize a distribuição de recursos: Dedique mais tempo a esforços faturáveis ou de elevado valor e menos a "trabalho sobre o trabalho". 
• Esteja preparado para se adaptar: A mudança é inevitável. Introduza flexibilidade no tempo e no orçamento do projeto, especialmente quando a previsão tem ficado aquém do esperado em projetos anteriores.
• Utilize software de gestão de projetos: As ferramentas de automatização do fluxo de trabalho e de previsão têm designações diferentes e oferecem funcionalidades semelhantes em geral. Escolha uma para otimizar o desempenho do projeto e da equipa.
• Comunique e colabore: Com a equipa do projeto, em toda a empresa, com as partes interessadas e na sua rede de contactos. Comunique de forma adequada e consistente para criar relações. A comunicação e a colaboração ajudarão a aceder a recursos, colmatar lacunas e tirar partido da sua rede para enfrentar desafios, quer se trate de um acordo sobre licenças de software ou da substituição de um colaborador ausente.    
• Verifique e atualize regularmente a previsão de recursos: Isto ajudará a manter o rumo, mitigar riscos e responder prontamente caso outras unidades de negócio ou equipas de projeto precisem de requisitar recursos. 
• Pratique: Experimente novas competências de gestão de recursos e pratique de forma consistente. É uma competência; cada vez que praticar, verá mais resultados.

Consulte aqui mais boas práticas de gestão de recursos. 

Desafios comuns na previsão de recursos

Não se preocupe se encontrar desafios na previsão de recursos. Eles irão surgir. A questão não é saber como evitar um desafio, mas sim estar preparado com um plano para quando este surgir. Enfrente os desafios com coragem e tato. 

• Calendarização de recursos: Planeie substituições para os membros da equipa com ausências planeadas e forme colaboradores internos para os substituir, evitando custos e atrasos de contratação. Nunca sobrecarregue os colaboradores e utilize uma ferramenta de calendarização de recursos ou uma plataforma de planeamento de capacidade para monitorizar a capacidade. 
• Atrasos dos clientes: Os clientes podem atrasar o progresso se demorarem a comunicar. Considere incluir requisitos relativos ao feedback no contrato. 
• Calendários de projeto imprecisos: Para evitar a sobrecarga dos recursos ou até mesmo o fracasso do projeto, considere o portefólio de projetos e as necessidades do seu projeto, e trabalhe com os membros da equipa para inserir projetos, garantindo simultaneamente um portefólio equilibrado. As competências de comunicação e negociação são essenciais.
• Transparência orçamental: Certifique-se de que tem acesso à lista completa de todos os itens do orçamento do projeto e às respetivas estimativas orçamentais, cujo total corresponde ao orçamento total do projeto. À medida que as despesas forem surgindo (valores reais), adicione-as ao orçamento e acompanhe as variações. Garanta a saúde do orçamento comparando as propostas com as faturas, assegurando a exatidão e apenas variações razoáveis. 

Mantenha-se na vanguarda e junte-se a nós para obter mais informações sobre gestão de projetos

Está aqui porque é apaixonado pelo que faz e determinado a realizar um trabalho incrível. A sua curiosidade é o seu superpoder para enfrentar os desafios que encontra. Continue motivado, meu amigo. Vai longe, e estamos aqui para apoiar o seu percurso!

Quer estabelecer contacto com outros gestores de projetos digitais para partilhar recursos e boas práticas? Junte-se à nossa comunidade de membros e obtenha acesso a mais de 100 modelos, amostras e exemplos. Estabeleça contacto com centenas de outros gestores de projetos digitais no Slack.