Porquê utilizar software de gestão de recursos? 6 benefícios e razões
O software de gestão de recursos é útil para otimizar a alocação e utilização de recursos numa organização. Ao monitorizar e gerir eficazmente os ativos, sejam eles humanos, financeiros, materiais ou relacionados com o tempo, este tipo de software garante que os projetos são concluídos de forma eficiente e dentro do orçamento. Pode ajudar na visualização do planeamento de recursos, na previsão das necessidades futuras de recursos e na identificação de potenciais estrangulamentos, garantindo que todos os elementos do projeto dispõem dos recursos adequados. Isto, por sua vez, conduz a uma maior produtividade, à redução de custos e a um maior sucesso global dos projetos.
6 razões para utilizar software de gestão de recursos
Eis seis formas através das quais o software de gestão de recursos melhora as suas capacidades de gestão de recursos.
- Apresenta as alocações atuais de recursos
- Determina a verdadeira capacidade de recursos
- Monitoriza a utilização dos recursos
- Prevê a disponibilidade futura de recursos
- Reduz os períodos de inatividade desnecessários
- Melhora as decisões de contratação
1. Apresenta as alocações atuais de recursos
Antes de poder dedicar recursos a um novo cliente ou projeto, deve avaliar se tem recursos disponíveis. O software de gestão de recursos apresenta os recursos de que dispõe e a sua capacidade de carga de trabalho (a quantidade de trabalho que têm atualmente atribuída e se podem assumir mais).
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Visualizar estes dados foi uma excelente forma de iniciar uma conversa com os gestores de projeto. Por exemplo, este recurso está a registar 16 horas por dia na próxima semana. Temos de fazer alguma coisa quanto a isso.
Pode utilizar estas informações para determinar vários aspetos:
- Se precisa de contratar ou formar novos colaboradores para responder ao aumento da procura
- Que prazo de execução pode prometer aos seus clientes
- Se a sua empresa tem capacidade para aceitar o projeto
Com esta informação, os gestores de projeto podem fornecer aos executivos uma estimativa mais precisa sobre a sua capacidade de responder às exigências. Por exemplo, poderá informar os responsáveis de que os principais membros da equipa estão atualmente envolvidos noutro projeto e quando estarão disponíveis, evitando assim prometer uma entrega que não consegue cumprir.
2. Determina a verdadeira capacidade de recursos
A capacidade de recursos corresponde ao número de pessoas disponíveis e ao número de horas que contribuem. O software de planeamento de capacidade faz este cálculo por si.
Por exemplo, se um projeto exigir 200 horas de trabalho para ser concluído e tiver de ser entregue num mês, deve determinar primeiro quantas horas cada colaborador tem de dedicar ao trabalho por semana, antes de saber qual deve ser a dimensão da equipa a constituir.
Um colaborador a tempo inteiro pode trabalhar 40 horas por semana, mas deve também considerar quanto tempo é necessário dedicar a reuniões da empresa e a outras atividades profissionais.
No exemplo acima, se determinar que um trabalhador pode dedicar 35 horas por semana à tarefa, uma equipa com seis elementos consegue concluir a entrega no prazo de um mês.
Compreender o planeamento da capacidade da equipa também pode ajudar os gestores de projeto a planear a gestão simultânea de vários projetos.
3. Monitoriza a utilização dos recursos
A utilização de recursos consiste em garantir que utiliza todas as pessoas da sua equipa sem as sobrecarregar. O software permite ao seu gestor de recursos determinar se os membros da equipa alocados a cada projeto poderiam ser utilizados de forma mais eficaz noutros objetivos da empresa.
Analise as taxas de utilização de recursos para verificar também a eficácia de cada um dos seus colaboradores, de modo a saber quais os membros da equipa que estão a contribuir com mais valor.
4. Prevê a disponibilidade futura de recursos
O software de gestão de recursos melhora a sua alocação de recursos e o seu planeamento de recursos, ajudando-o a determinar se os seus recursos disponíveis correspondem à procura prevista para o futuro.
Este processo de previsão de recursos ajudará a garantir que os recursos são sempre utilizados de forma adequada. Por exemplo, se reparar que terá muitos recursos livres daqui a três meses, pode começar a planear projetos futuros para que os colaboradores não fiquem sem trabalho quando concluírem os projetos atuais.
Ou, se uma das suas equipas estiver num projeto simples e se previr que ficará disponível mais cedo do que esperava, pode planear transferir vários membros da equipa para um projeto de alta prioridade. Se tiver mais recursos à sua disposição do que projetos para concluir, pode concentrar-se em angariar novos clientes para poder utilizar os seus recursos.
5. Reduz os períodos de inatividade desnecessários
Os períodos de inatividade podem ser um fator significativo para não obter o retorno do investimento que gostaria. Cada hora em que a sua equipa de projeto não está a trabalhar representa dinheiro desperdiçado.
Embora exercer demasiada pressão sobre a sua equipa possa ter impactos negativos, como esgotamento, baixa satisfação profissional e rotatividade de colaboradores, encontrar o equilíbrio ideal pode poupar muito dinheiro à sua empresa.
6. Melhora as decisões de contratação
Saber como os seus recursos estão atualmente alocados permite à sua equipa de recrutamento utilizar os objetivos atuais de gestão de projetos para encontrar as pessoas certas para os seus projetos.
Se estiver a enfrentar um problema de recursos porque não dispõe de membros da equipa com uma competência específica, pode decidir se é mais eficaz formar um colaborador atual para desempenhar uma função relevante ou contratar alguém novo para colmatar essa lacuna.
Se o seu software de planeamento de recursos revelar que não terá a capacidade de recursos necessária para atingir os seus próximos objetivos, pode utilizar esta informação para reforçar os seus esforços de integração e contratar alguém para desempenhar essa função.
O que é um software de gestão de recursos?
O software de gestão de recursos é um tipo de software que permite aos gestores de projetos agendar, alocar e acompanhar onde e quanto os membros da equipa de projeto estão a ser utilizados. O software de gestão de recursos na nuvem aplica princípios semelhantes à computação, ao armazenamento, às redes e a outros recursos na nuvem.
Os gestores de projetos podem definir prioridades para os projetos e associar os conjuntos de competências dos membros da equipa às tarefas e aos resultados a entregar. Estas capacidades também ilustram por que motivo a gestão de recursos é importante: pode monitorizar os períodos de inatividade e a utilização dos membros da equipa e acompanhar quem tem trabalho a mais (e quem não tem trabalho suficiente).
Saiba mais aqui sobre para que é utilizado o software de gestão de recursos. Se estiver à procura de uma ferramenta, consulte a nossa lista dos melhores softwares gratuitos de gestão de recursos disponíveis no mercado ou explore as demonstrações de software de gestão de recursos para ver como funcionam as diferentes plataformas na prática.
