Porque são importantes as propostas de projeto?
Enquanto gestor de projetos, deve preocupar-se com as propostas de projeto? O nosso foco não deveria estar mais na execução do que nas vendas?
Talvez. Mas, quer queira quer não, a dada altura da sua carreira como gestor de projetos, é provável que lhe peçam para se envolver numa proposta de projeto. Talvez seja para poder criar o plano do projeto proposto e liderar o processo de estimativa. Talvez seja uma proposta para a fase seguinte do seu projeto atual. Ou talvez o desenvolvimento de negócio já faça parte da descrição das suas funções.
Porque são importantes as propostas de projeto?
Uma proposta de projeto não serve apenas para garantir um novo projeto. Trata-se de representar a sua equipa e a sua organização de forma responsável. Algumas pessoas desvalorizam uma proposta comercial, considerando-a apenas “conversa de vendas” — dizer tudo o que acha que precisa de ser dito para convencer um potencial cliente.
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Mas a realidade é que uma proposta mal executada pode causar danos à reputação, criar abordagens propostas com lacunas significativas e até colocar a sua organização em condições prejudiciais para o negócio.
Quando é bem elaborada, uma proposta bem-sucedida pode abrir portas a trabalho novo e estimulante, ajudar uma organização a crescer e contribuir positivamente para a cultura e a motivação. Quer trabalhe numa startup, numa pequena empresa ou numa grande organização, é importante ter um processo sólido que encontre o equilíbrio entre ser competitivo e agir com a devida prudência.
Porque devem os gestores de projetos preocupar-se com as propostas de projeto?
Quaisquer que sejam as circunstâncias, considero que existem muitas razões para os gestores de projetos abraçarem o seu envolvimento na elaboração de propostas. Eis apenas algumas:
1. Pode definir os âmbitos em vez de os herdar
Em vez de receber sempre um âmbito de trabalho que gostaria que tivesse sido definido de forma um pouco diferente, pode começar a influenciar a abordagem do projeto, o preço, a metodologia, o prazo e os resultados durante a fase de vendas. Haverá sempre algum compromisso, mas a sua opinião pode ajudar a orientar a abordagem para algo que tanto você como a sua equipa de projeto terão satisfação em executar.
2. Pode ajudar a criar trabalho mais interessante e maior estabilidade
Ao envolver-se no desenvolvimento de negócio, pode ajudar a sua organização a crescer e a concretizar a sua visão estratégica, proporcionando uma perspetiva sobre as oportunidades que devem ser aproveitadas, bem como sobre os riscos potenciais. Isto pode conduzir a trabalho mais gratificante e adequado às competências da sua equipa, o que, por sua vez, pode resultar numa melhor cultura, retenção e estabilidade.
3. Pode criar novas relações
Durante o processo de criação de uma proposta, acabará por colaborar com membros da sua organização com quem talvez não trabalhe regularmente no contexto dos seus projetos diários. Isto pode incluir especialistas no assunto, a sua equipa jurídica, a sua equipa de marketing, membros da equipa de liderança e outras partes interessadas no projeto.
4. Pode fazer avançar a sua carreira
Quer trabalhe numa organização de serviços ao cliente (como uma agência ou consultora) ou numa equipa interna, participar na construção de um caso para novos projetos pode distingui-lo como alguém que se preocupa em manter a sua organização relevante. Isso pode fazer com que seja tido em consideração para outros projetos transformadores e até funções diferentes.
E a minha opinião pessoal:
Também considero pessoalmente importante que os gestores de projetos estejam envolvidos nas propostas, simplesmente porque possuem as competências e a experiência de gerir equipas de projeto que podem ajudar a manter o processo assente na realidade.
Criar uma proposta é, por si só, um projeto com muitas peças que é necessário organizar e gerir. Por exemplo, um pedido formal de proposta (RFP) pode ter centenas de requisitos obrigatórios, avaliados e suplementares a cumprir, dispondo de relativamente poucos detalhes como ponto de partida. Pode utilizar software para RFP para gerir melhor este processo.
Quando os gestores de projetos estão envolvidos, verifico que os elementos da gestão de riscos, da gestão de equipas e da gestão de expectativas se mantêm em primeiro plano ao longo de todo o processo, proporcionando um realismo pragmático que impulsiona uma tomada de decisões inteligente.
Por isso, mesmo que atualmente esteja fora da descrição das suas funções, encorajo-o a envolver-se proativamente nas propostas se estiver interessado em progredir para além da sua função atual ou mesmo se estiver apenas à procura de uma nova experiência que tenha um impacto diferente. E já agora – porque não envolver toda a equipa? Consulte o nosso guia sobre como criar uma equipa para uma proposta de projeto.
Como envolver-se no processo de desenvolvimento de negócio
Está bem, mas e se for um gestor de projetos que não está atualmente envolvido no processo de desenvolvimento de negócio? Como consegue um lugar à mesa? Como alguém que já desempenhou ambas as funções, eis o que recomendaria:
- Mostre interesse
Procure as pessoas cujo trabalho consiste em criar propostas e pergunte sobre as oportunidades atuais e futuras. Descubra em que estão a trabalhar, quais os desafios que enfrentam e qual é a estratégia para continuar a avançar nas atuais condições do mercado.
- Mostre o seu valor
Utilize essa informação para sugerir formas de pôr em prática as suas competências de gestão de projetos. Explique como se vê a participar: tem capacidade para resumir e abordar o problema de um cliente e/ou as necessidades específicas do patrocinador de uma forma que ajude a aprovar a sua proposta? Tem capacidades extraordinárias no que diz respeito a contar histórias e formatar um documento escrito? Não faça com que a equipa sinta que tem de encontrar uma forma de o manter ocupado (acabará com uma coleção de tarefas para preencher tempo!).
- Esteja presente!
Se a sua organização tiver uma reunião recorrente para analisar novas oportunidades ou o funil de vendas, pergunte se pode participar apenas como observador. Assimilará a forma como as coisas são feitas e será simplesmente uma lembrança física (bem, hoje em dia, suponho que virtual) na sala de que está interessado e disposto a ajudar.
Se isso não for possível na sua organização, certifique-se de que o seu gestor ou gestores, ou outros decisores, sabem que está interessado no desenvolvimento de negócio, utilizando as mesmas táticas acima — a maioria das equipas acolheria de bom grado os recursos adicionais!
Dica: Aprenda a escrever uma proposta de projeto neste artigo complementar!
O que pensa?
Os gestores de projetos devem envolver-se no desenvolvimento de negócio e nas propostas de projetos para conquistar o seu próximo projeto? Ou devem concentrar-se na execução e afastar-se do processo de vendas? Diga-me nos comentários!
Para obter mais dicas sobre como dominar a sua próxima proposta de projeto, consulte as dicas de Galen Low para propostas de projetos.
