Principais aspetos a procurar nos documentos do contrato e do âmbito do projeto
Todos os gestores de projetos querem começar com o pé direito, isso é um dado adquirido. Quer compreender exatamente o que se espera que entregue e, depois, criar um plano de projeto para que a equipa o concretize.
Para o fazer, precisa de saber como dissecar documentos comerciais. É uma etapa crítica na fase de iniciação do projeto ao longo do ciclo de vida do projeto, que o ajudará a obter o alinhamento necessário com os clientes e a sua equipa de projeto.
Se herdou um projeto e não esteve envolvido na definição do seu âmbito, ou se definiu o âmbito de um novo projeto, mas o cliente lhe enviou o contrato final, existe um elevado risco de se perderem elementos na tradução. A leitura dos documentos comerciais eliminará ambiguidades ou dará motivos para iniciar chamadas de acompanhamento e obter esclarecimentos à medida que inicia o percurso do seu projeto.
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A importância dos documentos comerciais
Porque deve preocupar-se em ler este tipo de documentos?
- Precisa de garantir que a versão do contrato do cliente corresponde aos detalhes fornecidos no âmbito do trabalho do projeto ou no documento de apresentação da sua agência.
- Não esteve envolvido na definição do âmbito do projeto, pelo que precisa de garantir que aquilo que ouviu da sua equipa comercial ou de gestão de contas corresponde ao que está estabelecido no contrato (também poderá compará-lo com o que está documentado no software de gestão de recursos de clientes).
- Não sabe muito sobre o projeto, pelo que está a utilizar os documentos comerciais para reunir detalhes e entregáveis do projeto.
- Precisa de garantir que não existem requisitos “armadilhados” que não tenham sido tidos em conta na definição dos preços da sua empresa.
- Deve ser capaz de demonstrar ao seu cliente que compreende os parâmetros do projeto e que estabelecerá um plano para os gerir.
- É da sua responsabilidade mitigar os riscos do projeto.
Todos os gestores de projetos devem ter uma dose saudável de ceticismo. Deve procurar identificar quaisquer sinais de alerta e antecipá-los antes que seja demasiado tarde. Assim, enquanto estiver a planear e a iniciar o seu projeto, uma das primeiras coisas que deve fazer é ler a documentação comercial. Os documentos incluem normalmente:
- O Pedido de Proposta do cliente (“RFP”)
- A proposta de projeto da sua agência (por vezes designada por apresentação comercial ou proposta comercial)
- O contrato financeiro final assinado
Se conseguir ter acesso aos três documentos, melhor ainda. Se houver apenas um que tenha de ler, é o contrato final — aquele que contém as assinaturas. Este documento é juridicamente vinculativo e deve familiarizar-se com todos os detalhes nele contidos.
Independentemente do documento que estiver a ler, deve procurar os mesmos detalhes em todos eles. Estes detalhes — orientações relacionadas com prazos, finanças, entregáveis ou processos — irão determinar a forma como cria um calendário, define o produto, gere o orçamento ou envolve as principais partes interessadas.
Os RFP e os contratos podem ser muito extensos e estão frequentemente repletos de detalhes técnicos ou de gestão jurídica de projetos que poderão não fazer muito sentido para si; não há problema. Concentre-se, leia as letras pequenas e esteja atento a palavras-chave e expressões que sejam importantes para si: termos relacionados com o calendário, o orçamento, os prazos e a logística.
Que perguntas devo fazer?
Ao ler o RFP, os diapositivos da apresentação e os detalhes do contrato, apresentamos aqui uma lista de verificação dos elementos que deve ter em conta. (Encontre aqui mais perguntas importantes a fazer durante a iniciação!)
Detalhes do orçamento
- Qual é o montante do orçamento aprovado?
- Qual é a taxa?
- O orçamento está segmentado ou distribuído de alguma forma específica por fase ou entregáveis (por exemplo, redesign versus suporte contínuo após o lançamento)?
- Quantos códigos de trabalho precisa de configurar (por exemplo, redesign, suporte, etc.)?
- Existem custos repercutidos?
- Existe um depósito ou pagamento inicial?
- Existe algum número de PO ou de contrato que seja necessário ter em consideração?
- Quais são os detalhes da faturação?
- Trata-se de um valor fixo ou de tempo e materiais (ou de outro tipo de acordo de faturação)?
- Quem precisa de receber a fatura?
- Quais são os dados de contacto dessa pessoa ou entidade?
- Como deve ser enviada a fatura (por e-mail, em papel, etc.)?
- Quais são as condições de pagamento?
- Existem notas específicas que o cliente exija que constem da fatura?
Detalhes do calendário
- Existe alguma data de início ou de entrega indicada no documento?
- O documento parte de algum pressuposto relativamente às fases ou aos marcos do projeto e à altura em que devem ser concluídos?
- Estão indicados fatores determinantes do calendário (por exemplo, o projeto tem de ser lançado antes do início do ano letivo)?
- Existem penalizações ou considerações aplicáveis ao não cumprimento dos marcos previstos?
Funcionalidades
- Existe uma lista de funcionalidades obrigatórias?
- O que indica o âmbito relativamente ao que faz parte do projeto e ao que deve ser incluído no website final?
- Parte-se do princípio de que irá reutilizar código ou recursos de outro projeto, ou de que irá desenvolver algo de uma determinada forma?
- Estão definidos objetivos do projeto ou expectativas específicas relativamente ao funcionamento ou ao aspeto do projeto?
- O projeto precisa de ser integrado com outro serviço ou plataforma?
- Estão indicados requisitos de conformidade relacionados com a acessibilidade ou a segurança?
- Existem funcionalidades ou requisitos relativamente aos quais não tenha confiança de que os membros da sua equipa consigam cumprir?
Logística
- Existem pressupostos relativamente à dinâmica da equipa ou aos responsáveis pela tomada de decisões?
- O âmbito menciona a utilização de recursos internos para a produção?
- Parte-se do princípio de que irá utilizar determinado software de gestão de projetos ou outras ferramentas de gestão de projetos para colaborar?
- Existem revisões ou aprovações especiais que precisem de ser incluídas no seu plano (por exemplo, revisão pela Câmara Municipal, processo de revisão jurídica ou regulamentar, aprovação pelo Conselho de Administração, revisão pelo patrocinador executivo, etc.)?
- Quanto tempo poderão demorar essas revisões?
- Foram fornecidas orientações para a submissão ou precisa de fazer um acompanhamento para as obter?
- Existem dependências do seu lado ou do lado do cliente que precisem de ser tidas em conta?
- Estão indicados outros fornecedores externos com os quais possa ser necessário interagir?
É importante ter em conta que poderão ter ocorrido várias negociações durante o processo comercial, o que poderá fazer com que o RFP ou a apresentação de propostas estejam desatualizados quando o orçamento final e o contrato forem acordados.
Coordene-se com a sua equipa comercial ou de gestão de contas (as ferramentas de colaboração comercial são excelentes para este efeito) para identificar qual é o documento mais atualizado. Em caso de dúvida, recorra sempre ao documento em papel que contenha assinaturas e datas.
E agora?
Se ainda não estabeleceu uma relação com a sua equipa comercial ou de gestão de contas, utilize este processo de revisão de documentos como forma de estabelecer contacto e de se envolver mais no processo comercial. Para obter mais motivação, leia o artigo de Galen Low sobre a importância das propostas ou as suas sugestões para criar propostas vencedoras.
Os gestores de projetos que dominem os documentos financeiros serão úteis não só para si próprios, mas para toda a equipa durante a fase de planeamento do projeto. Arregace as mangas, leia as letras pequenas e obtenha todos os detalhes de que precisa para avançar com confiança!
