Objetivos do projeto: definidos, dicas e exemplos
Digamos que a sua organização quer aumentar as vendas em 25% e decide que a melhor forma de o fazer é lançar um novo produto. Enquanto gestor de projeto, está encarregado do objetivo do projeto. Ou seja, lançar um novo produto.
Pensou que o objetivo era aumentar as vendas em 25%?
Não seria o único.
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O que são os objetivos do projeto?
Os objetivos do projeto são as tarefas concretas, práticas e mensuráveis que precisa de concluir para alcançar os objetivos empresariais. São a forma de alcançar o resultado final pretendido, e não o resultado final em si.
No exemplo acima:
- O objetivo geral do projeto é aumentar as vendas em 25%.
- O objetivo do projeto é conceber e lançar um novo produto.
Os objetivos do projeto são alcançáveis, realistas, estão sob o seu controlo direto e podem ser concluídos dentro do tempo que definiu.
Os objetivos gerais do projeto são os resultados a longo prazo que espera alcançar ao realizar o projeto. Os dois termos são frequentemente confundidos porque os objetivos do projeto descrevem muitas vezes objetivos empresariais. O propósito do projeto, outro termo utilizado com frequência, é o “porquê” por detrás do seu projeto.
Eis uma breve visão geral deste tema:
Vale a pena utilizar software de gestão de projetos ou outras ferramentas de gestão do trabalho para acompanhar os objetivos em relação ao plano do projeto e a quaisquer marcos do projeto.
Porque são importantes os objetivos do projeto?
Os objetivos do projeto são importantes porque:
- Descrevem o como daquilo que está a fazer
- Comunicam claramente os entregáveis, desde o início do projeto até ao seu final
- Orientam as decisões tomadas ao longo da vida de um projeto
- Garantem o alinhamento, permitindo que as partes interessadas no projeto revejam, critiquem e aprovem rapidamente a metodologia do projeto
- Ajudam a proteger-se quando o cliente decide mudar de direção
Os objetivos eficazes do projeto são as suas orientações; siga-as e encontrará o caminho até ao destino.
Como escrever objetivos SMART para o projeto
A chave para um excelente objetivo de projeto é a clareza; a melhor forma de a alcançar é através do modelo SMART, um acrónimo que significa:
- S = Específico: Garanta que o seu objetivo está claramente definido. Restrinja o âmbito do seu objetivo até que este tenha um resultado muito concreto e específico. Considere os entregáveis do projeto de que precisará para maximizar as suas hipóteses de alcançar o objetivo (terá de os incluir na sua declaração do âmbito do projeto; veja exemplos aqui).
- M = Mensurável: Garanta que consegue quantificar o objetivo; afinal, não saberá quando o objetivo do projeto foi alcançado se este não for mensurável. Estes KPI ajudam a responsabilizá-lo, a si e à equipa, à medida que o projeto avança.
- A = Alcançável (ou atingível, exequível, apropriado): Garanta que dispõe dos recursos necessários para concretizar o objetivo. Se não, de que outras ferramentas de colaboração precisa? Isto garante que dispõe dos recursos adequados para dar à sua equipa uma oportunidade real de o concretizar.
- R = Relevante: Garanta que o objetivo está alinhado com os objetivos empresariais e os objetivos a longo prazo do projeto e da sua organização como um todo.
- T = Temporalmente definido (ou oportuno, rastreável): Ao definir uma data final ou um período de tempo claro, todos saberão quando precisam de dar prioridade a este objetivo. Isto também ajuda a perceber se está no caminho certo para concluir o projeto no seu conjunto.
Exemplos de objetivos SMART
Eis um exemplo de uma declaração de objetivo criada com base no modelo SMART:
Até dezembro de 2024, o nosso designer júnior e o nosso programador júnior terão utilizado as suas 4 horas extra por semana para lançar um site com 5 páginas e 1 formulário, num total de $3,000.
- Específico: Vou lançar um site por $3,000.
- Mensurável: O site terá 5 páginas e 1 formulário.
- Atingível: Posso atribuir 100 horas a um designer júnior e a um programador júnior, a uma taxa combinada de $30/hora, mantendo-me dentro do orçamento.
- Relevante: O site ajudar-nos-á a alcançar o nosso objetivo mais amplo de aumentar a geração de potenciais clientes.
- Temporal: Até dezembro de 2024
Mais exemplos de objetivos SMART para projetos
Eis mais alguns exemplos para reforçar esta ideia.
- Em vez de: Quero terminar mais projetos dentro do orçamento.
- Experimente: Vou envolver-me no processo de estimativa, acompanhar o orçamento diariamente e comunicar as preocupações orçamentais às minhas equipas na nossa reunião diária, para terminar os meus próximos 3 projetos dentro de um intervalo de +/- 10% em relação à estimativa original.
- Em vez de: Melhorar a experiência de utilização do site.
- Experimente: Reduziremos para 2 cliques ou menos o número de cliques necessários para que um utilizador chegue à página com mais tráfego, que a maioria dos utilizadores do nosso site visita regularmente (o diretório de membros), a partir de qualquer ponto do site, até ao final da nossa fase de design, a 1 de março.
- Em vez de: Mais formulários concluídos.
- Experimente: Aumentaremos em 5% o número de potenciais clientes qualificados (conforme confirmado pelo Salesforce), reduzindo os campos obrigatórios do formulário até ao final do 2.º trimestre.
- Em vez de: Site acessível.
- Experimente: Criaremos o site de modo a cumprir as normas WCAG 2.1 AA, que serão testadas exaustivamente em função dos critérios e implementadas em produção até maio de 2024.
- Em vez de: Quero uma boa avaliação este ano
- Experimente: Até março de 2024, quero aumentar a minha classificação na avaliação anual de 3 para 4, concluindo um curso (como a escola DPM 👀), lendo um livro e comprometendo-me a dedicar, em média, 1 hora por semana ao meu desenvolvimento profissional.
Dicas para escrever objetivos SMART para projetos
Eis as minhas principais dicas para escrever objetivos de projetos:
- Utilize uma linguagem simples e clara. Não está a tentar demonstrar a sua superioridade no domínio da língua inglesa (ou de qualquer outra língua em que esteja a escrever os seus objetivos). O texto deve poder ser rapidamente percorrido e compreendido.
- Utilize verbos de ação ao descrever os objetivos SMART específicos. Deve estar a fazer ou a alcançar alguma coisa.
- Utilize números para quantificar os seus objetivos e datas. Não tenha medo dos nossos amigos 123456789 e 0.
Como os objetivos do projeto se integram no plano do projeto
Os objetivos do projeto descrevem o que irá alcançar no âmbito do seu projeto, enquanto o plano do projeto descreve como lá chegará.
Pense no conceito do Círculo Dourado de Simon Sinek: os objetivos gerais do projeto são o porquê, os objetivos do projeto são o como e os planos do projeto são o o quê.
Por exemplo, considere os seguintes projetos:
- Um projeto de desenvolvimento de um novo sítio Web que pretende aumentar em 25% o tráfego orgânico geral da empresa proveniente das pesquisas. O objetivo é criar um sítio Web.
- Um projeto de aquisição de clientes que pretende aumentar a geração de contactos qualificados em 10%, disponibilizando modelos online gratuitos. O objetivo é criar e disponibilizar modelos.
Ao concentrar-se nos objetivos, pode perceber de que componentes irá precisar.
No primeiro caso, precisaria de programadores, estrategas de conteúdos, especialistas em SEO, designers, entre outros. No segundo, poderia precisar apenas de alguns redatores e especialistas no tema.
Como identificar os objetivos certos do projeto
Embora seja importante ter objetivos de projeto claros, ter os objetivos de gestão de projetos certos é a verdadeira chave para o sucesso do projeto.
Se o seu diálogo interno for semelhante a este, está a fazer tudo bem:
- Quero mesmo aumentar as visualizações das páginas em 20%? Ou será mais valioso aumentar os contactos qualificados em 5%?
- O tempo passado na página é importante? Ou isso significa que os nossos utilizadores não conseguem encontrar o que procuram?
Repare como, em cada exemplo, está a questionar aquilo que está a medir, em vez de atribuir cegamente importância às métricas.
Validar os objetivos do projeto
Vamos desenvolver o primeiro exemplo que utilizei acima, destacando as perguntas que pode fazer para encontrar os objetivos certos para o projeto:
- Aumentar as visualizações das páginas em 20%
- Isso é mais valioso do que aumentar os contactos qualificados em 5%?
- As visualizações das páginas são importantes se as taxas de rejeição forem elevadas?
- Deveríamos procurar reduzir as taxas de rejeição?
Sempre em frente!
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