O Que É um Plano de Gestão de Riscos & Como Criar (+ Modelo)
Um plano de gestão de riscos (RMP) ajuda a identificar as ameaças do projeto antes de estas comprometerem os prazos, os orçamentos ou a confiança das partes interessadas. Já vi projetos sólidos falharem porque as equipas tratavam o planeamento de riscos como burocracia, em vez de o utilizarem como uma ferramenta de tomada de decisões.
Neste guia, aprenderá a criar um plano prático que o ajuda a avaliar o impacto dos riscos, a responder mais rapidamente e a evitar os erros que fazem fracassar os projetos.
O que é um plano de gestão de riscos?
Um plano de gestão de riscos é um documento que descreve como a sua equipa de projeto irá monitorizar e responder a riscos, problemas ou outros eventos inesperados ou incertos que possam ter impacto no projeto.
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Este plano analisa os riscos potenciais existentes na sua organização ou no projeto, identifica como irá responder a esses riscos caso surjam e atribui uma pessoa responsável por monitorizar cada risco e tomar medidas, se necessário.
Na sua forma mais simples, um plano de gestão de riscos pode consistir em algumas páginas que descrevem:
- em que momento o risco do projeto deve desencadear uma escalada
- como e quando avaliar o risco
- as funções e responsabilidades dos responsáveis pelos riscos
Qual é o objetivo de um plano de gestão de riscos?
O objetivo de um plano de gestão de riscos é ajudá-lo a identificar os riscos do projeto e outros problemas potenciais antes de iniciar o trabalho no projeto, para que possa criar um plano para os mitigar, em vez de reagir de forma impulsiva quando algo corre mal. Quanto mais cedo identificar e detetar os riscos, menor será o seu impacto.
Também o ajuda a planear e gerir a incerteza de forma mais consistente, bem como a manter o projeto dentro do prazo, do orçamento e do âmbito definidos.
Modelo de plano de gestão de riscos
Os membros do DPM podem transferir o nosso modelo simples de plano de gestão de riscos.
Eis como o pode utilizar:
O que incluir num plano de gestão de riscos
Eis os principais componentes a incluir no seu plano de gestão de riscos.
Abordagem à gestão de riscos
Detalhe a sua estratégia e abordagem global à gestão de riscos. Isto inclui:
- Tolerância ao risco: Determine que nível de risco está disposto a aceitar no seu projeto. A sua organização poderá ter orientações mais abrangentes para este efeito, que são padrão em todos os projetos.
- Estratégias de mitigação de riscos: Defina como irá utilizar métodos como a prevenção de riscos, a transferência de riscos e a partilha de riscos. Isto também inclui ferramentas como matrizes de risco, análises SWOT e avaliações de probabilidade e impacto.
- Governação dos riscos: Determine a responsabilidade por cada risco individual e pela gestão de riscos de forma mais abrangente, e debata as regras e convenções que terá de seguir ao gerir os riscos.
Registo RAID
Um registo RAID acompanha os riscos, pressupostos, problemas e dependências, para que a equipa do projeto e o patrocinador possam analisar e discutir mais aprofundadamente.
Esta é uma abordagem mais simples do que um registo formal de riscos concebido para calcular a gravidade dos riscos. Para uma abordagem ainda mais simples, pode manter apenas uma lista no seu relatório de estado semanal. Isto é útil para projetos pequenos e não técnicos, executados por uma equipa de 3-4 pessoas numa organização que não tenha uma abordagem normalizada à gestão de riscos.
Se o seu projeto correr na perfeição, é uma pessoa muito sortuda. As coisas podem correr mal; e correm mesmo mal. Utilize o seu registo RAID para identificar onde as coisas vão correr mal. Planeie como irá resolver esses problemas da forma mais rápida possível, para manter o projeto no caminho certo.
Matriz de riscos
Uma matriz de riscos (também conhecida como matriz de impacto ou matriz de avaliação de riscos) mostra a relação entre os fatores de risco ao calcular a gravidade dos riscos. Os riscos com elevada probabilidade e elevado impacto são os mais graves.
Esta é uma abordagem mais exaustiva que exige um elevado nível de detalhe. Pode também incluir uma descrição completa da metodologia que irá seguir para realizar uma análise qualitativa e quantitativa dos riscos, juntamente com uma matriz de impacto. Pode utilizá-la também para dar prioridade aos riscos e atribuir pontuações numéricas de gravidade, de modo a medir o nível de cada risco.
Estrutura de decomposição dos riscos
Pode criar uma estrutura de decomposição dos riscos para decompor categorias de risco de nível superior em subcategorias de risco mais pequenas e específicas
Não se trata de criar complexidade — você e a sua equipa ficarão satisfeitos por dispor deste nível de detalhe em grandes projetos empresariais que envolvam mais equipas, vários intervenientes e riscos elevados que possam ter um impacto significativo na empresa.
Software de gestão de riscos
O software de gestão de riscos e o software de gestão de projetos podem apoiar o planeamento da gestão de riscos, reduzir uma grande quantidade de trabalho manual e facilitar as discussões com a sua equipa e o patrocinador do projeto sobre a forma de lidar com os riscos, aumentando a probabilidade de sucesso do projeto.
Pode também utilizar ferramentas de GRC, que abrangem um âmbito mais vasto e integram todo o processo de gestão de riscos no plano de gestão de projetos mais abrangente. Normalmente, incluem funcionalidades de gestão de riscos, mas estendem-se ao acompanhamento da conformidade, à gestão de políticas, à elaboração de relatórios regulamentares e às auditorias internas.
Como criar um plano de gestão de riscos
Eis os passos do processo de criação de um plano de gestão de riscos.
1. Prepare a documentação de apoio
Reveja a documentação existente de gestão de projetos antes de elaborar o seu plano de gestão de riscos. Esta documentação inclui:
- Termo de abertura do projeto: Este documento estabelece os objetivos do projeto, o patrocinador do projeto e a sua função enquanto gestor de projeto. Dá-lhe o direito de criar um plano de gestão de projetos e um plano de gestão de riscos. Se não utilizar termos de abertura do projeto formais na sua organização, deverá, pelo menos, ter esta informação documentada num e-mail ou num documento menos formal.
- Plano de gestão de projetos: Este documento descreve como irá gerir, acompanhar e controlar o projeto, incluindo a metodologia de projeto a utilizar, a forma de comunicar o progresso, a forma de escalar problemas, entre outros aspetos. O seu plano de gestão de riscos é um subcomponente do plano do projeto.
- Registo das partes interessadas: Tenha uma ideia clara de quem são as partes interessadas do projeto antes de avaliar os riscos. Cada grupo de partes interessadas apresenta um conjunto diferente de riscos no que diz respeito a pessoas, processos e tecnologia. Também pode convidar as partes interessadas a identificar riscos ao longo do projeto e até nomeá-las como responsáveis pelos riscos.
2. Estabeleça o contexto
Utilize a descrição e os objetivos do projeto presentes no termo de abertura do projeto para descrever o valor empresarial do projeto e os impactos negativos que resultariam caso o projeto falhasse.
A introdução do seu plano de gestão de riscos deve explicar a sua finalidade e a relação com o plano geral do projeto. Utilize este contexto para promover uma conversa sobre a gestão de riscos com a sua equipa e o patrocinador do projeto.
3. Decida como identificar e avaliar os riscos
As diferentes metodologias são adequadas a diferentes tipos de projetos. Os métodos que escolher também têm de ser sustentáveis para que a equipa os possa aplicar ao longo do projeto.
O essencial é promover as conversas certas e recolher contributos para criar consenso com a sua equipa e as partes interessadas no início do ciclo de vida do projeto. Utilize estas conversas para chegar a acordo sobre as categorias de risco, os planos de resposta aos riscos e as formas de calcular a gravidade dos riscos.
4. Identifique continuamente os riscos
Organize uma sessão de trabalho ou uma sessão de grupo que envolva a sua equipa, as principais partes interessadas, o patrocinador do projeto e especialistas no assunto, para identificar, avaliar e planear respostas aos riscos.
Atualize o seu plano de gestão de riscos diretamente durante a sessão de trabalho:
Analise tudo o que consta das colunas E-R e certifique-se de que tem resultados claros e SMART em cada caixa. O seu papel é facilitar a reunião e fazer uma chuva de ideias com as partes interessadas para avaliar tanto os riscos conhecidos como os possíveis riscos que podem não ter sido considerados.
No final da sessão de trabalho, deverá existir um alinhamento entre as partes interessadas relativamente aos riscos do projeto, à resposta pretendida aos riscos e ao impacto esperado dos riscos. O apoio das partes interessadas é fundamental para uma resposta aos riscos bem-sucedida.
5. Atribua responsáveis pelos riscos
À medida que identifica os riscos, trabalhe com a equipa para atribuir responsáveis, incluindo a si próprio, quando necessário. O gestor de projeto não pode ser responsável por tudo. A atribuição de responsáveis pelos riscos pode ser difícil, pois exige que as partes interessadas assumam responsabilidades.
Certifique-se de que os responsáveis pelos riscos analisaram o plano de gestão de riscos e têm claras as suas responsabilidades. Faça um acompanhamento junto deles enquanto monitoriza os riscos ao longo do ciclo de vida do projeto.
6. Preencha o registo de riscos
Após a sessão de trabalho sobre riscos, termine de preencher todas as informações necessárias no registo de riscos. Estas incluem uma descrição do risco, a categoria da resposta ao risco, a resposta detalhada ao risco, o estado do risco e o responsável pelo risco.
Certifique-se de que a resposta ao risco reflete a gravidade e a importância do risco correspondente. Reveja o registo de riscos para compreender quaisquer correlações mais abrangentes que possam existir entre os riscos.
7. Publique o registo de riscos
Envie o registo de riscos atualizado no prazo de 48 horas após a sessão de trabalho, para dar a todos tempo para ler e processar os resultados.
Também pode utilizar o registo de riscos em discussões mais abrangentes sobre o projeto para explicar ou definir o cronograma de um projeto ou de ações específicas que têm de ser concluídas. É importante agir atempadamente, para que os resultados possam ser utilizados noutros documentos do projeto.
8. Monitorize e avalie continuamente os riscos
Ao longo do projeto, irá deparar-se constantemente com novos riscos. Na verdade, a mitigação de um risco pode criar outro risco ou deixar um “risco residual”.
Se for viável, realize sessões de trabalho sobre riscos periodicamente durante o projeto ou incorpore revisões do registo de riscos noutras atividades recorrentes de planeamento. Também pode utilizar a análise da causa-raiz para compreender melhor como surgem os riscos, especialmente quando os mesmos tipos de problemas continuam a aparecer.
Nada é tão desanimador como desviar-se para evitar um risco e acabar por avançar às cegas diretamente para outro risco muito maior.
9. Arquive o seu plano
Após o projeto, arquive o seu plano de gestão de riscos para referência futura. Embora nem todos os planos de gestão de riscos sejam adequados a todos os projetos, as estratégias de risco e de resposta podem continuar a ser aplicáveis. Utilize os riscos anteriores para criar uma base para o seu próximo projeto.
Exemplo de um plano de gestão de riscos
Eis um exemplo simples de gestão de riscos que permitiu salvar um projeto:
Uma agência aceitou um cronograma agressivo para um projeto altamente técnico. A equipa tinha manifestado preocupações quando o projeto estava a ser iniciado, mas a liderança continuava a querer avançar. O gestor de projeto e o arquiteto técnico registaram o risco relacionado com o cronograma antes do início do projeto, e a sua estratégia de resposta ao risco consistia em reavaliar o cronograma do projeto utilizando uma simulação de Monte Carlo.
Depois de calcularem uma duração pessimista, otimista e provável para cada atividade do projeto no caminho crítico, determinaram matematicamente que o projeto tinha 3% de probabilidade de cumprir o prazo.
Eis como isto poderia aparecer no seu registo de riscos:
O gestor de projeto comunicou esta situação ao cliente, que concordou em redefinir o âmbito do projeto e estabelecer uma nova linha de base antes de avançar. Era um risco demasiado elevado para ser assumido.
O que se segue?
Quer seja um gestor de projeto principiante ou um profissional experiente, ter um bom plano de gestão de riscos é fundamental para o sucesso do projeto. Além disso, a chave para um plano de gestão de riscos bem-sucedido é a adaptabilidade. Tem de garantir que, em cada projeto que conduz, consegue adaptar o plano de gestão de riscos ao seu projeto, setor e organização.
Aprofunde estas estratégias inscrevendo-se num destes abrangentes cursos de gestão de riscos.
