O Que É Um Calendário de Recursos na Gestão de Projetos?

Deve criar o seu calendário no início de um projeto (juntamente com o seu plano do projeto) e atualizá-lo regularmente. O ideal é criá-lo diretamente no seu software de gestão de recursos ou na ferramenta que utiliza para gerir os seus projetos. Normalmente, é criado pelo gestor de projeto, mas um gestor de recursos também o poderá criar.

A finalidade de um calendário de recursos

A finalidade de um calendário de recursos é determinar a disponibilidade geral dos seus recursos humanos e se estão disponíveis os recursos adequados . Não é invulgar que o calendário de recursos mostre que um projeto não é possível devido a restrições de recursos, o que significa que poderá ser necessário alterar o calendário do projeto, o âmbito, a afetação de recursos ou os custos.

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Como criar um calendário de recursos

Eis os passos para criar um calendário de recursos.

1. Comece com um calendário novo

Comece por criar um novo calendário na sua ferramenta de gestão de recursos ou utilizando um modelo de calendário. Um dos principais benefícios das ferramentas de planeamento de recursos é o facto de terem sido especificamente concebidas para ajudar a simplificar o processo de planeamento de recursos. Guarde o calendário num local de fácil acesso, para que fique visível para todos os membros da equipa.

Com as funcionalidades de permissões disponibilizadas pela maioria dos softwares de gestão de recursos, pode controlar o acesso, permitindo que os membros da equipa consultem, editem e adicionem as suas próprias entradas. Esta funcionalidade colaborativa não só promove a transparência, como também melhora a coordenação e a produtividade da equipa.

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2. Adicione membros da equipa e recursos

O passo seguinte consiste em introduzir os dados da equipa na sua ferramenta de gestão de recursos. Defina os dias de trabalho de cada membro da equipa e a percentagem do seu tempo de trabalho que pode ser alocada ao projeto.

Por exemplo, um membro da equipa que trabalhe de segunda a sexta-feira poderá ter cerca de 3 horas de trabalho por dia focado nas operações, pelo que o tempo semanal disponível para o projeto poderá ser de 20 horas de trabalho.

Ao utilizar as melhores práticas de gestão de recursos do projeto, pode acompanhar e ajustar facilmente estas alocações, garantindo que a carga de trabalho de cada membro da equipa é equilibrada e que o cronograma do projeto continua a ser realista.

3. Identifique os períodos em que a equipa não estará disponível

No seu calendário, assinale também os períodos em que os membros da equipa não estarão disponíveis, incluindo feriados da empresa, feriados nacionais, períodos de férias planeados, sabáticas, licenças de ausência e qualquer outro período de afastamento do trabalho.

Ao marcar este período como indisponível na sua ferramenta, garante uma visão mais abrangente da disponibilidade dos recursos. Isto ajudará a evitar conflitos de agendamento e a garantir que o planeamento do projeto é tão realista quanto possível.

Pode também permitir que os membros da equipa atualizem e ajustem facilmente os seus períodos não úteis na sua ferramenta de gestão de recursos, para garantir que o calendário se mantém atualizado durante todo o projeto.

4. Publique o calendário de recursos 

Depois de preencher o calendário, partilhe-o com a equipa e as partes interessadas. Criar o calendário numa ferramenta de gestão de recursos facilita a partilha e permite que todos se mantenham atualizados em tempo real.

Uma ampla visibilidade do calendário ajudará os membros da equipa do projeto e as partes interessadas a saber o que está a acontecer e a compreender os desafios de disponibilidade que a equipa poderá estar a enfrentar.

Por exemplo, aproximam-se as férias de inverno? Que impacto terá isso na capacidade do projeto? Lembre-se de que é crucial ter em conta e respeitar a necessidade de a sua equipa ter tempo livre — o descanso é vital para manter a motivação.

5. Reveja regularmente o calendário de recursos

Depois de partilhar o calendário de recursos, o trabalho não está concluído. Deve rever regularmente o calendário com a sua equipa e as partes interessadas. Esta é outra razão pela qual criar o seu calendário numa ferramenta de gestão de recursos é uma decisão inteligente.

Isso facilitará a introdução e atualização consistentes dos períodos de ausência por parte dos membros da sua equipa. As revisões regulares do calendário ajudarão a manter a sua precisão, evitando que fique desatualizado e difícil de gerir.

Também pode utilizar as funcionalidades de notificação do seu software para solicitar atualizações atempadas e manter todos alinhados.

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O que deve incluir um calendário de recursos

Terá de incluir as seguintes informações sobre todos os membros da equipa ou recursos do projeto necessários para alcançar os objetivos do projeto:

• Nomes
• Cargos
• Datas de início
• Datas de fim (se aplicável)
• Dias de trabalho habituais
• Os dias específicos em que cada membro da equipa está disponível para trabalhar no projeto
• Períodos de ausência planeados, sabáticas, licenças, etc.
• Prioridades de trabalho concorrentes

Eis um exemplo de como isto pode ser apresentado:

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Pode pedir à equipa que atualize a sua própria disponibilidade no calendário à medida que o projeto avança, mas certifique-se de que acompanha a situação para não ser surpreendido mais tarde. Qualquer ferramenta ou aplicação que permita receber notificações quando são aplicadas alterações é extremamente útil!

Calendário de recursos vs. calendário do projeto

Enquanto um calendário de recursos é um horário que indica quando os membros da equipa estão disponíveis para trabalhar nas tarefas e é utilizado para acompanhar a disponibilidade dos recursos, um calendário do projeto é um horário de tarefas e marcos planeados que é utilizado para acompanhar o progresso do projeto. 

Os membros da equipa utilizam o calendário de recursos para indicar quando estão disponíveis para trabalhar no projeto, enquanto os calendários do projeto indicam a quem estão atribuídas as tarefas e entregáveis e quando o trabalho deve estar concluído.

Em conjunto, os calendários do projeto e os calendários de recursos permitem aos gestores de projeto ou líderes de equipa ter visibilidade sobre a disponibilidade dos membros da equipa, bem como sobre os marcos e prazos do projeto, para que possam identificar antecipadamente potenciais estrangulamentos que, de outro modo, poderiam passar despercebidos.

Eis o aspeto que cada um destes calendários pode ter.

Benefícios da utilização de um calendário de recursos na gestão de projetos

Eis alguns benefícios importantes a considerar se ainda está a decidir se precisa realmente de um calendário de recursos. 

• Garantirá que o trabalho do projeto é distribuído de forma equilibrada pela equipa
• Não utilizará os membros da sua equipa em excesso nem de forma insuficiente e evitará sobrecarregá-los, mantendo a produtividade elevada
• Conseguirá avaliar rapidamente quais os membros da equipa que estão disponíveis e durante quanto tempo antes de lhes atribuir tarefas
• Saberá antecipadamente quando os membros da equipa estarão ausentes, o que lhe permitirá prever a viabilidade do projeto e a disponibilidade de recursos para novos projetos ou projetos mais complexos no futuro
• Conseguirá ver esta disponibilidade de forma visual e imediata (em vez de ter dificuldade em interpretar uma lista de datas numa folha de cálculo)

Comece já

As ferramentas de software são muito mais fáceis de utilizar do que os calendários Google e as folhas de cálculo quando se trata de criar um calendário de recursos. Consulte as nossas listas de software de planeamento de recursos para encontrar a opção certa para as necessidades da sua equipa e do seu projeto.