Marcos do projeto: definição, exemplos e como defini-los

Marcos vs. entregáveis vs. objetivos

Os marcos, os entregáveis e os objetivos têm, cada um, uma finalidade distinta no acompanhamento do progresso, na medição do sucesso e na definição dos resultados de um projeto.

	Marcos do projeto	Objetivos do projeto	Entregáveis do projeto
Definição	Pontos de controlo significativos que assinalam o progresso ou acontecimentos importantes num projeto	Resultados mais abrangentes que o projeto pretende alcançar	Resultados ou produtos específicos produzidos durante o projeto
Finalidade	Acompanhar o progresso e assinalar a conclusão de fases importantes	Definir aquilo que o projeto pretende alcançar e porquê	Representar o trabalho que tem de ser concluído para cumprir os requisitos do projeto
Foco	Quando ocorre um progresso significativo ou um acontecimento importante	Aquilo que o projeto pretende alcançar	Aquilo que o projeto produz
Mensurabilidade	Normalmente medida com base no facto de um ponto de controlo ter sido alcançado	Medida com base em critérios de sucesso ou metas de desempenho	Medida com base nos requisitos definidos e nos critérios de aceitação
Calendário	Associados a datas ou pontos específicos do calendário do projeto	Normalmente avaliados no final do projeto ou em função de metas de longo prazo	Têm prazos que podem ou não coincidir com os marcos
Exemplo	Portal de integração de novos clientes lançado até 30 de junho	Reduzir em 30% o tempo de integração de novos clientes	Portal de integração concluído, materiais de formação e documentação do utilizador

Exemplos de marcos do projeto

Os marcos do projeto variam consoante o tipo e o âmbito do projeto, bem como o fluxo de trabalho da equipa. Eis seis tipos comuns de projetos digitais e exemplos de marcos para cada um:

• Projeto de desenvolvimento de um sítio Web: Requisitos aprovados, design do sítio Web aprovado, desenvolvimento concluído, testes de aceitação do utilizador (UAT) aprovados, sítio Web lançado.
• Campanha de marketing por e-mail: Estratégia da campanha aprovada, conteúdos e designs dos e-mails finalizados, segmentação do público concluída, campanha lançada, relatório de desempenho entregue.
• Projeto de desenvolvimento de software: Requisitos do produto finalizados, MVP concluído, testes beta concluídos, lançamento aprovado, software implementado em produção.
• Projeto de desenvolvimento de uma aplicação móvel: Protótipo da aplicação aprovado, funcionalidades principais concluídas, testes de usabilidade aprovados, aplicação submetida às lojas de aplicações, aplicação disponibilizada publicamente.
• Campanha de marketing digital: Briefing da campanha aprovado, materiais criativos finalizados, acompanhamento e análise validados, campanha lançada, avaliação pós-campanha concluída.
• Projeto de implementação de um CRM: Requisitos empresariais aprovados, CRM configurado, migração de dados concluída, testes de aceitação do utilizador aprovados, CRM lançado.

Benefícios dos marcos do projeto

Os marcos do projeto ajudam as equipas a medir o progresso, manter a responsabilização e permanecer alinhadas quanto às prioridades ao longo do ciclo de vida do projeto. Ao estabelecer pontos de controlo para conquistas e decisões importantes, os marcos facilitam a gestão dos prazos, a identificação de riscos e a manutenção dos intervenientes informados.

Eis os principais benefícios da utilização de marcos do projeto:

• Maior visibilidade do projeto: Os marcos proporcionam uma visão geral do progresso e facilitam a elaboração de relatórios de estado. Por exemplo, se tiver utilizado 50% do seu orçamento, mas tiver concluído apenas um de três marcos principais, pode perceber que está atrasado (software de planeamento de projetos pode ajudá-lo a acompanhar esta situação).
• Maior responsabilização da equipa: Os marcos estabelecem expectativas claras sobre o que precisa de ser alcançado e quando. Atribuir responsáveis aos principais pontos de controlo ajuda as equipas a manterem-se responsáveis pelos prazos, decisões e aprovações.
• Melhor alinhamento com as partes interessadas: Os marcos proporcionam aos clientes e às partes interessadas expectativas claras relativamente aos prazos, entregáveis e atualizações de progresso. Também podem estar associados a calendários de faturação e pagamentos.
• Melhor controlo do calendário: Acompanhar os marcos ajuda os gestores de projeto a identificar atrasos numa fase inicial, avaliar o seu impacto nas dependências e ajustar os prazos ou os recursos antes que os problemas se agravem.
• Maior motivação da equipa: Os marcos dividem os projetos de grande dimensão em conquistas geríveis, proporcionando às equipas sinais visíveis de progresso e oportunidades para celebrarem as vitórias ao longo do percurso.

Author's Tip

O objetivo de planear um calendário e um conjunto de marcos é permitir que a equipa desempenhe melhor as suas funções.

 

A gestão precisa de poder contar com a equipa, e a equipa precisa de responsabilização, mas os marcos não se destinam aos gestores de projeto nem aos gestores seniores.

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Como planear e definir marcos do projeto

Para planear e definir marcos do projeto, comece pelos objetivos e entregáveis do projeto, identifique os pontos de controlo mais importantes e estabeleça datas e critérios de conclusão realistas. O objetivo é criar marcos que reflitam um progresso significativo, ajudem a gerir os riscos e proporcionem à sua equipa um caminho claro para a conclusão do projeto.

1. Reveja os objetivos, o âmbito e os entregáveis do projeto

Antes de definir os marcos, certifique-se de que compreende o que o projeto precisa de alcançar e o trabalho necessário para o concretizar. Reveja os objetivos empresariais, o âmbito do projeto, os principais entregáveis e o calendário estimado.

O seu plano do projeto e o seu documento de constituição do projeto devem fornecer a maior parte desta informação. Se o âmbito ou os entregáveis ainda não forem claros, esclareça essas questões antes de se comprometer com as datas dos marcos.

Nesta fase, concentre-se em:

• Objetivos do projeto: Que resultado empresarial se pretende alcançar com o projeto?
• Âmbito e entregáveis: Que trabalho e resultados são necessários para alcançar esse resultado?
• Fases do projeto: Quais são as principais etapas de trabalho entre o início e a conclusão?
• Restrições: Que limitações orçamentais, de recursos ou de prazo irão influenciar o calendário?

2. Identifique os principais marcos

Identifique as conquistas, aprovações e pontos de decisão significativos que indicam um progresso relevante. Os marcos devem representar pontos de controlo importantes, e não todas as tarefas ou entregáveis.

Dê prioridade aos marcos que ajudam a reduzir o risco do projeto. Considere onde se encontram as maiores incertezas, quer estejam relacionadas com a tecnologia, a procura do mercado, parceiros externos ou requisitos operacionais. Planeie pontos de controlo que lhe permitam validar pressupostos e tomar decisões antes de comprometer recursos adicionais.

Por exemplo, se estiver a desenvolver uma aplicação B2B para um novo mercado, o maior risco poderá ser saber se os clientes realmente precisam do produto. Em vez de esperar até ao lançamento, defina um marco para concluir os testes do protótipo e validar a procura dos clientes.

Outros marcos podem incluir:

• Requisitos aprovados
• Conceito de design aprovado
• Viabilidade técnica validada
• Testes de aceitação do utilizador concluídos
• Produto lançado

Seja seletivo. Um número excessivo de marcos dificulta a distinção entre conquistas significativas e a conclusão rotineira de tarefas.

Author's Tip

Tenha apenas tantos marcos quantos forem necessários para fazer avançar o projeto.

 

Muitas empresas têm processos em excesso. Os marcos envolvem eventos importantes e datas relevantes, por isso não se deixe prender pela tentativa de acompanhar demasiados marcos mais pequenos. Precisa apenas de processos suficientes para alcançar os seus objetivos.

3. Defina os Critérios de Conclusão dos Marcos

Cada marco deve ter uma definição clara do que constitui a sua conclusão. Evite descrições vagas como "desenvolvimento em progresso" ou "testes em curso", que dificultam determinar se um ponto de controlo foi realmente alcançado.

Em vez disso, descreva uma realização específica e estabeleça as evidências necessárias para a confirmar.

Por exemplo:

Marco Vago	Marco Claro	Critérios de Conclusão
Progresso do design	Design do site aprovado	Designs finais aprovados pelas partes interessadas
Testes em curso	Testes de aceitação pelos utilizadores concluídos	Critérios de aceitação acordados cumpridos e defeitos impeditivos resolvidos
Validação pelos clientes	Protótipo validado com utilizadores-alvo	Pesquisa concluída e resultados analisados face aos critérios de sucesso acordados

Para marcos que envolvam decisões importantes, registe o resultado e a justificação num registo de decisões, para que a equipa tenha um ponto de referência comum.

4. Defina as Datas dos Marcos e as Dependências

Depois de identificar os seus marcos, determine quando cada um pode ser realisticamente alcançado. Comece por mapear as tarefas, os resultados e as dependências que conduzem a cada ponto de controlo.

Preste especial atenção ao trabalho que tem de ser realizado sequencialmente ou que exige coordenação entre equipas. O método do caminho crítico pode ajudar a identificar as atividades que afetam diretamente a data de conclusão do projeto.

Ao definir as datas:

• Faça estimativas com base no trabalho necessário: Utilize as estimativas das tarefas e a disponibilidade de recursos para estabelecer datas realistas para os marcos, em vez de forçar todos os pontos de controlo a caberem num calendário predeterminado.
• Tenha em conta as dependências: Identifique as aprovações, transferências e entregas que têm de ser concluídas antes de o marco seguinte poder ser alcançado.
• Considere os riscos do calendário: Reserve uma margem adequada para trabalhos incertos, dependências externas e atividades suscetíveis de causar atrasos.
• Valide as datas com a equipa: Consulte as pessoas responsáveis pela entrega antes de se comprometer com prazos, especialmente quando a liderança tiver proposto uma data de lançamento fixa.

Se o prazo for fixo, trabalhe de trás para a frente para identificar restrições e compromissos, mas valide o calendário resultante face a estimativas realistas do esforço necessário. Não parta do princípio de que a equipa consegue cumprir uma data simplesmente porque esta foi solicitada.

5. Atribua Responsáveis e Adicione os Marcos ao Plano do Projeto

Com os seus marcos definidos e calendarizados, atribua a alguém a coordenação de cada um e incorpore-os no seu plano do projeto.

O responsável pelo marco é responsável por monitorizar o trabalho que conduz ao ponto de controlo, coordenar as dependências e sinalizar possíveis atrasos. Não tem necessariamente de concluir todas as tarefas associadas.

Antes de finalizar o plano, reveja-o com a sua equipa e as partes interessadas para confirmar que:

• Os marcos refletem realizações e pontos de decisão relevantes.
• Os responsáveis compreendem as suas responsabilidades e as aprovações necessárias.
• As datas têm em conta as dependências, as limitações de recursos e os riscos.
• As partes interessadas concordam com o calendário e as expectativas.

Depois de acordados, utilize os marcos como pontos de referência para os relatórios de progresso e as revisões do calendário. Reveja-os quando alterações significativas ao âmbito, às prioridades ou às dependências afetarem o plano do projeto.

O que é um Gráfico de Marcos?

Um gráfico de marcos é uma ferramenta visual de gestão de projetos que mostra os principais pontos de controlo de um projeto e as respetivas datas de conclusão previstas. Ajuda os gestores de projeto a acompanhar o progresso, comunicar prazos e proporcionar às partes interessadas uma visão geral do calendário do projeto.

Ao contrário de um gráfico de Gantt, que apresenta tarefas, durações e dependências, um gráfico de marcos centra-se em realizações significativas, como aprovações de designs, fases de testes concluídas ou lançamentos de produtos.

Recomendo a utilização de gráficos de marcos para os relatórios às partes interessadas quando precisar de comunicar o progresso sem entrar em detalhes ao nível das tarefas.

Como acompanhar os marcos do projeto

Para acompanhar eficazmente os marcos do projeto, precisa de uma visão centralizada dos seus marcos, de um processo consistente para rever o progresso e de uma forma de resolver atrasos antes de estes afetarem o calendário do projeto. O acompanhamento dos marcos também ajuda a manter as partes interessadas informadas sem exigir reuniões ou atualizações constantes sobre o estado do projeto.

1. Acompanhe os marcos num software de gestão de projetos

Comece por criar um registo partilhado de marcos a que todas as pessoas envolvidas no projeto possam aceder, incluindo as partes interessadas e a gestão de topo.

Pode acompanhar os marcos utilizando um gráfico de Gantt, um gráfico de marcos, um calendário do projeto ou um software de gestão de projetos. Para projetos mais pequenos, uma folha de cálculo partilhada pode ser suficiente.

No mínimo, o seu registo deve incluir:

• Nome do marco: A realização significativa, aprovação ou decisão que está a ser acompanhada.
• Data prevista: Quando se espera que o marco seja concluído.
• Responsável: Quem é responsável por coordenar a sua conclusão.
• Critérios de conclusão: Os resultados, decisões ou entregáveis necessários para alcançar o marco.
• Estado: Se o marco está próximo, dentro do previsto, em risco, atrasado ou concluído.

Mantenha estas informações num local centralizado e partilhado, em vez de distribuir cópias separadas por e-mail. Isto garante que todas as pessoas trabalham com base nas mesmas informações.

2. Monitorize regularmente o progresso dos marcos

Analise os próximos marcos em intervalos regulares para determinar se o projeto está a progredir conforme planeado. A frequência depende da complexidade e do ritmo do projeto, mas as análises semanais são um ponto de partida razoável para muitos projetos digitais.

Não se limite a verificar se o prazo de um marco já passou. Analise as tarefas, os entregáveis e as dependências que conduzem até esse marco para identificar atempadamente possíveis atrasos.

Durante cada análise:

• Verifique o progresso das tarefas: As atividades necessárias para alcançar o próximo marco estão dentro do prazo?
• Analise as dependências: As aprovações pendentes, as transferências ou os entregáveis externos estão a criar estrangulamentos?
• Compare o progresso planeado com o real: Os marcos estão a ser alcançados nas datas previstas originalmente?
• Sinalize os riscos: Existem problemas que possam impedir a conclusão dos próximos marcos?

Preste especial atenção aos marcos no caminho crítico, uma vez que os atrasos nestes pontos de controlo podem afetar diretamente a data de conclusão do projeto.

3. Resolva os atrasos e atualize o calendário

Quando um marco estiver em risco, investigue a causa do atraso e determine de que forma este poderá afetar os marcos seguintes.

Por exemplo, se a aprovação do design sofrer um atraso de uma semana, o desenvolvimento e os testes também poderão ter de ser adiados. No entanto, poderá conseguir recuperar algum tempo através da reafetação de recursos ou da conclusão de tarefas independentes em paralelo.

Concentre-se em três ações:

• Identifique a causa: Determine se o atraso resulta de limitações de recursos, alterações aos requisitos, dependências ou trabalho subestimado.
• Avalie o impacto: Analise os marcos seguintes e o caminho crítico para compreender o efeito no calendário geral.
• Tome medidas corretivas: Ajuste os recursos, altere a sequência do trabalho ou proponha novas datas quando necessário.

Se for necessário alterar as datas dos marcos, siga o processo de controlo de alterações do projeto e documente os ajustes. Mantenha as datas de referência originais disponíveis para poder distinguir entre o plano inicial e o calendário revisto.

4. Comunique o estado dos marcos às partes interessadas

Utilize os marcos para dar às partes interessadas uma visão geral do progresso do projeto sem as sobrecarregar com detalhes ao nível das tarefas.

Os seus relatórios de estado do projeto devem destacar os marcos concluídos, os próximos pontos de controlo, as alterações ao calendário e quaisquer decisões ou aprovações necessárias.

Experimente a gestão por exceção

Em vez de agendar reuniões adicionais para confirmar que tudo está a decorrer conforme previsto, concentre a atenção nos marcos que estão em risco, foram ultrapassados ou necessitam de intervenção.

 

Esta abordagem funciona melhor quando:

• • As partes interessadas têm acesso a um acompanhamento de marcos atualizado.

• • As datas dos marcos e os critérios de conclusão estão claramente definidos.

• • A equipa concorda sobre o que constitui uma exceção e quando esta deve ser escalada.

 

Deve continuar a fornecer visibilidade regular sobre o estado geral do projeto, mas reservar as discussões detalhadas para os problemas que necessitam de atenção. Isto mantém a elaboração de relatórios eficiente, garantindo simultaneamente que as partes interessadas dispõem das informações necessárias para tomar decisões.

Como recuperar marcos do projeto que não foram cumpridos

Quando não cumpre um marco do projeto, identifique a causa, avalie o impacto no seu calendário e crie um plano de recuperação. O objetivo é minimizar os atrasos subsequentes sem sacrificar a qualidade nem sobrecarregar a sua equipa.

Eis como colocar o seu projeto novamente no caminho certo:

• Identifique a causa principal: Determine por que motivo o marco não foi cumprido. Deveu-se a uma subestimação do trabalho, à escassez de recursos, a alterações do âmbito ou a aprovações atrasadas? Resolva o problema subjacente antes de ajustar os prazos.
• Avalie o impacto: Reveja as tarefas dependentes e os próximos marcos para compreender de que forma o atraso afeta o calendário, o orçamento e os resultados do projeto.
• Explore opções de recuperação: Considere redistribuir recursos, reordenar tarefas, reduzir o âmbito não essencial ou executar atividades independentes em paralelo. Certifique-se de que as alterações propostas não introduzem novos riscos.
• Atualize o calendário do projeto: Defina datas revistas e realistas com base no trabalho restante e nos recursos disponíveis. Documente as alterações aprovadas, preservando a referência inicial para efeitos de comparação.
• Comunique o plano de recuperação: Informe as partes interessadas sobre o atraso, o seu impacto e as ações propostas. Escale as decisões que exijam recursos, orçamento ou alterações do âmbito adicionais.
• Monitorize o progresso da recuperação: Reveja as tarefas afetadas com maior frequência até o projeto estabilizar. Confirme se as ações corretivas estão a funcionar e ajuste a sua abordagem caso surjam novos problemas.

Boas práticas para os marcos do projeto

Estas boas práticas para os marcos podem facilitar a gestão dos projetos, reduzindo simultaneamente a confusão, os atrasos e o retrabalho desnecessário:

• Mantenha os marcos realistas: Os marcos devem refletir pontos de controlo alcançáveis dentro do calendário do projeto. Definir marcos demasiado ambiciosos pode criar pressão desnecessária e levar ao incumprimento de prazos, enfraquecendo a confiança no plano do projeto.
• Concentre-se nos principais pontos de controlo: Nem todas as tarefas ou resultados precisam de se tornar um marco. Os marcos funcionam melhor quando representam realizações, aprovações, transições ou pontos de decisão importantes que fazem o projeto avançar.
• Reveja os marcos regularmente: Reveja os marcos com regularidade para garantir que continuam a refletir a realidade do projeto. Isto ajuda a identificar atrasos atempadamente e a ajustar os calendários antes que pequenos problemas se transformem em problemas maiores.
• Comunique claramente as alterações aos marcos: Quando as datas ou prioridades dos marcos mudam, as partes interessadas e os membros da equipa precisam de ter visibilidade. Uma comunicação clara ajuda a manter o alinhamento, reduzir a confusão e evitar que as dependências sejam afetadas inesperadamente.
• Mantenha-se flexível à medida que os projetos evoluem: Os marcos devem criar estrutura, mas não devem tornar os projetos rígidos. As prioridades, os calendários e as necessidades do negócio podem mudar ao longo do ciclo de vida de um projeto, pelo que as equipas devem estar preparadas para adaptar os marcos quando necessário, mantendo simultaneamente a visibilidade sobre o progresso geral.

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