Guia de Retrospectivas de Sprint: 3 Métodos & 6 Dicas Rápidas
Realizar uma retrospetiva de sprint bem-sucedida pode parecer intimidante no início, mas o processo não tem de ser difícil nem demorado.
Com alguns passos simples, pode garantir que as suas retrospetivas são produtivas e colocar a equipa numa posição que lhe permita aprender com os sucessos e fracassos anteriores.
O que é uma retrospetiva de sprint?
A retrospetiva de sprint é uma reunião que ocorre no final de cada sprint. A equipa Scrum analisa o sprint e discute o que correu bem e o que poderia ser melhorado no sprint seguinte. A retro é uma das cinco cerimónias do enquadramento Scrum.
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A retrospetiva deve ser um espaço seguro para que as pessoas partilhem o seu feedback honesto. Tudo se resume à melhoria contínua — trata-se de promover mudanças positivas no projeto e na equipa.
Não devem ser confundidas com retrospetivas de projeto, que são ligeiramente diferentes.
Qual é o objetivo da retrospetiva de sprint?
O objetivo da retrospetiva de sprint é chegar a um consenso sobre um plano de melhoria e reunir itens de ação para implementar nos próximos sprints.
Durante a retrospetiva de sprint, a equipa pode identificar áreas que pode melhorar, como tornar o Scrum diário (também conhecido como reunião diária) mais útil, melhorar a comunicação ou encontrar uma forma mais eficiente de registar o feedback de cada pessoa.
Enquanto mestre de Scrum ou gestor de projeto, irá registar estas áreas de melhoria e elaborar um plano sobre a forma como podem ser alcançadas. Estes conhecimentos obtidos no sprint anterior devem ser tidos em conta ao fazer o planeamento do sprint seguinte.
O que é uma reunião de retrospetiva de sprint?
A reunião de retrospetiva de sprint é a retrospetiva de sprint. Deve preparar-se antecipadamente, tal como toda a equipa (abordo este tema com mais detalhe abaixo), mas é durante a reunião que a própria retrospetiva acontece.
Quando se realiza a reunião?
A reunião realiza-se no final de um sprint, depois da revisão do sprint. Pode ser tentador combinar a retrospetiva com a reunião de revisão do sprint, mas tente evitá-lo.
A retrospetiva de sprint tem normalmente uma duração limitada, de acordo com a duração do seu sprint. Não deve exceder 3 horas para um sprint de 1 mês, e deve ser mais curta para sprints mais curtos.
Quem participa na reunião?
As pessoas envolvidas na reunião de retrospetiva de sprint incluem:
- A equipa do sprint: normalmente, programadores, designers e engenheiros
- Facilitador do sprint: normalmente, um mestre de Scrum ou o responsável pelo produto
- Observadores: que trazem uma perspetiva externa
- Participantes ou partes interessadas: que têm conhecimentos relevantes para a discussão
Como realizar uma retrospetiva de sprint bem-sucedida
A melhor forma de garantir que maximiza o valor da sua retrospetiva de sprint é preparar-se antecipadamente.
- Reserve algum tempo antes do início da retrospetiva para recolher feedback e permitir que os participantes façam um brainstorming de tópicos para discussão. Envie um inquérito anónimo antes da reunião ou reserve algum tempo no início da retrospetiva. Tenha em mente que as equipas geralmente preferem o anonimato.
- Dê a cada participante a oportunidade de analisar os dados, como um gráfico de burndown, antes da reunião. Estes dados podem ser utilizados como ponto de partida para a conversa durante a retrospetiva do sprint.
- Comece com a atitude certa ao entrar na reunião. É importante abordá-la com uma mente aberta e promover o trabalho em equipa durante a discussão.
- Durante a discussão, lembre-se de manter a neutralidade. Se não conseguir, é melhor pedir a alguém de fora da equipa que desempenhe esse papel, para que a pessoa em questão possa participar.
- Oriente a equipa na procura da causa-raiz do problema, em vez de se concentrar na frustração causada pelo problema. Para isso, realize uma análise da causa-raiz. Faça perguntas para descobrir o que causou o problema e discuta soluções. Evite críticas destrutivas e oriente a discussão para críticas construtivas.
- Sinta-se confortável com o silêncio. A maioria das equipas é constituída por pessoas introvertidas e extrovertidas. Os membros introvertidos da equipa podem precisar de tempo para organizar os seus pensamentos, e o silêncio dá-lhes uma oportunidade para refletir. Como o silêncio pode ser desconfortável, geralmente as pessoas intervêm para o preencher.
- Após a discussão, trabalhe com a equipa para identificar padrões e temas comuns no feedback. Quais são os pontos problemáticos que mais se destacam? Sobre o que passaram mais tempo a discutir?
- Defina itens de ação com base na discussão e nos temas comuns que identificou. Dê prioridade a estes itens de ação ou entregáveis e esclareça quem é responsável por executá-los. Pode utilizar software Scrum ou outras ferramentas ágeis para os acompanhar e fazer o seguimento conforme necessário.
Por que razão deve realizar uma retrospetiva do sprint?
Eis alguns dos muitos benefícios das retrospetivas do sprint:
- Cria um espaço seguro, sem culpabilização, para que os membros da equipa partilhem o seu feedback valioso
- Permite à equipa documentar as vitórias e as áreas de oportunidade
- Fornece uma lista prática dos próximos passos e identifica quem é responsável por cada item
- Identifica pequenas mudanças incrementais que podem conduzir a melhorias significativas
- Permite às equipas iterar sobre o seu processo para amplificar os resultados
- Permite que as opiniões sejam ouvidas
- Ajuda a equipa de desenvolvimento de software a amadurecer
- Torna cada sprint melhor do que o anterior
3 métodos diferentes de retrospetiva
Existem várias estratégias interativas para recolher feedback numa reunião de retrospetiva. Eis algumas ideias para começar:
Método do veleiro
O método do veleiro destina-se a pessoas que aprendem visualmente. É pedido a um membro da equipa que desenhe um veleiro, vento, uma âncora, um icebergue e, opcionalmente, uma ilha.
A equipa adiciona o seu feedback às áreas relevantes da imagem:
- O vento representa os itens, as pessoas ou os fluxos de trabalho que fizeram a equipa avançar.
- A âncora representa aquilo que atrasou a equipa.
- O icebergue representa os itens inesperados que desviaram a equipa do seu percurso durante o sprint.
- A ilha representa os objetivos do sprint.
Mapeamento de afinidades
O mapeamento de afinidades é um método eficiente para obter feedback de um grupo maior num curto espaço de tempo. Primeiro, peça à equipa que escreva o seu feedback em notas autocolantes (reais ou virtuais). Depois de receber todo o feedback, pode começar a reconhecer padrões e a agrupar itens semelhantes.
Dê um rótulo a cada grupo e peça à equipa para discutir os temas gerais dos rótulos. Este método é excelente para organizar uma quantidade significativa de feedback em categorias específicas para uma discussão geral.
Os quatro Ls
O método dos quatro Ls é uma forma simples de recolher feedback que consiste em a equipa partilhar ideias sobre aquilo de que gostou, de que sentiu falta, que aprendeu e que desejou.
- Itens de que gostaram: tudo aquilo que foi apreciado no sprint ou que contribuiu para o seu sucesso.
- Itens de que sentiram falta: coisas que poderiam potencialmente ter aproximado a equipa do sucesso.
- Itens aprendidos: quaisquer lições aprendidas durante o sprint que fosse benéfico recordar em sprints futuros ou quaisquer alterações ao processo que pudessem proporcionar padrões de maior sucesso.
- Itens que desejaram: coisas que a equipa deseja para alcançar o sucesso ou melhorar o moral.
Quais são alguns problemas que poderá encontrar? (E como pode combatê-los?)
Tal como acontece com qualquer ritual, pode haver diferentes níveis de carga emocional que você ou a sua equipa trazem consigo, com base em experiências anteriores. Eis algumas situações que poderá encontrar durante uma retrospetiva e como combater esses obstáculos:
Apatia
Se forem feitas as mesmas perguntas sprint após sprint, os membros da equipa podem ficar menos envolvidos nas respostas e deixar de dar sugestões construtivas para melhorar o processo.
Combata a participação apática variando as atividades! Teste diferentes exercícios e perguntas. Não existe uma solução única para todas as situações quando se trata de retrospetivas — deve iterar sobre a forma como as conduz. Consulte funretrospectives.com para obter mais inspiração.
Emoções
No fim do dia, somos pessoas — e as pessoas têm emoções. As retrospetivas devem convidar a um feedback construtivo sobre o que poderia correr melhor em sprints futuros, mas nunca devem apoiar a hostilidade, a negatividade e a atribuição de culpas.
É essencial ser um facilitador imparcial e sem juízos de valor durante a reunião de retrospetiva. As pessoas devem sentir-se seguras ao partilhar o seu feedback. Certifique-se de que define as expectativas no início da retrospetiva do Scrum, intervenha ao longo do processo quando necessário e promova uma conversa positiva.
Falta de conversa
Poderá ter uma retrospetiva ágil em que parece que as perguntas são recebidas com olhares vazios. Em vez de arrancar palavras a ferros para iniciar a conversa, crie uma abertura mais envolvente para a reunião.
Incentive a sua equipa a anotar as suas sugestões e ideias ao longo de um sprint. Isto dar-lhes-á algo para consultar durante a retrospetiva, em vez de sentirem que têm de retirar alguma coisa do nada. Também pode considerar manter um registo destas questões.
Resistência da liderança
Por vezes, os itens de ação identificados na retrospetiva têm impacto em membros externos à equipa Scrum. A pessoa responsável por esse item deve trabalhar com a liderança na sugestão e chegar a acordo sobre uma forma de implementar a alteração solicitada. No entanto, a liderança pode mostrar resistência à linha de ação proposta.
Se for esse o caso, não desista. Encontre os seus aliados dentro da organização que defenderão a equipa de produção e as melhorias que vão além dela. Uma organização verdadeiramente ágil que valorize a mudança positiva deverá, eventualmente, estar disposta a implementar melhorias que a beneficiem.
Feedback e aprendizagens de equipas ágeis reais
Quando me propus escrever este artigo, contactei vários membros da organização para conversar sobre as suas experiências com retrospetivas de sprint. Tinha curiosidade em saber o que diferentes funções — designer de UX, programador e gestor de projeto (DPM) — pensavam sobre esta cerimónia do Scrum.
Se está a começar a utilizar retrospetivas ou procura variar as suas práticas, falar diretamente com os membros da equipa pode ser um bom ponto de partida. Fiz-lhes três perguntas simples:
1. Se for bem conduzida, o que pode uma retrospetiva de sprint proporcionar-lhe?
- Conclusões sobre como melhorar o meu processo e/ou função pessoais, bem como uma oportunidade para expressar potenciais melhorias de processos a nível de toda a equipa, conversar sobre como sermos melhores enquanto equipa e como interagir melhor com os nossos clientes no futuro (Design)
- Ajudar a equipa a identificar áreas de melhoria e proporcionar uma plataforma para falar sobre valores ou resultados nos quais toda a equipa possa trabalhar daqui para a frente (Desenvolvimento)
- Perspetiva e feedback colaborativo sobre o que está a correr bem dentro da equipa, o que não está e o que pode ser melhorado. O melhor cenário possível é quando a equipa é orientada a criar e experimentar soluções para os desafios por sua própria iniciativa (DPM)
2. Se for mal conduzida, o que pode acontecer?
- Pode transformar-se numa sessão de queixas ou de críticas. Outro aspeto negativo é quando são levantadas questões que acabam por nunca ser alteradas ou implementadas (Design)
- Pode resultar numa oportunidade perdida para a equipa crescer como um todo (Desenvolvimento)
- O status quo mantém-se. Embora possa ser tentador deixar as coisas como estão a curto prazo, isso pode ter um efeito desastroso a longo prazo, alterando a cultura dentro da equipa (DPM)
3. Tem alguma pergunta ou atividade favorita que tenha sido feita numa retrospetiva de sprint?
- É um pouco elementar, mas uma estratégia eficaz consiste em fazer a pergunta e depois percorrer um círculo em que todos têm de responder. Isto faz com que todos falem. Já participei em retrospetivas em que 2-3 pessoas dominam a conversa e as outras dizem muito pouco. Todos têm sempre uma opinião sobre como correu a experiência e, por vezes, parece que as pessoas precisam de um pequeno incentivo para se manifestarem, ou de uma oportunidade para o fazerem. Percorrer um círculo foi eficaz por esse motivo. Todos deram uma resposta. (Design)
- Ouvi falar de uma prática muito interessante da equipa Scrum do Spotify, em que o coach ágil ajudava a equipa a decidir uma coisa que pudessem fazer e que todos achassem que tornaria a equipa e/ou o produto melhores. Num exemplo, todos concordaram que cada submissão de código tinha de incluir pelo menos alguns testes. (Desenvolvimento)
- Faça a pergunta simples: “Todos concordam com o que acabou de ser dito?” (DPM)
6 dicas rápidas para melhorar a sua próxima retrospetiva de sprint
1. Mantenha a simplicidade
Uma forma simples de tornar eficaz a sua próxima retrospetiva de sprint é perguntar à equipa o que gostaria de começar, parar e continuar a fazer. Independentemente da decisão da equipa, certifique-se de que todos participam. Registe as sugestões que forem apresentadas e vote para determinar o que acontece.
2. Inclua alguma novidade
Inclua jogos nas suas retrospetivas de sprint. Uma das minhas atividades favoritas é a retrospetiva LEGO. Os membros da equipa são incentivados a utilizar peças LEGO para construir uma estrutura que represente o último sprint e outra que represente o que tem de acontecer para melhorar o próximo. Isto torna as coisas um pouco mais abstratas e gera conversas surpreendentemente produtivas (e criativas).
3. Mantenha o foco
Utilizando a abordagem Lean CoffeeTM, as agendas das retrospetivas podem ser criadas utilizando quadros Kanban gerados democraticamente. Isto pode ser útil para um grupo que não consegue manter-se no tema ou que tende a passar demasiado tempo num determinado ponto de discussão. Certifique-se de que utiliza notas autocolantes e marcadores de cores diferentes e identifique um voluntário para registar os resultados.
4. Oriente-a para a ação
Certifique-se de que atribui qualquer tarefa acionável a alguém da equipa. Não têm todas de ficar a cargo do gestor de projeto. Mesmo que a sua discussão seja construtiva e útil, as mudanças não serão sentidas se não forem implementadas em toda a equipa. Mantenha uma lista visível para todos e certifique-se de que são definidas expectativas e prazos.
5. Recorra a uma perspetiva externa
Uma perspetiva externa pode ser um verdadeiro ponto de viragem! Considere convidar um coach ágil para ajudar a facilitar a retrospetiva. Isto pode ter um custo elevado (e não é necessário, a menos que existam dificuldades significativas), por isso pode tentar convidar outro membro da equipa para a conversa. As pessoas que não estão relacionadas com o projeto podem ajudar a esclarecer a situação e atuar como terceiros neutros.
6. Mantenha a novidade
Utilize ocasionalmente um novo formato de retrospetiva ou uma atividade de quebra-gelo para fomentar a participação e dar à equipa algo por que esperar. A equipa também pode perder o ímpeto ou a vontade de participar se não houver progressos nas tarefas definidas nas retrospetivas anteriores. Manter uma lista destas tarefas e acompanhá-las até à sua conclusão (potencialmente utilizando software de gestão ágil de projetos) permitirá à equipa reconhecer o valor das retrospetivas.
Encontre mais ideias, dicas e truques para retrospetivas de sprint aqui.
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