Faça os contratos Ágeis funcionarem para as suas equipas e clientes

No entanto, surgem imprevistos. As prioridades mudam. Surgem obstáculos inesperados. Agora, tem o prazer singular de mitigar todo o tipo de desafios, gerir pedidos de alteração e, em última análise, tentar fazer tudo o que está ao seu alcance para garantir que o cliente está satisfeito e que a agência continua rentável. Como todos os gestores de projeto são super-heróis disfarçados, é provável que consiga resolver tudo, mas o âmbito rigidamente fixo com que tiveram de trabalhar não ajuda certamente.

E se lhe dissesse que existem formas de abordar os seus contratos que reduziriam parte desse stress de cortar a respiração e permitiriam à equipa fazer o seu melhor trabalho?

Neste artigo, vou descrever um tipo de contrato ágil que a nossa agência de desenvolvimento de produtos adotou nos últimos anos e que designámos por Contrato de Duração e Preço. Depois de mudarmos para este contrato ágil, conseguimos apoiar operacionalmente as nossas metodologias ágeis e concentrar-nos no valor e nos resultados de um projeto, em vez de nos pormenores minuciosos que são frequentemente enumerados noutros tipos de SOW.

O objetivo deste artigo é ajudá-lo a compreender outra forma de estruturar contratos de agência e métodos ágeis de agência para gerar resultados e receitas que contribuam para o resultado final.

Contratos de Duração e Preço: o que são?

Contratos de Duração e Preço são o termo que encontrámos para descrever o nosso método habitual de trabalhar com os clientes. Nos Contratos de Duração e Preço, o custo do projeto é determinado pela duração do tempo dos membros da nossa equipa no projeto. Mais adiante, iremos abordar os pormenores.

Lembra-se de ler o Manifesto Ágil e de ver aquela parte que diz: «colaboração com o cliente acima da negociação contratual»? Foi aí que tudo começou para nós.

Crema é uma agência de desenvolvimento de produtos com uma equipa distribuída por todo o país, sediada em Kansas City, Missouri. Depois de mais de 6 anos a trabalhar com contratos de âmbito fixo e em cascata, a nossa equipa utilizava cada vez mais metodologias ágeis para desenvolver produtos. Queríamos criar um contrato ágil que funcionasse para nós e para os nossos clientes. Da mesma forma, um contrato ágil apoiaria melhor a nossa cultura colaborativa e o foco no valor que proporcionávamos às equipas dos clientes com quem trabalhamos. Pensámos que tinha de haver uma forma melhor do que enumerar entregáveis específicos ou funcionalidades claramente definidas antes de o produto sequer estar em desenvolvimento.

Após alguma pesquisa, que abordaremos mais adiante neste artigo, a nossa equipa percebeu que precisava de criar uma estrutura de preços que nos permitisse ser flexíveis, definindo simultaneamente aquilo que um cliente está a comprar. Se, em última análise, os nossos clientes estão a comprar acesso aos membros da nossa equipa, porque é que tentávamos ser avaliados com base numa lista de especificações que esperávamos que mudasse? Começámos a concentrar-nos na ideia de uma equipa dedicada de desenvolvimento de produtos, ou seja, um conjunto de funções individuais comprometidas com um determinado projeto durante um período de tempo.

Começámos a experimentar alguma linguagem que apoiasse esta ideia e proporcionasse clareza aos nossos clientes. Queríamos que compreendessem que a equipa de desenvolvimento de produtos com a qual trabalhariam para alcançar os seus objetivos poderia fazê-lo sem estar vinculada a um âmbito específico. Isto é possível porque negociamos o âmbito com os nossos clientes ao longo do processo. Pagam para trabalhar com uma equipa durante um determinado período. O preço é determinado pelo número de membros da equipa, com diferentes níveis de dedicação, durante um período de tempo definido.

Assim surgiu o nome Contratos de Duração e Preço. Para os nossos clientes, chamamos-lhes Resumos do Envolvimento, mas vamos familiarizando-os com a terminologia «duração e preço» ao longo do processo de vendas, até o negócio ser fechado.

Separando os elementos, temos o seguinte:

• Duração é o período do envolvimento, desde a data de início autorizada até à data de cessação.
• Preço corresponde aos honorários associados ao envolvimento no projeto, determinados pelas tarifas semanais dos membros da equipa de produção.

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Contexto adicional

Isto não aconteceu num vazio. Procurámos inspiração noutras empresas de desenvolvimento de produtos que admirávamos. A equipa da Hanno sempre foi uma fonte de inspiração para nós. O modelo deles estava disponível online na altura e indicava claramente que adotavam uma abordagem de «vender pessoas à semana». Esta estratégia extremamente simples chamou-nos a atenção porque estava alinhada com o nosso conceito de equipas dedicadas de desenvolvimento de produtos. Aproveitámos o que conseguimos encontrar da Hanno e de outras empresas do setor e começámos a formular a nossa própria versão.

Isto também não aconteceu de um dia para o outro. Houve muita tentativa e erro no que diz respeito a acertar na linguagem, perceber como e onde a incorporar ao longo do processo de vendas e, obviamente, como a executar depois de fecharmos o negócio. Queríamos desafiar-nos a mudar e chegar a um ponto melhor, porque os âmbitos fixos estavam a fazer-nos absorver custos adicionais durante meses e, por vezes, limitavam a nossa equipa, impedindo-a de fazer o seu melhor trabalho.

Enquanto experimentávamos uma linguagem mais ágil em contratos de âmbito fixo, começámos a reunir-nos com um potencial cliente chamado tilr. Na altura, eram uma empresa emergente que procurava revolucionar o setor do recrutamento. Envolvemo-nos numa sessão estratégica de 3 dias com eles, da qual resultaram esboços estruturais preliminares, bem como mais de 100 histórias de utilizador. Queriam avançar com o desenvolvimento completo para plataformas web e móveis, mas não nos sentíamos confortáveis a definir tudo num contrato fixo. Seria uma estimativa completamente no ar, e isso não nos parecia a melhor forma de iniciar uma nova parceria com um grupo com o qual tínhamos criado uma excelente sintonia.

Internamente, tentámos encontrar uma forma de apresentar um contrato ágil maior do que qualquer outro que tivéssemos feito antes, sem realizar um processo completo de descoberta. Se alguma vez houve um momento perfeito para tirar partido de um Contrato de Duração e Preço, era aquele. Depois de identificarmos durante quanto tempo queríamos conceber, desenvolver e testar este produto totalmente novo, bem como os membros da equipa que teriam de estar envolvidos, usámos as histórias de utilizador como base para começar. Deixámos claro que a equipa da tilr pagaria pelo nível de dedicação acordado da equipa — e não pelo âmbito.

Não me interpretem mal — houve algum debate interno sobre esta abordagem. Alguns recomendaram que realizássemos uma descoberta completa para restringir e especificar o âmbito, mas outros receavam que isso os levasse a desistir. Queríamos construir uma relação de longo prazo com este cliente.

Por fim, chegámos todos a acordo e enviámos o nosso primeiro Contrato de Duração e Preço completo pouco antes do Dia de Ação de Graças de 2015, esperando que tudo corresse pelo melhor. Foi um salto de fé e, honestamente, ia contra algumas das nossas convenções na altura.

Depois de o contrato passar para o lado do cliente, houve algumas conversas posteriores com a equipa deles e uma revisão jurídica bastante intensa, que demorou algumas semanas. Este processo permitiu à nossa equipa rever o contrato ágil vezes sem conta, aperfeiçoando a linguagem e refinando toda a abordagem. Olhando para trás, foi algo positivo. Sentimos que reuniu três elementos importantes:

1. O que os nossos clientes queriam
2. A forma como queríamos gerir-nos
3. A forma como a nossa cultura funcionava

E adivinhem? Funcionou. Foram nossos clientes durante quase 3 anos.

Considerações sobre a implementação

Voltemos ao cenário que deu início a todo este artigo. A principal recomendação que posso dar para evitar o sofrimento associado a esta situação é envolver a gestão de projetos no processo de vendas (ou, pelo menos, consultar o software de gestão de relações com clientes). Para além dos membros da equipa de produção, serão eles que estarão no terreno a garantir que aquilo que foi definido e prometido pode realmente ser entregue. Se os gestores de projeto forem excluídos do processo de vendas, isso normalmente resulta em contratos pouco satisfatórios, nos quais alguns detalhes são esquecidos e as expectativas relativamente a aspetos como a disponibilidade para os clientes não estão alinhadas.

O mais importante ao implementar qualquer tipo de contrato ágil é estabelecer processos e conversas para que o cliente não pense que está a passar um cheque em branco. Temos o cuidado de garantir que o contrato ágil não sugere que não sabemos o que estamos a fazer. Pelo contrário, continuamos a investir bastante tempo inicialmente para identificar o que vamos fazer e como vamos realizar o trabalho. Além disso, desenvolvemos um processo de desenvolvimento de produtos que conhecemos e em que confiamos.

Antes de entrarmos em alguns detalhes práticos, devo mencionar que é necessário garantir que o vosso MSA ou outros acordos existentes são auditados de modo a suportar este tipo de relação de trabalho. Isto é essencial para garantir que conseguem operacionalizar um contrato ágil.

Depois de validarmos que uma oportunidade é adequada, criamos um primeiro rascunho de uma proposta que reitera a descrição do trabalho, os objetivos do cliente e a forma como estruturaríamos a equipa em torno desses objetivos. Trata-se de um documento de trabalho que acabamos por editar algumas vezes com a equipa do cliente. Queremos perceber se o orçamento está alinhado, bem como os prazos e outros detalhes específicos. Normalmente, começamos com um trabalho de 4-6 semanas, durante o qual criamos protótipos de alta fidelidade dos produtos para testar & validar pressupostos. Entretanto, a nossa equipa técnica planeia a pilha tecnológica e investiga quaisquer integrações e ferramentas de terceiros que teremos de utilizar.

Assim que estamos alinhados, utilizamos o PandaDoc para enviar todos os nossos contratos. Criámos um modelo para a nossa equipa, para que possamos preparar facilmente um Contrato de Duração e Preço quando a proposta recebe luz verde. É intencionalmente simples.

Idealmente, todas estas secções destacadas — ou “marcadores”, como lhes chama a PandaDoc — terão sido identificadas antes de começarmos a desenvolver o contrato. Preencheremos cada secção com o objetivo global que pretendemos alcançar com os nossos clientes e explicaremos detalhadamente a abordagem que adotaremos para lá chegar (ou seja, 2 rondas de testes com utilizadores, 3 meses de ciclos de desenvolvimento do produto, etc.).

Em seguida, definimos os membros da equipa e o nível de dedicação de cada um ao longo do projeto. Neste exemplo, utilizei um projeto de 12 semanas com uma equipa de produto completa, com diferentes níveis de dedicação e uma tarifa média combinada de $100/hora. É fácil experimentar diferentes opções e ver de que forma a dedicação, a duração e a tarifa afetam o preço.

No espírito da transparência, devo também mencionar alguns aspetos:

• Mesmo que os membros da equipa faturem tarifas diferentes, pode ajustar esse valor na segunda coluna para chegar ao subtotal de cada um.
• Consideramos que “tempo inteiro” corresponde a 35 horas por semana dedicadas ao trabalho para o cliente. Deixamos 7 horas adicionais livres por semana para que os membros da equipa se possam concentrar em projetos internos e tarefas administrativas.
  • Explicamos isto aos nossos clientes. Ajuda a controlar a ideia de que os clientes poderiam ter acesso ilimitado aos membros da equipa durante todo o projeto.
  • Se precisarmos de indicar horários de trabalho ou de suporte mais específicos para um determinado projeto, podemos fazê-lo no Resumo do Projeto. Este documento foi concebido para ser desenvolvido de forma a apoiar os objetivos do cliente.

Obter adesão a um contrato ágil

Se existe um tema central ao longo deste artigo, é a comunicação. Para obter adesão a um contrato ágil, deve contar com investir uma quantidade considerável de tempo a investigar, educar e aperfeiçoar internamente a sua abordagem. Apresente as ideias ao grupo. Experimente um contrato ágil num projeto interno. Realize retrospectivas do projeto para acompanhar o que está a funcionar e o que precisa de ser alterado. Pergunte à sua equipa de produção se já trabalhou anteriormente com diferentes tipos de contratos ágeis.

Quando estiverem todos alinhados internamente, terá de educar os seus potenciais clientes e os clientes finais — não apenas no início, mas durante todo o processo. Fale com eles sobre as sessões regulares de aperfeiçoamento da lista de trabalho. Lembre-lhes que serão eles a assumir o comando no que diz respeito à definição das prioridades e ao que é concretizado em cada ciclo. Reforce a importância do valor e dos resultados, em vez de funcionalidades específicas. Haverá muito tempo para analisar os pormenores das funcionalidades à medida que um ciclo é planeado e decorre.

Não existe uma solução milagrosa para conseguir alinhar toda a gente. É necessária convicção na ideia, compromisso com a experimentação e aprendizagem contínua. Se acredita que este tipo de contrato ágil pode funcionar para a sua empresa, encontre internamente algumas pessoas que partilhem dessa perspetiva e avance!

Vantagens e desvantagens

Como acontece com a maioria das coisas na vida, os Contratos de Duração e Preço têm vantagens e desvantagens. Trabalhamos desta forma há cerca de 3 anos e concluímos que os seguintes aspetos são verdadeiros. Comecemos pelo lado positivo.

Vantagens:

• Os Contratos de Duração e Preço permitem concluir rapidamente a documentação formal de um projeto.
• Reduzem o impacto das obrigações contratuais depois de o projeto arrancar. A equipa pode adaptar-se quando surgem imprevistos.
• Por isso, a equipa pode concentrar-se em fazer o seu melhor trabalho.
• A equipa também pode sugerir alterações em benefício do produto sem recear que isso altere completamente o âmbito. Isto pode criar mais valor em menos tempo, porque não está limitada por um documento de âmbito.
• Colocam o cliente no centro das decisões. Este pode tomar decisões ao longo do percurso. Por muito que um cliente saiba o que pretende antes de um projeto começar, as coisas irão mudar. Os Contratos de Duração e Preço apoiam esta realidade.
• Como o contrato pode geralmente desaparecer para segundo plano, beneficia a relação no seu conjunto. A equipa pode concentrar-se no produto e no valor que este proporciona à empresa.
• Tornam o planeamento de recursos mais fácil. Mantemos os nossos níveis de dedicação simples: um quarto do tempo, metade do tempo ou tempo inteiro.
• A dedicação a tempo inteiro dos membros da nossa equipa é ideal do ponto de vista da utilização. Tentamos disponibilizá-la com a maior frequência possível, especialmente para funções de desenvolvimento.
• No final do dia, continuamos a ser pagos, mas existe menos trabalho administrativo associado a alterações contratuais e a outros problemas que surgem com um âmbito fixo. Diga adeus a algumas dores de cabeça administrativas!

Desvantagens:

• É uma venda mais difícil. Tem de se comprometer com a componente educativa desde o primeiro dia junto dos potenciais clientes e reiterar o processo e o valor, para que um cliente se sinta confortável com um contrato ágil. Aqueles que têm uma experiência extensa já foram geralmente prejudicados e compreendem a situação. Os clientes com menos experiência podem precisar de algumas analogias para compreender melhor o que é um contrato ágil. Dedique tempo à educação!
• Pode ser necessário prolongar o tempo necessário para fechar um negócio, de modo a garantir que todos se sentem confortáveis com os objetivos do trabalho.
• Do ponto de vista empresarial, limita a possibilidade de alcançar um resultado excecional em termos de rentabilidade. Se a equipa terminar algo mais cedo, não pode usufruir dos benefícios desse lucro. A boa notícia é que se trata de uma margem fiável, mas não fica com qualquer excedente resultante da eficiência.
• Se estes contratos ágeis forem adotados de forma generalizada, podem tornar-se a solução preferencial para tudo. Na realidade, alguns projetos não se adequam a uma duração e preço definidos. Se a sua equipa não tiver experiência ou for nova em processos ágeis, esta não é uma abordagem recomendada.
• Da mesma forma, à medida que uma organização cresce, é perfeitamente aceitável utilizar contratos de âmbito fixo para projetos de menor dimensão e bem definidos.

Relação com outros tipos de contratos

Existem muitos outros tipos de âmbitos de trabalho que as empresas utilizam para realizar este tipo de trabalho. Eis como pensamos que os contratos de duração e preço diferem das outras opções.

• Preços baseados no valor: É difícil fazê-lo num contexto de agência sem ter uma compreensão clara do que o trabalho pouparia ao cliente a longo prazo e sem basear o preço nesse valor. Os contratos de duração e preço incidem de facto sobre o valor, mas não baseamos o montante no valor em si.
• Âmbito fixo: Contrastámos este tipo de contrato ao longo deste artigo, mas, num contrato de âmbito fixo, as equipas estão estritamente vinculadas a um conjunto definido de entregáveis. A duração e o preço não estão vinculados a entregáveis, mas sim a uma visão partilhada & resultados esperados.
• Tempo & Materiais: Neste modelo, só recebe o pagamento pelo que concluir. Com os contratos de duração e preço, faturamos um montante fixo pelos recursos que trabalham num projeto durante um período definido. Não faturamos horas, embora acompanhemos de perto a forma como os membros da equipa utilizam o seu tempo, especialmente no caso de recursos a meio tempo ou a um quarto do tempo, para podermos ajudar a enfrentar os desafios de gestão do tempo.

Conselhos valiosos do nosso COO

Fui diretamente falar com o nosso COO, Dan Linhart, quando decidi escrever este artigo, para obter uma visão completa do impacto que teve e continua a ter na nossa empresa. Partilhou comigo alguns conselhos valiosos que vale a pena transmitir.

Para começar, disse: “É extremamente importante envolver todas as funções desde as fases iniciais. Isto inclui os proprietários, o desenvolvimento de negócio, as funções de produção e os estrategas. Se não houver um compromisso conjunto, simplesmente não acontecerá.”

Salientou a importância de vender internamente a ideia e de formar todas as partes interessadas da agência. Mesmo que sofra da síndrome do impostor, continue e aprenda mais sobre o modelo. Disse-me: “Se conseguir vender a ideia à sua equipa, consegue vendê-la ao seu cliente.” Os potenciais clientes precisam de conhecer os benefícios dos métodos ágeis e dos contratos ágeis, para que possa aliviar a sua ansiedade. Têm de conseguir comunicar esta informação a outras partes interessadas do seu lado.

Além disso, este tipo de contrato ágil e de cultura empresarial tem uma enorme implicação. Deve garantir que isto está ligado à forma como trabalha em equipa. Na Crema, este contrato ágil integra-se perfeitamente com a nossa filosofia e a forma como desenvolvemos produtos. Se a sua organização se basear mais num modelo em cascata, não há problema em manter-se fiel às especificações.

Por fim, não tenha medo de experimentar. Pode testar contratos de duração e preço durante apenas uma semana. A beleza deste modelo é poder ser escalado de uma semana para vários anos, dependendo dos processos e da maturidade da organização. Envolva as pessoas certas para gerir esse tempo, dê autonomia à equipa e ao cliente e prepare-se para o modelo de trabalho ideal de uma equipa ágil.

Declaração de responsabilidade: Este artigo tem como objetivo educar e inspirar uma forma mais simples de abordar um contrato mais ágil. Não é exaustivo nem constitui aconselhamento jurídico. Espero que alguns dos aspetos que leu sejam úteis na sua agência ou empresa.

O que se segue?

Saiba mais sobre métodos ágeis e conceitos fundamentais dos métodos ágeis ao frequentar uma destas certificações em métodos ágeis.