Como Utilizar o Smartsheet para a Gestão de Projetos em 2026
Alguma vez lhe pediram para criar um plano de projeto para um novo projeto em menos de 30 minutos? E quando o pedido vem de um executivo de nível C e são 16h30 de uma sexta-feira? Isto já me aconteceu. Embora este pedido fizesse a maioria dos gestores de projeto parar para pensar, avancei porque sabia que tinha à minha disposição ferramentas de excelência.
Respondi a esta necessidade utilizando o Smartsheet para a gestão de projetos e tirando partido das poderosas ferramentas de planeamento que estão no centro da plataforma Smartsheet. Felizmente, a pessoa que solicitou este plano de projeto tinha uma descrição das tarefas e das datas em que esperava que fossem concluídas.
Com esta informação, consegui criar, em menos de quinze minutos, um plano de projeto no Smartsheet com tarefas, responsáveis e datas de início e de fim para cada tarefa. Ufa! O meu fim de semana pôde começar a horas.
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O Smartsheet é fácil de utilizar e acessível para principiantes, mas pode ser dimensionado para plataformas de gestão de projetos empresariais. Se consegue trabalhar com uma folha de cálculo, consegue utilizar o Smartsheet. Essa é a sua beleza — é muito simples e fácil de utilizar, mesmo para quem não é gestor de projetos.
Já utilizei pessoalmente o Smartsheet para tudo, desde planear uma viagem de campismo até realizar a gestão do portefólio do PMO e tudo o que se encontra entre estes dois extremos. O Smartsheet é a minha ferramenta de eleição para o planeamento e a gestão de projetos porque é bastante fácil de utilizar depois de se lhe apanhar o jeito.
Neste artigo, veremos como utilizar o Smartsheet para a gestão de projetos, percorrendo cada etapa do ciclo de vida da gestão preditiva de projetos. Partilharei também as minhas sugestões de especialista para tirar o máximo partido do Smartsheet.
Precisa de mais informações básicas antes de começar? Experimente: O que é software de gestão de projetos?
Como fazer gestão de projetos com o Smartsheet
O Smartsheet é uma ferramenta que pode ser utilizada para gerir um projeto, ajudando a planear, organizar e acompanhar o progresso de um projeto ao longo do ciclo de vida do projeto. Disponibiliza várias funcionalidades e ferramentas que podem ser utilizadas para criar um plano de projeto, atribuir tarefas e recursos, acompanhar o progresso do projeto e comunicar com os membros da equipa.
O ciclo de vida da gestão de projetos refere-se às diferentes fases pelas quais um projeto passa, desde o seu início até à sua conclusão. Estas fases (especialmente quando se considera um projeto de tipo preditivo) incluem normalmente a iniciação, o planeamento, a execução, a monitorização e controlo e o encerramento.
O número exato e a natureza destas fases podem variar consoante o projeto específico e a metodologia de gestão de projetos utilizada.
Muitos gestores de projetos de estilo preditivo têm utilizado historicamente o Microsoft Project ou outras aplicações de gestão de projetos e recursos como a sua principal ferramenta de gestão de projetos.
O que constatei na minha prática é que o Smartsheet é mais fácil de utilizar e uma opção mais acessível do que o Microsoft Project ao comparar software de gestão de projetos. Ao trabalhar num projeto adaptativo, recorro normalmente ao Jira Software e ao Jira Work Management. Ou, no mínimo, a um software de gestão de projetos integrado com o Jira.
Para utilizar o Smartsheet na gestão de um projeto, teria primeiro de criar um plano de projeto que descrevesse as diferentes tarefas e marcos envolvidos no projeto, juntamente com quaisquer dependências e restrições. Pode depois utilizar a ferramenta para atribuir tarefas aos membros da equipa, definir prazos e acompanhar o progresso de cada tarefa.
Os utilizadores familiarizados com a gestão de projetos no Excel ou em ferramentas de folhas de cálculo semelhantes sentir-se-ão muito à vontade ao utilizar o Smartsheet, graças às suas interfaces semelhantes.
O Smartsheet parece uma transição natural do Excel. É mais fácil de utilizar, mas mantém a mesma interface familiar que facilita a integração dos novos utilizadores.
O Smartsheet também disponibiliza funcionalidades que permitem monitorizar e controlar o projeto, como a possibilidade de criar relatórios e painéis personalizados, bem como configurar alertas e notificações para se manter informado sobre quaisquer alterações ou problemas. Além disso, a ferramenta permite colaborar com membros da equipa e partes interessadas, bem como partilhar com eles atualizações e relatórios de progresso.
De um modo geral, o Smartsheet pode ser uma ferramenta valiosa para gerir um projeto, ajudando a planear, organizar e acompanhar o progresso do projeto, bem como a facilitar a comunicação e a colaboração entre os membros da equipa.
Se isto parece que pode ajudá-lo na sua prática, continue a ler enquanto analisamos cada fase e a forma de tirar partido do Smartsheet para ser um gestor de projetos melhor e mais eficiente.
Dica profissional: Ao selecionar uma ferramenta, é importante comparar os tipos de soluções de gestão de projetos disponíveis no mercado.
Iniciação
A iniciação do projeto é a primeira fase de um projeto, na qual são definidos os objetivos gerais do projeto e é desenvolvido um plano de alto nível para os alcançar. Nesta fase, a equipa do projeto é constituída e o âmbito do projeto é definido.
A iniciação de um projeto começa logo no início, quando o gestor de projetos, o líder do PMO ou o patrocinador do projeto idealiza pela primeira vez um projeto e quer dar-lhe início. Isto acontece antes de ser elaborado um plano de projeto e antes de sabermos o que vamos fazer.
Enquanto gestor de projetos e líder de gestores de projetos, é muito importante para mim obter informações das partes interessadas ou dos solicitantes do projeto sobre um projeto na fase de iniciação.
Para uniformizar este processo, utilizo formulários do Smartsheet para recolher informações sobre um projeto diretamente junto do patrocinador do projeto. Recolho informações sobre o solicitante, os requisitos do projeto e informações sobre quem precisa de estar envolvido, o que aconteceu anteriormente, etc.
Assim que todas essas informações são fornecidas pelo patrocinador do projeto através do meu formulário do Smartsheet, recebo uma notificação por e-mail que identifica o novo pedido e a equipa pode começar a analisar o pedido e a marcar uma reunião com o solicitante para rever o formulário de solicitação do projeto e começar o planeamento.
Planeamento
É nesta fase que a equipa se reúne para trabalhar nas questões “como podemos” necessárias para cumprir os objetivos do projeto. Em muitos casos, os workshops, as discussões, a recolha de requisitos e a arquitetura são analisados e decididos nesta altura.
Para utilizar o Smartsheet no planeamento de projetos, comece por criar uma nova folha e adicione as colunas necessárias para registar informações sobre o projeto, como o respetivo nome, as datas de início e de conclusão das tarefas de alto nível e os membros da equipa responsáveis por cada tarefa ou secção.
Também pode adicionar notas para acompanhar os principais marcos e dependências do projeto. É fácil criar estruturas de decomposição do trabalho (WBS) no Smartsheet utilizando as opções de hierarquia integradas, incluindo o registo de dependências e predecessoras em vários níveis.
Assim que tiver os primeiros elementos de um plano no Smartsheet, convide os membros da equipa do projeto para a folha, para que possam contribuir para o plano do projeto e colaborar nele. Com o Smartsheet, os membros da equipa podem facilmente adicionar, atualizar e acompanhar o progresso das tarefas e dos marcos, mantendo-se informados sobre as alterações ao plano do projeto.
Convide a equipa a analisar cada elemento do plano e a fazer comentários, para garantir que registou tudo o que se sabe sobre o projeto e que o plano está atualizado.
Quando o plano do projeto estiver concluído, pode utilizar a vista de gráfico de Gantt do Smartsheet para visualizar o calendário do projeto e ver como as várias tarefas e marcos se articulam. Isto pode ajudar a equipa a identificar potenciais riscos e problemas o mais cedo possível.
Execução
Além de ajudar na iniciação do projeto, o Smartsheet também pode ser utilizado ao longo do ciclo de vida do projeto para gerir e acompanhar o progresso das tarefas e dos entregáveis, comunicar com os membros da equipa e tomar decisões baseadas em dados.
Algumas formas específicas de utilizar o Smartsheet na fase de execução de um projeto incluem:
- Criar um cronograma do projeto e acompanhar o progresso das tarefas e dos marcos
- Gestão de tarefas, atribuir tarefas e definir prazos para os membros da equipa
- Utilizar a funcionalidade integrada de gráficos de Gantt para visualizar o cronograma do projeto e as dependências entre tarefas
- Utilizar a formatação condicional para destacar quaisquer itens atrasados ou prestes a vencer, chamando a atenção para os mesmos antes de ultrapassarem demasiado a data-alvo
- Utilizar ferramentas de colaboração em tempo real para permitir que os membros da equipa trabalhem em conjunto
Monitorização e controlo
Enquanto ferramenta de gestão de projetos, o Smartsheet disponibiliza funcionalidades que podem ajudar os gestores de projeto e as equipas a monitorizar e controlar os seus projetos. Naturalmente, os projetos podem ser acompanhados ao longo do tempo através das tarefas, dos estados, dos marcos e de muito mais.
O que é mais importante nesta fase, no entanto, são as ferramentas disponíveis para os gestores de projeto acompanharem tudo o que está a acontecer num projeto e garantirem que todos acompanham o que aconteceu e o que vem a seguir.
A elaboração de relatórios é um elemento essencial da monitorização e do controlo de qualquer projeto. O Smartsheet ajuda os gestores de projeto a reduzir grande parte do trabalho manual e repetitivo associado à elaboração de relatórios, através de painéis, campos de resumo e relatórios integrados.
É possível criar relatórios em várias folhas, o que ajudará ainda mais os gestores de projeto que gerem vários projetos ou várias partes de um projeto maior.
Outra funcionalidade que gosto muito de utilizar no Smartsheet na secção de monitorização e controlo de um projeto é a automatização de fluxos de trabalho, especificamente a parte em que o Smartsheet pode pedir periodicamente atualizações sobre itens abertos ou atrasados, sem que eu tenha de me aperceber disso e de andar pessoalmente atrás das pessoas.
Também utilizo frequentemente alertas automatizados nos meus projetos para garantir que as pessoas não alteram as coisas de forma demasiado significativa sem que eu me aperceba e para garantir que nada é encerrado prematuramente (ou seja, desaparece do meu radar).
As notificações automatizadas e os fluxos de trabalho orientados por acionadores são essenciais para acompanhar o que está a acontecer e o que mudou nos meus projetos. Considere isto como um pequeno fluxo de trabalho de revisão para si enquanto gestor de projeto!
Encerramento
Quando chegar ao encerramento do projeto, pode pensar que o seu trabalho terminou — mas não! O seu trabalho nesta fase de encerramento é extremamente importante para o sucesso do projeto atual e para o seu sucesso futuro enquanto gestor de projeto e/ou equipa de entrega.
O essencial nesta fase é registar as lições aprendidas e garantir que tudo é encerrado de forma organizada. No Smartsheet, isso significa pôr os pontos nos is e atravessar os tês (I de iniciativa, T de tarefa, naturalmente) à medida que chega ao fim do trabalho.
Ao chegar à fase de redução do projeto, reveja o plano do projeto e decida com a equipa se os resultados pretendidos do trabalho foram alcançados. Se sim, é altura de encerrar os itens que ainda permanecem abertos e refletir sobre o que poderia ser feito de forma diferente para alcançar um resultado mais rápido ou melhor.
Este processo não é apenas útil para assinalar o projeto como concluído; também é importante para que a equipa tenha uma sensação de encerramento e realização. Se esta etapa não for concluída, as pessoas poderão pensar que, no futuro, as iniciativas podem simplesmente perder-se pelo caminho e que não há problema em desligarem-se antes de um fim formal… pois é.
Utilize o Smartsheet para registar as lições aprendidas. Algumas equipas também preenchem uma lista de verificação para o encerramento do projeto, na qual cada item é descrito e oficialmente assinalado como concluído por um aprovador designado. Quando tudo estiver tratado, não se esqueça de celebrar com a sua equipa!
9 dicas e truques de especialistas
Com base na minha experiência a utilizar o Smartsheet para a gestão de projetos, existem algumas dicas e truques essenciais que se tornaram uma prática comum para mim e para as minhas equipas.
Eis algumas dicas de especialistas para utilizar o Smartsheet na gestão de projetos:
- Acabe com os receios de qualquer executivo que queira ver um plano de projeto com um gráfico de Gantt. Utilize a vista de Gantt para ver a cronologia do seu projeto e partilhá-la facilmente com as partes interessadas. Muitas vezes, os executivos preocupados pedem-me planos de projeto. Na maioria dos casos, só querem ver um gráfico de Gantt. Certifique-se de que a vista de gráfico de Gantt está ativada por predefinição quando partilhar uma folha com um executivo!
- Fale a língua de diferentes equipas com o calendário. Muitas equipas utilizam calendários para orientar o seu trabalho. Utilize a vista de calendário no Smartsheet para ir ao encontro dessas equipas onde quer que estejam e ajudá-las a sentir que tem tudo sob controlo. Uma das minhas funcionalidades favoritas do Smartsheet é transformar as datas das tarefas num calendário ao qual outras pessoas podem subscrever! Já utilizei esta funcionalidade para todo o tipo de horários definidos, incluindo para adicionar itens do programa de um curso ao meu calendário pessoal.
- Utilize o Quadro Kanban ou a metodologia de planeamento Kanban com equipas que trabalham frequentemente no Trello ou no Jira. O Smartsheet permite um tipo e nível de planeamento diferentes dos do Jira, mas algumas equipas continuam a querer trabalhar com cartões, por isso o Smartsheet disponibiliza uma vista de Quadro Kanban personalizável.
- Recolha dados de qualquer pessoa com os formulários do Smartsheet. Já utilizei formulários em projetos direcionados para clientes, iniciativas de operações internas, fluxos de trabalho de aprovação, entre outros. A utilização de formulários é uma excelente forma de recolher dados na fonte e, em seguida, automatizar o que acontece a seguir.
- Mantenha-se a par de tudo o que acontece na folha do seu projeto com o registo de atividade. Não consigo explicar-lhe como é frustrante não saber o que mudou ou quem alterou o quê. O registo de atividade acompanha todas as alterações por pessoa, o que mudou, quando, etc.
- Desenvolve projetos semelhantes ao longo do tempo? Utilize a funcionalidade Modelos do Smartsheet para poupar tempo e minimizar tarefas repetitivas, iniciando os seus projetos a partir de modelos pré-criados em vez de criar uma nova folha ou projeto de raiz. Não está limitado aos modelos incorporados: pode criar os seus próprios modelos!
- Tire partido das Integrações do Smartsheet. Se trabalha com equipas que utilizam principalmente outras ferramentas ou se começou a automatizar o seu fluxo de trabalho, considere que integrações do Smartsheet podem facilitar-lhe a vida. Transfere dados de outra fonte para o Smartsheet? Crie uma integração para isso. Pessoalmente, integrei o Smartsheet com o Google Sheets, o Microsoft Excel, o PowerBI, o Salesforce, o Microsoft Teams e o Atlassian Jira.
- Se ficar bloqueado pelo caminho, o Smartsheet disponibiliza uma enorme quantidade de recursos e tutoriais online, além de seminários online que abrangem muitos temas e casos de utilização diferentes. Normalmente, utilizo o Google para encontrar exatamente aquilo que procuro e, muitas vezes, resolvo o meu problema em poucos minutos. Saiba mais na base de conhecimento do Smartsheet.
Obtenha o Smartsheet!
Neste artigo, apresentámos algumas dicas e truques para utilizar o software na gestão de projetos. Mas não fique por aqui — experimente e descubra o que funciona melhor para si.
O melhor do Smartsheet é a sua flexibilidade: pode personalizá-lo para responder às suas necessidades. Por isso, seja criativo e veja como pode utilizar esta poderosa ferramenta para tornar os seus projetos mais eficientes. Se for um verdadeiro entusiasta do Smartsheet, pode até considerar obter a certificação Smartsheet!
Como planeia utilizar o Smartsheet no seu próximo projeto? Diga-me nos comentários abaixo e não se esqueça de subscrever o The Digital Project Manager para se manter a par de dicas, truques e tendências que tornarão o seu trabalho mais fácil!
