Como fazer o planeamento da procura de recursos: 5 passos fundamentais
A capacidade conta: A procura e a capacidade de recursos não são a mesma coisa — conhecer a procura ajuda-o a encontrar membros da equipa com a capacidade e as competências necessárias para a satisfazer (ou a integrar mais membros na equipa, se necessário).
As estimativas são fundamentais: Crie estimativas precisas baseando-as em experiências anteriores ou em consultas às partes interessadas — pode utilizá-las para calcular a procura de recursos e garantir que a equipa está a gerir o seu tempo de forma eficaz.
Utilize ferramentas de software: As ferramentas de software de gestão de recursos podem ajudá-lo a poupar tempo e a criar facilmente estimativas precisas, calcular a procura e a capacidade e atribuir tarefas à equipa.
Um dos maiores desafios na gestão de projetos é reunir a equipa certa, com as competências adequadas, para alcançar os objetivos acordados. Igualmente importante é identificar com precisão a procura de recursos — as horas necessárias para concluir as atividades do projeto.
Neste artigo, explicarei como prever a procura de recursos para os seus projetos e partilharei algumas ferramentas de gestão de recursos e boas práticas para simplificar o processo de planeamento.
O que é a procura de recursos?
A procura de recursos mede quantas pessoas, com que conjuntos de competências, são necessárias para executar os objetivos do seu projeto. Para além dos recursos humanos, a procura de recursos também inclui quaisquer equipamentos e materiais que possam ser necessários para a execução do projeto.
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Num projeto de um website, a procura de recursos inclui designers, engenheiros e profissionais de vendas necessários para um lançamento bem-sucedido. Sem designers, a equipa poderá não ter as competências necessárias para cumprir os requisitos do projeto.
A procura de recursos também inclui elementos como o custo do aluguer de domínios, as licenças de qualquer software necessário e o hardware exigido (por exemplo, dispositivos de teste).
Procura de recursos vs. capacidade de recursos
Os recursos necessários para alcançar com sucesso os objetivos do projeto (procura de recursos) podem não corresponder ao tempo que esses recursos têm disponível para dedicar aos seus projetos (capacidade de recursos). É por isso que alguns gestores de recursos optam por utilizar técnicas como o planeamento preliminar da capacidade antes de avançarem para uma análise detalhada da capacidade vs. procura.
A capacidade de recursos refere-se ao tempo que os recursos existentes podem alocar ao seu projeto sem assumirem compromissos excessivos. É importante notar que a capacidade de recursos é ligeiramente diferente da disponibilidade de recursos.
Ou seja, mesmo que alguém esteja disponível para trabalhar a tempo inteiro no seu projeto, a sua produtividade continua limitada por questões práticas (por exemplo, férias, baixa médica, pausas para ir à casa de banho e sono).
Tendo estas limitações em mente, é melhor pensar na capacidade de recursos como o resultado que um membro da equipa consegue produzir num determinado período.
Para saber mais sobre o planeamento da capacidade, consulte o nosso guia completo sobre planeamento da capacidade de trabalho e a nossa lista de software de planeamento da capacidade.
Porque é importante planear a procura de recursos?
O planeamento da procura de recursos ajuda um gestor de projetos a:
- Dotar os projetos da equipa adequada: Compreender os requisitos de recursos do seu portefólio de projetos atual ajuda a identificar os membros da equipa mais indicados para executar o trabalho. Se existirem lacunas de competências, pode criar um plano para as resolver — seja através de contratação a tempo inteiro ou da contratação de serviços externos por meio de uma empresa de serviços profissionais.
- Prever a procura futura de recursos: Antecipar as necessidades futuras de recursos ajuda a preparar-se para possíveis carências de pessoal e a evitar problemas relacionados com a utilização de recursos e/ou a sobrealocação. Quando é bem executado, também ajuda a evitar potenciais conflitos. Utilize a previsão de recursos como uma oportunidade para falar com as partes interessadas sobre o pipeline de projetos e garantir que dispõe dos recursos certos para apoiar as necessidades futuras.
- Promover a motivação dos colaboradores e melhorar o desempenho: A atribuição de tarefas com base nas competências e nos objetivos de carreira aumenta a motivação, o envolvimento e o desempenho. Isto também melhora a retenção e a rentabilidade.
Como prever a procura de recursos
Se investir tempo a configurar o seu processo de planeamento, poderá utilizar os dados que recolheu para apoiar tanto o planeamento de cenários futuros como a tomada de decisões em tempo real durante a execução do projeto. O planeamento da procura de recursos tem cinco passos fundamentais:
1. Identificar tarefas
Em primeiro lugar, identifique que atividades têm de ser concluídas para cumprir os objetivos do projeto. Para criar uma lista abrangente, recorra à experiência de projetos anteriores (tanto à sua experiência pessoal como a quaisquer lições aprendidas pela organização), às suas capacidades de pensamento crítico e a conversas com as partes interessadas.
Por exemplo, para o lançamento de uma aplicação móvel, as atividades podem incluir a conceção da interface de utilizador da aplicação, a escrita do código, os testes e o desenvolvimento de uma campanha de marketing para promover o seu lançamento.
2. Estimar a duração de cada tarefa
Depois de definir a lista de atividades, estime quanto tempo será necessário para concluir cada uma delas. Também deverá compreender que tipos de recursos humanos são necessários para concluir cada atividade.
Por exemplo, o lançamento de uma aplicação móvel pode exigir 80 horas de desenvolvimento—65 para um programador júnior, 10 para um sénior e 5 para garantia de qualidade.
Se estiverem disponíveis, utilize dados de projetos anteriores para fundamentar as suas estimativas do projeto. Se não tiver dados históricos, consulte as partes interessadas para desenvolver um intervalo.
3. Calcular a procura
Some a duração estimada das tarefas do projeto para obter uma previsão da procura. Se for responsável pela gestão do portefólio, faça um resumo da duração de cada projeto da sua organização para calcular a procura de recursos ao nível do portefólio.
É boa ideia calcular um valor agregado da procura (número total de horas) e uma discriminação do número de horas necessárias por função ou conjunto de competências.
4. Adicionar uma margem
Se não tiver incluído alguma margem nas estimativas de duração das tarefas no passo 2, deverá incorporar uma contingência ao nível do projeto.
Uma contingência de 10% é uma boa regra geral para ter em conta quaisquer problemas imprevistos de calendarização de recursos que possam afetar as suas estimativas.
5. Definir alocações provisórias
Depois de obter uma visão preliminar da procura de recursos em todo o projeto, defina algumas alocações provisórias para as pessoas que irão concluir as tarefas estimadas.
Pode comparar a procura de recursos e os prazos deste projeto com os recursos disponíveis na sua organização para obter uma visão inicial da alocação de recursos.
Ferramentas para prever a procura de recursos
O software de gestão de recursos pode ser uma ferramenta poderosa para ajudar os gestores de projetos no planeamento da procura de recursos. Por exemplo, depois de introduzir dados sobre a procura prevista, a funcionalidade de planeamento de cenários pode ajudá-lo a experimentar diferentes modelos de alocação de recursos.
Depois de dotar os seus projetos de recursos, pode criar painéis que apresentem métricas de utilização de recursos e configurar automatizações que assinalem quando se estiver a aproximar de um potencial estrangulamento de recursos.
Em vez de despender energia a monitorizar manualmente inúmeras folhas de cálculo, pode intervir, conforme necessário, para resolver problemas complexos que exigem intervenção humana.
Boas práticas para gerir a procura de recursos
Eis algumas boas práticas a ter em conta ao gerir a procura de recursos:
1. Documentar os pressupostos
Um plano que existe apenas na sua cabeça não é uma ferramenta de comunicação útil quando lida com partes interessadas do projeto que não conseguem compreender por que motivo não pode concluir o projeto delas até ao final da semana.
Além de apresentar estimativas de horas por recurso para calcular os custos, documente a lógica que utilizou inicialmente para chegar a essas estimativas. Isto ajuda a evitar questões incómodas sobre a faturação mais tarde no ciclo de vida do projeto.
2. Criar uma margem de segurança
Independentemente do tempo que dedica ao planeamento, algumas atividades do projeto irão inevitavelmente demorar mais do que o esperado. Inclua tempo adicional nas suas estimativas das tarefas para ter em conta quaisquer atrasos imprevistos.
3. Envolva os membros da sua equipa
A gestão de recursos não é simplesmente uma equação matemática. Ao planear o trabalho do projeto, tenha em consideração quais os membros da equipa que beneficiariam de assumir uma determinada tarefa.
Atribuir aos membros da equipa tarefas pelas quais demonstraram interesse aumenta a probabilidade de se manterem motivados e realizarem um trabalho de qualidade.
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