Como Criar um Gráfico de Gantt no Excel em 12 Passos Simples
Antes utilizados exclusivamente por gestores de projetos profissionais, os avanços tecnológicos — especialmente o software de folhas de cálculo e de gráficos de Gantt — tornaram a utilização de um gráfico de Gantt acessível até mesmo a pessoas com pouca experiência na gestão de fluxos de trabalho.
Nesta publicação do blogue, explicarei por que razão não deve utilizar o Excel para criar gráficos de Gantt, tendo em conta os avanços que mencionei, bem como a forma de criar um gráfico de Gantt no Excel, caso assim o decida.
O que é um gráfico de Gantt?
Um gráfico de Gantt é um gráfico que o ajuda a organizar e acompanhar visualmente as tarefas e os prazos de um projeto. Pode ajudá-lo a visualizar o calendário do projeto, a manter-se a par dos prazos e a garantir que o seu projeto decorre sem problemas.
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O eixo vertical inclui todas as tarefas que serão concluídas durante o seu projeto, enquanto o eixo horizontal representa o tempo estimado necessário para concluir cada tarefa.
Por isso, se quiser impressionar o seu chefe e os seus colegas com as suas competências de gestão de projetos, junte-se à tendência dos gráficos de Gantt — e não se esqueça de usar um capacete.
Porque não deve criar um gráfico de Gantt no Excel
Espere — antes de abrir o Excel e começar a planear o seu próximo grande projeto, deixe-me explicar-lhe por que razão talvez deva fazer uma pausa. Os gráficos de Gantt no Excel podem ser trabalhosos de criar, difíceis de modificar e propensos a erros.
Além disso, com tantas ferramentas inovadoras de gestão de projetos disponíveis, por que razão contentar-se com algo tão básico como o Excel? Acredite em mim: o seu projeto (e a sua sanidade) agradecer-lhe-ão se abandonar o gráfico de Gantt do Excel (ou o gráfico de Gantt do Google Sheets) e explorar algumas alternativas novas. Eis as minhas razões:
1. Existem alternativas melhores disponíveis
Existem muitos programas de software de gráficos de Gantt diferentes concebidos especificamente para criar gráficos de Gantt. Uma das vantagens do software de gráficos de Gantt é o facto de ser muito mais fácil de utilizar do que o Excel e de lhe permitir criar facilmente um gráfico de Gantt com um aspeto profissional. Além disso, atualmente, a maioria dos programas de gestão de projetos inclui funcionalidades integradas de gráficos de Gantt.
Eis alguns criadores de gráficos de Gantt e aplicações que deve considerar utilizar em vez do Excel. Saiba mais sobre as principais funcionalidades e os preços lendo o nosso guia completo sobre criadores de gráficos de Gantt.
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2. Os gráficos de Gantt devem ser simples
Um gráfico de Gantt é um tipo de gráfico de barras que mostra as datas de início e de fim de várias tarefas de um projeto. Os gráficos de Gantt devem ser simples, mas o Excel torna-os complicados ao exigir muito mais trabalho para os configurar do que outras ferramentas (como verá na secção seguinte).
3. O Excel não foi concebido para gráficos de Gantt
O Excel é um programa de folhas de cálculo e não foi concebido para criar gráficos de Gantt. É certo que pode criar um gráfico de Gantt no Excel, mas isso exigirá muito mais trabalho do que utilizar um programa dedicado à criação de gráficos de Gantt. Do mesmo modo, o Jira não foi concebido para gráficos de Gantt e, embora existam soluções alternativas para criar gráficos de Gantt no Jira, é preferível optar por software dedicado.
4. Acabará por ter um gráfico desorganizado
Como o Excel não foi concebido para criar gráficos de Gantt, é provável que acabe por ter um gráfico desorganizado se tentar criar um no Excel. Isto acontece porque o Excel não dispõe de todas as funcionalidades necessárias para criar um gráfico de Gantt limpo e com um aspeto profissional.
5. Será difícil atualizar o seu gráfico
Se precisar de fazer alterações ao seu gráfico de Gantt, será muito mais difícil fazê-lo se o tiver criado no Excel. Isto acontece porque terá de atualizar manualmente as datas de início e de fim de cada tarefa, o que pode consumir muito tempo e estar sujeito a erros.
6. Não conseguirá partilhar facilmente o seu gráfico
Se quiser partilhar o seu gráfico de Gantt com outras pessoas, será muito mais difícil fazê-lo se o tiver criado no Excel. Isto acontece porque teria de lhes enviar o ficheiro Excel completo, que pode ser demasiado grande para algumas pessoas o abrirem. Além disso, as pessoas que não tenham o Excel instalado no computador não conseguirão abrir o ficheiro de todo.
Criar um gráfico de Gantt no Excel pode parecer uma solução simples e conveniente, mas não se deixe enganar — por vezes, a conveniência nem sempre é a melhor escolha. O Excel pode ser uma ferramenta poderosa para efetuar cálculos e criar folhas de cálculo, mas não foi concebido a pensar na gestão de projetos.
Os gráficos de Gantt exigem um nível de complexidade que pode ser difícil de alcançar no Excel, resultando num gráfico confuso e desorganizado que pode ser mais um obstáculo do que uma ajuda. Por isso, se estiver tentado a seguir o caminho mais fácil e utilizar o Excel para o seu gráfico de Gantt, pense duas vezes — existem opções muito melhores que lhe facilitarão a vida a longo prazo.
Se ainda não está convencido, consulte a nossa comparação completa entre software de gestão de projetos e Excel.
Como criar um gráfico de Gantt no Excel em 12 passos
Vamos analisar os passos para criar um gráfico de Gantt no Excel, caso decida seguir esta opção (mais uma vez, não devia mesmo fazê-lo).
Primeiro, introduza as tarefas do seu projeto numa folha de cálculo do Excel. Em seguida, configure uma linha cronológica com datas de início e de conclusão. Depois, calcule a duração da tarefa, adicione um gráfico de barras empilhadas e formate-o de acordo com as suas necessidades. Por fim, adicione uma legenda e alguma formatação condicional aos indicadores de estado, para que o gráfico seja visualmente apelativo e fácil de ler.
Siga este guia passo a passo para criar um gráfico de Gantt no Excel a partir do zero. Saiba mais sobre como criar um gráfico de Gantt aqui.
1. Crie uma nova folha de cálculo
Abra o Microsoft Excel e crie um novo documento de folha de cálculo. Adicione o título do gráfico de Gantt como nome do ficheiro.
2. Introduza os nomes de cada tarefa
Na coluna B, na linha 1, adicione a descrição da coluna ‘Título da tarefa’. Em seguida, a partir da linha 2, introduza os nomes de cada tarefa que precisa de ser concluída para o projeto, listados por ordem, desde a primeira tarefa até à última. Depois de adicionar todos os nomes das tarefas, recomendo que coloque os seus marcos a negrito para facilitar a consulta.
3. Na coluna C, introduza o título ‘Responsável pela tarefa’
Depois, na linha 1, atribua um responsável individual a cada tarefa. Esta é a pessoa responsável pelo seu progresso e pela sua conclusão atempada.
4. Introduza o título da coluna ‘Data de início’ na primeira célula da coluna D
Introduza a primeira data de início na célula D2 e, em seguida, forneça uma data de início para cada tarefa na coluna D, utilizando um formato numérico como dd/mm/aaaa ou aquele que funcionar melhor para si.
5. Introduza o título da coluna ‘Data de conclusão’ na primeira célula da coluna E
Depois, introduza a data de conclusão do seu projeto na segunda célula da coluna E, seguindo o mesmo formato numérico utilizado para a data de início.
6. Calcule a duração de cada tarefa em dias
Na coluna F, utilize a função ‘=DAYS360(D3;E3)’ e assim sucessivamente para cada linha.
A sua folha de cálculo do Excel deverá ter o seguinte aspeto:
7. Crie uma lista pendente para o estado da tarefa
Depois, adicione um estado para cada tarefa na coluna G. Os indicadores de estado de tarefa recomendados são:
- Não iniciada
- Verde
- Amarelo
- Vermelho
- Concluída
- Em curso
8. Adicione números WBS
Adicione um número WBS ou outra numeração para facilitar a consulta na coluna A, do lado esquerdo dos nomes das tarefas.
9. Adicione as suas dependências
Para isso, adicione uma coluna para ‘Número WBS da tarefa predecessora’ na coluna H e preencha-a para cada tarefa, conforme necessário.
Agora, a sua folha de cálculo do Excel deverá ter o seguinte aspeto:
10. Insira um gráfico de barras empilhadas
Adicione um gráfico de barras empilhadas à sua folha de cálculo com base nos nomes das tarefas, na data de início e na duração.
Na mesma folha de cálculo que contém a sua tabela do Excel, clique numa célula vazia. No separador Inserir do friso, escolha Gráficos. Configure o seu gráfico de Gantt do Excel selecionando o tipo de gráfico de barras e, em seguida, selecione Gráfico de barras empilhadas no menu pendente da categoria Gráficos do friso (não escolha Gráfico de barras empilhadas a 100%).
Em seguida, clique dentro da área vazia do gráfico para aceder ao menu Selecionar origem de dados.
Para começar, temos de atribuir um nome aos dados do projeto (Série). Coloque o cursor na área vazia sob Nome da série e clique em Data de início no cabeçalho da coluna da sua tabela. Desça até Valor da série na janela Editar série. É aqui que irá introduzir as datas de início das suas tarefas. Basta clicar no pequeno ícone de seta e selecionar todas as datas de início.
Em seguida, repita os mesmos passos para a coluna de duração.
As tarefas no seu gráfico de Gantt estarão provavelmente listadas pela ordem inversa, com a tarefa mais recente no topo e o primeiro item na parte inferior.
Pode simplesmente alterá-las. Para isso, clique em cada um dos itens ao longo do eixo vertical do seu gráfico de Gantt para os selecionar todos simultaneamente e abrir também o painel de tarefas Formatar Eixo. Assinale a caixa de verificação Categorias por ordem inversa, sob o cabeçalho Opções do eixo e o subtítulo Posição do eixo, no painel de tarefas Formatar Eixo.
11. Personalizar o formato do gráfico de barras empilhadas
Clique na parte azul de qualquer barra do seu gráfico de Gantt para selecionar todas as barras de tarefas de uma só vez. Quando terminar de formatar cada série de dados, selecione Formatar série de dados no menu apresentado ao clicar com o botão direito do rato.
Para aceder às definições Preenchimento & Linha, aceda à janela Formatar série de dados do Excel e clique no ícone Preenchimento & Linha (semelhante a uma lata de tinta). Em preenchimento, selecione Sem preenchimento entre as opções. Escolha Sem linha como opção de contorno abaixo.
Por exemplo, coloquei a negrito as etiquetas dos eixos de data/tarefa e alterei a cor das barras.
12. Adicionar formatação condicional
Adicione formatação condicional à coluna do indicador de estado e adicione uma legenda por baixo da tabela para explicar os indicadores de estado, de modo a fornecer aos utilizadores, como os membros da sua equipa, algumas informações adicionais.
Eis o aspeto que o seu gráfico de Gantt do Excel deverá ter depois de concluir os passos 1 a 12.
Existe um modelo de gráfico de Gantt para o Excel?
Quando se trata de gestão de projetos, um gráfico de Gantt é uma ferramenta essencial para manter tudo organizado e dentro do prazo. Existem muitos modelos de gráficos de Gantt para o Excel, e muitos modelos do Google Sheets podem ser adaptados para o Excel.
Encontrará vários modelos de gráficos de Gantt e modelos de cronogramas de projetos na adesão de membro do DPM, mas volto a salientar que deve experimentar primeiro algumas das outras ferramentas listadas acima — tornarão a sua vida muito mais fácil.
Agora é consigo
Criar um gráfico de Gantt no Excel pode ser assustador, mas, se está realmente decidido a fazê-lo desta forma, estes 12 passos tornam o processo muito mais simples. Mais uma vez, criar um gráfico de Gantt no Excel nem sempre é a melhor opção devido às suas limitações inerentes.
Em alternativa, utilizar software especializado pode ser a melhor solução para garantir que o projeto decorre dentro do prazo e corresponde a todas as expectativas. Se considerou este artigo útil, porque não subscrever a newsletter da The Digital Project Manager para receber mais dicas sobre gráficos de Gantt e outros temas relacionados? Não se arrependerá de o ler.
