A Ciência (& a Arte) das Estimativas de Projetos + as 6 Principais Técnicas
Quando toma uma decisão de compra importante, qual é a primeira coisa que faz? Provavelmente, pesquisa um pouco para perceber quais são os preços praticados no mercado e quanto deverá esperar gastar. Esta é uma simplificação ligeira de uma estimativa de projeto — mas é isso que está a fazer.
Antes de iniciar um novo projeto, é provável que as suas equipas e clientes estejam a fazer o mesmo — a tentar perceber quanto irá custar concluir o trabalho.
Mas o custo não é o único aspeto que deve ser considerado no processo de estimativa do projeto; todos também terão de perceber quantas pessoas serão necessárias e quanto tempo será preciso para concluir o trabalho.
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No mundo digital, os preços, a alocação de pessoal e os prazos podem variar bastante em projetos semelhantes. Isto acontece porque existem muitas variáveis, incluindo:
- O âmbito do trabalho que precisa de ser concluído
- Os membros da equipa disponíveis para realizar o trabalho
- Os conjuntos de competências dos membros da equipa no projeto
- O tempo de que a equipa dispõe para concluir o trabalho
Então, como é que um gestor de projeto e a respetiva equipa de projeto determinam quanto irá custar algo antes de terem começado a realizar o trabalho?
A estimativa de custos pode ser um verdadeiro desafio — criar um orçamento de projeto que funcione para a sua equipa e para os seus clientes, se trabalhar numa agência, é uma combinação de arte e ciência (baseada em dados).
Este guia irá fornecer-lhe as ferramentas e técnicas de que precisa para criar estimativas mais precisas.
O que é uma estimativa de projeto e quando é que precisa de uma?
Uma estimativa é simplesmente um cálculo aproximado do esforço e do custo que poderão ser necessários para concluir um projeto.
Não é uma garantia do custo final — em vez disso, fornece ao cliente uma proposta ou orientação (frequentemente, uma estimativa com um intervalo aproximado) do custo que poderá ter a realização ou entrega de algo, para que possa garantir o orçamento necessário para iniciar o projeto. As estimativas orçamentais são elaboradas antes de um projeto ser oficialmente iniciado.
É novo na elaboração de estimativas ou quer praticar? Pode transferir o modelo de orçamento de projeto para a reformulação de um website abaixo. No final deste artigo, saberá que tipo de estimativa utilizar — e quando —, bem como quais os passos e as ferramentas de software de orçamento de projetos para gerir a estimativa do seu projeto e, em última análise, o orçamento do seu projeto.
Qual é a diferença entre uma estimativa e um orçamento?
Uma estimativa é uma aproximação, enquanto um orçamento é o montante total de fundos de que dispõe para concluir o seu projeto. Normalmente, uma estimativa de projeto transforma-se num orçamento de projeto depois de ser aprovada pelo patrocinador do projeto ou pelo cliente.
Uma distinção importante antes de nos aprofundarmos no tema: antes de fazer uma estimativa, deve saber quanto custam internamente as várias atividades. Este valor pode ser inferior ao que efetivamente cobra a um cliente (para ter em conta os custos gerais e o lucro).
Deve conhecer os custos diretos da atividade antes de fornecer uma estimativa destinada ao cliente (note que isto não se aplica às equipas digitais internas).
Este artigo não se irá concentrar na forma de determinar os custos, uma vez que podemos abordar esse tema noutro artigo.
Porque é que as estimativas de projeto são importantes?
Fazer estimativas pode parecer um processo penoso, mas é essencial. Embora possa ser tentador copiar e colar uma estimativa de custos e enviá-la sem mais preocupações, é importante que os gestores de projeto compreendam que cada estimativa de custos é única.
A elaboração de estimativas é uma parte fundamental da gestão de projetos — o processo de calcular quanto poderá custar um projeto é importante para definir os parâmetros de um projeto.
Eis por que motivo precisa de criar uma estimativa para o seu projeto antes de iniciar o trabalho:
- As estimativas fornecem orientações de preços: é necessário saber quanto vai cobrar aos clientes (e quando), para que o cliente possa decidir se tem orçamento e se vale a pena avançar com o projeto
- As estimativas proporcionam clareza: quando sabe qual é o orçamento de um cliente, o processo de elaboração de uma estimativa de custos ajuda a definir a abordagem. Pode utilizar o que sabe sobre o orçamento geral para determinar as funções do projeto, as responsabilidades e os resultados a entregar. Se o orçamento de um cliente for, por exemplo, 20% inferior à sua estimativa, pode considerar reduzir o número de resultados a entregar no projeto ou tentar realocar recursos para evitar gastos excessivos.
- As estimativas podem ajudar a definir um plano de recursos: quando conclui uma estimativa, pode também delinear os passos ou a abordagem que irá seguir para concluir o trabalho, o que pode ser utilizado ao criar o seu plano de recursos ou ao formar a sua equipa de projeto.
O que está incluído numa estimativa de projeto?
A estimativa do projeto deve incluir todos os custos associados ao projeto.
Este valor pode incluir o custo do tempo da equipa do projeto (faturado à hora ou a uma tarifa fixa para o projeto), o custo de qualquer equipamento informático ou licenciamento de software necessário para o trabalho do projeto, licenças ou subscrições de qualquer software de terceiros que tenha de ser integrado como parte do projeto e quaisquer outros custos que, por qualquer motivo, sejam cobrados ao cliente.
Algumas estimativas de projeto também incluem um orçamento de contingência. Isto pode ser muito útil se existirem aspetos desconhecidos relativamente ao projeto. Reservar 10-20% do orçamento como contingência pode proporcionar aos gestores de projeto e às suas equipas alguma “margem de manobra” ao elaborarem uma estimativa.
Se a sua equipa adicionar uma contingência à estimativa, certifique-se de alinhar com o cliente a forma como irão comunicar a necessidade de utilizar este orçamento.
A forma como as estimativas de projeto são partilhadas com os clientes ou patrocinadores pode variar de agência para agência ou de equipa para equipa. Algumas são mais transparentes do que outras. Um conselho: quanto mais transparente puder ser, mais fácil será garantir que nada é esquecido e que todos estão alinhados relativamente aos custos.
3 tipos de estimativas de projeto
Quais são os tipos de estimativas? Existem muitos, mas aqui estão algumas das estimativas mais comuns utilizadas pelas agências digitais:
Estimativas aproximadas de ordem de grandeza (ROM)
Por vezes designada por estimativa aproximada, uma estimativa de ordem de grandeza ajuda o cliente a compreender o custo e o nível de esforço estimado envolvido num projeto. Este tipo de estimativa é geralmente utilizado numa fase muito inicial do processo de decisão sobre avançar ou não com um novo projeto e é, regra geral, uma estimativa aproximada apresentada sob a forma de um intervalo.
Por exemplo, se um cliente estiver a recorrer à sua agência para criar um novo sítio Web e souber que a especialidade da sua agência são projetos de sítios Web na faixa dos $95,000 a $150,000, mas o orçamento do cliente for apenas de $50,000, este poderá concluir que o projeto não é adequado à sua agência e procurar uma agência que esteja mais alinhada com o seu orçamento e as suas necessidades.
Estimativa orçamental
Uma estimativa orçamental será muito mais específica. Deve utilizar uma estimativa orçamental quando o cliente tiver bastante confiança de que dispõe do orçamento necessário, mas precisar de um pouco mais de detalhe sobre a forma como este seria distribuído antes de decidir avançar com o projeto.
Suponhamos que o seu cliente está satisfeito com a estimativa aproximada de ordem de grandeza que apresentou. O passo seguinte será elaborar o plano de projeto proposto, juntamente com o custo de cada fase ou resultado a entregar. Pode até incluir um cronograma sugerido que indique ao cliente quando poderia iniciar o projeto e quanto tempo este demoraria.
Se a sua estimativa aproximada tiver apresentado um intervalo mais amplo, pode até considerar criar duas estimativas orçamentais: uma para o limite superior e outra para o limite inferior. Embora seja provável que você e o seu cliente procurem situar-se no meio do intervalo, isto fornecerá informações mais específicas sobre o que obteriam (e quando) em cada extremo do intervalo.
Estimativa definitiva de SoW
Utilize uma estimativa definitiva de SoW quando tiver concluído todas as diligências necessárias e precisar de aprovação para o orçamento do projeto.
Suponhamos que este cliente ficou muito satisfeito com a sua estimativa orçamental e está preparado para avançar com o trabalho. O passo final para aperfeiçoar a estimativa consiste em reunir a declaração de trabalho (SoW), que incluirá a estimativa e o orçamento total do projeto.
Lembre-se de que é com base na SoW que irá elaborar o contrato com o cliente — esta deve definir o âmbito completo do projeto e os custos a ele associados. Assim, se ocorrerem alterações ao orçamento do projeto (ou ao âmbito do projeto) depois de a SoW ser assinada, é muito provável que tenha de executar uma ordem de alteração.
Como calcular estimativas de projetos: 6 técnicas de estimativa
Então, quais são os métodos de estimativa de projetos na gestão de projetos? Existem várias formas de estimar um projeto e vale a pena conhecê-las, para saber que técnica de estimativa de projetos deve utilizar no seu projeto e quando a deve utilizar.
Nesta secção, vamos abordar seis técnicas de estimativa. Vale a pena mencionar que pode utilizar a IA na estimativa de custos de projetos em conjunto com estas técnicas.
1. Estimativa descendente
Numa estimativa descendente, irá decidir (ou pedir ao cliente que lhe indique) o orçamento final para todo o âmbito do trabalho e, em seguida, dividir esse total pelas tarefas ou fases.
Depois de dividir o orçamento por tarefa ou fase, pode analisar estas parcelas menores de trabalho para determinar se o orçamento atribuído parece suficiente.
É aqui que entra a componente artística e científica. Pode ter alguns dados sobre o tempo que determinadas tarefas poderão demorar, que o ajudarão a decidir se estas estimativas parecem corretas. Também deve utilizar a sua experiência e intuição para perceber em que partes do projeto poderá ser necessário mais tempo ou recursos do que é habitual.
Isto pode dever-se às necessidades criativas ou ao facto de estar a trabalhar numa aplicação com funcionalidades mais complexas do que aquelas com que a equipa já trabalhou.
A estimativa descendente é uma técnica útil nas fases iniciais de um projeto, quando está a tentar validar se o orçamento de um cliente é suficiente para entregar um projeto.
A vantagem da estimativa descendente é poder ser uma forma muito rápida de produzir uma estimativa. Isto pode ser útil se estiver a tentar ajudar um cliente a determinar se o seu orçamento é viável. Também é útil para ajudar um cliente a perceber que tipo de âmbito o seu orçamento poderá permitir.
A desvantagem da estimativa descendente é não ser sempre precisa. Se utilizar uma estimativa descendente como ponto de partida, deverá confirmar com a sua equipa se o orçamento está corretamente distribuído, para que esta consiga concluir todo o trabalho necessário do projeto antes de transformar esta estimativa numa declaração de trabalho.
2. Estimativa por analogia
O processo de estimativa por analogia utiliza dados de projetos semelhantes para determinar o custo total do projeto.
Um exemplo de estimativa por analogia seria um cliente pedir-lhe a reformulação de um site e querer saber quanto isso poderia custar. Nesse caso, procuraria projetos semelhantes e basearia a sua estimativa inicial nos valores cobrados em projetos anteriores.
Lembre-se de que, se estiver a analisar projetos com mais de um ano, deverá ajustar a sua estimativa para refletir quaisquer aumentos de preços ou custos, de modo a manter o orçamento estimado tão preciso quanto possível.
Simples, certo? Bem, sim, se tiver efetivamente dados históricos relevantes que correspondam com precisão ao projeto atual que está a tentar estimar. Parte do princípio de que dispõe de dados de projetos anteriores suficientemente semelhantes para fornecer uma comparação útil.
As estimativas por analogia também podem basear-se em exemplos fora da experiência de projeto da sua equipa ou da sua própria experiência (por exemplo, este inquérito apresenta valores aproximados sobre custos de desenvolvimento de aplicações móveis).
Tenha cuidado — os exemplos externos podem ser um bom ponto de partida se nunca tiver realizado esse tipo de projeto, mas continuará a ter de fazer uma quantidade considerável de análise e verificação ao decompor os custos para o seu caso específico.
A vantagem da estimativa por analogia é ser muito rápida e fácil e poder ser utilizada com informação limitada sobre o projeto — tal como a estimativa descendente, é uma excelente técnica de estimativa quando apenas precisa de um valor aproximado.
A desvantagem da estimativa por analogia é poder ser frequentemente imprecisa. Embora possa haver semelhanças entre projetos, os projetos são sempre únicos — é muitas vezes como tentar comparar alhos com bugalhos.
Além disso, para que as estimativas análogas sejam viáveis e úteis, dependem fortemente de dados históricos precisos (fica aqui uma promoção descarada para fazer alguma análise de dados no encerramento do seu projeto!).
3. Estimativa paramétrica
Se tiver os dados e algum tempo adicional disponível, uma técnica potencialmente mais precisa para obter uma estimativa aproximada é a estimativa paramétrica. A estimativa paramétrica utiliza variáveis de projetos semelhantes e aplica-as ao projeto atual.
Por exemplo, suponha que tenha um projeto para desenvolver uma animação de 2 minutos. Imagine que o custo de um projeto anterior que envolveu o desenvolvimento de uma animação de 30 segundos tenha sido de $10,000. Poderia então extrapolar que o custo do projeto atual seria aproximadamente 4 vezes superior, ou seja, cerca de $40,000.
A vantagem deste processo é ser mais preciso do que a estimativa análoga, porque utiliza mais do que um conjunto de dados e recorre à relação estatística entre os dados históricos e as variáveis. Também é normalmente utilizado em projetos de construção (e pode utilizar a IA na estimativa de projetos de construção para ajudar neste processo).
A desvantagem é que, no caso dos projetos digitais, é frequentemente difícil encontrar pontos de dados úteis, uma vez que existe muita variedade entre os projetos. Uma situação em que isto poderá não acontecer é quando trabalha repetidamente com o mesmo cliente.
Suponha que o seu cliente de animação adora a sua animação de 30 segundos e regressa 6 semanas mais tarde para produzir 2 animações de 40 segundos. Os dados que tem do primeiro projeto (partindo do princípio de que o seguinte é semelhante) podem facilmente servir de base para este novo projeto.
4. Estimativa de três pontos
Partindo do princípio de que já terminou a estimativa aproximada e de que o cliente lhe pediu uma estimativa orçamental adequada, precisa de começar a utilizar técnicas de estimativa mais precisas. Uma única estimativa horária por tarefa é a opção mais simples, mas, por vezes, é útil pensar em intervalos e calcular uma média ponderada.
A estimativa de três pontos é uma forma de calcular uma estimativa de custos realista utilizando três pontos de dados:
- A estimativa do cenário mais favorável
- A estimativa do cenário mais desfavorável
- A estimativa do cenário mais provável
Como funciona? Suponha que, depois de discutir o assunto com a sua equipa, estima o tempo necessário para conceber uma página Web da seguinte forma:
- Melhor caso: 3 horas
- Pior caso: 9 horas
- Caso mais provável: 5 horas
Se souber qual é o melhor e o pior caso, também pode calcular a média entre ambos para determinar o caso mais provável (algures entre o melhor e o pior caso).
A vantagem da estimativa de três pontos é reduzir o risco, tendo em conta os resultados mais favoráveis, mais desfavoráveis e mais prováveis.
As únicas desvantagens realmente relevantes da estimativa de três pontos são o facto de demorar um pouco mais a realizar e de, quando faz estimativas para tarefas que nunca executou, poder não saber quanto tempo irão demorar.
5. Estimativa de baixo para cima
Quando está a chegar ao ponto de criar uma declaração de trabalho, pode ser útil fazer uma estimativa ascendente.
A estimativa ascendente utiliza uma estrutura de decomposição do trabalho (WBS), que pode retirar do seu plano de projeto, para decompor um projeto nas suas tarefas individuais. Estas são estimadas separadamente e depois somadas para calcular o custo total do projeto.
A vantagem da técnica de estimativa ascendente é ser a mais precisa e, por ser granular, permitir um acompanhamento sólido do progresso de um projeto em relação à estimativa. Percebe muito rapidamente se um projeto está a ultrapassar o orçamento quando as tarefas começam a demorar mais tempo do que o estimado.
A desvantagem da estimativa ascendente é exigir muito tempo para ser elaborada e só poder ser realmente utilizada quando conhece todos os detalhes de cada tarefa de um projeto.
Além disso, ao tornar-se muito granular (e ao estimar ao nível da tarefa), pode por vezes inflacionar o custo de uma estimativa. Por este motivo, é uma excelente técnica para utilizar em conjunto com a estimativa por analogia quando está a tentar validar a adequação da sua estimativa.
6. Método do Caminho Crítico
O método do caminho crítico (CPM) está mais relacionado com o calendário do projeto do que com o orçamento. Dito isto, embora alguns dos métodos de estimativa que analisámos neste artigo se concentrem na estimativa de custos, também falámos da importância de a estimativa do seu projeto abordar o calendário do trabalho.
O caminho crítico é a duração mais curta entre o início e o fim do projeto. Num projeto, há tarefas que podem ser executadas em simultâneo e outras que têm dependências.
Por exemplo, se o seu projeto consistisse em implementar software num novo quiosque digital, não poderia implementar o software desenvolvido no quiosque até que este estivesse instalado.
Assim, as tarefas de encomendar e montar o quiosque estão no caminho crítico do projeto, e o projeto não pode ser concluído (ou seja, o software não pode ser instalado) até que o quiosque tenha sido montado e esteja pronto para receber o software.
Como pode a duração estar alinhada com o orçamento? Se o seu cliente quiser que o projeto seja entregue mais rapidamente do que é viável com a equipa atual e o calendário planeado, poderá ter de ajustar o orçamento para acomodar a sua gestão de recursos e permitir-lhe adicionar pessoas ao projeto para cumprir o prazo pretendido. O software de gestão de recursos pode ser útil para este tipo de análise, uma vez que permite organizar visualmente os custos do projeto e o esforço de toda a equipa, bem como planear quaisquer contingências relacionadas com os seus recursos.
Que técnicas de estimativa deve utilizar?
Não existe um método de estimativa certo ou errado e, por vezes, pode utilizar mais do que um por projeto! Para determinar que técnica de estimativa deve utilizar, considere o tipo de estimativa de que precisa, com base no que sabe sobre o trabalho e na fase do processo de tomada de decisão em que se encontram a sua equipa ou o seu cliente.
Por isso, embora a estimativa ascendente possa parecer a melhor abordagem, nem sempre é aconselhável quando tem pouco tempo e recursos ou ainda existem muitas incógnitas, mesmo que possa ser a mais precisa.
A estimativa de projetos na prática
Se nunca fez uma estimativa de projeto, esta é uma boa oportunidade (e segura) para experimentar.
Para efeitos deste exercício, vamos fazer um bolo. Um bolo muito caro.
Em seguida, encontrará uma estimativa orçamental para fazer um bolo. Poderia apresentar um documento como este a um cliente e verificar se conseguiria obter $1,000 para iniciar o projeto de confeção do bolo. Depois de aperfeiçoar a estimativa de custos, criaria uma declaração de trabalho e obteria a aprovação através de uma ordem de compra.
Depois, faria o seu bolo absolutamente fantástico. É certo que é um bolo ridiculamente caro, mas, enfim, merece-o.
Este exemplo de estimativa inclui algumas informações essenciais do projeto, como o nome do projeto, o gestor de projeto e a data. A estimativa divide as tarefas em fases e mostra quem irá realizar cada tarefa em cada fase do projeto e qual o nível de esforço que irá aplicar.
É importante salientar que este exemplo de estimativa também apresenta custos de terceiros (que, muito generosamente, não agravámos) e um resumo da estimativa que um cliente poderia utilizar como orçamento.
Neste exemplo de orçamento de projeto, não incluímos um orçamento para riscos, um orçamento para alterações, uma contingência ou pressupostos, porque, afinal, trata-se apenas de um bolo e estamos a tentar manter as coisas simples.
Modelo de estimativa de projeto
Se procura um modelo de estimativa de projeto, está com sorte. Criámos este modelo de orçamento de projeto para um projeto de design de um site com um preço de $100k. Corresponde ao plano de projeto que criámos, para que possa utilizar ambos em conjunto.
Transfira o modelo e utilize-o enquanto acompanha o restante deste guia.
Os ficheiros incluem modelos de estimativa de custos de projeto e de estimativa de projeto que pode adaptar aos seus próprios projetos. Se procura um modelo de orçamento de projeto para Excel, incluímo-lo neste pacote, juntamente com uma lista de verificação simples da estimativa de projeto.
5 coisas que deve saber antes de criar uma estimativa de projeto
Para criar a sua própria estimativa, há algumas coisas que precisa de saber. Quer trabalhe internamente e esteja a considerar um novo projeto para a sua equipa ou área funcional, quer trabalhe numa agência e esteja potencialmente a ser contratado para realizar trabalho para um cliente, eis o que deve reunir para criar a melhor estimativa possível.
1. Defina o projeto
Antes de começar a estimar o que quer que seja, a primeira coisa que precisa de compreender é por que razão está a realizar o projeto. Tem de compreender o briefing do cliente, o que este pretende alcançar e porquê.
Precisa de compreender os resultados pretendidos para o projeto e saber como é o sucesso para o cliente. Sem essa compreensão básica dos objetivos estratégicos, é difícil saber onde deve concentrar os esforços no projeto.
Se o projeto for de natureza técnica, peça todas as especificações técnicas que conseguir obter. Por exemplo, num projeto de um site, pergunte em que plataforma pretendem desenvolvê-lo, onde será alojado e que funcionalidades ou integrações terão de ser desenvolvidas.
Se o seu cliente ainda não souber, tem duas opções: pode estabelecer (e documentar) algumas premissas/recomendações com base no site atual ou pode fornecer um intervalo estimado e retomar o assunto mais tarde!
2. Pergunte sobre o orçamento do projeto
É importante ter alguma noção do orçamento do cliente antes de começar seja o que for. Muitas vezes, um cliente afirma não saber qual é o orçamento do projeto, o que significa que terá de discutir algumas opções. Pode tentar avançar com alguns valores e avaliar a reação do cliente.
Diga algo como: “Como se sentiria se gastasse $75,000 neste trabalho?” Se o cliente disser que esse valor parece demasiado elevado, saberá que precisa de apontar para um valor mais baixo; ou, se souber, com base na sua compreensão do projeto, que não consegue concluir um projeto bem-sucedido com esse valor, pode encerrar a questão aqui e agora.
Mesmo que este seja um território novo para si e para o seu potencial cliente, a pessoa que assina os cheques deverá ter alguma ideia do que prevê gastar ou do que está autorizada a gastar.
Obter esta informação antecipadamente poupar-lhe-á muito tempo e muitas trocas de mensagens, bem como a desilusão de passar horas a criar uma estimativa/proposta que não corresponde às necessidades do seu cliente.
3. Tenha um plano para o projeto
Quando está a estimar um projeto, é muito mais fácil fazê-lo se tiver pelo menos um plano de projeto simples. A realidade é que terá de editar o plano de projeto (e o calendário do projeto) para o alinhar com a estimativa, e terá de aperfeiçoar a estimativa para a alinhar com o plano de projeto.
A relação entre a estimativa de custos e o plano de projeto é simbiótica; ambos se alimentam mutuamente. Se avançar diretamente para uma estimativa sem qualquer plano, rapidamente descobrirá que precisa de um plano de projeto complementar para que a estimativa tenha algum significado.
Dito isto, também pode ser útil para o planeamento do projeto fazer uma estimativa rápida de cima para baixo. Pense nela como algo semelhante a um esboço do plano de projeto. O seu objetivo é estabelecer uma base e perceber quanto esforço poderia dedicar às diferentes fases de um projeto para verificar se este poderá ser viável.
Outro componente essencial do plano, especialmente importante para as estimativas num contexto de agência, é considerar quem irá trabalhar no projeto e quanto tempo irá dedicar-lhe.
Por exemplo, se tiver três programadores que desenvolvem sites e estiverem em diferentes níveis de senioridade, irão cobrar tarifas horárias diferentes (partindo do princípio de que está a estimar o trabalho com base numa tarifa horária). Suponhamos que o programador mais sénior cobra $250/hora, o programador de nível intermédio cobra $175/hora e o programador júnior cobra $115/hora.
Terá de basear a sua estimativa na pessoa que tem maior probabilidade de trabalhar neste projeto e no tempo que considera que irá precisar em cada fase ou para atingir cada marco do projeto.
Não se esqueça de incluir na sua estimativa algum tempo faturável para os líderes seniores prestarem consultoria ou reverem o trabalho. Pode ser o seu programador principal a analisar algum código ou o diretor criativo a ajudar a garantir que as normas da marca estão a ser aplicadas corretamente.
4. Saiba por que está a fazer uma estimativa
Está a fazer uma estimativa para obter um orçamento preciso para o projeto? Ou está a fazer uma estimativa para atingir um valor específico? Está a tentar conquistar novos negócios ou vender um projeto com prejuízo para obter mais trabalho no futuro? Quer investir significativamente na descoberta inicial, que poderá ser aproveitada para um conjunto de projetos no futuro, ou trata-se de um projeto técnico arriscado em que deverá ser atribuído mais esforço ao desenvolvimento?
A estimativa de custos terá sempre um contexto. Conhecer o panorama completo garante que não desperdiça o seu tempo a produzir algo que pode estar tecnicamente correto, mas ser totalmente inadequado para o projeto.
5. Saiba de que tipo de estimativa precisa
Na preparação para a aprovação do orçamento de um projeto por parte de um cliente, existe um processo de definição do orçamento. Então, como garantir que não está a desperdiçar tempo a criar uma estimativa de custos detalhada que fica muito acima do orçamento do cliente? Em diferentes fases de um projeto, podemos utilizar diferentes tipos de estimativas.
Perguntas frequentes sobre estimativas de projetos
Quando devem ser criadas as estimativas de projetos?
As estimativas de projetos devem ser criadas para ajudar a tomar decisões sobre os projetos. Isto pode servir para ajudar a equipa ou o cliente a decidir se vão avançar com um projeto ou para determinar o orçamento final de um projeto antes do seu início.
É possível que precise de fazer uma estimativa aproximada mais geral nas primeiras fases do planeamento de um projeto e de uma estimativa de projeto mais detalhada e precisa para obter uma declaração de trabalhos ou um contrato assinados e executados.
A estimativa é importante em projetos ágeis?
É, mas não é feita da mesma forma que num projeto tradicional em cascata. Em projetos ágeis, o trabalho é categorizado numa lista de pendências do produto e entregue em ciclos de trabalho. Durante a reunião de planeamento do ciclo de trabalho, estima-se que as funcionalidades sejam concluídas nesse ciclo. Ao longo do trabalho, são adicionados novos itens à lista de pendências e alguns itens podem ser removidos caso se tornem obsoletos.
Então, como pode isto funcionar numa agência ou num projeto contratado em que precisa de dar ao cliente um preço global pelo trabalho e definir um prazo para a sua conclusão? Pode ser um desafio!
É melhor sobrestimar ou subestimar os projetos?
Uma das suas responsabilidades enquanto gestor de projetos é entregar projetos de forma rentável e dentro do orçamento. Por isso, a opção fácil e segura pode ser sobrestimar e acrescentar uma margem generosa à sua estimativa, para que tanto você como a sua equipa pareçam estrelas quando o projeto for concluído dentro ou abaixo do orçamento.
No entanto, um dos riscos do projeto associados à inflação do orçamento é que isso pode custar à sua agência o projeto inteiro. Se estimar demasiado alto, o projeto pode ser considerado demasiado caro e nunca chegar a começar.
Se acabar por ir para o extremo oposto e subestimar o orçamento de um potencial projeto para ir ao encontro das possibilidades do cliente, corre o risco de colocar a sua agência ou equipa numa situação em que poderá ter de executar o projeto com prejuízo ou cortar custos e sacrificar a qualidade para conseguir entregá-lo.
A verdadeira resposta: caminhe na corda bamba da estimativa. Encontrar o equilíbrio certo entre estimar demasiado alto ou demasiado baixo permite-lhe gerir a tensão entre estes dois elementos, segurança e risco — criando uma estimativa de custos que o cliente possa aceitar, mas que seja suficientemente elevada para lhe permitir entregar o projeto dentro do orçamento.
Gerir o orçamento final do projeto
Depois de estabelecer um orçamento (e de este ser aprovado pelo cliente), terá de gerir e acompanhar a utilização do orçamento ao longo do projeto. Pode utilizar o seu software de gestão de projetos para atribuir e gerir o orçamento (bem como para acompanhar as tarefas de todos).
Existem várias formas de o fazer, que não temos tempo de abordar integralmente neste artigo. Mas nunca o deixaríamos sem recursos para gerir o seu orçamento, por isso não deixe de consultar os nossos artigos sobre o ciclo de vida da gestão de projetos e o alargamento descontrolado do âmbito para obter algumas sugestões de especialistas.
Consulte este exemplo real de gestão de um orçamento, em que o gestor de projetos tinha praticamente zero fundos.
O que se segue?
Precisa de mais ajuda com o orçamento de um projeto ou de alguns conselhos sobre a gestão do orçamento de projetos? Consulte o artigo de Galen sobre formas de melhorar o seu processo de estimativa de projetos e descubra mais sobre como um acompanhamento preciso do tempo pode ajudar a melhorar os orçamentos dos seus projetos.
