9 dicas de especialistas para gerir a sua equipa de subempreiteiros

O que é a gestão de subcontratados?

A gestão de subcontratados é o processo de coordenar a contratação, a alocação de recursos e a supervisão de subcontratados em projetos que exigem competências específicas para contribuir para a sua conclusão e sucesso.

Os termos "prestador de serviços", "subcontratado" e "trabalhador independente" são por vezes utilizados indistintamente, dependendo do setor — o setor da construção ou uma agência, por exemplo. Ainda assim, podem referir-se a diferentes modalidades de trabalho, responsabilidades e funções no projeto. 

Os prestadores de serviços, por exemplo, não são classificados como funcionários. Em vez disso, são contratados através de um contrato com uma data de início e de fim definida, para fornecer especificamente resultados ou serviços predeterminados. 

Os subcontratados, por outro lado, trabalham sob a orientação de um prestador de serviços principal, em vez de trabalharem diretamente para o cliente. Executam uma parte específica do trabalho que o prestador de serviços acordou realizar, mantendo uma relação hierárquica.

Por sua vez, os trabalhadores independentes são trabalhadores independentes que oferecem os seus serviços a clientes. Desfrutam da flexibilidade de trabalhar com vários clientes em múltiplos projetos, sem estarem vinculados a um empregador a longo prazo.

	Prestador de serviços	Subcontratado	Trabalhador independente
Relação profissional	Contratado diretamente por um cliente para concluir um projeto ou tarefa	Contratado por um prestador de serviços para concluir parte de um projeto	Trabalha de forma independente com vários clientes, frequentemente em projetos mais curtos ou pequenos
Âmbito do trabalho	Gere projetos completos ou partes substanciais dos mesmos	Executa tarefas ou componentes específicos de um projeto atribuídos pelo prestador de serviços	Oferece serviços específicos, frequentemente com foco em projetos de curta duração ou diversificados
Custos associados	Recebe de acordo com os termos do contrato, normalmente sem benefícios	É pago pelo prestador de serviços com base no acordo estabelecido	É pago por vários clientes por projeto ou tarefa e é responsável pelos seus próprios benefícios
Gestão de projetos	Supervisiona a conclusão do projeto, podendo contratar subcontratados	Concentra-se na sua tarefa específica dentro de um projeto	Gere a sua própria carga de trabalho e as relações com os clientes
Relação com o cliente	É diretamente responsável perante o cliente	É responsável perante o prestador de serviços que o contratou	É diretamente responsável perante vários clientes

Compreender estas distinções ajuda as empresas a escolher o tipo de trabalhador adequado às suas necessidades e assegura uma gestão e execução claras e eficazes de projetos com subcontratados.

Este artigo utilizará um modelo do tipo agência para abordar a gestão de recursos e de subcontratados, em vez de projetos de construção.

9 dicas para alcançar uma gestão eficaz de subcontratados  

Eis como gerir subcontratados da forma correta.

1. Envolva-os desde o início

Em muitas agências, o gestor de projetos analisa inicialmente o âmbito e o calendário apresentados a um cliente.

Ao envolver os subcontratados nas conversas iniciais sobre o âmbito, está a dar-lhes espaço para fazer perguntas, acrescentar contexto e produzir trabalho de qualidade.

Diferentes prestadores de serviços têm abordagens diferentes e podem fazer sugestões com base nas necessidades do cliente, nos requisitos do projeto, no controlo de qualidade e na sua própria experiência, o que pode contribuir significativamente para o sucesso do projeto.

Peça ao subcontratado que estime as horas necessárias para o trabalho. Dependendo da sua experiência, tarifa ou especialidade, este valor pode diferir significativamente da sua primeira estimativa. Além disso, ajuda-o a planear melhor e a responsabilizá-lo pelas suas estimativas de forma mais ponderada.

Um período experimental para subcontratados é valioso, pois permite-lhe avaliar o desempenho e a adequação do subcontratado à empresa, podendo conduzir a uma contratação a tempo inteiro ou a trabalho contínuo.

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2. Defina as condições de pagamento

Sublinhe a necessidade de definir um calendário de pagamentos claro. Este deve incluir o calendário do projeto, os marcos e as datas de vencimento dos pagamentos, que podem estar associados à conclusão de tarefas específicas ou de fases do projeto. Termos de pagamento claros ajudam a evitar mal-entendidos e garantem pagamentos atempados e corretos. 

Especifique o seguinte:

• Requisitos das faturas, incluindo as informações que devem ser incluídas (por exemplo, plano do projeto concluído, datas e montantes).
• Método de pagamento (por exemplo, transferência bancária ou cheque) e quaisquer informações necessárias para processar os pagamentos. Manter-se-ão leais se lhes pagar de forma consistente dentro dos prazos de pagamento ou antes destes.
• A moeda em que serão pagos, o que é especialmente importante para subcontratados internacionais.

Clarificar as responsabilidades fiscais, incluindo quaisquer retenções ou outros impostos aplicáveis, é uma forma de garantir uma relação de trabalho harmoniosa. Fornecer estas informações antecipadamente tranquiliza os subcontratados e faz com que se sintam mais à vontade relativamente às suas responsabilidades legais.

3. Inclua o essencial

Inclua o seguinte em todos os contratos:

• Cláusulas que estabeleçam penalizações ou consequências para o incumprimento de prazos. Isto não só incentivará a entrega atempada, como também garantirá um progresso constante do projeto.
• A forma como serão tratadas e remuneradas as tarefas adicionais ou as alterações fora do âmbito original.
• O período de aviso prévio necessário para a rescisão.
• Cláusulas que protejam informações sensíveis e propriedade intelectual. Isto garante que os subcontratados não divulgam nem utilizam indevidamente informações proprietárias, protegendo o projeto e a integridade da agência.

4. Faça a integração na agência e no projeto 

Ao integrar o subcontratado, considere partilhar informações adicionais sobre a sua agência e o projeto, especialmente se o projeto for voltado para o cliente. O objetivo é garantir uma experiência consistente para o cliente e para os membros da equipa, assente na forma como os restantes colaboradores gerem o projeto e o cliente.

Familiarize os prestadores de serviços com o processo interno, os principais membros da equipa e o portefólio da empresa. Planeie e agende a formação de cada um com base nos seus pontos fortes e fracos. Os subcontratados mais experientes poderão precisar apenas do seu processo específico, em vez de uma revisão completa sobre a utilização das ferramentas ou a gestão de clientes.

Incentive também a participação ativa nas reuniões de equipa e nas sessões de geração de ideias para melhorar a colaboração, e forneça orientações detalhadas e modelos para as entregas, de modo a garantir consistência e controlo de qualidade. Isto pode incluir guias de estilo, normas de programação ou modelos de design.

Garanta que o subcontratado está configurado em todo o software de gestão de projetos para subcontratados necessário, como ferramentas de controlo de tempo, gestão de projetos e armazenamento de documentos, bem como numa wiki da empresa.

Ao gerir fornecedores como agências, certifique-se de que segue as melhores práticas de gestão de fornecedores.

5. Defina expectativas claras

Crie um ambiente de confiança, sendo franco e transparente. Embora possam estar temporariamente na equipa, é importante promover uma relação positiva.

Também é importante ajustar a forma como dá e recebe comentários. Não são colaboradores, pelo que é provável que não existam avaliações ou análises regulares do desempenho.

É importante ser transparente relativamente à forma como avaliará o desempenho deles no projeto. Defina indicadores-chave de desempenho (KPIs) para medir a qualidade e a pontualidade do trabalho dos subcontratados.

6. Identifique e atenue os riscos

Assim que o plano/calendário do projeto estiver criado, peça ao subcontratado que o reveja e aprove formalmente. O seu compromisso reduzirá as dificuldades do gestor de projeto ou da agência ao negociar aumentos de tempo ou de custos.

Acrescente um ou dois dias de margem aos prazos até conhecer o nível de fiabilidade do subcontratado.

7. Defina padrões claros de comunicação e qualidade

Crie um quadro RACI para toda a equipa do projeto, para que todos, incluindo os subcontratados, compreendam as suas responsabilidades. Designe o principal ponto de contacto, que poderá estar consistentemente disponível para os seus subcontratados caso tenham dúvidas ou precisem de assistência numa emergência. Mantenha-os informados caso o âmbito do seu trabalho sofra alterações.

8. Distribua os subcontratados com cuidado 

Esclareça a disponibilidade, a flexibilidade e o fuso horário do subcontratado (especialmente no que diz respeito à marcação de reuniões) o mais cedo possível.

É essencial compreender e diferenciar o historial de um subcontratado do seu desejo de o expandir. Por exemplo, um estratega de marketing de conteúdos pode ter trabalhado em estratégia de marca algumas vezes no passado, mas poderá ser mais adequado para uma função de estratega de conteúdos para necessidades complexas dos clientes. 

É importante ter isto em mente ao alocar recursos e gerir subcontratados no seu software de gestão de recursos.

9. Monitorizar continuamente o desempenho

Recorra aos seus pontos fortes para manter a qualidade do trabalho e oferecer-lhes oportunidades de crescimento juntamente com colaboradores a tempo inteiro ou outros subcontratados. 

Assegure reuniões de acompanhamento regulares com os membros da equipa e os responsáveis pelos departamentos. É fácil trabalhar isoladamente e acabar por se perder nos pormenores. Oferecer oportunidades para os subcontratados darem feedback, colaborarem e partilharem aprendizagens melhora os processos e os produtos. 

Como funciona a gestão de subcontratados: exemplo

Observar a gestão de contratantes e subcontratados através da perspetiva de uma equipa de basebol (ou seja, uma agência contratada para realizar o trabalho) pode tornar claro o contributo de cada função para o sucesso global do projeto. 

Eis como uma equipa de basebol pode ser comparada a uma agência que contratou para contribuir para o seu projeto: 

• Equipa de basebol = Agência contratada para realizar o trabalho 
  • Responsabilidades: Coordenar todos os membros da equipa e assegurar que o projeto global é executado de forma eficaz, de modo a cumprir as expectativas do cliente.
• Comissário da liga = Parte interessada do cliente
  • Responsabilidades: Definir os requisitos do projeto, fornecer feedback, aprovar os resultados e assegurar que o plano da equipa cumpre as suas necessidades e expectativas.

• Diretor-geral = Gestor de produto 
  • Responsabilidades: Definir a visão, estabelecer os objetivos do produto, dar prioridade às funcionalidades e tomar decisões de alto nível sobre o âmbito e a direção.
• Gestor da equipa = Gestor de projeto 
  • Responsabilidades: Planear a estratégia, monitorizar o desempenho, fazer ajustes durante o jogo e proporcionar motivação e apoio a todos os jogadores.
• Capitão da equipa = Responsável pelo produto
  • Responsabilidades: Assegurar que o plano de jogo cumpre a visão do diretor-geral, dar prioridade às tarefas diárias e comunicar com os membros da equipa (designers e programadores) para manter o projeto no bom caminho.

• Jogadores do campo interior = Designers subcontratados
  • Responsabilidades: O jogador do campo interior é responsável por ações rápidas e precisas para impedir o avanço da equipa adversária, tal como os designers que criam os elementos visuais e de experiência do utilizador que formam a base de um projeto. Em cada posição, o jogador do campo interior tem as competências necessárias para desempenhar essa função específica, como acontece com os designers de UX e os designers de movimento num projeto.
• Jogadores do campo exterior = Programadores subcontratados
  • Responsabilidades: Os jogadores do campo exterior cobrem uma grande área, fazendo receções e lançamentos decisivos para impedir corridas, à semelhança dos programadores que implementam o código e asseguram a funcionalidade para dar vida ao projeto. Cada posição no campo exterior exige competências específicas, como acontece com os programadores de front-end e os programadores de back-end.

Eis como isto se desenrola num cenário de jogo (projeto). O gestor da equipa (gestor de projeto) desenvolve a estratégia, incluindo o posicionamento e as jogadas, para ajudar a equipa a vencer (concluir o projeto). 

O diretor-geral (gestor de produto) define os objetivos e as prioridades gerais, assegurando que os esforços da equipa estão alinhados com os objetivos mais amplos da equipa, e o capitão da equipa (responsável pelo produto) executa a estratégia em campo, garantindo que os membros da equipa seguem o plano de jogo e fazem ajustes em tempo real.

Quando se trata de comunicação, o gestor de equipa (gestor de projeto) comunica a estratégia geral e fornece feedback sobre o desempenho dos subcontratados durante o jogo (ou seja, ao longo do ciclo de vida do projeto).

O diretor-geral (gestor de produto) comunica a visão e garante que a equipa compreende os objetivos mais amplos, enquanto o capitão de equipa (responsável pelo produto) atua como elo de ligação entre os jogadores (subcontratados) e a gestão (gestor de projeto e gestor de produto), garantindo que todos estão alinhados.

As tarefas do projeto correspondem à execução das jogadas. Os jogadores do campo interior (designers) executam ações rápidas e precisas (como criar elementos de design) para impedir que a equipa adversária avance, enquanto os jogadores do campo exterior (programadores) cobrem terreno e fazem receções e lançamentos decisivos (escrever código e implementar funcionalidades) para impedir corridas (garantir o progresso do projeto e disponibilizar funcionalidades funcionais).

Durante o jogo, a equipa técnica fornece feedback e faz ajustes. O gestor de equipa (gestor de projeto) observa o jogo, fornece feedback e faz ajustes estratégicos para melhorar o desempenho.

O diretor-geral (gestor de produto) garante que a equipa dispõe dos jogadores certos (recursos) e faz ajustes de alto nível para manter o projeto no caminho certo, enquanto o capitão de equipa (responsável pelo produto) fornece feedback em tempo real aos jogadores e faz os ajustes necessários para garantir a execução bem-sucedida da estratégia defensiva.

Vantagens da utilização de subcontratados

Eis as principais vantagens da utilização de subcontratados:

• Poupança de custos: Pode esperar custos gerais mais baixos, uma vez que não paga benefícios como seguro de saúde, planos de reforma e outros benefícios dos trabalhadores. Os empregadores não são obrigados a pagar impostos sobre os salários dos prestadores de serviços.
• Flexibilidade: Os subcontratados podem ser contratados projeto a projeto, permitindo às empresas aumentar ou reduzir a sua capacidade com base na carga de trabalho e na procura. Pode integrá-los em projetos de curto prazo sem quaisquer compromissos a longo prazo. Isto permite-lhe ajustar a sua força de trabalho conforme necessário, dando-lhe controlo total sobre as operações da sua empresa. Além disso, os subcontratados podem frequentemente trabalhar à distância, proporcionando acesso a um conjunto mais amplo de talentos sem necessidade de deslocalização ou de espaço de escritório.
• Competências especializadas: Os subcontratados possuem frequentemente competências especializadas, certificações e vasta experiência na sua área, permitindo às empresas beneficiar dos seus conhecimentos especializados sem necessitarem de uma relação laboral de longo prazo. Muitas vezes, podem começar a contribuir imediatamente, uma vez que trazem consigo as suas ferramentas, conhecimentos e experiência para o trabalho.
• Perspetivas novas: Um dos aspetos mais interessantes de contar com o subcontratado certo é o potencial para a inovação e para perspetivas novas. Com as suas experiências diversificadas, diferentes subcontratados podem trazer novas ideias e abordagens, conduzindo potencialmente a melhorias significativas na inovação e nos processos da sua empresa.

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