9 Causas dos Atrasos nos Projetos & Como Evitá-los
O trabalho em equipa torna os sonhos realidade: A colaboração e a definição clara das funções dentro da equipa são cruciais para prevenir atrasos, ultrapassar obstáculos e entregar os projetos dentro do prazo.
A consistência é fundamental: Monitorize o seu projeto e adapte os seus planos conforme necessário. Isto ajuda-o a manter o projeto alinhado com os objetivos gerais da empresa e permite-lhe mudar rapidamente de direção caso surjam problemas.
Planeie com antecedência: Investir tempo na definição de um âmbito claro para o projeto e no estabelecimento de prazos realistas pode melhorar significativamente as probabilidades de sucesso do projeto.
Conhece as estatísticas — uma vez que até 70% dos projetos não conseguem alcançar os resultados pretendidos, os atrasos nos projetos podem parecer uma consequência inevitável de fazer negócio. Mas não tem de ser assim.
Neste artigo, vou explorar as causas comuns dos atrasos nos projetos e partilhar o que pode fazer para cumprir os prazos dos projetos e evitar derrapagens de custos. Muitas vezes, tudo se resume a ter o software de gestão de projetos adequado.
1. Falhas de comunicação
Uma comunicação deficiente é uma das causas mais comuns dos atrasos nos projetos. As falhas de comunicação surgem quando as partes interessadas não estão alinhadas quanto aos objetivos pretendidos do projeto e/ou não assumem a responsabilidade pela conclusão das tarefas do projeto.
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Porque causa atrasos
Se os membros da equipa não concordarem quanto ao objetivo do projeto ou não souberem claramente quem faz o quê, isso pode causar confusão. As atividades podem não ser concluídas a tempo ou de todo, ou pode haver uma falha na coordenação com outras equipas para gerir os pontos de transição das dependências entre tarefas.
Como ultrapassar o problema
Durante a fase de planeamento do projeto:
- Trabalhe com as partes interessadas para documentar os objetivos do projeto no termo de abertura do projeto
- Crie uma estrutura de decomposição do trabalho para dividir os resultados do projeto em tarefas distintas
- Elabore uma matriz RACI que defina claramente quem é responsável pela execução e pela prestação de contas das principais tarefas
- Defina um plano de comunicação do projeto.
Durante a execução e monitorização do projeto, faça reuniões periódicas de acompanhamento com a equipa do projeto para manter as partes interessadas informadas sobre o progresso do projeto e garantir que está a cumprir os prazos do projeto.
2. Planeamento insuficiente do projeto
Um planeamento deficiente é uma forma garantida de comprometer a entrega de um projeto bem-sucedido. Para alcançar o sucesso do projeto, dedique tempo a compreender por que razão está a realizar o projeto, qual é o aspeto do sucesso e qual o processo que irá seguir para a implementação.
Porque causa atrasos
Se não tiver pensado cuidadosamente na sua abordagem à mudança, qualquer tipo de perturbação cria um atraso no calendário que ameaça prolongar os prazos do projeto.
Como ultrapassar o problema
Antes de começar a trabalhar numa nova iniciativa, crie um plano de projeto que detalhe como irá gerir os vários aspetos de um projeto, incluindo, entre outros, o âmbito do projeto, o calendário do projeto, o orçamento, a gestão de recursos, as comunicações e a gestão de riscos.
3. Alterações inesperadas ao âmbito
As alterações inesperadas ao âmbito ocorrem quando as partes interessadas decidem modificar oficialmente o âmbito do projeto para além do que foi inicialmente acordado.
Relacionado, mas mais perturbador, é o alargamento progressivo do âmbito — quando as alterações ao âmbito não oficialmente se infiltram nos resultados do projeto, mas o calendário e o orçamento não são ajustados para acomodar essas alterações.
Porque causa atrasos
Adicionar uma ou duas funcionalidades para satisfazer um capricho de uma parte interessada pode não parecer muito importante no momento, mas, em conjunto, estas alterações incrementais e frequentemente de última hora começam a acumular-se e podem comprometer a qualidade e causar prazos não cumpridos ou adiados.
Como ultrapassar o problema
Para combater o aumento descontrolado do âmbito, documente claramente o que está dentro e fora do âmbito no seu plano de projeto. Tenha cuidado ao elaborar estimativas do projeto para evitar avaliações que possam ser demasiado otimistas e elabore planos de contingência para ter em conta quaisquer atrasos inesperados. Por fim, mantenha um registo de decisões que acompanhe a evolução do pensamento sobre o âmbito durante a execução do projeto.
4. Ferramentas de software obsoletas
Pode estar a gerir os seus projetos perfeitamente bem com uma folha de cálculo do Excel e um gráfico de Gantt criado manualmente.
Mas, à medida que os seus projetos começam a crescer em dimensão e complexidade e a sua organização aumenta a escala para gerir um portefólio de projetos maior, poderá descobrir que as suas ferramentas de gestão de projetos existentes começam a ficar aquém do necessário.
Porque causa atrasos
As ferramentas de software obsoletas podem não dispor de funcionalidades que poupam tempo durante a execução do projeto, como a capacidade de gerar visualizações do projeto ou definir alertas automáticos quando os custos do projeto se aproximam de limites predefinidos.
Quanto mais limitada estiver a sua capacidade enquanto gestor de projetos, maior será a probabilidade de ignorar uma dependência ou um prazo que o possa deixar a tentar cumprir os marcos do projeto à última hora.
Como ultrapassar este problema
Invista em software de gestão de projetos para eliminar parte da incerteza na gestão dos calendários dos projetos.
5. Circunstâncias imprevistas
Poderá argumentar que qualquer acontecimento que ocorra durante a execução de um projeto tem o potencial de ser imprevisto.
No entanto, referimo-nos aqui aos chamados acontecimentos de força maior, como catástrofes naturais, que estão fora do controlo de qualquer pessoa e não podem ser previstos antecipadamente.
Porque causa atrasos
As circunstâncias imprevistas podem ter um impacto devastador. Podem tornar obsoletos os objetivos do seu projeto e comprometer gravemente os seus prazos. A pandemia de COVID-19 de 2020, um acontecimento global que, discutivelmente, estava fora do controlo de qualquer pessoa para o prevenir ou sequer prever, é um exemplo de um conjunto de circunstâncias imprevistas que alterou profundamente muitos planos de projeto.
Como ultrapassar este problema
Embora não haja muito que possa fazer para prever circunstâncias que, por definição, são imprevistas, ainda pode incluir planos de contingência no seu projeto que ajudem a mitigar o impacto de quaisquer incógnitas desconhecidas que surjam.
Um exemplo poderá ser adaptar um evento presencial para permitir a participação remota, de modo a ter em conta quaisquer atrasos imprevistos nas deslocações relacionados com a saúde, o estado do tempo ou outras causas.
6. Estimativas imprecisas
A estimativa do projeto envolve determinar os recursos necessários para a entrega bem-sucedida do projeto e os custos associados. As estimativas imprecisas surgem quando avalia incorretamente os recursos necessários para concluir o projeto.
Porque causa atrasos
Elaborar estimativas precisas é um desafio porque exige fazer previsões sobre o futuro e, até à data, ainda ninguém descobriu exatamente como fazê-lo.
Subestimar o tempo e o esforço necessários para concluir uma tarefa obriga-o a tentar recuperar o atraso quando não cumpre os prazos definidos inicialmente. Nestas situações, por vezes pode manter o calendário de base do projeto através da compressão, ou seja, adicionando mais recursos ao calendário, ou da aceleração, fazendo com que as tarefas decorram em simultâneo.
Mas, mesmo que evite a necessidade de prolongar os prazos do projeto, aumentar a carga de trabalho da sua equipa é uma receita para o esgotamento e para um desempenho fraco, o que poderá acabar por exigir retrabalho. Não é uma boa situação, de qualquer forma.
Como ultrapassar este problema
Para tornar as suas estimativas mais precisas, defina claramente o âmbito do projeto e os requisitos, para garantir que todos estão alinhados quanto aos objetivos pretendidos do projeto. Utilize dados históricos para fundamentar as suas estimativas, quando possível. Por fim, reúna uma equipa de projeto com as competências adequadas para concluir os resultados do projeto.
7. Prazos irrealistas
Os prazos irrealistas surgem quando elabora um calendário para satisfazer as exigências das partes interessadas, em vez de refletir a realidade do tempo necessário para executar o projeto com o tempo, o orçamento e os recursos disponíveis.
Porque causa atrasos
Definir prazos irrealistas não tem em consideração a capacidade e/ou a disponibilidade dos recursos. Pode também não ter em consideração o tempo necessário para concluir uma tarefa, mesmo quando o recurso adequado é atribuído. Isto torna altamente improvável o cumprimento dos prazos pretendidos para o projeto.
Como ultrapassar este problema
Defina prazos realistas baseados em dados históricos e tenha o cuidado de gerir as expectativas das partes interessadas desde o início do projeto. Inclua uma margem de contingência para ter alguma folga caso uma tarefa demore mais tempo do que o previsto.
Se a parte interessada insistir em incluir um prazo irrealista, documente-o como um risco e comunique esse risco ao longo do projeto para evitar surpresas.
8. Prioridades pouco claras
As prioridades pouco claras são um subproduto da incapacidade de alinhar as partes interessadas quanto aos objetivos pretendidos para o projeto e à forma como esses objetivos apoiam os objetivos empresariais da organização.
Porque causa atrasos
Se as partes interessadas não estiverem alinhadas quanto ao que o projeto pretende alcançar, torna-se difícil definir prioridades para esse projeto ou para as tarefas nele incluídas. Os membros da equipa não dispõem da orientação necessária para realizar as suas tarefas, o que abranda o ritmo de execução e afeta negativamente o calendário do projeto.
Como ultrapassar este problema
Durante a fase de planeamento do projeto, alcance um consenso em torno dos objetivos do projeto e documente cuidadosamente o que está incluído e excluído do âmbito do projeto com base nesses objetivos. Em seguida, traduza a visão do projeto num conjunto de atividades pelas quais os membros da equipa serão responsáveis.
Ao longo da execução do projeto, monitorize o desempenho das atividades atribuídas, elimine os impedimentos à execução e comunique o progresso do projeto para garantir que as atividades avançam atempadamente.
9. Estrangulamentos no projeto
Os estrangulamentos no projeto abrandam o ritmo de trabalho ao impedirem o avanço das tarefas e dos entregáveis do projeto. Entre as causas comuns dos estrangulamentos no projeto incluem-se a falta de disponibilidade de recursos, prioridades concorrentes entre projetos, funções e responsabilidades mal definidas ou aprovações pendentes.
Porque causa atrasos
Se um membro da equipa estiver à espera da aprovação de um responsável pela tomada de decisões no projeto ou não souber claramente que tarefas deve concluir, isso impede o avanço das tarefas dependentes, criando um efeito dominó em todo o calendário do projeto.
Como ultrapassar este problema
Durante o planeamento do projeto, associe os recursos disponíveis às tarefas mais adequadas ao seu conjunto de competências. Estabeleça protocolos de comunicação claros para evitar possíveis mal-entendidos durante a execução do projeto.
À medida que executa o plano, realoque os recursos em tempo real para ter em conta o progresso do projeto e quaisquer prioridades concorrentes. Ajuste os processos, conforme necessário, para otimizar a entrega mais rápida das tarefas.
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