6 Diapositivos de Apresentação para o Arranque de um Projeto e o Alinhamento da Equipa
Imagine que está totalmente preparado para a reunião de arranque do seu projeto. Preparou uma agenda, enviou um convite para a reunião, preparou a sua equipa com uma reunião de arranque interna e reuniu-se previamente com o cliente.
Agora está diante do patrocinador do projeto e da sua equipa de projeto, pronto para apresentar, mas sem quaisquer elementos visuais que permitam ao cliente acompanhar a apresentação. Criar uma apresentação de arranque do projeto elegante e altamente profissional ajudá-lo-á a evitar este cenário.
O que incluir na apresentação da reunião de arranque do seu projeto
Antes de mais, certifique-se de que a apresentação PowerPoint (ou Google Slides) da reunião de arranque do projeto está alinhada com a sua agenda. Não vai querer confundir os participantes durante a reunião de arranque com diapositivos que não correspondam aos itens da agenda.
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Eis um exemplo de estrutura que a apresentação da reunião de arranque do seu projeto pode seguir, alinhada com a nossa agenda. Certifique-se de que os seus diapositivos contêm versões em tópicos dos assuntos que irá abordar. Ninguém quer ler parágrafos completos que correspondam exatamente ao que está a ser dito em voz alta.
Apresentações
Isto vai além de apresentar simplesmente os nomes e as funções da sua equipa. Não se esqueça de incluir:
- Rostos felizes e sorridentes, e um organigrama
- Um pouco sobre a sua agência: o que faz e como o faz (certifique-se de que tudo é altamente relevante; ninguém quer uma aula de história da agência)
Contexto do projeto
Vai certamente querer contar com o contributo do cliente nesta secção. Lembre-se de pedir ao cliente o seu conteúdo, para que possa adicioná-lo à sua apresentação antes da reunião. Tentar alternar entre apresentações ou computadores portáteis durante a reunião consome tempo e prejudica o ritmo da reunião.
Descrição do projeto
Mais uma vez, vai querer contar com o contributo do cliente nesta secção. Depois de o cliente ter abordado esta secção em detalhe, adicione quaisquer outras notas ou informações que tenha encontrado durante o processo de descoberta do novo projeto e que sejam relevantes para os membros da sua equipa de projeto e para as principais partes interessadas. Certifique-se de que os seguintes pontos são abordados:
- Objetivo do projeto
- Compreensão do projeto
- Objetivos do projeto
- O problema empresarial que o projeto pretende resolver
- Âmbito do projeto
Sucesso
Idealmente, terá abordado brevemente este tema com o cliente na reunião anterior ao arranque, para que exista uma compreensão partilhada inicial do que representa um projeto bem-sucedido. Inclua essas notas na apresentação.
Caso contrário, pode incluir alguns KPIs, métricas de sucesso ou outros indicadores de sucesso do projeto que costuma utilizar para esse tipo específico de projeto ou setor. Deixe este tema aberto à discussão com o cliente, para que o seu contributo também seja valorizado.
Gestão do projeto
Aqui, aborde os elementos padrão de gestão de projetos mencionados na agenda:
- Plano do projeto
- Calendários e marcos do projeto (os gráficos de Gantt são excelentes elementos visuais neste caso!)
- Metodologia
- Tarefas e entregáveis específicos (uma breve visão geral do seu gráfico RACI é normalmente uma boa ideia)
- Riscos e dependências
- Plano de comunicação, canais de comunicação e plano de trabalho em equipa
- Plano de gestão da mudança
- Relatórios de estado do projeto e acompanhamento do progresso do projeto
Sinta-se à vontade para utilizar um novo diapositivo para cada tópico e mantenha os diapositivos breves e objetivos.
Outros assuntos
Esta parte é um pouco mais aberta — deixe o cliente indicar o que mais precisa de ser abordado. Também pode abrir a discussão à sua equipa de projeto, se o tempo o permitir (embora possa valer a pena analisar previamente as perguntas da equipa antes da reunião!)
Próximos passos
Aborde o que precisa de ser feito a seguir por parte da equipa do projeto e por parte do cliente. Enumere claramente as ações, os prazos e quando fará o acompanhamento enquanto gestor do projeto. Ser claro quanto às tarefas e firme relativamente aos prazos ajudá-lo-á a obter o compromisso da equipa do projeto e do cliente.
Modelo de agenda para a reunião de lançamento do projeto
Descarregue o nosso modelo de agenda para a reunião de lançamento do projeto e adiante trabalho no seu próximo lançamento de projeto. Incluímos também um exemplo para que possa ver exatamente como o preencher. É extremamente útil tanto para criar a sua própria agenda como para preparar a apresentação da sua reunião de lançamento do projeto.
Este modelo está disponível através da adesão ao DPM, juntamente com vários outros modelos para o lançamento de projetos.
E agora?
Está pronto para realizar a reunião de lançamento do seu projeto! Lembre-se de que esta é uma parte fundamental do processo de iniciação do projeto — o objetivo da reunião de lançamento é garantir que tanto você como a sua equipa compreendem perfeitamente o que o cliente pretende e definir as expectativas do cliente.
É também boa ideia fazer uma última verificação de 10 minutos com a equipa do projeto imediatamente antes da reunião de lançamento com o cliente (separadamente do seu lançamento interno do projeto), para garantir que todos estão alinhados.
Para saber mais sobre lançamentos de projetos e outras atividades de iniciação de projetos, subscreva a newsletter do The Digital Project Manager.
