3 dicas de especialistas para proteger o seu software de gestão de projetos em 2026

Eis alguns exemplos:

• O Wrike tem um documento de segurança detalhado que descreve a sua abordagem abrangente à segurança, abrangendo tudo, desde a segurança dos servidores até à forma como o pessoal lida com dados seguros.
• A Asana orgulha-se de que mais de 100 000 das empresas mais inovadoras do mundo confiam nela para manter os seus dados seguros. A sua página de confiança explica em detalhe como funcionam aspetos como o controlo da privacidade e a governação dos dados, além de fornecer uma visão geral completa das práticas e funcionalidades de segurança.
• A ClickUp, que se tornou mais popular nos últimos anos, também tem uma página completa que detalha as suas políticas de segurança. Se utiliza outra ferramenta de gestão de projetos, é boa ideia verificar se dispõe de uma página de segurança atualizada, para poder compreender até que ponto os seus dados estão seguros e garantir o cumprimento de quaisquer leis de privacidade.

Outro ponto importante a considerar é a segurança da sua própria rede. Esta também determinará o nível de segurança efetivo do seu software, além das funcionalidades de segurança do software que escolheu.

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1. 

   Smartsheet

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3. 

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Que funcionalidades de segurança são oferecidas pelo software de gestão de projetos?

Ao avaliar software de gestão de projetos, pesquise os padrões de segurança da empresa, as funcionalidades de segurança que estão disponíveis e se as funcionalidades e práticas da ferramenta respondem às suas necessidades. 

Eis algumas funcionalidades de segurança que normalmente encontrará no software de gestão de projetos:

• Autenticação de dois fatores: Esta ferramenta de segurança exige que os utilizadores iniciem sessão com a sua palavra-passe e uma autenticação secundária, como um código enviado para um endereço de e-mail ou número de telefone fornecido, ou através de uma aplicação de autenticação. Poderá também encontrar software com opções de autenticação multifator.
• Início de sessão único (SSO): As empresas maiores ou organizações empresariais podem procurar software de gestão de projetos com funcionalidade de início de sessão único. Isto significa que os utilizadores iniciam sessão com o mesmo nome de utilizador e palavra-passe que utilizam para o e-mail da empresa ou para outras aplicações.
• Permissões baseadas em funções: Isto proporciona um controlo de acesso baseado na função do utilizador no sistema. Significa que o acesso a planos de projeto e dados ficará limitado àquilo para que o utilizador tem permissão. Se um utilizador tentar aceder a um projeto para o qual não tem permissão, verá um aviso de acesso não autorizado. Configurar este nível de controlo de acesso baseado em funções pode exigir algum tempo e supervisão, mas vale a pena para ter tranquilidade.
• Política de privacidade: Ter uma política de privacidade sólida, atualizada regularmente à medida que as boas práticas e as leis evoluem, é sempre uma boa decisão. Desde o RGPD na Europa até à evolução das leis estaduais, deve garantir que o seu software de gestão de projetos acompanha as alterações e se mantém em conformidade.

Embora seja importante manter os dados sensíveis (e quaisquer dados dos clientes) seguros e confidenciais em qualquer setor, é ainda mais importante dar prioridade a esta questão em áreas regulamentadas, como os cuidados de saúde, a indústria farmacêutica, o setor financeiro e os seguros. 

3 dicas de especialistas para manter os dados seguros no software de gestão de projetos

Compreender os tipos de soluções de gestão de projetos disponíveis pode ajudá-lo a selecionar aquela que está alinhada com os seus requisitos de segurança.

Além de tirar partido das funcionalidades de segurança oferecidas pelo software de gestão de projetos, eis algumas medidas de segurança que pode adicionar ao seu processo ou às suas operações gerais, para garantir que mantém os dados dos seus projetos seguros e protegidos e evitar expor-se a vulnerabilidades adicionais.

1. Remova os colaboradores quando saírem da organização

Esta dica parece bastante óbvia, mas nem consigo dizer-lhe quantas vezes este passo é ignorado. As únicas pessoas que devem ter acesso à ferramenta de gestão de projetos são os atuais membros da equipa do projeto.

Revogar o acesso ao e-mail de alguém quando essa pessoa sai da organização pode não ser suficiente. Se o seu antigo colaborador ou prestador de serviços souber a palavra-passe e tiver acesso ao número de telefone ou endereço de e-mail que utilizava para a autenticação de dois fatores, continua a ser possível aceder à sua ferramenta de gestão de projetos e aos dados nela armazenados.

Enquanto prestador de serviços, audito regularmente o meu acesso aos espaços de trabalho dos clientes e posso confirmar que alguns dos meus clientes não revogam o meu acesso quando o projeto termina. Quando apropriado, solicito que o meu acesso seja revogado.

2. Evite permitir que os clientes tenham acesso direto

Quanto menos pessoas tiverem acesso ao seu software, mais seguro este será. Considere utilizar software de gestão de projetos que tenha uma vista só de leitura ou outro tipo de controlo de acesso baseado em funções para clientes ou partes interessadas externas, para que não precisem de ter o seu próprio início de sessão ou, caso precisem, possam ver apenas os planos do projeto e as informações relevantes para as suas funções.

Isto permite que a equipa trabalhe de forma mais eficiente sem que os clientes andem a explorar o plano do projeto, e os clientes continuam a poder ver o progresso do projeto e o que se segue na cronologia.

3. Considere proteger os dados ou entregáveis com uma palavra-passe

Ao longo de um projeto, você e a sua equipa podem ter acesso a algumas informações confidenciais que devem ser mantidas sob sigilo.

Para partilhar estas informações de forma eficiente e segura com toda a equipa do projeto, pode anexá-las a uma tarefa no seu sistema de gestão de projetos em vez de as partilhar por e-mail. Para proteger estes dados dos clientes ou os seus entregáveis proprietários, considere utilizar uma ferramenta com funcionalidades que permitam a proteção por palavra-passe.

Isto ajudá-lo-á a limitar o acesso apenas ao público-alvo pretendido.

Dica profissional: Atualize as suas ferramentas! Os sistemas empresariais de gestão de projetos oferecem funcionalidades de segurança avançadas, garantindo que os dados sensíveis dos projetos ficam protegidos contra acessos não autorizados e potenciais violações.

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A dimensão global do mercado de ferramentas de gestão de projetos é impulsionada por uma procura crescente de ferramentas eficientes e seguras para gerir projetos.

Desde a segurança dos dados até um melhor planeamento e gestão de projetos, a comunidade The Digital Project Manager está aqui como um recurso para si. Independentemente das perguntas que tenha ou da direção em que queira desenvolver a sua carreira, aderir à subscrição do DPM ajudá-lo-á a alcançar os seus objetivos.