16 princípios fundamentais de gestão de projetos explicados
Definir primeiro os objetivos: Comece por determinar os objetivos do projeto e estabelecer uma estrutura clara. Escolha uma metodologia de gestão de projetos e defina marcos importantes antes do início do trabalho.
Criar todos os planos: Como parte do seu plano de projeto, considere vivamente criar também um plano de gestão de riscos, um plano de gestão da qualidade, um plano de gestão de alterações e um plano de comunicação.
As ferramentas de software são cruciais: A ferramenta de software de gestão de projetos adequada pode ajudar no planeamento do projeto, na atribuição de recursos e no acompanhamento do progresso. É uma ferramenta valiosa que pode ajudar o seu projeto a ser bem-sucedido.
Eis os dezasseis princípios de gestão de projetos que lhe oferecem as melhores hipóteses de sucesso. Quer esteja a começar na gestão de projetos ou já tenha alguns projetos concluídos, estes princípios promovem uma boa gestão de projetos e ajudam a garantir que não se esqueceu de nada no seu plano ou na execução do projeto.
1. Defina a estrutura do projeto
Enquanto gestor de projeto, irá determinar os objetivos do projeto e definir a sua estrutura muito antes do início da execução. Isto envolve escolher uma metodologia de gestão de projetos e definir os principais marcos.
Tal ajuda os membros da equipa do projeto e outras partes interessadas afetadas pelo projeto a compreenderem o que devem esperar e quando.
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2. Confirme o patrocinador do projeto
Uma pessoa tem de ser responsável por um projeto, pelo que este princípio envolve confirmar ou encontrar um patrocinador. Embora possa supervisionar o projeto diariamente enquanto gestor de projeto, o patrocinador é a pessoa responsável pelo projeto.
O patrocinador controla o orçamento e os colaboradores ou outros recursos de que irá precisar para alcançar os objetivos do projeto. Se o patrocinador do seu projeto não estiver definido desde o início, trabalhe com o seu gestor ou com a equipa do projeto para encontrar ou selecionar um patrocinador. Mesmo que pareça não precisar de um, poderá encontrar-se numa situação em que necessite de apoio adicional mais adiante no projeto.
3. Defina metas e objetivos claros para o projeto
Enquanto gestor de projeto, é da sua responsabilidade ser claro quanto às metas e aos objetivos que o projeto precisa de alcançar. O que é medido é gerido, por isso seja estratégico na aplicação deste princípio. Se aquilo que está a ser medido não estiver alinhado com as expectativas das partes interessadas ou com os resultados pretendidos do projeto, não terá sucesso.
Pense de forma SMART ao definir metas e alinhar os objetivos do projeto — isto significa que devem ser específicos, mensuráveis, alcançáveis, realistas e definidos no tempo. Embora uma meta ambiciosa (isto é, uma meta que está ligeiramente além daquilo que pode alcançar razoavelmente) possa ser adequada em alguns casos, é melhor prometer menos e superar as expectativas.
4. Documente todas as partes interessadas
Documentar as partes interessadas e os respetivos papéis no projeto é importante, especialmente numa agência ou noutras organizações que trabalham em projetos com clientes ou parceiros externos.
Não conheço um único gestor de projetos de uma agência que não tenha tido uma parte interessada inesperada a surgir já numa fase avançada do projeto e a fazê-lo descarrilar completamente. Desde pedir alterações a entregáveis aprovados até mudar completamente o âmbito ou o calendário do projeto, já vi de tudo.
Trabalhe com o seu cliente ou patrocinador do projeto para identificar, desde o início, todas as partes interessadas afetadas pelo projeto. Mesmo que garantam que essa pessoa será apenas um observador silencioso, não vai querer ser apanhado desprevenido.
5. Defina um calendário e uma data de conclusão do projeto
O planeamento de projetos é mais uma arte do que uma ciência exata e pode ser especialmente desafiante para principiantes.
Tem de contabilizar o tempo necessário para concluir cada tarefa, bem como outros fatores, como outros trabalhos do projeto ou prioridades concorrentes, dias de férias, dias de doença, tarefas que demoram mais tempo do que o previsto e atrasos na obtenção de aprovações, recursos ou outras necessidades.
Ao elaborar o calendário inicial, inclua alguma margem e seja um pouco pessimista. Considere definir a data de conclusão do projeto para o limite mais alargado do intervalo que estimou. Mas não seja demasiado pessimista, caso contrário correrá o risco de a sua equipa ficar sem trabalho agendado.
6. Crie um plano de projeto
Assim que tiver os seus marcos e o calendário do projeto definidos, elabore um plano detalhado. Este passo será ligeiramente diferente se estiver a gerir um projeto ágil. Nesse caso, crie um plano de sprint com a sua equipa que descreva o que espera alcançar no próximo sprint.
Para projetos em cascata ou híbridos, este passo é muito mais detalhado. Planeie exatamente o que será feito e quando, para chegar ao final do projeto. Pode atribuir tarefas a pessoas específicas (se conhecer a sua equipa de projeto) ou a funções. Isto pode incluir a definição de tarefas para um programador, um estratega de conteúdos e um designer.
7. Determine a equipa do projeto & defina as funções
Por vezes, o calendário do projeto ajuda a determinar a equipa do projeto (com base na disponibilidade) e, noutras ocasiões, o plano do projeto pode ser elaborado com base na disponibilidade de membros específicos da equipa.
Ao determinar a equipa do projeto, tenha em conta os requisitos do projeto e as competências de que a sua equipa necessitará para os cumprir. Se souber que existem lacunas entre as competências dos membros da equipa que tem e as necessárias para realizar o trabalho, não entre já em pânico — tem opções.
Pode pedir a outros membros da equipa que atuem como mentores ou pedir a outras pessoas da sua organização que disponibilizem o seu tempo e talento para o seu projeto. Se nenhuma destas opções estiver disponível, considere contratar um prestador de serviços ou outro membro temporário para colmatar quaisquer lacunas de competências.
Independentemente disso, é importante garantir que todos os membros da equipa compreendem as suas funções. Qualquer ambiguidade ou confusão pode causar problemas na entrega do projeto ou prejudicar seriamente a dinâmica da equipa. A melhor forma de o fazer é através de um quadro RACI.
Também deve criar um plano para responsabilizar as pessoas. Enquanto gestor de projeto, cabe-lhe garantir que as pessoas fazem aquilo que disseram que fariam (quando disseram que o fariam)!
8. Determine o orçamento do projeto
Seja claro quanto ao orçamento do projeto antes de iniciar qualquer trabalho e alinhe o orçamento com o calendário, para não o gastar demasiado depressa. Se estiver a trabalhar em projetos faturáveis, acompanhe atentamente os custos de mão de obra e controle-os desde cedo caso algum membro da equipa esteja a consumir horas (e orçamento) demasiado depressa.
Garantir que tem orçamento suficiente para concluir o projeto é uma competência que pode demorar muito tempo a aprender. As estimativas de projetos são simplesmente as melhores previsões possíveis do tempo e do dinheiro que um projeto exigirá.
Estabeleça como objetivo manter qualquer desvio dentro dos dez por cento — esta é uma boa forma de medir até que ponto está a definir o orçamento. Se tiver a opção de um orçamento de contingência, peça um. Trata-se de uma quantia adicional que pode acrescentar ao orçamento caso necessite dela.
Dependendo do seu termo de abertura ou contrato, poderá haver requisitos adicionais que terá de cumprir antes de poder utilizar um orçamento de contingência. Isto pode incluir a aprovação formal do cliente ou de outra parte interessada e/ou a utilização integral do orçamento normal primeiro.
9. Determine o âmbito do projeto
Enquanto gestor de projeto, uma das suas responsabilidades mais importantes é compreender o âmbito do projeto e evitar o alargamento descontrolado do âmbito. Se o âmbito do projeto tiver de mudar ao longo do projeto, não há problema. Preencha uma ordem de alteração para garantir que o novo âmbito fica documentado, acordado e é executado.
Pode ser tentador tentar fazer mais do que o previsto e impressionar o seu cliente, patrocinador do projeto ou outras partes interessadas, mas esta não é uma boa ideia. O seu papel é gerir as expectativas e garantir que o cliente ou a parte interessada recebe aquilo pelo que pagou.
Imagine que estava a vender um carro à sua parte interessada. Se o orçamento for modesto, deverá procurar um Toyota ou um Honda, não um Ferrari. O seu trabalho é encontrar o Toyota ou Honda mais agradável possível, não oferecer um Ferrari dentro do orçamento disponível. O mesmo se aplica aos projetos digitais.
Deve garantir que o seu cliente obtém o melhor resultado possível dentro do âmbito e do orçamento. Reserve o fator surpresa e encantamento para a forma como entrega os componentes ou, talvez, para uma mais-valia modesta no final.
10. Crie um plano de gestão de riscos
Tem o seu calendário, âmbito, orçamento, partes interessadas e equipa do projeto. Está tudo planeado no seu software de gestão de projetos, até ao mais ínfimo detalhe, e agora só falta executar. O que poderia correr mal? (Não responda a isso...)
É aqui que entra o seu plano de gestão de riscos. Enumere tudo o que poderia potencialmente fazer descarrilar o seu projeto. Isto pode incluir:
- Ficar sem orçamento demasiado cedo
- As partes interessadas tentarem acrescentar elementos adicionais ao âmbito
- Alteração das prioridades organizacionais
- Surgimento de uma nova tecnologia que torne o seu projeto obsoleto
- Um membro essencial da equipa precisar de muitos dias de férias ou de licença durante o projeto
- Demasiadas incógnitas que alterem, ao longo do tempo, o melhor rumo de ação para o projeto
Depois de elaborar a sua lista de riscos, trabalhe com a equipa e as partes interessadas para planear como poderá mitigá-los. Por exemplo, se estiver preocupado com o orçamento, considere reduzir as despesas iniciais ou procurar formas de trabalhar de forma mais eficiente. Se estiver preocupado com uma nova tecnologia, procure saber mais e avalie se deve avançar com o projeto agora ou esperar para ver o que acontece.
Cada abordagem pode ter vantagens e desvantagens, por isso pense no que mitiga melhor o risco. O trabalho de projeto raramente será totalmente isento de riscos, e esse não é o seu objetivo. O objetivo é eliminar ou mitigar o máximo de risco possível para aumentar as probabilidades de sucesso do projeto.
11. Crie um plano de gestão da mudança
O seu plano de gestão da mudança destina-se sobretudo às pessoas afetadas pelo seu projeto. Comece por fazer uma sessão de ideias sobre tudo o que irá mudar em resultado da conclusão do seu projeto.
Vejamos o exemplo de um novo site Web. Com um novo site Web, as pessoas responsáveis por mantê-lo atualizado terão de aprender a fazer atualizações na área de administração. E se estiver a fazer alterações, por exemplo, aos formulários de potenciais clientes ou ao local para onde são enviados, a equipa de marketing também poderá ter de aprender a utilizar os novos formulários e a saber para onde vão os dados quando um formulário é preenchido.
E os visitantes do site Web? A política de privacidade ou os termos de utilização serão diferentes? Certifique-se de que isto é mencionado no plano e comunicado com frequência. Embora muitos utilizadores fiquem entusiasmados com o novo site Web, alguns poderão mostrar resistência. Elabore um plano para lidar com essa resistência e disponibilize apoio adicional quando necessário.
12. Crie um plano de comunicação
Acredito que não há nenhuma competência de gestão de projetos mais importante do que a comunicação, e o seu plano de comunicação tem um forte impacto no desempenho do seu projeto.
Além das comunicações específicas antes, durante e depois do seu projeto para apoiar o plano de gestão da mudança, deve ter um plano para comunicar atualizações de estado, comentários e outros detalhes do projeto à sua equipa e a todas as partes interessadas afetadas pelo seu projeto.
Isto pode incluir:
- Revisões internas, reuniões de acompanhamento da equipa e reuniões individuais com os membros da equipa do projeto
- Atualizações de estado (semanais, quinzenais ou mensais)
- Revisões e aprovações por parte do cliente ou das partes interessadas
- Sessões de comentários ou reuniões de trabalho
- Comunicações de lançamento do projeto
- Planos de formação
- Retrospectivas ou análises pós-projeto
Certifique-se de que todos os membros da equipa estão ligados, bem informados e apoiados. Se as pessoas se sentirem excluídas ou não estiverem totalmente a par da situação, isso poderá ter um impacto negativo. No entanto, não passe tanto tempo em reuniões ou a comunicar em excesso que deixe de haver tempo suficiente para o trabalho do projeto.
13. Crie um plano de gestão da qualidade
Enquanto gestor de projetos, é responsável por garantir a qualidade dos seus projetos. Por isso, tal como fez para a gestão de riscos e a gestão da mudança, irá elaborar um plano de gestão da qualidade para garantir que a equipa entrega trabalho de elevada qualidade.
Como são as fases de testes e de garantia da qualidade do projeto? Qual é a referência para a aceitação e até que ponto pode esforçar-se para superar esse objetivo?
14. Concentre-se na entrega de valor
Se perguntasse a 10 (ou 100) partes interessadas diferentes como o seu gestor de projeto cria valor, obteria 10 (ou 100) respostas diferentes. Não se trata apenas dos resultados e planos do projeto. Trata-se de manter o projeto em movimento e a equipa a trabalhar bem em conjunto E a entregar resultados.
Por mais tempo que passe a analisar estratégias de gestão de projetos em manuais como o PMBOK, estes não lhe podem dizer exatamente como fazer isto, porque será diferente para cada projeto e equipa de projeto com que trabalhar.
15. Monitorizar o Progresso & o Desempenho
Os planos de projeto quase nunca são algo que possa definir e esquecer. As rondas de comentários prolongam-se. Os entregáveis precisam de ser ajustados. A equipa está a começar a ficar cansada devido a demasiadas mudanças de contexto.
Esta é uma parte do seu papel enquanto gestor de projeto — acompanhar de perto o progresso do projeto e o desempenho da equipa. Um aspeto único desta função é que, em muitas organizações, os membros da equipa de projeto não respondem perante o gestor de projeto. Por isso, quando surgem preocupações relacionadas com o desempenho, terá de trabalhar com outros líderes da organização para ajudar a resolvê-las.
16. Encerrar o Projeto & Documentar as Lições Aprendidas
Todas as coisas boas têm de chegar ao fim, e o mesmo se aplica aos seus projetos. Quando todos os entregáveis tiverem sido transmitidos e aprovados, é altura de começar a sua lista de verificação do encerramento do projeto e documentar as lições aprendidas num modelo.
A sua lista de verificação do encerramento do projeto deve incluir aspetos como garantir que as faturas finais foram enviadas, revogar o acesso a quaisquer unidades partilhadas ou programas e arquivar os projetos nas suas ferramentas de gestão de projetos. Poderá também querer enviar um inquérito de satisfação do cliente.
Para documentar as lições aprendidas, realize uma retrospetiva ou uma análise pós-projeto. Se não conseguir reunir a equipa, envie um inquérito para que a opinião de todos possa ser ouvida. As informações que obtiver aqui podem ajudar os seus próximos projetos a decorrer de forma mais tranquila e permitir corrigir lacunas nos processos.
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