Como Começar na Gestão de Projetos: 3 Dicas de Especialistas

Hoje, uma das coisas de que mais gosto é ajudar as pessoas que estão a considerar a gestão de projetos como carreira a começar ou, pelo menos, a seguir o caminho certo.

Como começar na gestão de projetos

Embora gostasse de lhe dizer que é tão simples como escolher um projeto e geri-lo, não é assim tão fácil encontrar uma função na área da gestão de projetos. Por isso, se esse for o objetivo final, eis algumas coisas que pode fazer agora para começar a conseguir o seu primeiro emprego como gestor de projetos.

1. Encontre formas de aplicar competências de gestão de projetos na sua função atual

Se alguma vez organizou uma festa de aniversário, escolheu um software pessoal de gestão de tarefas como o Todoist ou preparou uma apresentação, já fez alguma gestão de projetos. Um projeto (tal como definido pelo Instituto de Gestão de Projetos) é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado único.

Por isso, se quer ser gestor de projetos, procure formas de praticar a gestão de projetos na sua função atual. 

Por exemplo, se trabalha em marketing e a sua equipa está à procura de uma nova ferramenta de gestão de tarefas, considere oferecer-se para liderar o processo. Poderá ter a oportunidade de recolher requisitos, trabalhar com as partes interessadas para tomar uma decisão, planear a implementação da nova ferramenta na equipa e até gerir o orçamento do projeto.

Este também pode ser o momento ideal para experimentar ferramentas gratuitas. Estas plataformas disponibilizam frequentemente níveis gratuitos generosos e podem ajudar-vos, a si e aos seus colegas, a organizar, atribuir e acompanhar tarefas de forma simples. Terá uma experiência prática na gestão de projetos com ferramentas profissionais, sem qualquer investimento inicial.

Independentemente do tipo de emprego que tenha agora, é provável que exista uma oportunidade para gerir um projeto. Aproveitar estas oportunidades à medida que surgem pode ajudá-lo a desenvolver algumas competências e a avaliar se a carreira na gestão de projetos é aquilo que pretende.

2. Comece a criar uma rede de contactos com gestores de projetos bem-sucedidos

Quando está a começar na gestão de projetos, criar a sua rede de contactos pode ser útil. Comece por marcar algumas entrevistas informativas com gestores de projetos bem-sucedidos.

O seu pedido não deve exigir mais de 20-30 minutos para uma entrevista informativa. Poderá querer perguntar-lhes como entraram na gestão de projetos, que tipos de projetos gerem e de que competências precisam. Também pode pedir conselhos ou orientação sobre como entrar nesse tipo de gestão de projetos.

Não tem a certeza de que conheça alguém? Experimente utilizar o LinkedIn para procurar gestores de projetos nos setores em que poderá querer trabalhar. Não tem a certeza de que setores serão adequados para si? Reúna-se com gestores de projetos que desempenhem funções variadas.

Quase todos os setores, desde a alimentação e bebidas aos cuidados de saúde, precisam de gestores de projetos. E, uma vez que aqui nos concentramos em projetos digitais, não poderia deixar de salientar que existem projetos digitais em praticamente todos os setores.

Uma excelente forma de conhecer outros gestores de projetos é segui-los nas redes sociais ou através da subscrição do DPM, onde pode estabelecer contactos com centenas de outros gestores de projetos, participar em eventos ao vivo (ou planear o seu próprio evento) e obter acesso a recursos educativos valiosos.

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3. Invista em formação na área da gestão de projetos

Esta sugestão não significa que tenha de gastar muito dinheiro em cursos de gestão de projetos ou na preparação para uma certificação logo à partida. Considere cursos gratuitos ou de baixo custo, como o Kickoff do PMI (gratuito), os vídeos que encontra aqui mesmo no The DPM ou cursos através do LinkedIn Learning ou da Udemy.

Esta formação pretende ajudá-lo a construir uma base sólida e garantir que se sente entusiasmado com uma futura posição de gestor de projetos. À medida que cresce na sua carreira e experiência, pode continuar a investir em aprendizagem e formação adicionais ou em certificações de gestão de projetos.

A certificação CAPM (Associado Certificado em Gestão de Projetos), PMP (Profissional de Gestão de Projetos), PRINCE2 ou as certificações de gestão ágil de projetos são populares, dependendo do seu setor e da metodologia de gestão de projetos da sua empresa.

Como a maioria destas certificações exige alguma experiência, não é fundamental começar a trabalhar nelas agora, mas pode sempre consultar estas certificações de gestão de projetos para iniciantes; muitas não exigem qualquer experiência.

Pode (ou deve) aprender gestão de projetos sozinho?

Pode ser uma opinião um pouco controversa, mas acredito que, embora possa aprender sozinho para aprender gestão de projetos, não deve fazê-lo. Existem muitos gestores de projetos com anos de experiência que oferecem apoio e formação a futuros gestores de projetos.

Embora a prática leve à perfeição, faça um favor a si próprio e aprenda com os profissionais. Isso ajudá-lo-á a encurtar a curva de aprendizagem e a evitar alguns erros de principiante — aqueles que todos cometemos e que são incrivelmente dolorosos.

Por exemplo, enquanto gestor de projetos inexperiente no meu primeiro cargo numa agência, tivemos uma reunião com um cliente e alterámos ligeiramente o âmbito do projeto. Não percebi o quanto tínhamos alterado, uma vez que o diretor-geral da minha agência estava a conduzir a reunião. 

O que não fiz foi enviar um resumo da reunião com os próximos passos e emitir uma ordem de alteração para o cliente assinar. Tinha vindo de uma posição interna, e estas alterações eram bastante normais para mim, não sendo necessária documentação (ou pelo menos, sendo necessária muito menos).

Como seria de esperar de um gestor de projetos experiente, a recordação que o cliente tinha da conversa e a nossa eram bastante diferentes e, sem a documentação adequada, chegar a uma resolução foi um pouco mais complicado do que seria necessário.

Por isso, embora haja muitas coisas sobre gestão de projetos que pode aprender sozinho e venha a aprender no trabalho, considero que alguma formação formal e orientação de gestores de projetos com anos de experiência são o caminho a seguir.

O que fazer se não tiver experiência em gestão de projetos

Primeiro, como já discutimos, se já planeou uma festa de aniversário ou umas férias, tem alguma experiência em gestão de projetos ou, pelo menos, algumas competências bastante transferíveis. Mas, se não tiver experiência formal em gestão de projetos num contexto profissional, ainda pode transitar para uma função de gestão de projetos com algum planeamento cuidadoso e paixão pela profissão.

Se não teve oportunidade de se voluntariar para liderar alguns projetos na sua função atual, considere colaborar com uma organização sem fins lucrativos. Estas organizações precisam frequentemente de implementar gestão de projetos para organizações sem fins lucrativos e podem considerar deixá-lo liderar um ou dois projetos pro bono para desenvolver as suas competências e o seu portefólio de gestão de projetos.

Se decidir seguir este caminho, não há problema em pedir uma carta de recomendação ou uma recomendação no LinkedIn para partilhar, para que os potenciais empregadores possam ver como trabalha e o que aprendeu.

Outra forma de se tornar gestor de projetos sem experiência é considerar funções adjacentes à gestão de projetos. Procure cargos como coordenador de projetos, administrador ou uma função operacional de nível inicial. Este conselho destina-se a quem tem menos experiência profissional geral, uma vez que estas funções tendem a ser menos bem remuneradas do que as funções de GP.

No entanto, se tiver condições para aceitar uma redução salarial ou se estiver atualmente numa função em que recebe menos do que deveria, esta pode ser uma forma rápida de alcançar um salário mais elevado dentro de alguns anos, à medida que ganha experiência e a capacidade de iniciar com sucesso uma nova função de gestão de projetos.

Seis competências de gestão de projetos a aprender

Se quer ser gestor de projetos, terá de dominar muitas competências de gestão de projetos, desde criar planos de projeto e gerir equipas até elaborar relatórios sobre o estado do projeto e acompanhar o orçamento. Se algumas destas competências são novas para si, não se preocupe; todos fomos iniciantes em algum momento.

1. Gestão de pessoas

Os projetos são concluídos por pessoas para pessoas. Por isso, se vai ser gestor de projetos, precisa de aprender a gerir pessoas. E não, isto não se resume a distribuir trabalho e agendar revisões. Um bom gestor de projetos defende e apoia os membros da equipa e pode ajudar as partes interessadas a gerir as suas expectativas.

Por exemplo, se é um gestor de projetos que supervisiona equipas de pessoas que trabalham em vários projetos (incluindo com outros gestores de projetos), poderá ocasionalmente reparar que um membro da equipa parece invulgarmente stressado. Investiga um pouco mais para descobrir que esta pessoa está atribuída a três dos maiores projetos da empresa e que todos têm prazos na próxima semana. 

Tem trabalhado sem parar para criar os conceitos criativos necessários para cada projeto, mas consegue perceber que isso está a ter consequências. Enquanto gestor de projetos, poderá ter de intervir e ajudá-la com algumas competências de gestão do tempo, voltar a definir a prioridade de parte do trabalho ou verificar se é possível adiar um dos prazos para lhe dar um pouco mais de tempo.

Por outro lado, se tem um programador num dos seus projetos que está a ter um desempenho muito abaixo do esperado, o seu cliente e a equipa do projeto já repararam e precisa de fazer algo para resolver a situação. Poderá começar por chamar esse membro da equipa à parte e perguntar-lhe, do seu ponto de vista, o que está a acontecer. 

Talvez partilhe que tem menos experiência com este tipo de trabalho ou que o trabalho está a correr bem, mas está a ter dificuldades em comunicar com a equipa e com o patrocinador do projeto. Em qualquer dos casos, enquanto líder do projeto, precisa de utilizar as suas competências de resolução de problemas e liderança para ajudar esta pessoa a retomar o caminho certo.

2. Gestão de tarefas

Uma componente fundamental da gestão de projetos consiste em dividir um conjunto de trabalho em tarefas mais pequenas e fáceis de gerir e criar o calendário do projeto para que os membros da equipa saibam em que devem trabalhar. É necessário algum treino e competência para dividir o trabalho no conjunto certo de tarefas e subtarefas, pela ordem correta.

Por exemplo, ao gerir um projeto de um novo site, as tarefas de conceção precisam de ser divididas de forma a que o cliente ou as principais partes interessadas tenham contexto suficiente para rever as propostas visuais e dar comentários. Apresentar um subconjunto de propostas visuais demasiado pequeno pode levar a retrabalho mais tarde, à medida que estas pessoas obtêm mais contexto sobre o aspeto final do seu site.

Outra competência importante de que um gestor de projetos precisa ao atribuir tarefas é a capacidade de fornecer aos membros da equipa do projeto informação suficiente para concluírem a tarefa. No caso do nosso projeto de site, isto poderá consistir em reunir todas as diretrizes da marca, os tipos de letra preferidos e as imagens aprovadas e trabalhar com a equipa para produzir o mapa do site final e alguns modelos estruturais antes de os designers poderem iniciar as suas tarefas.

3. Gestão do orçamento

Garantir que a sua equipa cumpre as horas estimadas no plano do projeto e contabiliza todos os custos de licenciamento, hardware e software faz parte da sua descrição de funções enquanto gestor de projetos. E, embora possa parecer simples, podem surgir frequentemente necessidades inesperadas durante os projetos.

Suponhamos que está a gerir um projeto de desenvolvimento de software personalizado e que o seu designer de UI se demite quando o projeto está a um quarto do caminho. O que faz? Que impacto tem isto no orçamento do projeto?

Enquanto gestor de projetos, deverá trabalhar com a sua equipa de liderança (responsável pela UI/Operações) para determinar os próximos passos. É improvável que o trabalho possa ser completamente interrompido enquanto a sua equipa contrata um substituto.

Pode transferir a carga de trabalho para outro designer de UI ou contratar um prestador de serviços para prestar apoio entretanto (potencialmente através de software de agências de recrutamento). A segunda opção poderá ter um impacto maior no seu orçamento do que a primeira — e poderá ter de comunicar com outras pessoas da sua organização sobre a forma de o fazer.

4. Gestão de riscos

A função de um gestor de projetos é pensar em todas as coisas que podem correr mal num projeto. Ao contrário de algumas das competências técnicas que analisámos, esta pode ser mais uma competência comportamental, que se desenvolve ao longo do tempo com prática consistente.

Alguns riscos são fáceis de identificar desde o início. Questões como um cronograma demasiado ambicioso, um orçamento insuficiente ou uma má gestão de recursos podem ser óbvias até para um gestor de projetos novo e com menos experiência.

E quanto aos riscos mais subtis associados a um projeto? Questões como membros da equipa distribuídos por demasiados projetos? Sobrecarga tecnológica e lacunas de informação porque está a acompanhar o progresso e a comunicação do projeto em três aplicações diferentes? Uma parte interessada conhecida por mudar frequentemente de opinião sobre trabalho que já tinha sido aprovado? 

Estes são riscos que poderá encontrar num projeto. O tempo, a experiência e alguns colegas dispostos a servir de caixa de ressonância podem ajudá-lo a ultrapassar estes riscos ou a ser mais proativo na sua mitigação ou gestão.

5. Documentação

Manter uma boa documentação é uma parte importante de qualquer função de gestão de projetos. Um gestor de projetos de TI, por exemplo, poderá manter documentação sobre a infraestrutura do site de uma empresa e a tecnologia que esta utiliza, para que, quando chegar o momento de fazer atualizações ou melhorias, exista uma boa documentação do que foi feito e dos requisitos.

Em projetos ágeis, nos quais as pessoas são valorizadas em detrimento dos processos e a documentação tende a ser um pouco mais ligeira, ter um backlog do produto robusto, com requisitos claros, pode ajudar o proprietário do produto (com o apoio do scrum master) no aperfeiçoamento do backlog e no fluxo de trabalho associado à passagem de funcionalidades para o sprint seguinte durante uma reunião de planeamento do sprint.

Independentemente do tipo de gestor de projetos que queira tornar-se, a documentação será importante para dominar. Terá de documentar as alterações feitas ao orçamento, ao calendário ou ao âmbito, o estado atual do projeto, bem como quaisquer passos seguintes ou elementos de que necessite da parte de um cliente ou de uma parte interessada fundamental.

A documentação pode ajudar os gestores de projetos a responsabilizar os membros da equipa e as partes interessadas, e pode ajudar a equipa do projeto a lembrar-se de que decisões foram tomadas e, igualmente importante, porquê.

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6. Comunicação

Enquanto gestor de projetos, irá precisar de excelentes competências de comunicação, tanto escrita como oral. Também terá de saber que informações devem ser partilhadas com os diferentes níveis de partes interessadas.

Embora os membros da sua equipa do projeto precisem de conhecer todos os pormenores para conseguirem coordenar e concluir tarefas e projetos, o patrocinador do projeto e outros líderes seniores precisarão de uma comunicação mais abrangente e estratégica sobre o projeto geral e o seu progresso.

Por exemplo, se o projeto já tiver consumido 27% do seu orçamento, mas estiver apenas cerca de 13% concluído, terá de comunicar esta situação à sua equipa do projeto para verificar se há algo que possa ajustar, de modo a voltar ao bom caminho e concluir o projeto dentro do orçamento atribuído.

Mas, quando se trata das partes interessadas do projeto e do patrocinador executivo, a conversa terá de ser diferente. Neste caso, poderá destacar o impacto comercial e o que levou a que o orçamento fosse gasto mais rapidamente do que o trabalho estava a ser concluído.

Poderá também querer participar nesta conversa com um plano de gestão do projeto revisto e soluções propostas.

Quatro livros de gestão de projetos que deve ler

Se ainda estiver a fazer alguma pesquisa sobre a carreira na gestão de projetos, eis alguns livros de gestão de projetos para iniciantes que poderá considerar adicionar à sua lista de leitura:

1. Gestão de projetos para o gestor de projetos não oficial: um título FranklinCovey: Esta é uma excelente leitura para qualquer pessoa que esteja a explorar a gestão de projetos ou a quem tenha sido atribuída a tarefa de gerir projetos sem ter o título ou a certificação de gestor de projetos.
2. Guia PMBOK, 7.ª edição: Se está a considerar obter a certificação CAPM ou PMP, o Guia PMBOK deve estar na sua lista de leitura, uma vez que precisará dele para se preparar para o exame e aprender a forma da PMI de gerir projetos.
3. Fazer ágil corretamente: Se a sua organização ou área de interesse envolve a gestão de projetos utilizando uma metodologia ágil, este livro de gestão de projetos ágeis é uma leitura obrigatória para se familiarizar com os meandros de uma gestão de projetos ágil bem executada.
4. O percurso da gestão de projetos: o seu projeto de 90 dias, de Jeremiah R. Hammon, Jr., PMP: Este livro de gestão de projetos não é apenas uma boa leitura, mas: “O percurso da gestão de projetos não é apenas um livro; é uma jornada transformadora que o transformará num participante ativo do seu próprio sucesso. Quer seja iniciante ou esteja à procura de levar as suas competências de gestão de projetos para o nível seguinte, este livro de exercícios interativo de alto desempenho é o seu guia definitivo.”

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Tornar-se gestor de projetos exige muito trabalho, mas traz grandes recompensas

Qualquer mudança de carreira pode ser um desafio, mas, uma vez que a gestão de projetos abrange tantas áreas de um trabalho, desde o planeamento financeiro à comunicação eficaz e até ao pensamento estratégico, pode ser particularmente desafiante.

Também terá de utilizar muitas ferramentas com as quais poderá não estar familiarizado, como software de gestão de projetos, folhas de cálculo de estimativas e até atualizações de estado e diferentes tipos de relatórios. Estas ferramentas podem estar integradas nas suas ferramentas ou existir separadamente no Excel ou no Google Drive.

Mas este trabalho árduo compensará, e será recompensado com uma carreira duradoura e uma remuneração competitiva. Os gestores de projetos experientes (especialmente aqueles com graus académicos e certificações avançadas em gestão de projetos, como um mestrado em gestão de projetos) podem facilmente auferir um salário de gestor de projetos de seis dígitos em muitas partes do mundo.