Proces ustalania priorytetów projektowych: 5 kluczowych kroków

Proces ten jest również znany jako planowanie potencjału, zarządzanie obciążeniem pracą lub optymalizacja zasobów. Jego celem jest zapewnienie wysokiej jakości rezultatu poprzez najbardziej efektywne i opłacalne wykorzystanie dostępnych zasobów, w oparciu o poziom priorytetu.

Gdy zasoby są ograniczone, planowanie potencjału i ustalanie priorytetów pomagają zmaksymalizować produktywność oraz uniknąć wypalenia zawodowego. Przydzielając więcej osób, pieniędzy lub sprzętu do pilnych projektów albo projektów o wysokiej stawce, a mniej do działań o mniejszym znaczeniu, możesz zadbać o to, aby najpilniejsze potrzeby zostały zaspokojone w pierwszej kolejności, a także najlepiej wykorzystać czas, umiejętności, sprzęt i budżet.

W Twojej firmie może pracować osoba pełniąca funkcję związaną z zarządzaniem zasobami (np. menedżer zasobów), z którą kierownicy projektów współpracują przy rozwiązywaniu konfliktów i ustalaniu priorytetów. Taka osoba jest również pomocna w prognozowaniu zapotrzebowania na zasoby od samego początku oraz w zapewnianiu całościowego obrazu wszystkich projektów, co pomaga uniknąć ograniczeń zasobów.

Jak ustalać priorytety zasobów?

Optymalizacja zasobów i ustalanie priorytetów pomagają zespołowi zdecydować, które projekty i inicjatywy wymagają największej uwagi oraz kto powinien zajmować się poszczególnymi zadaniami. Oto kroki, które należy podjąć, aby przeprowadzić ten proces:

1. Sprawdź aktualny status projektu: Zbierz od członków zespołu informacje o postępach w projekcie oraz zidentyfikuj wąskie gardła w projekcie lub zadania powodujące opóźnienia.
2. Wymień zadania i zasoby: Zapisz wszystkie zadania dla każdego projektu, uwzględniając terminy i zależności. Następnie utwórz listę dostępnych zasobów: członków zespołu, narzędzi, budżetu i czasu.
3. Uszereguj zadania według pilności i wpływu: Określ, które zadania są najpilniejsze na podstawie terminów, i oceń wpływ każdego zadania na powodzenie projektu.
4. Dopasuj zasoby do zadań o wysokim priorytecie: Zidentyfikuj najbardziej efektywny zasób odpowiedni do realizacji zadań o wysokim priorytecie i przenieś zasoby z zadań o niższym priorytecie do zadań bardziej krytycznych.
5. Stosuj wizualne ustalanie priorytetów: Utwórz wykres, listę na tablicy lub arkusz kalkulacyjny, aby uporządkować priorytety, a następnie oznacz zadania kolorami (np. czerwonym dla zadań o wysokim priorytecie, żółtym dla średniego i zielonym dla niskiego).
6. Przekaż zespołowi informacje o priorytetach: Zorganizuj spotkanie, aby wyjaśnić zmiany priorytetów i przydziału zasobów, oraz zbierz opinie, aby upewnić się, że żadne ważne zadania ani zasoby nie zostały pominięte.
7. Monitoruj sytuację i w razie potrzeby wprowadzaj zmiany: Regularnie sprawdzaj postępy, aby śledzić je ręcznie, i zmieniaj przydział zasobów, jeśli zmienią się wymagania projektu lub po ukończeniu zadań.

Poniższy przykład pokazuje, jak można ręcznie ponownie ustalać priorytety zasobów, aby skupić się na pilnych terminach, dopilnować realizacji pozostałych zadań i uniknąć zagrożenia dla powodzenia projektu.

Przykład

Twoja agencja cyfrowa realizuje jednocześnie dwa projekty:

1. Uruchomienie platformy e-commerce: Na platformę trzeba wgrać końcową zawartość i przeprowadzić optymalizację SEO.
2. Kampania w mediach społecznościowych: Kampania promująca nową platformę ma zbliżający się termin uruchomienia, ale materiały wizualne i treść reklam wciąż wymagają ukończenia.

Oto kroki, które możesz podjąć:

1. Sporządź listę zadań: Dokończ wgrywanie zawartości, optymalizację SEO, materiały wizualne oraz treść reklam.
2. Uszereguj zadania według priorytetu: Kampania w mediach społecznościowych jest pilna, natomiast zadania związane z SEO można dokończyć później.
3. Przydziel zasoby ponownie: Przenieś odpowiednich członków zespołu do pilniejszych zadań.
4. Monitoruj postępy: Regularnie sprawdzaj realizację zadań i informuj klienta o postępach.

Narzędzia do ustalania priorytetów zasobów

Odpowiednie narzędzia do zarządzania projektami oraz oprogramowanie do zarządzania zasobami i planowania mogą znacznie ułatwić ustalanie priorytetów zasobów. Zapewniają strukturę i dają wszystkim członkom zespołu oraz interesariuszom wgląd w ograniczenia dostępnych mocy przerobowych, konflikty związane z priorytetami projektów i przeciążenie zasobów.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Narzędzia do zarządzania projektami

Obejmuje to narzędzia takie jak Jira, Asana, Trello i monday.com. 

Co robią: 

• Tworzą widoki priorytetów zasobów na poziomie projektu lub członka zespołu
• Dodają niestandardowe pola lub tagi, które pomagają organizować zadania o wyższym priorytecie
• Pokazują ścieżki krytyczne projektów, aby pomóc w ustalaniu priorytetów właściwych projektów i zadań

Oprogramowanie do planowania zasobów

Obejmuje to narzędzia takie jak Float, Wrike, Smartsheet i Resource Guru. 

Co robią:

• Efektywnie przydzielają i ponownie przydzielają wszystkie rodzaje zasobów, oferując takie funkcje jak przeciąganie i upuszczanie oraz automatyczne alerty, gdy zasoby są wykorzystywane ponad swoją dostępność.
• Dostosowują dostępność i przepływy pracy do różnych rodzajów zasobów na poziomie firmy
• Pomagają prognozować realizowane i nadchodzące projekty, dzięki czemu występuje mniej konfliktów dotyczących zasobów
• Umożliwiają jednoczesną pracę wielu użytkowników, dzięki czemu wszyscy kierownicy projektów lub zasobów wiedzą o zmianach w harmonogramach
• Integrują się z istniejącymi narzędziami do zarządzania projektami, pomagając w ustalaniu priorytetów oraz analizowaniu i łączeniu wskaźników i danych na potrzeby podejmowania decyzji
• Oferują szablony planowania zasobów, które mogą zaoszczędzić czas, zapewniając punkt wyjścia dla planu, który można dostosować i na którym można dalej pracować

Najlepsze praktyki ustalania priorytetów zasobów

Oto moje wskazówki dotyczące ustalania priorytetów zasobów.

Wyjdź poza zasoby ludzkie

Zasoby nie zawsze oznaczają tylko ludzi. Określając dostępne zasoby, uwzględnij wszystkie ich rodzaje, w tym:

• Czas: Ile czasu potrzeba na pojedyncze działania, realizację całego projektu i wykonanie konkretnych zadań?
• Budżet: Czy ogranicza Cię finansowanie dostępne na konkretne działania? Czy możesz zwiększyć budżet, aby zaangażować więcej osób w działanie o ustalonym priorytecie?
• Ludzie: Czy Twój zespół ma wymagane umiejętności? Czy możesz zaangażować osoby z innych projektów, aby zaspokoić pilną potrzebę w innym projekcie?
• Narzędzia: Czy narzędzie może pomóc sprawniej realizować działania lub wesprzeć członków zespołu w wykonywaniu ich zadań?

Stosuj wizualne ustalanie priorytetów

Utwórz macierz priorytetów, wykres, listę na tablicy lub arkusz kalkulacyjny, aby uporządkować priorytety, i oznaczaj zadania kolorami (np. czerwonym dla wysokiego priorytetu, żółtym dla średniego i zielonym dla niskiego). Narzędzia do zarządzania projektami zazwyczaj pozwalają przypisać priorytet za pomocą oznaczonych kolorami tagów na każdej karcie zadania.

Zmapuj swoje zasoby

Wymień wszystkie dostępne zasoby, w tym członków zespołu, oprogramowanie, narzędzia i budżety. Następnie dopasuj zadania do zasobów, porównując potrzeby z dostępnością w tym samym arkuszu kalkulacyjnym. Oceń, jak każde zadanie wpisuje się w cele strategiczne i bieżące potrzeby, oraz ustal priorytety zadań, które zapewniają wysoki zwrot z włożonego wysiłku.

Uwzględnij ograniczenia czasowe

Użyj kalendarza lub harmonogramu projektu, aby wymienić terminy każdego zadania, i wyróżnij pilne lub nieprzesuwalne terminy za pomocą systemu oznaczania kolorami. Planowanie wstecz lub według harmonogramu ustalanego od terminu końcowego jest często pomijane, ale to świetna, tradycyjna technika zarządzania projektami. Pracuj od terminu końcowego do chwili obecnej, po drodze identyfikując problemy, takie jak nakładanie się zasobów lub przeciążenie jednego zasobu.

Zoptymalizuj koszty

Nie chcesz zacząć przesuwać elementów bez uwzględnienia kosztów. W wielu przypadkach budżet projektu został opracowany z uwzględnieniem ryzyka i rezerwy, więc prawdopodobnie masz sporo swobody działania podczas ustalania nowych priorytetów. 

Z drugiej strony, jeśli masz ograniczony budżet, możesz potrzebować uzyskać dodatkowe finansowanie od klienta lub zgodę wewnętrznych decydentów na przekroczenie budżetu bez przenoszenia tych dodatkowych kosztów na klienta.

Oblicz koszty różnych opcji (np. czasu, narzędzi i pracy) dla każdego zadania, a następnie wybierz najbardziej efektywną opcję, która spełnia standardy jakości i mieści się w budżecie, którym dysponujesz.

Typowe wyzwania

Prawdopodobnie napotkasz konflikty w projektach, nakładające się terminy i niedobory zasobów. Jeśli nie ustalisz właściwych priorytetów dla zasobów, ryzykujesz opóźnienia, przekroczenie budżetów i nadmierne obciążenie zespołu.

1. Nadmierne obciążanie zasobów

Praca niskiej jakości i niedotrzymywanie terminów z powodu wypalonych i nadmiernie obciążonych zasobów prowadzą do niskiego morale zespołu i wysokiej rotacji. Te ambitne oczekiwania są często nakładane na zasoby z powodu braku odpowiedniego prognozowania i widoczności w zakresie przydzielania zasobów. 

Wskazówki, jak tego uniknąć:

• Korzystaj z narzędzi do zarządzania projektami, aby widzieć ścieżki krytyczne i poziomy priorytetów projektów lub programów w jednym widoku.
• Ustal jasne limity przepustowości i realistyczne oczekiwania podczas planowania zasobów w krótkiej i długiej perspektywie.
• Rezerwa, rezerwa, rezerwa! Rezerwa w zarządzaniu projektami to dobrze strzeżony sekret. Zawsze ją uwzględniaj. Nigdy nikomu nie mów, jak dużą masz rezerwę, aby częściej wychodzić na swoje.

2. Brak regularnej ponownej oceny

Gdy wejdziesz w rytm i nastawienie na realizację projektu, pamiętaj o uwzględnieniu zmian w zakresie projektu lub celach. Nieustannie oceniaj, co powinno być priorytetem dla zespołu, aby uniknąć niezgodnych ze sobą priorytetów, pomijania zadań wrażliwych na czas i marnowania wysiłku.

Wskazówki, jak tego uniknąć:

• Planuj regularne spotkania kontrolne.
• Korzystaj z wizualizacji, które zespół może przeglądać i wykorzystywać, aby trzymać się planu, gdy priorytety się zmieniają.

3. Ignorowanie opinii zespołu

Członkowie zespołu są w najlepszej pozycji, aby przekazywać opinie. Słuchanie opinii pozwala Tobie i Twojej firmie zidentyfikować obszary wymagające zmian, aby usprawnić proces oraz zwiększyć satysfakcję zespołu i klienta.

Wskazówki, jak tego uniknąć:

• Wspieraj otwartą komunikację i zachęcaj członków zespołu do dzielenia się obawami dotyczącymi obciążenia pracą oraz sugestiami. Informuj zespół o tym, jak jego opinie wpłynęły na zmiany w przydziale zasobów, aby jego członkowie czuli, że zostali wysłuchani.
• Korzystaj z anonimowych ankiet lub spotkań zespołu, aby zbierać szczere opinie na temat przydzielania zadań.
• Szybko reaguj na opinie, przenosząc zadania lub dodając zasoby do kluczowych obszarów.

Dołącz, aby uzyskać więcej informacji na temat zarządzania zasobami

Chcesz nawiązać kontakt z innymi kierownikami projektów cyfrowych, aby dzielić się zasobami i najlepszymi praktykami? Dołącz do naszej społeczności członkowskiej i uzyskaj dostęp do ponad 100 szablonów, próbek i przykładów oraz nawiąż kontakt z setkami innych kierowników projektów cyfrowych na Slacku.