Jak używać Smartsheet do zarządzania projektami w 2026 roku
Czy kiedykolwiek poproszono Cię o utworzenie planu projektu dla nowego projektu w mniej niż 30 minut? A co w sytuacji, gdy prośba pochodzi od dyrektora najwyższego szczebla i jest 16:30 w piątek? Mnie się to zdarzyło. Choć taka prośba zatrzymałaby większość kierowników projektów, ruszyłem do działania, ponieważ wiedziałem, że mam do dyspozycji najlepsze w swojej klasie narzędzia.
Zaspokoiłem tę potrzebę, korzystając ze Smartsheet do zarządzania projektem i wykorzystując zaawansowane narzędzia do planowania, które stanowią podstawę platformy Smartsheet. Na szczęście osoba składająca prośbę o przygotowanie tego planu projektu miała opis zadań oraz terminów, w których oczekiwała ich realizacji.
Mając te informacje, mogłem w Smartsheet utworzyć plan projektu zawierający zadania, osoby odpowiedzialne oraz daty rozpoczęcia i zakończenia każdego zadania w mniej niż piętnaście minut. Uff! Mój weekend mógł rozpocząć się zgodnie z planem.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Smartsheet jest łatwy w użyciu i przystępny dla początkujących, a jednocześnie można go skalować do potrzeb platform do zarządzania projektami w przedsiębiorstwach. Jeśli potrafisz obsługiwać arkusz kalkulacyjny, możesz korzystać ze Smartsheet. Na tym polega jego piękno — jest bardzo prosty i łatwy w użyciu, nawet dla osób, które nie są kierownikami projektów.
Osobiście korzystałem ze Smartsheet do wszystkiego — od planowania wyprawy na kemping po zarządzanie portfelem PMO i wszystkiego pomiędzy. Smartsheet jest moim podstawowym narzędziem do planowania i zarządzania projektami, ponieważ po opanowaniu jego obsługi jest naprawdę wyjątkowo łatwy.
W tym artykule omówimy, jak używać Smartsheet do zarządzania projektami, przechodząc przez każdy etap cyklu życia predykcyjnego zarządzania projektem. Podzielę się również eksperckimi wskazówkami, które pomogą w pełni wykorzystać możliwości Smartsheet.
Potrzebujesz przed rozpoczęciem kilku podstawowych informacji? Zobacz: Czym jest oprogramowanie do zarządzania projektami?
Jak zarządzać projektami za pomocą Smartsheet
Smartsheet to narzędzie, którego można używać do zarządzania projektem, pomagające planować, organizować i śledzić postępy projektu w całym cyklu życia projektu. Oferuje różnorodne funkcje i narzędzia, które można wykorzystać do utworzenia planu projektu, przydzielania zadań i zasobów, śledzenia postępów projektu oraz komunikowania się z członkami zespołu.
Cykl życia zarządzania projektem odnosi się do różnych faz, przez które przechodzi projekt — od jego rozpoczęcia do ukończenia. Fazy te (szczególnie w przypadku projektu typu predykcyjnego) zazwyczaj obejmują rozpoczęcie, planowanie, realizację, monitorowanie i kontrolowanie oraz zamknięcie.
Dokładna liczba i charakter tych faz mogą się różnić w zależności od konkretnego projektu oraz stosowanej metodyki zarządzania projektem.
Wielu kierowników projektów prowadzonych w sposób predykcyjny tradycyjnie korzystało z programu Microsoft Project lub innych aplikacji do zarządzania projektami i zasobami jako podstawowych narzędzi do zarządzania projektami.
Z mojego doświadczenia wynika, że Smartsheet jest łatwiejszym w użyciu i bardziej przystępnym wyborem niż Microsoft Project podczas porównywania oprogramowania do zarządzania projektami. W przypadku projektu adaptacyjnego zazwyczaj sięgam po Jira Software i Jira Work Management. Lub przynajmniej po oprogramowanie do zarządzania projektami z integracją z Jira.
Aby używać Smartsheet do zarządzania projektem, najpierw należy utworzyć plan projektu, który przedstawia różne zadania i kamienie milowe związane z projektem, a także wszelkie zależności i ograniczenia. Następnie można użyć tego narzędzia do przydzielania zadań członkom zespołu, ustalania terminów i śledzenia postępów każdego zadania.
Użytkownicy zaznajomieni z zarządzaniem projektami w Excelu lub podobnych narzędziach arkuszowych będą czuć się bardzo swobodnie, korzystając ze Smartsheet dzięki podobnym interfejsom.
Smartsheet jest naturalnym przejściem z Excela. Jest bardziej przyjazny dla użytkownika, ale nadal ma ten sam znajomy interfejs, dzięki któremu wdrożenie jest łatwe.
Smartsheet oferuje również funkcje umożliwiające monitorowanie i kontrolowanie projektu, takie jak możliwość tworzenia niestandardowych raportów i pulpitów nawigacyjnych, a także konfigurowania alertów i powiadomień, aby informować Cię o wszelkich zmianach lub problemach. Ponadto narzędzie umożliwia współpracę z członkami zespołu i interesariuszami oraz udostępnianie im aktualizacji i raportów z postępów.
Ogólnie rzecz biorąc, Smartsheet może być cennym narzędziem do zarządzania projektem, pomagającym planować, organizować i śledzić postępy projektu, a także ułatwiającym komunikację i współpracę między członkami zespołu.
Jeśli brzmi to jak coś, co mogłoby pomóc Ci w pracy, czytaj dalej, ponieważ omawiamy szczegółowo każdą fazę i pokazujemy, jak wykorzystać Smartsheet, aby stać się lepszym i skuteczniejszym kierownikiem projektu.
Praktyczna wskazówka: Wybierając narzędzie, warto porównać rodzaje rozwiązań do zarządzania projektami dostępnych na rynku.
Inicjowanie
Inicjowanie projektu to pierwsza faza projektu, w której definiuje się ogólne cele i założenia projektu oraz opracowuje plan ramowy ich osiągnięcia. Na tym etapie tworzony jest zespół projektowy i definiowany jest zakres projektu.
Inicjowanie projektu zaczyna się od samego początku — w momencie, gdy kierownik projektu, lider biura zarządzania projektami (PMO) lub sponsor projektu po raz pierwszy opracowuje pomysł na projekt i chce rozpocząć jego realizację. Dzieje się to przed stworzeniem planu projektu i zanim wiemy, co właściwie będziemy robić.
Jako kierownik projektu i lider kierowników projektów uważam, że bardzo ważne jest uzyskanie od interesariuszy lub osób zgłaszających projekt informacji na jego temat już na etapie inicjowania.
Aby ustandaryzować ten proces, korzystam z formularzy Smartsheet do zbierania informacji o projekcie bezpośrednio od sponsora projektu. Zbieram informacje o osobie zgłaszającej, wymaganiach projektu, a także o tym, kto powinien być zaangażowany, co wydarzyło się wcześniej itd.
Gdy sponsor projektu prześle wszystkie te informacje za pośrednictwem mojego formularza Smartsheet, otrzymuję powiadomienie e-mail identyfikujące nowe zgłoszenie, a zespół może rozpocząć jego analizę i umówić spotkanie z osobą zgłaszającą, aby omówić formularz przyjęcia projektu i rozpocząć planowanie.
Planowanie
To moment, w którym zespół spotyka się, aby przeanalizować pytania typu „jak możemy to zrobić?”, tak aby osiągnąć cele projektu. W wielu przypadkach właśnie wtedy omawia się i ustala warsztaty, dyskusje, zbieranie wymagań oraz architekturę.
Aby wykorzystać Smartsheet do planowania projektu, najpierw utwórz nowy arkusz i dodaj niezbędne kolumny do rejestrowania informacji o projekcie, takich jak jego nazwa, zadania wysokiego poziomu, daty rozpoczęcia i zakończenia oraz członkowie zespołu odpowiedzialni za poszczególne zadania lub sekcje.
Możesz również dodawać notatki do śledzenia kluczowych kamieni milowych projektu i zależności. Struktury podziału pracy (WBS) można łatwo tworzyć w Smartsheet za pomocą wbudowanych opcji hierarchii, w tym dodawać zależności i zadania poprzedzające na wielu poziomach.
Gdy masz już podstawy planu w Smartsheet, zaproś członków zespołu projektowego do arkusza, aby mogli współtworzyć plan projektu i współpracować nad nim. Dzięki Smartsheet członkowie zespołu mogą łatwo dodawać, aktualizować i śledzić postępy zadań oraz kamieni milowych, a także być na bieżąco ze zmianami w planie projektu.
Poproś zespół o przejście przez każdy element planu i dodanie komentarzy, aby upewnić się, że uwzględniliście wszystkie znane informacje o projekcie, a plan jest aktualny.
Po ukończeniu planu projektu możesz użyć widoku wykresu Gantta w Smartsheet, aby zwizualizować harmonogram projektu i zobaczyć, jak poszczególne zadania i kamienie milowe łączą się ze sobą. Może to pomóc zespołowi zidentyfikować potencjalne zagrożenia i problemy tak wcześnie, jak to możliwe.
Realizacja
Oprócz pomocy w rozpoczęciu projektu Smartsheet można również wykorzystywać przez cały cykl życia projektu do zarządzania zadaniami i elementami dostarczanymi oraz śledzenia ich postępów, komunikowania się z członkami zespołu i podejmowania decyzji opartych na danych.
Oto kilka konkretnych sposobów wykorzystania Smartsheet na etapie realizacji projektu:
- Tworzenie harmonogramu projektu oraz śledzenie postępów zadań i kamieni milowych
- Zarządzanie zadaniami, przydzielanie zadań i ustalanie terminów dla członków zespołu
- Korzystanie z wbudowanej funkcji wykresu Gantta w celu wizualizacji harmonogramu projektu i zależności między zadaniami
- Korzystanie z formatowania warunkowego w celu wyróżnienia elementów, których terminy już minęły lub wkrótce miną, aby zwrócić na nie uwagę, zanim zbyt mocno przekroczą docelowy termin
- Korzystanie z narzędzi do współpracy w czasie rzeczywistym, aby umożliwić członkom zespołu wspólną pracę
Monitorowanie i kontrola
Jako narzędzie do zarządzania projektami Smartsheet oferuje funkcje i możliwości, które mogą pomóc kierownikom projektów i zespołom monitorować projekty oraz sprawować nad nimi kontrolę. Oczywiście projekty można śledzić w czasie, uwzględniając zadania, statusy, kamienie milowe i wiele innych elementów.
Na tym etapie ważniejsze są jednak narzędzia dostępne dla kierowników projektów, które pozwalają śledzić wszystko, co dzieje się w projekcie, i upewnić się, że wszyscy na bieżąco kontrolują to, co się wydarzyło i co nastąpi.
Raportowanie jest kluczowym elementem monitorowania i kontroli każdego projektu. Smartsheet pomaga kierownikom projektów ograniczyć dużą część ręcznej, powtarzalnej pracy związanej z raportowaniem dzięki wbudowanym pulpitom nawigacyjnym, polom podsumowań i raportom.
Raporty można tworzyć na podstawie wielu arkuszy, co dodatkowo pomaga kierownikom projektów zarządzać wieloma projektami lub wieloma częściami większego projektu.
Inną funkcją, z której bardzo lubię korzystać w Smartsheet w obszarze monitorowania i kontroli projektu, jest automatyzacja przepływu pracy, a konkretnie możliwość, dzięki której Smartsheet może cyklicznie prosić odpowiednie osoby o aktualizacje dotyczące otwartych lub zaległych elementów, bez konieczności zauważania tego przeze mnie i osobistego ponaglania tych osób.
Często korzystam również z automatycznych alertów w projektach, aby mieć pewność, że nikt nie zmienia rzeczy zbyt znacząco bez mojej wiedzy oraz że elementy nie są zamykane przedwcześnie (czytaj: nie znikają z mojego radaru).
Automatyczne powiadomienia i przepływy pracy uruchamiane przez wyzwalacze są kluczowe dla monitorowania tego, co dzieje się w moich projektach i co się w nich zmieniło. Potraktuj to jako mały proces przeglądowy realizowany przez Ciebie jako kierownika projektu!
Zamknięcie projektu
Gdy dojdziesz do zamknięcia projektu, możesz pomyśleć, że Twoja praca dobiegła końca — nic bardziej mylnego! Twoja praca na etapie zamknięcia ma ogromne znaczenie dla sukcesu bieżącego projektu oraz przyszłego sukcesu Twojego i zespołu realizującego projekt.
Kluczowe jest tutaj zapisanie wniosków wyciągniętych z projektu i dopilnowanie, aby wszystko zostało prawidłowo zamknięte. W Smartsheet oznacza to dopięcie wszystkich szczegółów, gdy zbliżasz się do końca współpracy.
Gdy przechodzisz do etapu wygaszania projektu, przejrzyj plan projektu i wspólnie z zespołem zdecyduj, czy osiągnięto zamierzone rezultaty. Jeśli tak, nadszedł czas na zamknięcie pozostałych elementów i zastanowienie się, co można było zrobić inaczej, aby osiągnąć szybszy lub lepszy rezultat.
Ten proces nie służy wyłącznie odhaczeniu projektu jako ukończonego — pomaga również zespołowi uzyskać poczucie zamknięcia i satysfakcji z wykonanej pracy. Jeśli pozostanie niezrealizowany, ludzie mogą pomyśleć, że przyszłe inicjatywy mogą po prostu wygasnąć i że można wycofać się przed formalnym zakończeniem… oj.
Wykorzystaj Smartsheet do zapisywania wniosków wyciągniętych z projektu. Niektóre zespoły wypełniają również listę kontrolną zamknięcia projektu, w której każdy element jest opisany i oficjalnie oznaczony jako zatwierdzony przez wyznaczoną osobę zatwierdzającą. Gdy wszystko zostanie uporządkowane, nie zapomnij świętować razem z zespołem!
9 eksperckich porad i wskazówek
Na podstawie moich doświadczeń z wykorzystywaniem Smartsheet do zarządzania projektami wyłoniło się kilka kluczowych porad i wskazówek, które stały się powszechną praktyką w mojej pracy i pracy moich zespołów.
Oto kilka eksperckich porad dotyczących korzystania ze Smartsheet do zarządzania projektami:
- Uspokój obawy każdego członka kadry kierowniczej, który chce zobaczyć plan projektu z wykresem Gantta. Użyj widoku Gantta, aby zobaczyć oś czasu projektu i łatwo udostępnić ją interesariuszom. Często członkowie kadry kierowniczej proszą mnie o plany projektów, ponieważ obawiają się o ich przebieg. W większości przypadków chcą po prostu zobaczyć wykres Gantta. Udostępniając arkusz członkowi kadry kierowniczej, pamiętaj, aby domyślnie włączyć widok wykresu Gantta!
- Porozumiewaj się z różnymi zespołami za pomocą kalendarza. Wiele zespołów korzysta z kalendarzy, aby organizować swoją pracę. Użyj widoku kalendarza w Smartsheet, aby dostosować się do sposobu pracy tych zespołów i pomóc im odnieść wrażenie, że masz wszystko pod kontrolą. Jedną z moich ulubionych funkcji Smartsheet jest przekształcanie terminów zadań w kalendarz, który inni mogą subskrybować! Korzystałem z tej funkcji przy różnego rodzaju harmonogramach, w tym dodając pozycje z sylabusa kursu do mojego osobistego kalendarza.
- Używaj tablicy Kanban lub metodologii planowania Kanban z zespołami, które często pracują w Trello lub Jira. Smartsheet pozwala na inny rodzaj i poziom planowania niż Jira, ale niektóre zespoły nadal chcą pracować z kartami, dlatego Smartsheet oferuje konfigurowalny widok tablicy Kanban.
- Zbieraj dane od każdego za pomocą formularzy Smartsheet. Korzystałem z formularzy w projektach skierowanych do klientów, inicjatywach związanych z operacjami wewnętrznymi, procesach zatwierdzania i nie tylko. Korzystanie z formularzy to doskonały sposób na zbieranie danych u źródła, a następnie automatyzowanie kolejnych działań.
- Miej kontrolę nad wszystkim, co dzieje się w arkuszu projektu, korzystając z dziennika aktywności. Nie potrafię opisać, jak frustrujące jest to, że nie wiadomo, co się zmieniło ani kto wprowadził daną zmianę. Dziennik aktywności rejestruje wszystkie zmiany wraz z informacją o osobie, która ich dokonała, zakresie zmian, czasie ich wprowadzenia itd.
- Realizujesz z czasem podobne projekty? Użyj funkcji Szablony w Smartsheet, aby oszczędzać czas i ograniczyć powtarzalne zadania, rozpoczynając projekty od gotowych szablonów zamiast tworzyć nowy arkusz lub projekt od podstaw. Nie musisz ograniczać się do wbudowanych szablonów — możesz tworzyć własne!
- Wykorzystuj integracje Smartsheet. Jeśli pracujesz z zespołami, które korzystają głównie z innych narzędzi, lub jeśli rozpocząłeś automatyzowanie swojego przepływu pracy, zastanów się, które integracje Smartsheet mogą ułatwić Ci życie. Pobierasz dane z innego źródła do Smartsheet? Zbuduj do tego integrację. Osobiście zintegrowałem Smartsheet z Google Sheets, Microsoft Excel, PowerBI, Salesforce, Microsoft Teams i Atlassian Jira.
- Jeśli po drodze utkniesz, Smartsheet ma w Internecie ogromną ilość zasobów i samouczków, a także webinary dotyczące wielu różnych tematów i przypadków użycia. Zwykle korzystam z Google, aby znaleźć dokładnie to, czego szukam, a mój problem często zostaje rozwiązany w ciągu kilku minut. Dowiedz się więcej w bazie wiedzy Smartsheet.
Zdobądź Smartsheet!
W tym artykule przedstawiliśmy kilka wskazówek i trików dotyczących korzystania z oprogramowania do zarządzania projektami. Ale na tym nie kończ — eksperymentuj i sprawdź, co najlepiej działa w Twoim przypadku.
Wspaniałą cechą Smartsheet jest jego elastyczność: możesz dostosować go do swoich potrzeb. Wykazuj się kreatywnością i sprawdź, jak możesz wykorzystać to potężne narzędzie, aby usprawnić realizację swoich projektów. Jeśli całkowicie zagłębisz się w Smartsheet, możesz nawet rozważyć uzyskanie certyfikatu Smartsheet!
Jak zamierzasz wykorzystać Smartsheet w swoim następnym projekcie? Daj mi znać w komentarzach poniżej i nie zapomnij zasubskrybować The Digital Project Manager, aby być na bieżąco ze wskazówkami, trikami i trendami, które ułatwią Ci pracę!
