Jak stworzyć plan komunikacji projektu [+ szablon]
Wszyscy na tej samej stronie: Plan komunikacji określa metody, częstotliwość i kanały wymiany informacji między zespołami projektowymi a interesariuszami, co zapewni wszystkim zaangażowanym osobom zgodność działań i jasne oczekiwania.
Harmonia z planowaniem projektu: Tworzenie planu komunikacji idzie w parze z planowaniem projektu, dzięki czemu można z wyprzedzeniem podejmować decyzje dotyczące sposobu udostępniania informacji, zamiast przekazywać pilne informacje w niewłaściwy sposób z powodu braku opracowanego planu.
Na ratunek przychodzą szablony: Zamiast tworzyć plan komunikacji projektu od podstaw, pobierz nasz szablon, aby przyspieszyć ten proces, albo po prostu skopiuj i wklej treść z istniejącego projektu, a następnie edytuj ją w razie potrzeby.
Plan komunikacji w projekcie pomaga opracować strategię komunikacji z kluczowymi interesariuszami. Bez niego trudno będzie zarządzać oczekiwaniami interesariuszy, zapewnić wszystkim dostęp do informacji i zapobiec chaosowi w zespole projektowym.
Oto jak stworzyć skuteczny plan komunikacji, wykorzystywać go do utrzymania porządku i utrzymać projekt na drodze do sukcesu.
Czym jest plan komunikacji?
Plan komunikacji to strategiczny plan określający sposób wymiany informacji między zespołem projektowym a interesariuszami. Zawiera szczegółowe informacje na temat metod, częstotliwości i kanałów komunikacji, zapewniając wszystkim zaangażowanym osobom dostęp do informacji, spójność działań i możliwość skutecznej współpracy.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Mówiąc prościej, jest jak mapa pokazująca, jak wszyscy uczestnicy projektu komunikują się ze sobą, w tym jak wygląda komunikacja wewnętrzna między członkami zespołu. Informuje, jakie są potrzeby komunikacyjne każdej osoby: kto powinien otrzymać jaki rodzaj informacji, kiedy jej potrzebuje i w jaki sposób zostanie ona przekazana.
Plan komunikacji w projekcie nie musi być formalny, ale powinien być udokumentowany do wglądu. Dzięki temu wszyscy wiedzą, co się dzieje, uzgadniają wspólne stanowisko i dobrze współpracują, szczególnie podczas pracy online lub z wykorzystaniem cyfrowych narzędzi komunikacyjnych.
Oto (bardzo) krótki przegląd:
Jak napisać plan komunikacji
Oto kroki, które należy wykonać, aby napisać i stworzyć solidny plan komunikacji na potrzeby zarządzania projektem:
- Poznaj uwarunkowania swojego projektu
- Określ cele komunikacji
- Zidentyfikuj interesariuszy
- Określ częstotliwość komunikacji
- Określ metody komunikacji
1. Poznaj uwarunkowania swojego projektu
Określ uwarunkowania projektu, w tym jego wielkość, informacje o firmie klienta, rezultaty projektu, harmonogram oraz skład zespołu projektowego.
Weź pod uwagę style komunikacji swojego zespołu i klienta:
- Jak skuteczna była dotychczasowa komunikacja?
- Czy klient określił jakieś preferencje dotyczące komunikacji — np. czy zazwyczaj sięga po telefon, gdy ma pytanie, czy też preferuje pocztę elektroniczną?
- Czy spotykaliście się osobiście lub za pośrednictwem wideokonferencji?
- Jak często zespół kontaktuje się z Tobą bezpośrednio w sprawie projektu? Czy członkowie zespołu wolą pisemny kontakt od spotkań?
- Czy istnieją jakiekolwiek potrzeby związane z public relations?
Gdy poznasz zespół i klientów, z którymi pracujesz, możesz zacząć ujmować te informacje w planie komunikacji projektu.
2. Określ cele komunikacji
Wypisz, co definiuje skuteczną komunikację w projekcie — nie tylko dla klienta, ale także dla zespołu. Wykorzystaj tę listę do podejmowania decyzji związanych z komunikacją.
Uwzględnij listę wskaźników lub KPI, których możesz użyć do mierzenia, czy osiągasz skuteczną komunikację, i dodaj ją bezpośrednio do planu komunikacji. Może ona obejmować liczbę wysyłanych lub otrzymywanych wiadomości e-mail w każdym tygodniu, liczbę nieprzeczytanych wiadomości e-mail lub wiadomości itp.
3. Zidentyfikuj interesariuszy
Określ, kto powinien być na bieżąco informowany o projekcie oraz jakie informacje chce lub musi otrzymywać. Kluczowy interesariusz po stronie klienta może potrzebować szczegółowych aktualizacji statusu poszczególnych zadań lub informacji o tym, kto nad nimi pracuje, podczas gdy jego przełożony może potrzebować jedynie ogólnych aktualizacji dotyczących projektu.
Zanotuj również dane kontaktowe wszystkich osób i przechowuj je w swoim planie.
4. Określ częstotliwość komunikacji
W oparciu o cele projektu zastanów się, jak często komunikować się z poszczególnymi interesariuszami i jakie treści uwzględniać.
Możesz stosować różne podejścia, takie jak cotygodniowe spotkania kontrolne w celu omówienia harmonogramu i budżetu projektu, codzienne krótkie konsultacje dotyczące bieżących pytań oraz regularne spotkania poświęcone prezentowaniu najważniejszych kamieni milowych projektu.
Miej na uwadze parametry i cele projektu — powinny one pomóc Ci określić, jakie rodzaje informacji należy przekazywać częściej lub rzadziej.
5. Określ metody komunikacji
Niektóre osoby zainteresowane projektem mogą preferować otrzymywanie aktualizacji za pośrednictwem poczty elektronicznej, Slacka lub panelu klienta skonfigurowanego przez Ciebie do przekazywania informacji o statusie. Tego rodzaju informacje również należy uwzględnić w planie komunikacji, co pomaga utrzymać zadowolenie osób zainteresowanych projektem.
Czasami rodzaj przekazywanych informacji determinuje właściwą metodę komunikacji. Na przykład rozpoczęcie projektu najlepiej przeprowadzić podczas spotkań osobistych (lub rozmowy wideo), natomiast na krótkie pytania można odpowiadać za pośrednictwem Slacka lub poczty elektronicznej. Zapisz, które metody preferują osoby zainteresowane projektem oraz kiedy będą potrzebne ich spotkania dotyczące większych kamieni milowych, aby mogli się wcześniej przygotować.
Co uwzględnić w planie komunikacji projektu
Chociaż szczegóły planu komunikacji w zarządzaniu projektem mogą się różnić w zależności od rodzaju i zakresu projektu, istnieje kilka kluczowych elementów, które należy uwzględnić w każdym tworzonym planie komunikacji projektu.
Kluczowe osoby zainteresowane projektem
Wymień kluczowe osoby zainteresowane projektem, w tym główną osobę kontaktową po stronie klienta. Dodaj dane kontaktowe, takie jak numery telefonów i adresy e-mail, aby każdy, kto uzyska dostęp do planu komunikacji, mógł je znaleźć.
Członkowie zespołu
Uwzględnij wszystkich członków zespołu projektowego wraz z ich rolami. Jest to przydatne dla osób nowych w projekcie lub niezaznajomionych z nim. Określ, którzy członkowie zespołu odpowiadają za przygotowywanie rezultatów projektu, prowadzenie strategicznych dyskusji i/lub rozmów technicznych z osobami zainteresowanymi projektem.
Metody komunikacji
Określ główne metody i kanały komunikacji używane do kontaktowania się z osobami zainteresowanymi projektem, takie jak poczta elektroniczna, rozmowy telefoniczne, spotkania, Slack lub inne rozwiązania. Uwzględnij informacje o preferowanych kanałach poszczególnych osób.
Rodzaje komunikacji
Wymień informacje, które trzeba będzie udostępniać, sposób ich udostępniania, zakres treści oraz grupę docelową. Na przykład możesz mieć obowiązek cotygodniowego przekazywania klientowi raportów o statusie projektu. Uwzględnij mechanizm komunikacji, listę dystrybucyjną oraz informacje, które należy zawrzeć w raporcie. W tym zakresie może pomóc oprogramowanie do raportowania dla klientów (a jeśli dysponujesz ograniczonym budżetem, rozważ narzędzia do raportowania o otwartym kodzie źródłowym).
Style komunikacji
Różnicuj je w zależności od osoby zainteresowanej projektem i metody komunikacji. Na przykład: czy konkretna osoba preferuje wyłącznie formalną komunikację, czy możesz używać nieco bardziej swobodnego tonu?
Harmonogram spotkań
Chociaż w razie potrzeby możesz go modyfikować w trakcie projektu, pomocne jest wstępne określenie częstotliwości spotkań z osobami zainteresowanymi projektem. W zależności od zakresu projektu warto również określić, jak często będziesz wysyłać wiadomości e-mail do klienta. Pamiętaj także o uwzględnieniu wewnętrznych spotkań zespołu.
Kluczowe komunikaty
Dla każdej osoby zainteresowanej projektem określ kluczowy komunikat lub informacje, które chcesz przekazać. Jaki komunikat będzie odpowiedni i trafi do tej grupy? Dodatkowo określ wszelkie konkretne opinie lub dane wymagane od osób zainteresowanych projektem do zweryfikowania i dopracowania weryfikacji koncepcji.
Cele komunikacji
Dobry plan komunikacji w zarządzaniu projektem obejmuje cele komunikacyjne. Pomaga to podejmować decyzje z uwzględnieniem pożądanych rezultatów.
Przykład planu komunikacji projektu
Na podstawie elementów opisanych powyżej przykładowy plan komunikacji projektu mógłby wyglądać następująco.
Cele komunikacji
Wymień cele komunikacji projektu na początku, aby każdy, kto uzyska dostęp do planu, mógł poprzeć decyzje służące osiągnięciu tych celów. Upewnij się, że można je zmierzyć.
Informacje o interesariuszach i preferencje dotyczące komunikacji
Tabela może być przydatna do wymienienia interesariuszy projektu i ich preferencji.
W przypadku bardziej złożonych projektów możesz chcieć podzielić kolumnę z uwagami, aby udostępnić więcej szczegółów (np. możesz utworzyć dodatkową kolumnę, w której podasz dostępność interesariuszy lub inne informacje kluczowe dla tego, jak i kiedy się z nimi komunikujesz).
Rodzaje komunikacji
Wykorzystaj tę sekcję, aby zastanowić się nad sposobami komunikowania się z interesariuszami. Pomoże to zapewnić spójność, znaczenie i skuteczność komunikacji.
Korzyści z planów komunikacji w projekcie
Opracowanie i udokumentowanie strategii komunikacji sprawia, że projekty przebiegają sprawniej, i pomaga uniknąć niepowodzenia projektu.
Lepsze planowanie projektu
Plan komunikacji w projekcie uzupełnia plan projektu, przedstawiając więcej szczegółów na temat tego, jak zespół będzie współpracować.
Jeśli z wyprzedzeniem podejmiesz decyzje dotyczące sposobu przekazywania kluczowych informacji, w tym tego, którego kanału komunikacji użyć, przez kogo i z jaką częstotliwością, nie będziesz musiał robić tego później, gdy pojawią się pilne aktualizacje, ale nie będziesz wiedzieć, komu je przekazać (jest to szczególnie ważne podczas planowania projektów zdalnych).
Nasz szablon planu projektu może pomóc Ci od początku uporządkować tę strategię komunikacji, zapewniając płynny przepływ informacji i zgodność działań zespołu przez cały projekt.
Trafne oczekiwania interesariuszy
Aby projekt miał szansę przebiegać sprawnie, musisz z wyprzedzeniem określić oczekiwania dotyczące komunikacji.
Informując klienta na wczesnym etapie procesu projektowego, czego może się spodziewać, nadajesz ton całemu projektowi. Interesariuszom pomaga również wcześniejsza wiedza o tym, czego od nich potrzebujesz, dzięki czemu mogą być przygotowani, gdy nadejdzie odpowiedni moment.
Wszystko zaczyna się od oczekiwań i upewnienia się, że wszyscy są zgodni. Zawsze tworzę krótką informację o komunikacji, gdy rozpoczynam projekt. Piszę w niej: “Oto jak możesz się ze mną skontaktować, kiedy jestem najbardziej dostępna oraz które kanały najlepiej wykorzystać, aby się ze mną skontaktować”. Taka informacja to również dobre miejsce na doprecyzowanie oczekiwań dotyczących czasu reakcji. Aby jak najlepiej pracować dla klienta, musisz skupić się na zadaniu i nie możesz przez cały czas mieć otwartej poczty e-mail (poza naprawdę kluczowymi momentami), na przykład.
Łatwiejsze zarządzanie interesariuszami
Najlepszym sposobem zarządzania interesariuszami jest przygotowanie planu komunikacji, stosowanie się do niego i wykorzystywanie go do prowadzenia skutecznej komunikacji, aby uzgodnić cel oraz kamienie milowe projektu (a następnie w razie potrzeby ponownie uzgodnić szczegóły).
Plan komunikacji projektu sprzyja wspólnemu rozumieniu procesu komunikacji, dzięki czemu każdy wie, co dzieje się w projekcie i co powinno się w nim dziać.
Spotkałam się z sytuacją, w której współpraca z klientem była całkowicie chaotyczna, ale stało się to jasne dopiero, gdy było już za późno. Pojawiały się drobne sygnały ostrzegawcze, takie jak mała responsywność klienta po rozpoczęciu projektu i brak odpowiedzi na wiadomości dotyczące spotkań kontrolnych, przez co od razu utknęliśmy w projekcie. Uświadomiłam sobie wtedy, że nie mieliśmy ustalonego rytmu komunikacji. Niezależnie od tego, co mamy w kalendarzach, nie ma żadnych oczekiwań dotyczących sposobu komunikacji. Plan komunikacji zrobiłby ogromną różnicę i od samego początku dałby nam możliwość powiedzenia: “Nie realizujemy żadnego z tych elementów, które powinniśmy realizować, i jest to sygnał ostrzegawczy
Pobierz szablon planu komunikacji projektu
Pobierz nasz szablon planu komunikacji projektu, aby w łatwy sposób zebrać wszystkie dane kontaktowe i instrukcje potrzebne do realizacji projektów. Zawiera on również wypełniony przykład przedstawiający najlepsze praktyki uzupełniania planu komunikacji.
Jak korzystać z planu komunikacji projektu
1. Udostępnij go swojemu zespołowi
Udostępnienie planu zespołowi informuje jego członków o rytmie komunikacji, który wpływa na ich pracę i terminy realizacji, a także zapewnia im więcej informacji na temat tego, jak i z kim się komunikujesz. Udostępnienie tych informacji oznacza, że zespół może wspierać Cię podczas realizacji planu.
2. Trzymaj się planu
Zaplanowane kluczowe spotkania projektowe zarezerwuj w kalendarzu, gdy tylko będziesz mieć gotowy plan, i dodaj przypomnienia dotyczące regularnych spotkań kontrolnych, a nawet wiadomości e-mail związanych z projektem, aby trzymać się ważnych elementów określonych w planie.
Jeśli w dowolnym momencie zauważysz, że odstępujesz od planu komunikacji i masz trudności z powrotem do niego, ponownie rozważ określone podejście:
- Czy nadal jest ono zgodne z celami projektu?
- Czy cele lub interesariusze zmienili się w jakikolwiek sposób od rozpoczęcia projektu?
- Czy na tym etapie projektu istnieją skuteczniejsze sposoby przekazywania informacji o projekcie?
Aby ułatwić śledzenie postępów projektu i przekazywanie interesariuszom dokładnych informacji, zapoznaj się z tą listą oprogramowania do zarządzania projektami.
Więcej strategii komunikacji w zarządzaniu projektami znajdziesz tutaj.
Co o tym sądzisz?
Jakie taktyki uważasz za najskuteczniejsze w tworzeniu planów komunikacji w projekcie? Dołącz do rozmowy na Slacku z setkami innych menedżerów projektów cyfrowych dzięki członkostwu DPM!
