Jak rozwiązać 5 problemów z alokacją zasobów

Plan radzenia sobie z tymi problemami związanymi z alokacją zasobów ma kluczowe znaczenie dla kierowania najlepszych zasobów do właściwych zadań i realizowania każdego projektu na najwyższym możliwym poziomie. Częścią alokacji zasobów jest możliwość dostosowywania decyzji dotyczących alokacji w celu usuwania wąskich gardeł utrudniających ukończenie projektu.

Typowe problemy związane z alokacją zasobów

Oto niektóre typowe problemy, które zwykle utrudniają podejmowanie decyzji i proces alokacji zasobów.

1. Rozszerzanie zakresu projektu

Jednym z najczęstszych problemów związanych z alokacją zasobów jest rozszerzanie zakresu projektu. Dochodzi do niego, gdy do zakresu projektu nieustannie dodawane są kolejne elementy, które szybko wykraczają poza górne granice dostępnych zasobów.

• Co je powoduje? Rozszerzanie zakresu projektu ma miejsce, gdy klienci proszą o zmiany lub prace, które nie zostały uwzględnione w pierwotnym zakresie, albo gdy członkowie zespołu dodają do swoich rezultatów więcej, niż jest to konieczne. Gdy Ty lub Twój zespół „bierzecie na siebie więcej, niż jesteście w stanie udźwignąć”, może to szybko doprowadzić do wypalenia zawodowego lub niepowodzenia projektu, jeśli problem nie zostanie rozwiązany.
• Jak go uniknąć? Najlepszym sposobem na całkowite uniknięcie rozszerzania zakresu projektu jest określenie jasnego zakresu projektu już pierwszego dnia, zinwentaryzowanie wszystkich zasobów na podstawie zakresu projektu oraz jasne komunikowanie oczekiwań klientowi i zespołowi.
• Jak je naprawić? Uznanie, że doszło do rozszerzenia zakresu projektu, jest pierwszym krokiem do rozwiązania problemu. Następnie można wdrożyć procedury kontroli zmian, aby uświadomić klientom, że ich prośby powodują opóźnienia w harmonogramie lub wymagają zwiększenia budżetu. Jeśli rozszerzanie zakresu projektu wynika z działań członków zespołu, należy zadbać o jasne komunikowanie im oczekiwań i przekazywanie informacji zwrotnych.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Studium przypadku

Załóżmy, że tworzysz dla klienta system CRM, ale po uzgodnieniu zakresu projektu klient stwierdza, że chce bardziej rozbudowanych funkcji, które wymagają znacznie bardziej złożonych umiejętności programistycznych, a co za tym idzie — dodatkowych zasobów.

Aby uwzględnić tę zmianę, musisz wydłużyć harmonogram, zwiększyć budżet lub usunąć coś innego z zakresu projektu. Rozwiązaniem jest wtedy usiąść z klientem, ponownie ocenić projekt i zdecydować, na jaki kompromis się zdecydować. Należy również ustalić nowe parametry i wytyczne dotyczące przyszłych zmian zakresu projektu.

2. Luki kompetencyjne

Innym typowym problemem związanym z alokacją zasobów, który może się pojawić, jest brak personelu lub odpowiednich umiejętności potrzebnych do ukończenia projektu. Nazywa się to luką kompetencyjną i może powodować wiele problemów, jeśli nie zostanie odpowiednio wcześnie rozwiązana.

• Co ją powoduje? Luka kompetencyjna pojawia się, gdy brakuje członków zespołu posiadających wiedzę niezbędną do wykonania zadania. Zwykle ma to miejsce, gdy wymagany jest konkretny rezultat lub działanie, którego nikt z obecnego zespołu nie jest w stanie zrealizować.
• Jak jej uniknąć? Podobnie jak w przypadku rozszerzania zakresu projektu, najlepszym sposobem na przeciwdziałanie lukom kompetencyjnym jest określenie jasno zdefiniowanego zakresu projektu na jego początku. Jeśli dokładnie zaplanujesz każdy etap projektu, będziesz dokładnie wiedzieć, jakie umiejętności i jaki personel są potrzebne do jego ukończenia.
• Jak ją naprawić? Istnieją dwie możliwości uzupełnienia luk kompetencyjnych: zatrudnienie nowych członków zespołu posiadających niezbędne umiejętności lub poświęcenie czasu i zasobów na przeszkolenie obecnych członków zespołu w tym zakresie. Obie opcje wymagają sporo czasu, co może przesunąć termin realizacji projektu.

Studium przypadku

Załóżmy, że pracujesz nad projektem tworzenia strony internetowej dla klienta. Oczywiście w zespole będzie potrzebna osoba posiadająca umiejętności z zakresu informatyki i programowania.

Jednak niektóre prośby klienta będą wymagały dodatkowej instalacji sprzętu, na co nie byliście przygotowani. Będzie to wymagało gruntownej przebudowy, która daleko wykracza poza pierwotnie zaplanowany zakres. Stajesz więc przed luką kompetencyjną dotyczącą osoby, która mogłaby zająć się tą częścią projektu.

Spędzasz cały tydzień na poszukiwaniu odpowiedniego członka zespołu, który spełnia te wymagania, podczas gdy reszta zespołu czeka na wdrożenie nowej osoby i zapoznanie jej z projektem. Dodatkowo przesuwasz termin realizacji projektu i marnujesz cenne zasoby.

Chociaż luka kompetencyjna została już uzupełniona i wyciągnąłeś wnioski na potrzeby przyszłych projektów, stracisz czas na ukończenie bieżącego projektu

3. Niedokładne prognozowanie

Zamiast rozszerzenia zakresu projektu lub braku niezbędnych umiejętności do jego ukończenia możesz niewłaściwie lub niedokładnie przewidzieć zasoby potrzebne do realizacji projektu.

• Co jest tego przyczyną? Zwykle sprowadza się to do braku wiedzy na temat sposobu realizacji projektu. Na przykład niezrozumienie rezultatów projektu może prowadzić do braku odpowiednich umiejętności lub właściwych członków zespołu.
• Jak tego uniknąć? Aby zapobiec niedokładnemu prognozowaniu, aktywnie komunikuj się z członkami zespołu i ekspertami merytorycznymi, aby mieć jasny obraz tego, co należy zrobić. Możesz również skorzystać ze specjalistycznego oprogramowania do prognozowania projektów, które pomoże przewidzieć problemy mogące pojawić się w trakcie realizacji projektu.
• Jak to naprawić? Najlepszym rozwiązaniem jest jasna komunikacja z interesariuszami i zespołem oraz przesunięcie terminu realizacji, aby w odpowiednim czasie uzupełnić wszelkie braki w projekcie.

Studium przypadku

W alokacji zasobów istnieje struktura znana jako „problem plecakowy”, w której wyobrażasz sobie torbę reprezentującą łączną, ograniczoną ilość zasobów dostępnych do ukończenia projektu. Nie możesz dodać więcej zasobów do projektu bez powiększenia lub wymiany plecaka, ponieważ wyraźnie określa on dolne i górne granice wszystkich dostępnych zasobów.

Niedokładne prognozowanie przypomina wybranie niewłaściwego rozmiaru lub kształtu plecaka do realizacji projektu. Nie zmieścisz w nim wystarczającej ilości właściwych rzeczy, których naprawdę potrzebujesz, aby osiągnąć swoje cele.

Żadna optymalizacja zasobów na świecie ci nie pomoże, jeśli po prostu nie jesteś przygotowany na to, co może się wydarzyć. Zrozum każdy projekt w pełni i dokładnie, aby jak najlepiej przygotować się na wszystkie możliwe rezultaty.

4. Zakłócenia komunikacji

Kolejnym częstym problemem związanym z alokacją zasobów są zakłócenia komunikacji, które mogą prowadzić do dużego chaosu w projekcie.

• Co jest tego przyczyną? Przyczyną może być brak jasno ustalonych sposobów komunikacji, ale również zwykłe niezrozumienie tego, co każdy interesariusz próbuje przekazać. Łatwo do tego dochodzi, gdy nie mamy jasnych zasad wzajemnej komunikacji.
• Jak tego uniknąć? Najłatwiejszym sposobem uniknięcia zakłóceń komunikacji jest spotkanie się na wczesnym etapie projektu i stworzenie planu komunikacji. Określa on wykorzystywane sposoby komunikacji i wspólny język, który może być stosowany, a także pomaga ustalić zasady dotyczące tego, kiedy i gdzie się komunikować, aby wszyscy mieli te same informacje.
• Jak to naprawić? Gdy zakłócenia komunikacji już się pojawią, najlepszym działaniem, które możesz podjąć, aby wrócić na właściwe tory, jest rozpoczęcie bardziej klarownej komunikacji i utworzenie kanałów komunikacji. Powinieneś również wprowadzić regularne aktualizacje dotyczące projektu dla całego zespołu oraz jasno określić oczekiwania na przyszłość.

Studium przypadku

Załóżmy, że masz całkowicie zdalny zespół pracujący z klientem, który nie pracuje zdalnie. Komunikacja może stać się problemem, ponieważ jeden zespół jest już przyzwyczajony do pracy zdalnej, podczas gdy drugi zespół jest przyzwyczajony do pracy i komunikowania się osobiście, gdy zachodzi taka potrzeba.

Jeden członek zespołu może pracować w Nowym Jorku, a drugi w Vancouver, realizując pracę zgodnie z tymi samymi standardami, podczas gdy klient w Omaha ma poczucie, że nie otrzymuje oczekiwanych aktualizacji lub wystarczająco szybko nie otrzymuje informacji zwrotnych.

Mija miesiąc od rozpoczęcia projektu, a klient jest zadowolony z wykonywanej pracy i osiąganych celów, ale wyraża frustrację z powodu „braku komunikacji”. W takiej sytuacji być może nadszedł czas na zorganizowanie spotkania, aby upewnić się, że wszyscy tak samo rozumieją postępy projektu, oraz ustalić zasady komunikacji na przyszłość.

5. Niewystarczające wykorzystanie zasobów

Niewykorzystanie zasobów występuje, gdy nie korzystasz w pełni z umiejętności, personelu, a nawet sprzętu dostępnego do realizacji projektu. Może to prowadzić do rozszerzania zakresu projektu, niedokładnego prognozowania lub braku zaangażowania członków zespołu.

• Co jest tego przyczyną? Często takie podejście wynika z braku wiedzy o dostępnych zasobach i ich wykorzystaniu. Na przykład, jeśli w zespole masz osobę biegłą w tworzeniu zaplecza aplikacji, ale przydzielisz jej pracę nad interfejsem użytkownika, może stracić zainteresowanie pracą lub nie być tak skuteczna, jak mogłaby być. 
• Jak tego uniknąć? Jednym z najlepszych sposobów na uniknięcie tego rodzaju problemu z alokacją zasobów jest zainwestowanie czasu i energii w mapowanie oraz inwentaryzację umiejętności. Pomoże Ci to zidentyfikować potrzebne umiejętności, które już masz do dyspozycji, a także ustalić, jakie zasoby fizyczne lub cyfrowe są już dostępne.
• Jak to naprawić? Aby rozwiązać problem niewykorzystania zasobów, zacznij od monitorowania rozkładu obciążenia pracą, a następnie odpowiednio i strategicznie przealokuj zasoby. Ostatecznie pozwoli Ci to zaoszczędzić więcej czasu niż kontynuowanie tego schematu niewykorzystywania zasobów.

Studium przypadku

Wyobraź sobie, że pracujesz nad projektem stworzenia nowej aplikacji dla klienta z branży handlu elektronicznego. Chcesz mieć pewność, że korzystasz z odpowiednich zasobów, aby wykonać zadanie, ale masz stosunkowo nowy zespół, który wciąż poznajesz.

Po kilku dniach rozmawiasz z jednym z członków zespołu, któremu przydzieliłeś pracę nad UI/UX, i zdajesz sobie sprawę, że lepiej nadaje się on do śledzenia analityki oraz wskaźników.

Prosta korekta polega na przeniesieniu tego członka zespołu do bardziej odpowiedniej części projektu, odnotowaniu jego umiejętności w wybranym narzędziu do mapowania umiejętności oraz skontaktowaniu się z klientem w sprawie zmiany, aby upewnić się, że wszyscy mają takie same informacje.

Dowiedz się więcej: Chcesz lepiej zarządzać zasobami magazynowymi? Sprawdź naszą listę najlepszych narzędzi do zarządzania zasobami magazynowymi.

Dlaczego należy rozwiązywać problemy z alokacją zasobów? 

Najważniejszym powodem, dla którego należy rozwiązywać problemy z alokacją zasobów, jest to, że nieefektywna alokacja zasobów może znacząco utrudniać pomyślną realizację projektu oraz negatywnie wpływać na zespół i organizację. Problemy te mogą powodować negatywne doświadczenia zarówno zespołu, jak i klienta.

Zajęcie się zarządzaniem zasobami i opanowanie alokacji zasobów może pomóc usprawnić przepływy pracy w projekcie, a także zwiększyć efektywność realizacji większej liczby zadań w krótszym czasie i przy użyciu mniejszej liczby zasobów. Odpowiednie metody alokacji zasobów mogą w dłuższej perspektywie zaoszczędzić dużo czasu i środków finansowych dzięki starannemu i strategicznemu planowaniu.

Jednak ta technika zarządzania zasobami jest znacznie łatwiejsza w teorii niż w skutecznym wdrożeniu. 

Narzędzia do rozwiązywania problemów z alokacją zasobów

Narzędzia programowe to najłatwiejszy sposób alokowania zasobów. Oto kilka kluczowych korzyści wynikających z korzystania z narzędzi programowych do alokacji zasobów:

• Lepsza widoczność: Narzędzia do alokacji zasobów mogą pomóc Ci zidentyfikować i śledzić wszystkie umiejętności, personel, zasoby fizyczne i cyfrowe itd., dzięki czemu możesz szybko i pewnie podejmować decyzje.
• Lepsze możliwości planowania i harmonogramowania: Niektóre narzędzia pomogą Ci zaplanować nie tylko pracę członków zespołu, ale także to, jakich narzędzi używać i kiedy członkowie zespołu mogą potrzebować określonych umiejętności na poszczególnych etapach projektu.
• Łatwe identyfikowanie i rozwiązywanie problemów z alokacją zasobów: Oczywistą funkcją jest możliwość oznaczania problemów z alokacją zasobów, aby można było je rozwiązać, zanim przerodzą się w większe problemy.
• Prognozowanie zasobów: Dostępne są specjalistyczne narzędzia do prognozowania, które pomagają zarządzać zasobami projektu i maksymalizować wykorzystanie zasobów.
• Śledzenie w czasie rzeczywistym: Możliwość obserwowania postępów w czasie rzeczywistym może pomóc Ci jeszcze efektywniej zarządzać zasobami.
• Współpraca i komunikacja: Niektóre lepsze narzędzia umożliwiają nawet komunikację w jednym miejscu, dzięki czemu interesariusze projektu mogą znaleźć wszystko, czego potrzebują, w jednym miejscu.

Oto kilka kluczowych funkcji oprogramowania do zarządzania zasobami, na które warto zwrócić uwagę podczas wyboru odpowiedniego narzędzia do swoich projektów:

1. Widoczność w czasie rzeczywistym: Musisz mieć możliwość sprawdzania w czasie rzeczywistym, kto jest dostępny, jakie ma obciążenie pracą i jakie ma możliwości. 
2. Szczegółowe planowanie zasobów: Oprogramowanie do alokacji zasobów powinno umożliwiać planowanie zasobów dla konkretnych zadań i okresów trwania projektu za pomocą funkcji takich jak planowanie metodą przeciągania i upuszczania oraz możliwość wizualizacji osi czasu.
3. Prognozowanie zapotrzebowania: Powinieneś mieć możliwość przewidywania zapotrzebowania na zasoby i odpowiedniego planowania możliwości przerobowych.
4. Śledzenie umiejętności: Potrzebujesz możliwości śledzenia umiejętności i kompetencji członków zespołu, co jest niezbędne do przydzielania odpowiednich osób do właściwych zadań. Funkcje umożliwiające oznaczanie pracowników posiadanymi umiejętnościami i wyszukiwanie na ich podstawie mogą zwiększyć skuteczność alokacji zasobów.
5. Zarządzanie finansami: Możliwość śledzenia budżetów i kosztów projektów jest niezbędna. Ta funkcja pozwala monitorować finansowe skutki decyzji dotyczących alokacji zasobów i upewnić się, że projekty mieszczą się w budżecie.
6. Planowanie zasobów pod kątem obciążenia pracą: Dobre narzędzie powinno zapewniać widok umożliwiający monitorowanie tego, kto czym się zajmuje, ile czasu przydzielono, jakie mogą wystąpić wąskie gardła oraz kto ma wolne moce przerobowe.
7. Automatyzacja alokacji zasobów: Prostą funkcją, która może przynieść znaczące korzyści, jest możliwość automatyzacji procesów zarządzania zasobami. Automatyzacja procesu przydzielania zadań, na przykład za pomocą konstruktorów opartych na przeciąganiu i upuszczaniu, może ograniczyć nakład pracy ręcznej i zwiększyć wydajność.
8. Śledzenie wykorzystania zasobów: Monitorowanie skuteczności wykorzystywania zasobów ma kluczowe znaczenie dla optymalizacji. Niezwykle ważne jest znalezienie narzędzia, które pomoże Ci w pełni wykorzystać wszystkie dostępne zasoby.
9. Narzędzia do współpracy: W przypadku zespołów, zwłaszcza pracujących zdalnie, funkcje ułatwiające komunikację, udostępnianie zadań i udostępnianie plików są ważne dla zachowania spójności.
10. Planowanie i modelowanie scenariuszy: Niektóre zaawansowane narzędzia oferują możliwość testowania scenariuszy typu "co, jeśli", aby zrozumieć wpływ zmian w alokacji zasobów lub harmonogramach projektów. Ta funkcja jest szczególnie skuteczna w przypadku większych projektów.

Co dalej?

Rozwiązywanie problemów związanych z alokacją zasobów może być dość onieśmielające, ale mam nadzieję, że ten artykuł dodał Ci pewności siebie, aby stawić czoła tym wyzwaniom. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o alokacji zasobów lub zarządzaniu zasobami, serdecznie zapraszamy do dołączenia do grona członków i tysięcy innych kierowników projektów cyfrowych w naszej społeczności na Slacku.