Jak przeprowadzić analizę luk zasobowych: 5 podstawowych kroków

Podczas przeprowadzania analizy luk w zasobach ważne jest również uwzględnienie umiejętności zespołu. Na przykład w przyszłym miesiącu możesz potrzebować dziesięciu pełnoetatowych członków zespołu, aby spełnić wymagania dotyczące liczby godzin określone w umowie.

Niektóre projekty wymagają zarówno projektantów, jak i deweloperów, podczas gdy w przypadku innych może być potrzebnych więcej zasobów programistycznych. Musisz rozumieć, ile osób jest potrzebnych do wykonania prac oraz jakie umiejętności muszą one posiadać, aby zrealizować wszystkie planowane zadania.

Dlaczego analiza luk w zasobach jest ważna?

Analiza luk w zasobach jest ważna, ponieważ może pomóc Ci zidentyfikować wszelkie luki w alokacji zasobów zarówno w krótkim terminie (jakich zasobów potrzebujesz w ciągu najbliższego tygodnia lub dwóch), jak i w długim terminie (jakich zasobów będziesz potrzebować w następnym kwartale lub w ciągu sześciu miesięcy).

Oto kilka dodatkowych powodów, dla których warto regularnie przeprowadzać analizy luk w zasobach w ramach standardowych procesów biznesowych:

• Aby potwierdzić, że masz odpowiednie zasoby do wykonania zaplanowanych prac: Regularne przeprowadzanie analizy luk w zasobach może pomóc Ci zrozumieć, czy masz odpowiednie zasoby do wykonania zaplanowanych (lub przewidywanych) prac. Na przykład, jeśli rozpoczęcie sześciu projektów projektowania i tworzenia stron internetowych zaplanowano na najbliższe 3 miesiące, czy masz wystarczającą liczbę projektantów, deweloperów i kierowników projektów, aby wykonać te prace?
• Aby zatrudnić odpowiednie osoby we właściwym czasie: Jeśli przeprowadzisz analizę luk w zasobach dla przewidywanych prac (projektów, które spodziewasz się wygrać lub rozpocząć w przyszłości), możesz określić, kogo możesz potrzebować zatrudnić i kiedy ta osoba powinna rozpocząć pracę. Możesz również wykorzystać w tym celu dane historyczne do przeprowadzenia analizy porównawczej, jeśli jest to właściwe. Uzyskasz informacje na temat tego, ile czasu zajmuje zatrudnienie projektanta na średnim poziomie zaawansowania w porównaniu z zatrudnieniem starszego projektanta. Pomocne może okazać się również oprogramowanie dla agencji rekrutacyjnych.
• Aby zaplanować budżet na przyszłe wydatki związane z pozyskaniem dodatkowych zasobów: Zrozumienie luk w zasobach i budżetu potrzebnego do ich uzupełnienia pomoże Ci zająć się tym, zanim budżet zostanie ostatecznie ustalony (i pomoże Ci uniknąć zaskoczenia zespołu kierowniczego).
• Aby równomiernie rozłożyć obciążenie pracą między członków zespołu: Chociaż wahania w zakresie prac projektowych są czymś normalnym, przeprowadzenie analizy luk w zasobach oraz analiza kluczowych wskaźników efektywności (KPIs) i wskaźników, takich jak wykorzystanie zasobów przez poszczególne osoby, pomoże Ci bardziej równomiernie rozłożyć pracę i uniknąć nadmiernie dużych wahań. Nikt nie lubi być przeciążony pracą przez sześć lub więcej tygodni, a następnie pozostawać bez przydzielonych zadań przez miesiąc.
• Aby przewidzieć zasoby potrzebne do przyszłych prac: Przeprowadzając analizę luk w zasobach dla przyszłych prac (prac, których jeszcze nie zdobyłeś lub których rozpoczęcie nastąpi za 6 lub więcej miesięcy), możesz bardziej proaktywnie uzupełniać luki. Masz projekt, którego rozpoczęcie zaplanowano na lato? Rozważ opublikowanie informacji o stanowiskach lub potrzebach związanych z umowami już wiosną, aby mieć czas na wybranie najlepszej osoby do tego zadania.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Jak przeprowadzić analizę luk w zasobach?

Oto instrukcja krok po kroku, jak przeprowadzić analizę luk w zasobach i zrozumieć zebrane dane.

1. Oceń dostępność członków zespołu

Zacznij od oceny dostępności członków zespołu. Może to być tak proste jak utworzenie arkusza kalkulacyjnego zawierającego imię i nazwisko każdego członka zespołu oraz liczbę godzin, które dana osoba może przepracować w każdym tygodniu. Pamiętaj, aby uwzględnić urlopy i płatny czas wolny. 

Chociaż możesz nie być w stanie uwzględnić nieoczekiwanej niedostępności, takiej jak zwolnienie chorobowe, urlop z powodu żałoby lub zmiana harmonogramu projektu pod koniec jego realizacji, powinno to dać Ci całkiem dobre wyobrażenie o bieżącej przepustowości zespołu i jego dostępności do prac projektowych. Łatwiej zarządzać tym za pomocą oprogramowania do zarządzania zasobami pracowników.

2. Wstępnie przydziel członków zespołu

W kolejnym kroku wstępnie przydziel członków zespołu. Jeśli pracujesz w agencji obsługującej wielu klientów i mającej w danym momencie kilka potencjalnych projektów w toku, ten etap może się skomplikować.

Zacznij od obecnie zakontraktowanych prac i przydziel zadania wszystkim członkom zespołu. Możesz również przydzielić potencjalne prace projektowe (prace, których jeszcze nie zdobyłeś lub których jeszcze nie rozpoczęto), aby sprawdzić, czy musisz zarezerwować więcej projektów, czy nieco zwolnić tempo, żeby uniknąć przeciążenia zespołu. Pamiętaj, że później będziesz mieć kolejną okazję, aby to zrobić.

3. Zidentyfikuj luki

Po przydzieleniu istniejących prac i rozdysponowaniu wszystkich bieżących zasobów poszukaj luk. Jaki jest obecny stan wykorzystania zasobów i jak ma się on do stanu pożądanego? Czy niektórzy członkowie zespołu są przeciążeni, a inni niewykorzystywani w pełni?

Gdy zrozumiesz, gdzie występują luki, możesz stworzyć plan działania, aby je uzupełnić (w kolejnym kroku tego procesu).

4. Stwórz plan uzupełnienia luk

Istnieją dwa główne sposoby na uzupełnienie luk: zrównoważenie obciążenia pracą między obecnymi członkami zespołu lub dodanie większej liczby zasobów (poprzez zatrudnienie nowych członków zespołu albo wypożyczenie ich z innych zespołów). 

• Jeśli musisz zrównoważyć obciążenie pracą między członkami zespołu, rozpocznij rozmowę z liderami zespołów lub innymi kierownikami projektów.
• Jeśli chcesz uzupełnić lukę poprzez zatrudnienie nowego członka zespołu, porozmawiaj na ten temat z działem kadr lub kadrą zarządzającą. Przedstaw zidentyfikowaną lukę i rodzaj zasobu potrzebnego do jej uzupełnienia. 

Na przykład jeśli zidentyfikujesz niedobór w zespole programistycznym na kolejny rok lub dłużej, może być konieczne zatrudnienie nowego programisty na pełny etat. Jeśli jednak analiza wykaże, że luka w zasobach potrwa krócej (np. od kilku tygodni do kilku miesięcy), rozważ skorzystanie z usług wykonawcy (lub freelancera), aby tymczasowo ją uzupełnić.

5. Prognozuj zasoby z wyprzedzeniem na potrzeby przyszłych projektów

Jeśli chodzi o prognozowanie zasobów na potrzeby przyszłych projektów, wykonaj te same kroki co w przypadku analizy krótkoterminowych luk w zasobach i sprawdź, czym dysponujesz oraz czego potrzebujesz. Podchodź do tego z rezerwą — zanim te projekty się rozpoczną, wiele może się zmienić.

Ludzie mogą opuścić organizację, harmonogramy mogą się zmienić, a interesariusze mogą mieć inne priorytety, które będą wymagać przesunięcia zasobów do innych obszarów (np. do pracy nad nowym produktem lub usługą).

Mimo to proaktywnie identyfikuj luki i planuj sposoby ich uzupełnienia. Wiedzę zdobytą podczas analizy przyszłych prac możesz wykorzystać do kształtowania strategicznego planowania zasobów i wspierania procesu podejmowania decyzji.

Narzędzia do analizy luk w zasobach

Możesz z łatwością użyć Arkuszy Google lub programu Excel do stworzenia szablonu analizy luk w zasobach albo szablonu planowania zasobów, ale istnieje również wiele programów do zarządzania projektami i programów do planowania zasobów, z których możesz korzystać podczas analizowania luk w zasobach.

Jeśli obawiasz się, że obecne procesy nie są wystarczająco wydajne lub skuteczne do analizowania bieżącej sytuacji i upewniania się, że możesz spełnić potrzeby klientów, jedną z głównych zalet narzędzi do planowania zasobów jest to, że zostały zaprojektowane specjalnie do tego celu. Poniżej znajdziesz kilka naszych ulubionych narzędzi programowych do zarządzania zasobami.

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. Retain — Najlepsze dla złożonych organizacji wielodziałowych
2. 2. Productive — Najlepsze planowanie zasobów i prognozowanie dostępnych mocy przerobowych
3. 3. Scoro — Najlepsze rozwiązanie do prognozowania wykorzystania zespołu
4. 4. Saviom — Najlepsze rozwiązanie do planowania zasobów i zarządzania wydajnością
5. 5. Kantata — Najlepsze rozwiązanie do zarządzania zasobami z myślą o ludziach
6. 6. Teamhood — Najlepszy wybór do planowania wydajności przy niskim koszcie za stanowisko
7. 7. monday AI Workspace — Najlepsze rozwiązanie do prostego planowania obciążenia pracą
8. 8. Microsoft Project — Najlepsze dla użytkowników Microsoftu
9. 9. Rocketlane — Najlepsza do ujednoliconej współpracy z klientami
10. 10. ClickUp — Najlepsze widoki obciążenia do oceny wydajności zespołu

Wyzwania związane z analizą luk w zasobach

Aby ułatwić Ci przeprowadzenie analizy luk, zebrałem najczęstsze wyzwania, które możesz napotkać, oraz sposoby ich przezwyciężenia:

• Brak organizacji: Jeśli Twoja firma nie ma scentralizowanego zarządzania projektami i zasobami, rozpoczęcie procesu analizy luk może być trudne, nie mówiąc już o jego ukończeniu. Samo zebranie listy wszystkich zasobów w arkuszu kalkulacyjnym i sprawdzenie, jak są przydzielane codziennie lub co tydzień, zapewni solidny punkt wyjścia do wykrycia wszelkich luk i podjęcia świadomych decyzji dotyczących ich uzupełnienia.
• Zróżnicowany poziom wydajności: Nie każdy może pracować na poziomie 100% (lub wyższym) przez 100% czasu, więc różnice w poziomie wydajności również mogą powodować luki w zasobach. Członkowie zespołu, którzy potrzebują więcej czasu niż szacowano, lub są poza biurem, aby odpocząć i zregenerować siły, mogą mieć duży wpływ. 
• Zmiany w strategii biznesowej: Znaczące zmiany w strategicznych celach firmy mogą wpływać na zapotrzebowanie na zasoby. Na przykład jeśli przejdziesz od oferowania wyłącznie usług projektowania i tworzenia stron internetowych do obsługi także ich utrzymania, będziesz potrzebować dodatkowych zasobów o innych umiejętnościach niż te, którymi dysponuje już Twój zespół. Zatem choć „na papierze” możesz być w stanie obsadzić wszystkie projekty, rzeczywistość może wyglądać inaczej ze względu na różnicę w potrzebnych kompetencjach.
• Czynniki zewnętrzne: Kolejnym wyzwaniem są czynniki zewnętrzne, które mogą wpływać na ograniczenia zasobów. Zrozumienie, które czynniki zewnętrzne mogą wpływać na aktualną (i planowaną) wydajność oraz jak może się to wiązać z lukami w zasobach, może być trudne dla początkujących kierowników projektów. Na przykład członek zespołu może potrzebować dłuższego zwolnienia lekarskiego, klient lub interesariusz może poprosić o dużą zmianę zakresu prac lub projektu, a przestarzała lub niewspierana technologia może powodować zakłócenia. Czynniki pozostające poza Twoją kontrolą mogą bezpośrednio wpływać na obsadę projektu lub powodować rozbieżności w procesie planowania zasobów.

Poznaj więcej najlepszych praktyk zarządzania zasobami

Jeśli potrzebujesz przewagi konkurencyjnej w zarządzaniu zasobami, społeczność The Digital Project Manager może być właśnie tym, czego szukasz. Nasze szablony i zestawienia narzędzi ułatwiają przeprowadzenie potrzebnej analizy luk w zasobach. A jeśli utkniesz? Setki aktywnych i doświadczonych kierowników projektów mogą podzielić się najlepszymi praktykami lub dodatkowymi zasobami.