Czym jest obieg dokumentów? Przykłady i najlepsze praktyki

Obieg powinien również jasno określać role i zakresy odpowiedzialności w miarę przechodzenia dokumentu przez kolejne etapy procesu.

Dlaczego obiegi dokumentów są ważne?

Obiegi dokumentów są ważne, ponieważ zapewniają przejrzystość. Określają, kto ma wykonać dane zadanie i do kiedy.

Bez obiegu dokumentów możesz otrzymać sprzeczne opinie lub być zmuszony do ponownego opracowania dokumentu, co może opóźnić realizację harmonogramu. Może się tak zdarzyć, ponieważ kluczowy interesariusz nie otrzymał możliwości przejrzenia lub zatwierdzenia dokumentu albo nie istniał formalny proces zatwierdzania.

Obiegi dokumentów lub procesy zarządzania dokumentami różnią się od ogólnych obiegów pracy tym, że są znacznie bardziej szczegółowe. Podczas gdy obieg pracy może przedstawiać ogólny proces wykonywania pracy w Twojej firmie lub agencji, obieg dokumentów sięga głębiej i określa proces z większą szczegółowością.

Może się to wydawać przesadą, ale pomaga usprawnić podejmowanie decyzji i przekazywanie dokumentów, a także uniknąć wąskich gardeł, które mogą powodować opóźnienia dotyczące dokumentów lub całych projektów.

Przykłady obiegu dokumentów

Tworząc obiegi zarządzania dokumentami dla swojej organizacji, warto najpierw zapoznać się z rzeczywistymi przykładami obiegów pracy.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Dokumenty wdrożeniowe klienta lub członka zespołu

Podczas wdrażania nowego klienta lub nowych członków zespołu wiele osób będzie współtworzyć dokumenty kierujące tym procesem, w tym działy HR, finansów i operacyjny, a także zespół projektowy.

Obieg pracy zespołu może wyglądać następująco:

• Rekruter, sprzedawca lub menedżer ds. rekrutacji przygotowuje list powitalny
• Pozostali członkowie zespołu dodają dokumenty, które należy przeczytać lub wypełnić, takie jak podręcznik pracownika, ankiety rozpoznawcze, dokumentacja kadrowa i umowy
• Menedżer projektu lub lider zespołu przegląda dokumenty, aby upewnić się, że są spójne i że niczego nie pominięto
• Jeśli czegoś brakuje, dokument zostaje odesłany do poprawy
• Po zakończeniu poprawek dokument zostaje zatwierdzony
• Osoba kontaktowa klienta lub członka zespołu wysyła dokumenty
• Menedżer projektu tworzy zadanie w narzędziu do zarządzania projektami, narzędziu do zarządzania dokumentami lub systemie CRM, aby co roku przeglądać dokumenty i sprawdzać, czy wymagają aktualizacji

Informacje prasowe

Informacje prasowe są świetnym przykładem dokumentów, które wymagają jasno określonego obiegu i procesu zatwierdzania. Wynika to z faktu, że zazwyczaj liczy się w ich przypadku czas — okno możliwości uzyskania relacji prasowej dotyczącej ważnego wydarzenia jest dość krótkie.

Choć obieg jest dość prosty, Ty i Twój zespół możecie dodać etap powiadamiania osób opiniujących lub zatwierdzających, że dokument nadchodzi i musi zostać szybko opracowany. 

Obieg może więc wyglądać następująco:

• Zespół decyduje, że chce wysłać informację prasową
• Zespół określa główny temat komunikatu
• Autor przygotowuje projekt informacji prasowej
• Członek kadry kierowniczej przegląda informację prasową (zwykle jest to konieczne tego samego lub następnego dnia)
• Autor wprowadza wszelkie poprawki do informacji prasowej
• Członek kadry kierowniczej przeprowadza ostateczny przegląd i zatwierdza dokument
• Informacja prasowa zostaje wysłana do odpowiednich dziennikarzy

Strony docelowe witryny

Strona docelowa witryny to kolejny dobry przykład dokumentu, który może skorzystać z formalnego obiegu i jasno określonego procesu zatwierdzania. Podobnie jak informacja prasowa, strona docelowa witryny może również wymagać szybkiej realizacji.

W zależności od przeznaczenia strony może być konieczne uruchomienie jej o określonej godzinie w związku z kampanią, ofertą specjalną lub wyprzedażą. Dlatego posiadanie procedury i proaktywne informowanie wszystkich zaangażowanych osób może stanowić różnicę między skutecznym uruchomieniem a niewypałem. 

Możesz zrobić coś takiego:

• Potwierdź uruchomienie produktu i termin
• Wyznacz osobę odpowiedzialną za zaprojektowanie strony i przygotowanie tekstu
• Dodaj tekst do zaprojektowanej strony
• Przeprowadź wewnętrzny przegląd
• Przejrzyj stronę z klientem lub zespołem kierowniczym
• Wprowadź wszelkie poprawki na stronie docelowej
• Przeprowadź końcowe testy zapewnienia jakości (QA) i/lub testy akceptacji użytkownika (UAT)
• Wprowadź wszelkie końcowe poprawki
• Upewnij się, że śledzenie i analityka są prawidłowo skonfigurowane
• Uruchom stronę docelową

Proces obiegu dokumentów

Oto proces krok po kroku, który pozwoli utworzyć procedurę tworzenia dokumentów lub zarządzania nimi w organizacji.

1. Zrozum cele i wymagania

Zacznij od sporządzenia listy celów i wymagań. Powinny one być związane z zapewnieniem przestrzegania procesów biznesowych oraz uwzględnieniem wszystkich kroków niezbędnych do sfinalizowania dokumentu. Jeśli na przykład starszy rangą lider musi zatwierdzić dokument, zanim zostanie on udostępniony kluczowym interesariuszom, całej firmie lub klientowi, upewnij się, że zostało to uwzględnione w procesie.

2. Opracuj procedurę od początku do końca

Gdy już zrozumiesz, co i kto jest zaangażowany w tworzenie dokumentu, opracuj procedurę od początku do końca. Potraktuj to jak opowiadanie historii — a jeszcze lepiej, przedstaw ją wizualnie na schemacie blokowym.

Wymień kroki w kolejności i ustal, kto powinien być zaangażowany. Co te osoby robią i kiedy to zrobią? Skąd będą wiedzieć, że nadszedł czas na ich udział w procesie?

Postaraj się uwzględnić wszystko, ale nie wywieraj na sobie zbyt dużej presji, aby od razu osiągnąć perfekcyjny rezultat. W kolejnym kroku procesu możesz uzupełnić luki i usunąć nieefektywności.

3. Znajdź luki w procesie i wprowadzaj poprawki

Po opracowaniu procedury przejdź przez cały proces, aby znaleźć obszary, których brakuje lub które wymagają większej uwagi. Poszukaj:

• Brakujących powiadomień lub nawet całych kroków
• Wąskich gardeł
• Problemów z kontrolą dostępu (np. recenzent nie może wyświetlić dokumentu)
• Miejsc, w których przydatne byłyby ścieżki audytu

Na koniec zastanów się, czy istnieją miejsca, w których można zoptymalizować procedurę za pomocą automatyzacji lub po prostu dzięki większej wprawie we współpracy zespołowej.

4. Zastanów się, gdzie i jak przechowywać dokumenty

Jeśli w proces zaangażowanych jest wiele osób, musisz zastanowić się, jak przechowywać dokumenty przez cały cykl życia dokumentu (tj. podczas archiwizacji). Jeśli często tworzysz dany dokument lub jego rodzaj, możliwość rozpoczęcia pracy od starszej wersji może zaoszczędzić mnóstwo czasu, dlatego upewnij się, że najnowszą wersję można łatwo znaleźć!

Rozważ narzędzie, które umożliwia dodawanie metadanych, aby mieć pewność, że użytkownicy korzystają z właściwego dokumentu we właściwym czasie. Jest to szczególnie ważne w opiece zdrowotnej lub innych branżach objętych wymogami regulacyjnymi, ponieważ niewłaściwe informacje w niewłaściwym miejscu mogą mieć poważne konsekwencje.

Upewnij się również, że użytkownicy nie korzystają z dokumentów zawierających nieaktualne lub, mówiąc wprost, błędne informacje. Możesz rozważyć dodanie uprawnień albo umieszczenie odpowiedniej adnotacji na nieaktualnych wersjach. Dobrze znane ostrzeżenie: TYLKO DO WGLĄDU — NIE UŻYWAĆ może zdziałać cuda (i tak, wielkie litery są tu naprawdę potrzebne).

5. Korzystaj z odpowiednich narzędzi i automatyzacji

Zastanów się, które elementy obiegu dokumentów lub ogólnych procesów zarządzania dokumentami można zautomatyzować.

Szablony, wstępnie zdefiniowane nagłówki lub reguły automatyzacji w procedurze albo oprogramowaniu do zarządzania projektami mogą usprawnić powtarzalne zadania. Nawet proste funkcje, takie jak alerty oparte na zależnościach, które powiadamiają członka zespołu, gdy przychodzi jego kolej, mogą oszczędzać czas i ograniczać konieczność wysyłania przypomnień.

W miarę opracowywania wewnętrznych przepływów pracy uwzględniaj najlepsze praktyki zarządzania dokumentami—takie jak używanie spójnych szablonów, stosowanie jasnych zasad nazewnictwa i oznaczanie metadanych—aby ograniczyć konieczność ponownej pracy i zapewnić spójność dokumentacji w różnych zespołach.

Pomyśl, jak często musisz szukać aktualizacji lub sprawdzać status zadania. Dzięki odpowiednim narzędziom ta praca odbywa się automatycznie, dzięki czemu możesz skupić się na tym, co najważniejsze: tworzeniu wysokiej jakości dokumentów.

Wdrażając system zarządzania dokumentami z wbudowaną automatyzacją, możesz pójść o krok dalej, eliminując ręczne sprawdzanie statusu i zapewniając płynny oraz wydajny przebieg każdego etapu przepływu pracy.

Narzędzia do przepływów pracy związanych z dokumentami

Posiadanie odpowiednich narzędzi i szablonów może znacznie ułatwić tworzenie, zarządzanie i aktualizowanie przepływów pracy związanych z dokumentami. Wybór narzędzi do tworzenia dokumentów cyfrowych, przetwarzania dokumentów i automatyzacji przepływów pracy jest bardzo szeroki. 

Oto najlepsze narzędzia do zarządzania przepływami pracy, które ułatwiają konfigurowanie i realizowanie przepływów pracy związanych z dokumentami:

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. monday AI Workspace — Najlepsze rozwiązanie do identyfikowania ryzyka z wykorzystaniem AI
2. 2. Wrike — Najlepsze rozwiązanie do ponownego łączenia odizolowanych zespołów
3. 3. Moxo — Najlepsze do bezpiecznych portali współpracy z klientami
4. 4. Productive — Najlepsze rozwiązanie do zarządzania agencją
5. 5. Screendragon — Najlepsze rozwiązanie do złożonej automatyzacji przepływów pracy i zatwierdzania
6. 6. Qntrl — Najlepsze rozwiązanie do orkiestracji przepływów pracy
7. 7. Quickbase — Najlepszy wybór do dynamicznego zarządzania pracą
8. 8. Celigo — Najlepsze rozwiązanie z ponad 1 000 gotowych łączników aplikacji
9. 9. TrailHQ — Najlepsze rozwiązanie do automatyzacji przepływów pracy z wykorzystaniem AI
10. 10. Quixy — Najlepsze rozwiązanie do tworzenia przepływów pracy metodą przeciągania i upuszczania

Najlepsze praktyki dotyczące przepływu pracy z dokumentami

Jeśli chodzi o tworzenie i zarządzanie przepływami pracy związanymi z dokumentami, warto pamiętać o kilku najlepszych praktykach:

1. Utrzymuj prostotę przepływu pracy: Celem powinno być usprawnienie przepływu pracy poprzez ograniczenie liczby kroków do minimum, aby zapewnić skuteczne i wydajne zarządzanie dokumentami.
2. Automatyzuj powtarzalne zadania, gdy tylko jest to możliwe: Postępy w automatyzacji przepływów pracy (w tym wykorzystanie sztucznej inteligencji) mogą pomóc zmniejszyć obciążenie związane z powtarzalnymi zadaniami. Nawet podstawowy szablon w narzędziu do zarządzania projektami lub systemie zarządzania dokumentami może zaoszczędzić kilka godzin tygodniowo.
3. Utwórz nowy dokument przed udostępnieniem go klientowi lub interesariuszowi: Najprawdopodobniej nie muszą oni widzieć w finalnej wersji komentarzy wymienianych ze współpracownikami.
4. W razie potrzeby stosuj uprawnienia i kontrolę wersji: Poza przepływem pracy związanym z zatwierdzaniem dokumentów upewnij się, że masz również przepływy pracy do zarządzania uprawnieniami. Jest to szczególnie ważne w przypadku dokumentów zawierających poufne informacje. Nie chcesz stwarzać dodatkowych możliwości wystąpienia błędu ludzkiego (np. dopuszczenia do opublikowania niewłaściwego dokumentu przez niewłaściwe osoby). Publiczne wykorzystanie dokumentu zawierającego nieaktualne informacje może prowadzić do wielu problemów, w tym potencjalnych konsekwencji prawnych.
5. Regularnie przeglądaj przepływy pracy, aby mieć pewność, że są aktualne: Po skonfigurowaniu zautomatyzowanych przepływów pracy lub utworzeniu płynnie działającego systemu przepływów pracy nie możesz po prostu o nich zapomnieć. Często przeglądaj przepływy pracy, aby upewnić się, że działają tak sprawnie, jak to możliwe. Możesz dodać wskaźniki określające, jak często zespół powinien przeglądać przepływy pracy związane z zarządzaniem dokumentami. Jest to szczególnie ważne w przypadku najważniejszych dokumentów w organizacji.

Jak automatyzować przepływy pracy związane z dokumentami

Omówiłem już sposoby integrowania automatyzacji z przepływami pracy, ale jeśli nadal wahasz się przed rozpoczęciem, oto kilka prostych kroków, które możesz podjąć.

• Zacznij od istniejących możliwości automatyzacji w oprogramowaniu do zarządzania dokumentami: Większość oprogramowania do obsługi przepływów pracy związanych z dokumentami ma wbudowane funkcje automatyzacji. Poszukaj najłatwiejszych elementów przepływu pracy do zautomatyzowania, korzystając z funkcji oprogramowania, które już posiadasz (potraktuj je jako łatwe możliwości do wykorzystania). Należy pamiętać, że bezpłatne oprogramowanie do zarządzania dokumentami może nie oferować tej funkcji.
• W miarę możliwości korzystaj z dokumentów elektronicznych: Zarządzanie papierowymi dokumentami może utrudniać automatyzację, dlatego w jak największym stopniu korzystaj z dokumentów elektronicznych. Nadal mogą zdarzać się sytuacje, w których dokumenty papierowe okażą się najlepszym rozwiązaniem, dlatego konieczne może być posiadanie ręcznego procesu zarządzania dokumentami.
• Korzystaj z Zapier lub integracji do zarządzania dokumentami w różnych programach: Gdy praca odbywa się w różnych programach, spójna automatyzacja przepływu pracy z dokumentami może wydawać się niemożliwa. Jednak większość chmurowych produktów SaaS można połączyć za pomocą natywnych integracji lub Zapier. Kilka automatyzacji w Zapier może zdecydować o tym, czy trzeba pracować w trzech narzędziach, czy tylko w jednym.

Co dalej?

Niezależnie od tego, czy Twoja organizacja przechodzi transformację cyfrową, czy chcesz podnieść poziom optymalizacji przepływów pracy związanych z zarządzaniem dokumentami, The Digital Project Manager ma wszystko, czego potrzebujesz. Dołącz do swoich kolegów i koleżanek z branży w naszej aktywnej i przyjaznej społeczności, aby dowiedzieć się więcej o najnowszych trendach w zarządzaniu przepływem pracy.