5 strategii zarządzania wieloma projektami jednocześnie

1. Wyznacz swoje granice

Jeśli chodzi o podejmowanie się wielu projektów jednocześnie, musisz realistycznie ocenić swoje umiejętności i możliwości. Potrzebujesz doświadczenia, które zapewni Ci wiarygodność i pewność siebie niezbędne do przewodzenia zespołowi. Jeśli jesteś początkującym kierownikiem projektu, rozpoczęcie od jednego lub dwóch projektów, aby doskonalić swoje umiejętności, będzie prawdopodobnie lepszym wyborem — zarówno dla Ciebie, jak i Twojej organizacji. Tak właśnie zaczynałam, a dostosowanie tempa pracy pozwoliło mi nauczyć się, co działa, a co nie. 

Najważniejsze jest to, że znasz swoje ograniczenia i granice lepiej niż ktokolwiek inny. Jeśli Twoja organizacja oczekuje od Ciebie pracy w nadmiernym wymiarze — takiej, która w rzeczywistości doprowadzi do słabych rezultatów projektów — ważne jest, aby zabrać głos i umieć odmówić w pracy. Aby odnieść sukces na wszystkich polach, musisz ustalić realistyczne oczekiwania wobec siebie i swojego zespołu.

Praktyczna wskazówka

Zastanów się nad wcześniejszymi projektami, którymi zarządzałeś. Czy w przeszłości proszono Cię o podjęcie się zbyt wielu różnych projektów? Co w tym procesie było dla Ciebie stresujące? Czy projekty zakończyły się sukcesem? Jakie umiejętności pomogłyby Ci lepiej poradzić sobie w tej sytuacji?

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

2. Poznaj ograniczenia swojego zespołu

Zarządzanie wieloma projektami opiera się przede wszystkim na pracy zespołowej. Członkowie Twojego zespołu również mają swoje granice i ograniczenia. Jaka jest ich zdolność do przyjmowania obciążenia pracą? Jakie priorytety mogą wymagać ich uwagi?

Podczas planowania zasobów dla wielu projektów ważne jest, aby wiedzieć, ile czasu członkowie Twojego zespołu mogą przeznaczyć na pracę, co już znajduje się na ich listach zadań oraz jakie mają osobiste ograniczenia (w tym urlopy, święta państwowe, dni wolne itp.). Ostatnią rzeczą, której chcesz, jest wypalenie zawodowe całego zespołu.  

Właśnie tutaj niezwykle przydatne może okazać się odpowiednie oprogramowanie do zarządzania projektami, które pomoże Ci w zarządzaniu zasobami. Narzędzie może zapewnić Ci przejrzysty pulpit pokazujący, kto w Twoim zespole nad czym pracuje, jaki jest status poszczególnych zadań oraz kto może być przeciążony obowiązkami. Pomoże Ci lepiej zrozumieć, jakie zasoby są wykorzystywane, dzięki czemu będziesz podejmować bardziej świadome decyzje dotyczące ustalania priorytetów i delegowania zadań.

Ważne jest również, aby znać umiejętności swojego zespołu — wiedzieć, w czym jego członkowie są dobrzy, co chcą rozwijać i co muszą poprawić. Pomoże Ci to zapobiegać wąskim gardłom i konfliktom z interesariuszami, a także stanowi jedno z najważniejszych zastosowań rozwiązań do zarządzania projektami.

Na przykład praca nad projektem dotyczącym sztucznej inteligencji, w której uczestniczy tylko jeden specjalista ds. danych, nie będzie skuteczna. Jako lider projektu prawdopodobnie nie będziesz osobą, która może decydować o budżecie na rozwój zawodowy lub go przyznawać, ale to Ty możesz zidentyfikować umiejętności potrzebne w Twoim portfelu projektów i działać na rzecz swojego zespołu.

Praktyczna wskazówka

Poznanie swojego zespołu nie nastąpi od razu. Musisz porozmawiać z każdym członkiem zespołu i regularnie sprawdzać, jak sobie radzi, aby dowiedzieć się więcej o nim, jego stylu pracy i celach. Podczas indywidualnych spotkań zadawaj pytania, które pomogą Ci lepiej zrozumieć jego możliwości w zakresie obciążenia pracą oraz luki w umiejętnościach. Możesz na przykład zapytać: „Co jest obecnie najbardziej stresującą częścią Twojej pracy?” oraz „Jakiej jednej umiejętności chętnie byś się nauczył, aby pomóc sobie w pracy?”. Nie traktuj tych rozmów jako straty czasu — stanowią one podstawę Twojej zdolności do szybkiego odpowiadania na prośby interesariuszy.

3. Komunikuj się z interesariuszami

Gdy zarządzasz projektami na dużą skalę, będziesz otrzymywać wiele próśb jednocześnie od interesariuszy projektu. Oczywiście każda prośba będzie „pilna”.

Aby przebić się przez ten szum informacyjny i zrozumieć, które prośby mają rzeczywiście najwyższy priorytet, musisz mieć wgląd w szerszy kontekst. Jakie są rzeczywiste ograniczenia każdego projektu? Jakie są przewidywane terminy realizacji i rezultaty projektów? Jeśli na przykład rozumiesz, że pracujesz nad projektem regulacyjnym, będziesz wiedzieć, jak ważne jest dostarczenie go na czas i przestrzeganie harmonogramu projektu.

Kluczowe znaczenie ma tutaj zarządzanie interesariuszami. Musisz budować bliskie relacje z każdym z interesariuszy w swoich różnych projektach. Regularnie z nimi rozmawiaj, aby lepiej zrozumieć ich ograniczenia, potrzeby i oczekiwania. Bądź z nimi transparentny w kwestii problemów swojego zespołu oraz zastosowanych rozwiązań. Podobnie informuj ich na bieżąco o swoich osiągnięciach i postępach w realizacji celów projektu. W tym miejscu wykorzystanie najlepszych aplikacji do zarządzania projektami może pomóc Ci skutecznie organizować i przekazywać informacje.

Te regularne rozmowy pomogą Ci opracować realistyczną mapę drogową i określić margines opóźnień. Jeśli masz dobre relacje z interesariuszami, łatwiej będzie Ci również mówić „nie” różnym prośbom. Skuteczne zarządzanie wieloma prośbami staje się prostsze dzięki panelowi zarządzania projektem, który gromadzi postępy i terminy w jednym miejscu.

Jeśli to możliwe, poszukaj narzędzi do komunikacji z interesariuszami wśród funkcji platform do zarządzania projektami, z których zamierzasz korzystać.

Wskazówka

Pamiętaj, aby udokumentować charakterystykę każdego projektu we współdzielonym pliku, który jest łatwo dostępny dla wszystkich zespołów projektowych. Umieść w tym pliku termin realizacji i uzasadnienie każdego projektu, a następnie regularnie go aktualizuj, gdy pojawią się nowe informacje. Poinformuj swój zespół o wszelkich zmianach w projekcie, gdy tylko się o nich dowiesz.

4. Efektywnie zarządzaj swoim czasem

Podczas zarządzania wieloma projektami musisz być mistrzem zarządzania czasem. 

Jako kierownik projektu możesz mieć wrażenie, że większość czasu spędzasz na spotkaniach. Spotkania z członkami zespołu w celu omówienia osiągnięć i przeszkód, a także spotkania z interesariuszami projektu, którzy potrzebują informacji o postępach projektu, mogą sprawić, że uzbiera się tego naprawdę dużo. 

Podczas zarządzania wieloma projektami skuteczne śledzenie projektów może pomóc Ci kontrolować postępy wszystkich inicjatyw.

Aby pomóc Ci opanować chaos, opiszę, jak podchodzę do planowania kalendarza. Każdego ranka zaczynam od sprawdzenia oczekujących punktów działań w ramach każdego projektu, aby zobaczyć, czy coś nie utknęło. Przeglądam oczekujące zadania, oceniam, jak podzielić zadania na możliwe do realizacji części, i ustalam, do kogo muszę napisać lub z kim się skontaktować, aby projekt nadal posuwał się naprzód. Staram się również planować wszystkie rozmowy konferencyjne rano. Przed zaplanowaniem spotkania zadaję sobie pytanie, jak ważne jest przeprowadzenie tej rozmowy osobiście. Staram się także ograniczać czas trwania spotkań — planuję spotkanie na 50 minut zamiast na pełną godzinę. Po południu rezerwuję w kalendarzu przedziały czasowe przeznaczone na skoncentrowaną pracę. Dla każdego projektu tworzę również przypomnienia w kalendarzu dotyczące ważnych kamieni milowych i terminów. 

Zarządzanie wieloma projektami wymaga kluczowych umiejętności zarządzania projektami, aby dotrzymywać terminów bez nadmiernego obciążania zespołu.

5. Korzystaj z szablonów i automatyzacji

Podczas zarządzania wieloma projektami szablony są Twoimi najlepszymi przyjaciółmi. Ważne jest, aby w jak największym stopniu ustandaryzować pracę. Jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś, utwórz szablony rozpoczęcia projektu, przekazania rezultatów, decyzji o kontynuowaniu lub zakończeniu projektu itp.

Nie musisz nawet koniecznie zaczynać od zera. W Internecie lub w używanym oprogramowaniu do zarządzania projektami dostępnych jest wiele szablonów. Ich utworzenie lub dostosowanie do własnych potrzeb może zająć trochę czasu, ale w przyszłości zaoszczędzisz go mnóstwo.  

Szablony i automatyzacje powinny być jednymi z kluczowych funkcji platformy do zarządzania projektami, których szukasz w każdym nowym narzędziu.

Wskazówka eksperta

Po ustandaryzowaniu procesów łatwiej jest również automatyzować powtarzalne zadania i przepływy pracy, które mogą spowalniać Twój zespół. Wiele narzędzi i aplikacji do zarządzania projektami pozwala na przykład automatyzować powiadomienia, śledzenie czasu, przydzielanie zadań i wiele więcej. Mogą one również oferować integracje z narzędziami używanymi do komunikacji z zespołem i interesariuszami, co może pomóc usprawnić także ten proces.

Dołącz, aby uzyskać więcej informacji o zarządzaniu projektami

Historia oprogramowania do zarządzania projektami pokazuje, jak narzędzia ewoluowały, aby sprostać rosnącym wymaganiom nowoczesnych firm, w tym konieczności jednoczesnego prowadzenia wielu projektów.

Szukasz kolejnych wskazówek dotyczących zarządzania projektami? Sprawdź naszą listę sposobów na zwiększenie produktywności w zarządzaniu projektami lub dołącz do naszej społeczności członkowskiej, aby uzyskać dostęp do ponad 100 szablonów, próbek i przykładów oraz nawiązać kontakt na Slacku z setkami innych kierowników projektów cyfrowych.