Planowanie projektów dla zespołów zdalnych: 5 kwestii do rozważenia

Pomaga utrzymać wszystkich członków zespołu projektowego i interesariuszy na drodze do pomyślnego ukończenia projektu, zapewniając jasne wytyczne i określając oczekiwania.

Przed rozpoczęciem jakichkolwiek prac lub wprowadzeniem informacji do narzędzia do planowania projektu skonsultuj plan z członkami zespołu projektowego i kluczowymi interesariuszami (w różnym stopniu, zależnie od ich roli w projekcie).

Stosując odpowiednie techniki planowania projektu, zwiększasz szanse na uzyskanie poparcia i zmniejszasz prawdopodobieństwo konieczności wprowadzania istotnych zmian w planie projektu w miarę postępu prac.

Jak planować projekty na odległość?

Podczas pracy ze zdalnymi członkami zespołu najważniejszą kwestią, którą należy omówić, jest sposób realizacji pracy oraz komunikacji między członkami zespołu.

Jest to szczególnie ważne w przypadku zespołów rozproszonych w różnych strefach czasowych. Planowanie spotkań wirtualnych w godzinach dogodnych dla wszystkich (czyli przypadających na „godziny pracy”) pomaga zachować równowagę między życiem zawodowym a prywatnym wszystkim członkom zespołu, w tym Tobie jako kierownikowi projektu.

Korzystaj z oprogramowania do zdalnego zarządzania projektami, wirtualnych tablic, wideokonferencji i innych narzędzi do współpracy zespołowej, aby zmniejszyć odczuwalny dystans między członkami zespołu i ułatwić takie działania jak programowanie w parach, testy akceptacji użytkownika oraz kontrola jakości. Pamiętaj o zaplanowaniu tych potrzeb przed rozpoczęciem projektu.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

5 kwestii, które należy uwzględnić podczas planowania projektów na odległość

Podczas zdalnego zarządzania projektami pamiętaj o tych pięciu kwestiach — pomoże Ci to zwiększyć prawdopodobieństwo pomyślnego ukończenia projektu oraz utrzymania zadowolonego i zgranego zespołu projektowego. Dodaj je do swojej listy kontrolnej planowania projektu, aby nie pominąć żadnych kluczowych kroków.

1. Godziny pracy rozproszonych członków zespołu

W zależności od struktury zdalnego zespołu jego członkowie mogą znajdować się w strefach czasowych różniących się od siebie o 1–12 godzin. Podczas tworzenia zespołu projektowego uwzględnij strefy czasowe i zastanów się, jak zaplanować spotkania. 

Jako konsultant ds. zarządzania projektami mieszkam w Filadelfii, ale obecnie pracuję z klientami w Nowym Jorku, Kalifornii, Kanadzie, Australii, Pradze i Chicago. Oznacza to, że czasami muszę elastycznie podchodzić do godzin spotkań i pracy, aby dostosować się do zespołów projektowych.

Podczas pracy z nowymi klientami lub nowymi członkami zespołu zawsze pytam o preferowane godziny spotkań przed rozpoczęciem nowego projektu. Przechowuję te informacje w arkuszu, który tworzę podczas planowania i rozpoczynania nowych prac, a następnie aktualizuję go w trakcie trwania projektu lub współpracy.

Niezależnie od preferencji zawsze pytam o zgodę przed planowaniem spotkań dla członków zespołu poza ich standardowymi godzinami pracy. Warto omówić tę kwestię podczas planowania projektu, aby wiedzieć, na ile i w jakich terminach poszczególne osoby mogą być elastyczne. 

Ułatwia to planowanie spotkań i kontroli postępów projektu. Jeśli z powodu różnic w strefach czasowych zorganizowanie spotkania jest naprawdę niemożliwe, możesz również komunikować się asynchronicznie za pomocą narzędzi do zarządzania projektami.

2. Style i preferencje komunikacyjne

Zapytaj członków zespołu, w jaki sposób wolą się komunikować — niektóre zdalne zespoły spędzają dużo czasu na spotkaniach, podczas gdy inne preferują przekazywanie problemów i aktualizacji w inny sposób.

Choć podczas wspólnej pracy stacjonarnej łatwo jest podejść do czyjegoś biurka lub szybko przekazać aktualizację w ciągu dnia, zdalne zespoły muszą włożyć dodatkowy wysiłek w planowanie komunikacji. Dotyczy to zarówno zespołów wewnętrznych, jak i agencyjnych, które współpracują z klientami zewnętrznymi.

Choć należy uwzględnić preferencje komunikacyjne wszystkich osób, preferencjom klienta może być konieczne nadanie wyższego priorytetu, ponieważ to on płaci za wykonaną pracę. Jeśli na przykład intensywnie korzysta ze Slacka lub Microsoft Teams, musisz komunikować się z nim w tym kanale, aby otrzymał wszystko, czego potrzebuje, a projekt postępował w dobrym tempie.

Sprawdź również, ile komunikacji asynchronicznej zespół jest w stanie zaakceptować. Slack jest często postrzegany jako narzędzie służące do uzyskiwania natychmiastowych odpowiedzi od członków zespołu projektowego, ale nie zawsze jest to możliwe. 

Podczas procesu planowania porozmawiajcie o korzystaniu z funkcji takich jak wstrzymywanie powiadomień i używanie aktualizacji statusu do informowania o dostępności. Ustalenie zasad ich stosowania może pomóc członkom zespołu efektywniej współpracować i ograniczyć zakłócenia.

3. Narzędzia i zasoby potrzebne zespołowi do realizacji prac projektowych

Na wczesnym etapie procesu planowania omówcie korzystanie z oprogramowania do zarządzania projektami, narzędzi komunikacyjnych, wideokonferencji, udostępniania plików, wirtualnych tablic, aplikacji zwiększających produktywność oraz wszelkich innych narzędzi i zasobów, których będziecie używać.

Zdalne zarządzanie projektami może wymagać dodatkowych narzędzi zastępujących rzeczy zwykle dostępne w biurze, takich jak tablica. Członkowie zespołu mogą również poprosić o dodatkowe monitory lub inną technologię, która pozwoli im efektywniej pracować.

Przed rozpoczęciem projektu ustalcie budżet na te rzeczy lub dowiedzcie się, jak o nie wnioskować. Na przykład świadomość, że możecie opłacić konto Zoom dla zespołu, może pomóc uniknąć ograniczania liczby uczestników spotkań lub skracania ich do 40 minut (chociaż limity czasowe nie zawsze są czymś złym). 

Aby określić budżet potrzebny na narzędzia i zasoby, spotkajcie się z zespołem i przed rozpoczęciem projektu przygotujcie listę życzeń — następnie możecie uzyskać pewne szacunki, sprawdzając strony z cennikami oprogramowania oraz wyszukując wymagane wyposażenie lub sprzęt. Więcej informacji na temat zarządzania zasobami w zdalnych zespołach znajdziesz tutaj.

Kolejną kwestią, którą warto rozważyć podczas oceny narzędzi, są integracje. Niektóre narzędzia współpracują ze sobą od razu, podczas gdy inne wymagają dostosowania lub konfiguracji interfejsu API. W zależności od zestawu umiejętności i składu zespołu łatwiejsze może być korzystanie z narzędzi, które mają wbudowane integracje.

4. Sposoby zarządzania informacją zwrotną i wydajnością w trakcie projektu

Jednym z wyzwań, o których wspominają niektóre zespoły w kontekście pracy zdalnej, jest zarządzanie wydajnością i tworzenie możliwości rozwoju.

Choć niektórzy uważają, że bezpośredni kontakt jest niezbędny do rozwoju kariery, nie sądzę, by zawsze tak było. Ważne jest, aby pozostawać widocznym, aktywnie uczestniczyć w pracy oraz wiedzieć, jak przedstawiać swoje sukcesy i możliwości.

Jako kierownik projektu nadzorujący zdalne zespoły projektowe możesz porozmawiać z menedżerami personalnymi lub działem HR w swojej organizacji o planie zarządzania wydajnością w projekcie i rozwiązywania wszelkich problemów z nią związanych.

Choć mniejsze problemy z wydajnością, takie jak nieuzupełnianie przez członków zespołu cotygodniowej ewidencji czasu pracy lub nieaktualizowanie narzędzi do zarządzania projektami, mogą łatwiej przechodzić niezauważone, Twoją rolą jako kierownika projektu jest dbanie o wydajność zespołu.

Skonfiguruj pulpit nawigacyjny lub raport, który będzie informować Cię o problemach w projekcie, takich jak opóźnione zadania, nieprzekazane zależności lub postęp projektu spadający poniżej określonego progu. Znalezienie sposobów na przekazywanie uczciwej i zwięzłej informacji zwrotnej w czasie rzeczywistym oraz docenianie osób, które przekraczają oczekiwania, bardzo Ci się przyda. 

Możesz również prowadzić osobny dokument Google lub notatkę w wybranym miejscu (na przykład w prywatnym folderze na Dysku Google), aby śledzić kwestie związane z wydajnością oraz pochwały i mieć pewność, że w trakcie całego cyklu życia projektu wszyscy otrzymują należną im informację zwrotną i uznanie.

Author's Tip

Osobiście uważam, że trudne lub emocjonalne rozmowy, takie jak coaching lub próby rozwiązania nieporozumienia, powinny w miarę możliwości odbywać się bezpośrednio.

 

Dzięki temu ludzie mogą obserwować swoje emocje, słyszeć ton głosu, zadawać pytania i dochodzić do rozwiązania w czasie rzeczywistym. Często wymiana wiadomości e-mail i utrata tonu wypowiedzi mogą sprawić, że tego typu rozmowy stają się trudniejsze, a problemy — bardziej złożone do rozwiązania.

5. Integracja zespołu

Spójny zespół, który dobrze ze sobą współpracuje, ma kluczowe znaczenie dla współpracy zdalnej i powodzenia projektu. Planując nowy projekt i łącząc zdalne zespoły, pamiętaj o stworzeniu okazji, aby pracownicy zdalni mogli się wzajemnie poznać. Możliwe, że Twój zespół pracuje razem po raz pierwszy, a to może sprawić, że praca będzie mniej wymagająca i przyjemniejsza.

Nie muszą to być niezręczne i przestarzałe ćwiczenia zapoznawcze. Spróbuj wysłać ankietę przed rozpoczęciem planowania projektu (gdy już wiesz, kto będzie w zespole) i przedstaw informacje o tym, co łączy jego członków. Na przykład ciekawą informacją może być to, że 75% członków zespołu to nocne marki albo że 58% zespołu nie funkcjonuje przed wypiciem 2 filiżanek porannej kawy.

Jako kierownik projektu możesz również uwzględnić w planie pracy zdalnej czas, który pozwoli zespołowi na zaplanowane spotkania bez rozmów o pracy.

Jeden z moich klientów przez pół godziny w większości tygodni organizuje spotkanie, podczas którego zespoły wspólnie grają w grę na Zoomie lub omawiają aktualny temat (taki jak sztuczna inteligencja albo najnowszy hit kinowy). Zapewnienie ludziom czasu na wzajemne poznanie się i nawiązanie relacji poza okresem intensywnej pracy nad projektem to świetna strategia zarządzania zespołem projektowym.

Najczęściej zadawane pytania dotyczące planowania projektów dla zespołów zdalnych

Jaki jest klucz do zapewnienia powodzenia projektu podczas pracy zdalnej?

Kluczem do zapewnienia powodzenia projektu podczas pracy zdalnej jest dobra i regularna komunikacja. Nie musi to oznaczać wirtualnych spotkań ani rozmów wideo. Komunikacja może odbywać się asynchronicznie za pośrednictwem narzędzia do zarządzania projektami lub narzędzia do współpracy, takiego jak Slack czy Microsoft Teams. W rzeczywistości większość \u003ca href=\u0022https://thedigitalprojectmanager.com/tools/best-project-management-software-that-integrates-with-microsoft-teams/\u0022\u003eoprogramowania do zarządzania projektami integrującego się z Microsoft Teams\u003c/a\u003e może jeszcze bardziej ułatwić nawiązywanie kontaktu, ponieważ pozwala pracować nad projektami w karcie miejsca, w którym prowadzisz rozmowy.

Jakie są wskazówki dotyczące zdalnego zarządzania zespołami?

Oto kilka wskazówek lub najlepszych praktyk dotyczących zdalnego zarządzania zespołami:\r\n\u003col\u003e\r\n \t\u003cli\u003eZapytaj członków zespołu o ich godziny pracy i preferencje dotyczące komunikacji.\u003c/li\u003e\r\n \t\u003cli\u003eStaraj się komunikować raczej zbyt dużo niż zbyt mało, aby mieć pewność, że każdy ma potrzebne informacje, a przeszkody są szybko usuwane.\u003c/li\u003e\r\n \t\u003cli\u003eKorzystaj z wielu kanałów komunikacji, aby uwzględnić preferencje wszystkich osób i umożliwić komunikację asynchroniczną.\u003c/li\u003e\r\n \t\u003cli\u003eTwórz okazje do integracji zespołów i wzajemnego poznania się. Choć w bardziej naturalny sposób może do tego dochodzić, gdy zespoły znajdują się w jednym miejscu (na przykład w jednym biurze lub mieście), podczas zarządzania zespołem zdalnym trzeba zadbać o to bardziej świadomie.\u003c/li\u003e\r\n \t\u003cli\u003eProś o informacje zwrotne i kontaktuj się z członkami zespołu, aby upewnić się, że nie czują się zagubieni, wykluczeni ani odizolowani.\u003c/li\u003e\r\n\u003c/ol\u003e

Co dalej?

Chcesz nawiązać kontakt z innymi kierownikami projektów cyfrowych, aby dzielić się zasobami i najlepszymi praktykami? Dołącz do naszej społeczności członkowskiej i uzyskaj dostęp do ponad 100 szablonów, próbek i przykładów oraz nawiąż kontakt z setkami innych kierowników projektów cyfrowych na Slacku.