Jak wybrać oprogramowanie do zarządzania zasobami: przewodnik na 2026 rok
Zarządzanie zasobami może być stosunkowo łatwe, gdy jesteś małą organizacją, ale wraz z rozwojem firmy możesz odkryć, że oprogramowanie do zarządzania zasobami pomaga lepiej śledzić wykorzystanie zasobów.
To, jak wybrać oprogramowanie do zarządzania zasobami, jest niezwykle istotną kwestią, ponieważ wybór odpowiedniego oprogramowania znacznie ułatwia planowanie zasobów.
Czym jest oprogramowanie do zarządzania zasobami?
Oprogramowanie do zarządzania zasobami to rodzaj oprogramowania służącego do zarządzania członkami zespołu i innymi zasobami w projekcie, ich śledzenia, planowania oraz prognozowania. Umożliwia monitorowanie dostępności zasobów i wskaźników wykorzystania.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Jeśli obecnie korzystasz z prostego arkusza kalkulacyjnego lub innego narzędzia stworzonego na własne potrzeby, prawdopodobnie zauważyłeś, że systemy te mogą być podatne na błędy, zwłaszcza podczas pracy nad dużymi lub złożonymi projektami.
Dedykowane oprogramowanie do zarządzania zasobami rozwiązuje problem złożoności, oferując jeden, skoncentrowany interfejs do zarządzania zasobami.
Na co zwrócić uwagę w oprogramowaniu do zarządzania zasobami
Jeśli zastanawiasz się, jak wybrać oprogramowanie do zarządzania zasobami, rozważ następujące kwestie:
- SaaS a oprogramowanie instalowane
- Dedykowane zarządzanie zasobami a narzędzia do zarządzania projektami
- Najważniejsze funkcje oprogramowania do zarządzania zasobami
- Integracje z rozwiązaniami zewnętrznymi
- Ceny
SaaS a oprogramowanie instalowane
Wiele popularnych narzędzi do zarządzania zasobami to rozwiązania chmurowe, znane również jako oprogramowanie jako usługa (SaaS). Narzędzia te mają kilka wyraźnych zalet:
- Ponieważ działają w przeglądarce, wymagania sprzętowe są minimalne
- Nie trzeba niczego instalować ani martwić się aktualizacjami
- Możesz uzyskać dostęp do danych z dowolnego miejsca, o ile masz połączenie z internetem
- Nie musisz martwić się o kopie zapasowe
Korzystanie z oprogramowania chmurowego ma jednak również pewne wady:
- Aktualizacje odbywają się po stronie serwera, więc jeśli nie podoba Ci się nowa wersja, nie możesz po prostu z niej zrezygnować
- Zdajesz się na dostawcę SaaS w kwestii bezpieczeństwa, a ryzyko naruszenia bezpieczeństwa danych może być większe
- Rozwiązania chmurowe często są tańsze na początku, ale ponieważ opierają się na subskrypcji, w całym okresie użytkowania produktu możesz zapłacić więcej
Dedykowane zarządzanie zasobami a narzędzia do zarządzania projektami
Często zdarza się, że oprogramowanie do zarządzania projektami oferuje pewne funkcje prognozowania zasobów lub zarządzania zasobami.
Kierownicy projektów z zespołami średniej wielkości, którzy po prostu chcą uzyskać ogólny przegląd alokacji zasobów, mogą uznać funkcje swojego oprogramowania do zarządzania projektami za wystarczające. Niektóre małe firmy, a nawet większe organizacje działające w określonych usługach lub branżach kreatywnych, mogą doskonale radzić sobie z narzędziem takim jak Microsoft Project.
Jeśli jednak pracujesz nad wieloma projektami, zarządzasz zasobami w dużej organizacji lub masz złożone wymagania dotyczące zasobów, dedykowane oprogramowanie do planowania zasobów lub branżowe oprogramowanie do zarządzania zasobami (takie jak narzędzie do zarządzania zasobami IT albo narzędzie do zarządzania zasobami w budownictwie) staje się bardziej przydatne.
Ogólnie rzecz biorąc, dedykowane narzędzia oferują lepsze funkcje prognozowania, zarządzania zasobami, śledzenia dostępności oraz planowania wydajności w wielu zespołach.
Niezbędne funkcje oprogramowania do zarządzania zasobami
Niektóre typowe funkcje oprogramowania do zarządzania zasobami, które powinny zawierać wszystkie narzędzia, to:
- Śledzenie kosztów zasobów
- Sprawdzanie dostępności członków zespołu
- Zarządzanie obciążeniem pracą
- Integracja z narzędziami do planowania projektów
- Kalkulacja kosztów (koszty rzeczywiste i planowane)
- Ewidencja czasu pracy
- Prognozowanie zasobów
W zależności od wielkości organizacji i skali projektu możesz nadać określonym funkcjom większy priorytet niż innym.
Na przykład agencje prawdopodobnie będą potrzebować bardziej rozbudowanych funkcji śledzenia kosztów, podczas gdy większe organizacje korporacyjne mogą priorytetowo traktować funkcje prognozowania, które pomogą im planować z wyprzedzeniem od 6 do 8 miesięcy.
Integracje z narzędziami innych firm
Możliwe, że korzystasz już z narzędzi, które są mocno zintegrowane z Twoim przepływem pracy. Możesz na przykład używać Toggl do śledzenia czasu oraz Monday.com jako narzędzia do zarządzania projektami i planowania pracy.
Najlepsze narzędzia oferują integracje z rozwiązaniami innych firm, dzięki czemu można je łatwo włączyć do istniejącego przepływu pracy. Aby wszystko działało sprawnie, może być konieczne wykonanie dodatkowych prac programistycznych, ale ważne jest, aby informacje przepływały z jednej aplikacji do drugiej na potrzeby raportowania i planowania.
Ceny
Modele cenowe oprogramowania do planowania zasobów mogą znacznie się różnić. Jak wspomniano wcześniej, rozwiązania SaaS są zwykle oparte na subskrypcji, podczas gdy samodzielne oprogramowanie może wykorzystywać jednorazową opłatę licencyjną, choć mogą obowiązywać dodatkowe opłaty za bieżące wsparcie i aktualizacje. Jeśli dysponujesz ograniczonym budżetem, dostępnych jest również kilka opcji bezpłatnego oprogramowania do zarządzania zasobami oraz oprogramowania do zarządzania zasobami o otwartym kodzie źródłowym.
Przy podejmowaniu decyzji dotyczącej aplikacji SaaS a aplikacji lokalnych należy wziąć pod uwagę kilka czynników. Subskrypcyjny model narzędzi SaaS może ułatwić rozpoczęcie pracy, ponieważ wiąże się z niższym kosztem początkowym.
Warto poświęcić chwilę na obliczenie kosztu korzystania z narzędzia w okresie kilku lat, aby ustalić, czy jednorazowy zakup może przynieść organizacji oszczędności.
Nawet w świecie SaaS modele subskrypcyjne mogą znacznie się różnić. Sprawdź, czy obowiązuje opłata za użytkownika, czy nawet za projekt. Duże organizacje, które jednocześnie prowadzą wiele projektów lub potrzebują kilku osób aktualizujących informacje o zasobach w aplikacji, mogą szybko przekonać się, że licencje naliczane za użytkownika stają się bardzo kosztowne.
10 najlepszych programów do zarządzania zasobami
Rozpocznij tutaj poszukiwania najlepszego oprogramowania do zarządzania zasobami dla swojej organizacji. Uwzględniając powyższe kwestie, utwórz krótką listę spośród poniższych opcji.
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Oprogramowanie do zarządzania zasobami działa tylko wtedy, gdy Twój zespół z niego korzysta
Zanim zdecydujesz, jakie oprogramowanie do zarządzania zasobami lub oprogramowanie do planowania zasobów wdrożyć, porozmawiaj z kierownikami projektów i członkami zespołu, którzy będą z niego korzystać.
